Smart working: l'agilità e la flessibilità di cui le aziende hanno bisogno

Che cos'è lo smart working?

Molti conoscono il detto: “Lavora in modo più intelligente, non più duro.” È un'ottima idea, e le applicazioni moderne stanno dando a questa frase un significato nuovo.

Lo smart working è definito come un “modello di lavoro che utilizza le nuove tecnologie e l'evoluzione di quelle esistenti per migliorare sia le prestazioni sia la soddisfazione che si ricava dal proprio lavoro.” È diverso dal coworking, in cui professionisti autonomi condividono uno spazio di lavoro. Si tratta piuttosto di dare ai dipendenti gli strumenti e la libertà per decidere come, quando e dove lavorare al meglio, sempre con un occhio alla produttività.

Lo smart working può includere il lavoro da casa. Ma è molto di più. Poiché unisce tecnologie nuove e avanzate a un certo grado di fiducia, questo tipo di lavoro agile può includere anche persone che lavorano bene da qualsiasi luogo.

Chi sono gli smart worker?

Gli smart worker sono persone che, a qualsiasi età, vogliono ottenere risultati migliori e un miglior equilibrio tra vita privata e lavoro. Per esempio, vogliono evitare spostamenti inutili usando la tecnologia per partecipare alle riunioni da remoto quando ha più senso. Questi dipendenti vedono il valore della collaborazione e della flessibilità e sono spesso meno legati agli approcci tradizionali.

→ Leggi anche: Che cos'è un digital workplace? Definizione ed esempi

Le differenze tra lo smart working e gli altri modelli di lavoro

Lo smart working si distingue dagli altri modelli di lavoro per diversi aspetti. Eccone alcuni:

• Lo smart working non dipende da uno spazio fisico o da un orario preciso. Si concentra invece sull'attività o sull'obiettivo da raggiungere.
• Lo smart working si basa su processi e strumenti di lavoro automatizzati. Così il team può concentrarsi sulla collaborazione creativa, sull'aiuto ai clienti, sullo sviluppo di nuove linee di business o su altre attività produttive.
• I membri del team hanno la fiducia necessaria per essere responsabili di obiettivi misurabili. Questa libertà richiede la maturità di saper stabilire le priorità e motivarsi da soli.
• Lo smart working presuppone anche che le persone usino spazi di lavoro flessibili. A volte collaboreranno con i colleghi in ufficio. Altre volte troveranno il proprio spazio per ricerche individuali, programmazione, riflessione o scrittura.

‍

Quali vantaggi offre lo smart working ai datori di lavoro?

Lo smart working offre diversi vantaggi alle aziende moderne. Ecco alcuni esempi:

1. Aumenta la produttività

Con lo smart working da casa, i dipendenti vengono interrotti meno spesso rispetto a quando sono in ufficio.

Indipendentemente dal luogo, smart working significa lavorare meglio, perché tecnologia e automazione permettono alle persone di concentrarsi sulla crescita dei risultati economici e dei KPI dell'azienda. Così produttività e redditività spesso aumentano, mentre le iniziative di trasformazione digitale accelerano.

→ Leggi anche: 10 strumenti essenziali per sostenere la tua trasformazione digitale

2. Un bacino di candidati più ampio

Quando distanza, orari e metodi di lavoro preferiti non sono più un ostacolo nella scelta del candidato migliore per le posizioni aperte, l'azienda può contare su un bacino di candidati molto più ampio.

3. Dipendenti più fedeli

I dipendenti che possono lavorare con orari flessibili e sentono la fiducia dell'azienda saranno naturalmente più soddisfatti. Il personale apprezzerà l'ambiente di smart working offerto e sarà più propenso a diventare un gruppo di dipendenti esperti e fedeli nel tempo, che segnalano amici ed ex colleghi.

4. Il turnover diminuisce

Le persone danno valore alla flessibilità e sono molto più propense a restare con un datore di lavoro che offre una strategia di smart working. I dipendenti apprezzano un tragitto casa-lavoro più breve, orari più flessibili, più libertà nel raggiungere gli obiettivi in modi nuovi e, in definitiva, la possibilità di un miglior equilibrio tra vita privata e lavoro.

5. Diminuiscono i giorni di malattia

Capita spesso che chi ha un lieve malessere si senta comunque obbligato ad andare al lavoro. Purtroppo è proprio il periodo in cui è più facile trasmettere raffreddore o influenza agli altri, tossendo, starnutendo o toccando oggetti di uso comune. Nel peggiore dei casi, diversi colleghi vengono esposti alla malattia. Finiscono per ammalarsi e devono assentarsi dal lavoro.

Con orari flessibili, i dipendenti spesso non sentono la stessa pressione di essere in ufficio a una certa ora e raggiungono comunque gli stessi obiettivi. In ogni caso, restano a casa e la malattia non si diffonde ai colleghi.

‍

Come introdurre lo smart working?

Vuoi introdurre il lavoro agile nella tua azienda ma non sai da dove partire? Queste idee possono aiutarti.

1. Adotta strumenti per lo smart working

Dai ai dipendenti gli strumenti cloud giusti per lavorare bene da casa: strumenti per collaborare facilmente con il team, per restare coinvolti e per comunicare in modo efficace. Una moderna intranet risponde a tutte queste esigenze e può offrire una piattaforma per organizzare tutte le altre app di autenticazione, collaborazione, coinvolgimento e produttività.

2. Incoraggia chi lavora da remoto ad avere uno spazio di lavoro dedicato

Non deve per forza essere uno studio. Può essere l'angolo di una stanza con un tavolo o una scrivania. L'importante è che sia un luogo relativamente libero da distrazioni, dove concentrarsi.

3. Proponi soluzioni di lavoro agile al tuo personale

Fai sapere a tutti che chi raggiunge KPI misurabili ha la flessibilità di lavorare quando, dove e come preferisce.

4. Aiuta i dipendenti a diventare knowledge worker

Gli smart worker devono saper trovare le informazioni in autonomia, pensare in fretta e usare le conoscenze acquisite e la tecnologia per risolvere i problemi.

Dare per esempio ai dipendenti che lavorano da casal'autonomia di prendere alcune decisioni da soli è d'aiuto.

‍

5. Rendi l'activity-based working un'alternativa concreta

Lascia che i tuoi dipendenti scelgano il modo di lavorare più adatto al loro stile. Gli open space sono diventati popolari nelle aziende tech perché rendevano la collaborazione facile e comoda. Il rovescio della medaglia: tutta quella collaborazione e condivisione creava più rumore e distrazioni di quanto alcune persone riuscissero a sopportare. C'è ancora chi ha bisogno di spazi silenziosi per concentrarsi.

Adottare uffici moderni che offrono a ciascuno lo spazio per lavorare nel modo più adatto, anche se questo significa “sparire” per un po' mentre si lavora a un progetto importante, può aiutare.

Scopri LumApps

6. Riduci ogni pregiudizio implicito che misura la dedizione dei dipendenti dalla presenza fisica; accogli i risultati inattesi

L'idea che un manager possa capire quanto un dipendente sia fedele e dedito al lavoro da quante ore “timbra” risale a un'epoca in cui le persone scambiavano il proprio tempo con lo stipendio. Oggi il successo si misura in base ai risultati raggiunti. Se il dipendente raggiunge gli obiettivi, dove o quando lavora dovrebbe contare meno.

7. Fai check-in regolari con chi lavora da remoto

Parte del lavoro di un manager dovrebbe essere avere conversazioni regolari, per capire il clima del team. L'obiettivo di questi incontri virtuali è capire se il dipendente ha tutto ciò che gli serve per avere successo. Il manager dovrebbe anche chiedere dell'equilibrio tra vita privata e lavoro, che può essere difficile per chi affronta situazioni particolari.

8. Non trascurare i canali più rapidi

Quando l'obiettivo è lavorare in modo più intelligente, a volte conviene andare dritti al punto. Se un dipendente ha una richiesta semplice che si può gestire in fretta, suggerirgli di non ricorrere per abitudine a canali lenti come l'email aiuta molto a ridurre il rumore. La questione si può risolvere rapidamente con una telefonata o un messaggio sulla intranet.

‍

‍

‍

‍

9. Incoraggia dipendenti e manager a essere concisi

Nelle email e nelle riunioni, arrivare subito al punto è fondamentale. La maggior parte delle persone riceve ogni giorno una valanga di email di lavoro. Quasi tutte non sono urgenti, ma vanno comunque lette e gestite.

Quando organizzi una riunione virtuale, preparare in anticipo un'agenda con obiettivi precisi può aiutare. Così la discussione resta in carreggiata e si riducono le chiacchiere inutili o che fanno perdere tempo.

10. Metti in conto qualche difficoltà iniziale

Quando si adotta un nuovo modo di lavorare, qualche intoppo è inevitabile. Alcuni progetti usciranno dai binari e ci saranno degli insuccessi. Queste situazioni possono diventare occasioni per crescere e imparare. Lo smart working offre molti vantaggi alle aziende e molte grandi imprese lo stanno adottando, soprattutto dopo il Covid-19. Sperimentare questo approccio può dimostrarne l'utilità.

‍

Scopri i nostri ultimi contenuti sull'employee experience.

• Che cos'è l'employee experience? La guida completa per migliorarla
• 15 grandi vantaggi della diversità e dell'inclusione sul lavoro
• Oltre 22 strumenti per la digital employee experience nelle aziende nel 2023
• Che cos'è la collaborazione sul lavoro? Vantaggi e strategie
• Che cos'è la cultura aziendale? Importanza e best practice
• Diversità e inclusione sul lavoro: importanza, attuazione e miglioramento
• 10 idee intelligenti per migliorare davvero la collaborazione tra dipendenti
• 10 vantaggi dell'employee experience per il business
• Che cos'è una piattaforma di employee experience? Principali vantaggi e funzionalità
• 10 modi semplici per migliorare la tua strategia di employee experience
• 10 funzionalità essenziali per un software di gestione della conoscenza interna
• 10 passi per costruire una cultura aziendale di successo - Guida
• 15 consigli per un reboarding efficace dei dipendenti
• 20 idee per arricchire la knowledge base aziendale
• Oltre 20 idee utili per migliorare la tua cultura aziendale | GUIDA
• L'importanza della cultura organizzativa: 15 vantaggi per le aziende
• 20 idee per migliorare equità, diversità e inclusione sul lavoro
• 8 modi utili per rafforzare il lavoro di squadra | LumApps
• 10 passi per costruire una cultura della condivisione della conoscenza
• Come creare un'ottima esperienza di onboarding per i dipendenti da remoto
• 5 punti di partenza per una cultura organizzativa resiliente
• Smart working: l'agilità e la flessibilità di cui le aziende hanno bisogno
• 10 passi per creare una mappa del percorso dei dipendenti efficace | LumApps
• I 15 principali vantaggi ed esempi di collaborazione in team - LumApps
• 8 tipi di collaborazione da usare nel tuo digital workplace
• Quali sono i 4 tipi di cultura aziendale? Scegli la tua
• Che cos'è il percorso dei dipendenti? I vantaggi della journey mapping
• Piattaforma di employee experience per le grandi aziende | LumApps
• Onboarding dei dipendenti + IA: il futuro dell'inserimento in azienda

‍