Smart Working: Agilität und Flexibilität für Unternehmen
Was ist Smart Working?
Viele kennen den Spruch: „Arbeite klüger, nicht härter.“ Das klingt gut. Moderne Anwendungen geben dem bekannten Satz heute eine neue Bedeutung.
Smart Working ist definiert als ein „Arbeitsmodell, das neue Technologien und die Weiterentwicklung bestehender Technologien nutzt, um sowohl die Leistung als auch die Zufriedenheit mit der Arbeit zu steigern.“ Es unterscheidet sich vom Coworking, bei dem sich Selbstständige einen Arbeitsplatz teilen. Smart Working gibt Mitarbeitenden die Tools und den Freiraum, selbst zu entscheiden, wie, wann und wo sie am besten arbeiten – immer mit Blick auf die Produktivität.
Smart Working kann Homeoffice einschließen. Es ist aber mehr als das. Es verbindet neue, ausgereifte Technologie mit Vertrauen. Deshalb umfasst diese agile Arbeitsform auch leistungsstarke Mitarbeitende, die von überall aus arbeiten.
Wer sind Smart Worker?
Smart Worker wollen bessere Ergebnisse und eine bessere Work-Life-Balance – in jedem Alter. Sie vermeiden unnötige Reisen und nehmen zum Beispiel virtuell an Meetings teil, wo das sinnvoller ist. Sie schätzen Zusammenarbeit und Flexibilität und hängen weniger an traditionellen Arbeitsweisen.
→ Mehr erfahren: Was ist ein Digital Workplace? Definition und Beispiele
Was Smart Working von anderen Arbeitsformen unterscheidet
Smart Working unterscheidet sich in mehreren Punkten von anderen Arbeitsmodellen:
- Smart Working ist nicht an einen bestimmten Ort oder feste Zeiten gebunden. Im Mittelpunkt steht die Aufgabe oder das Ziel.
- Smart Working setzt auf automatisierte Prozesse und Tools. So kann sich das Team auf kreative Zusammenarbeit konzentrieren, Kunden helfen, neue Geschäftsfelder entwickeln oder andere produktive Aufgaben erledigen.
- Teammitglieder erhalten das Vertrauen, messbare Ziele eigenverantwortlich zu erreichen. Diese Freiheit verlangt Reife: Prioritäten setzen und sich selbst motivieren.
- Smart Working geht außerdem davon aus, dass Mitarbeitende flexible Arbeitsräume nutzen. Manchmal arbeiten sie mit Kolleginnen und Kollegen im Büro zusammen. Für eigenständige Recherche, Programmieren, Nachdenken oder Schreiben suchen sie sich ihren eigenen Arbeitsplatz.
Welche Vorteile hat Smart Working für Arbeitgeber?
Smart Working bietet modernen Unternehmen mehrere Vorteile. Einige Beispiele:
1. Die Produktivität steigt
Beim Smart Working von zu Hause werden Mitarbeitende seltener unterbrochen als im Büro.
Unabhängig vom Ort bedeutet Smart Working bessere Arbeit, denn Technologie und Automatisierung geben Menschen den Freiraum, sich auf Unternehmensergebnis und KPIs zu konzentrieren. Produktivität und Rentabilität steigen dadurch oft – und die digitale Transformation kommt schneller voran.
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2. Ein größerer Pool an Bewerbenden
Wenn Entfernung, Tageszeit und bevorzugte Arbeitsweise keine Hürde mehr sind, kann ein Unternehmen offene Stellen aus einem viel größeren Pool an Bewerbenden besetzen.
3. Mehr Loyalität der Mitarbeitenden
Wer flexible Arbeitszeiten hat und Vertrauen spürt, ist ganz natürlich zufriedener im Job. Mitarbeitende schätzen das Smart-Working-Umfeld und werden eher zu einem Team erfahrener, langjähriger Kolleginnen und Kollegen, die Freunde und frühere Kollegen weiterempfehlen.
4. Die Fluktuation sinkt
Mitarbeitende schätzen Flexibilität und bleiben viel eher bei einem Arbeitgeber mit einer Smart-Working-Strategie. Sie schätzen kürzere Arbeitswege, flexiblere Arbeitszeiten, mehr Freiheit, Ziele auf neue Weise zu erreichen, und letztlich eine bessere Work-Life-Balance.
5. Weniger Krankheitstage
Viele Mitarbeitende fühlen sich verpflichtet, auch mit einer leichten Erkrankung zur Arbeit zu kommen. Gerade dann stecken sie andere leicht an – durch Husten, Niesen oder das Berühren von Gegenständen. Im schlimmsten Fall stecken sich mehrere Kolleginnen und Kollegen an. Sie werden krank und fallen aus.
Mit flexiblen Arbeitszeiten spüren Mitarbeitende oft weniger Druck, zu einer bestimmten Zeit vor Ort zu sein, und erreichen trotzdem ihre Ziele. So bleiben sie zu Hause, und die Krankheit verbreitet sich nicht im Team.
Wie führt man Smart Working ein?
Sie möchten agiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen einführen, wissen aber nicht, wie Sie anfangen sollen? Diese Ideen helfen Ihnen weiter.
1. Smart-Working-Tools bereitstellen
Geben Sie Mitarbeitenden die passenden Cloud-basierten Tools für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice. Dazu gehören Tools für einfache Zusammenarbeit im Team, für mehr Engagement und für wirksame Kommunikation. Ein modernes Intranet erfüllt all das und bündelt alle weiteren Apps für Authentifizierung, Zusammenarbeit, Engagement und Produktivität auf einer Plattform.
2. Remote-Mitarbeitende zu einem festen Arbeitsplatz ermutigen
Das muss kein eigenes Arbeitszimmer sein. Eine Ecke mit Tisch oder Schreibtisch genügt. Wichtig ist ein Ort mit wenig Ablenkung, an dem man sich konzentrieren kann.
3. Agile Arbeitsmodelle für alle Mitarbeitenden anbieten
Machen Sie klar: Wer messbare KPIs erreicht, kann flexibel entscheiden, wann, wo und wie er arbeitet.
4. Mitarbeitende zu Wissensarbeitenden machen
Smart Worker müssen Informationen selbstständig finden, schnell reagieren und ihr Wissen und ihre Technologie nutzen, um Probleme zu lösen.
Es hilft zum Beispiel, Mitarbeitenden im Homeoffice die Freiheit zu geben, manche Entscheidungen selbst zu treffen.
5. Activity-Based Working als echte Alternative ermöglichen
Lassen Sie Mitarbeitende die Arbeitsform wählen, die am besten zu ihnen passt. Großraumbüros wurden in Tech-Unternehmen beliebt, weil sie die Zusammenarbeit einfach machten. Der Nachteil: Der ständige Austausch sorgte für mehr Lärm und Ablenkung, als manche gut aushalten konnten. Manche Mitarbeitende brauchen zum Konzentrieren nach wie vor ruhige Räume.
Moderne Bürokonzepte helfen, die Mitarbeitenden genug Raum geben, so zu arbeiten, wie es für sie am besten passt – auch wenn das heißt, sich für ein wichtiges Projekt eine Zeit lang zurückzuziehen.
6. Anwesenheit nicht mehr unbewusst mit Engagement gleichsetzen und unerwartete Erfolge feiern
Die Vorstellung, Führungskräfte könnten Loyalität und Einsatz daran messen, wer „die Stunden absitzt“, stammt aus einer Zeit, in der Mitarbeitende ihre Zeit gegen Geld tauschten. Heute zählt, ob Mitarbeitende die erwarteten Ergebnisse erreichen. Erreicht jemand seine Ziele, sollte es weniger wichtig sein, wo oder wann die Arbeit erledigt wird.
7. Regelmäßig bei Remote-Mitarbeitenden nachfragen
Zu den Aufgaben von Führungskräften gehören regelmäßige Gespräche, um ein Gespür für die Stimmung zu bekommen. Diese virtuellen Meetings sollen klären, ob Mitarbeitende alles haben, was sie für ihren Erfolg brauchen. Führungskräfte sollten auch nach der Work-Life-Balance fragen, denn manche Mitarbeitende stehen vor besonderen Herausforderungen.
8. Schnellere Kanäle nutzen
Wer klüger arbeiten will, sollte manchmal direkt sein. Hat jemand eine einfache Frage, die sich schnell klären lässt, muss es nicht gleich eine E-Mail sein. Das reduziert das Grundrauschen spürbar. Oft lässt sich die Sache per Anruf oder per Nachricht im Intranet schnell erledigen.
9. Mitarbeitende und Führungskräfte zu Prägnanz ermutigen
In E-Mails und Meetings gilt: schnell auf den Punkt kommen. Die meisten Menschen bekommen täglich eine Flut an beruflichen E-Mails. Die meisten davon sind nicht dringend, müssen aber trotzdem gelesen und bearbeitet werden.
Für virtuelle Meetings hilft eine vorab festgelegte Agenda mit klaren Zielen. So bleibt die Diskussion beim Thema, und unnötiges oder zeitraubendes Gerede wird seltener.
10. Mit Anlaufschwierigkeiten rechnen
Eine neue Arbeitsweise läuft nicht immer reibungslos. Manche Projekte geraten aus der Spur, und es wird Fehlschläge geben. Solche Situationen sind Chancen, zu wachsen und zu lernen. Smart Working hat viele Vorteile für Unternehmen, und viele führende Unternehmen setzen darauf – besonders seit Covid-19. Wer den Ansatz ausprobiert, sieht schnell, was er bringt.
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Smart Worker wollen starke Ergebnisse und eine bessere Work-Life-Balance. Sie nehmen virtuell an Meetings teil, statt unnötig zu reisen. Sie schätzen Zusammenarbeit und Flexibilität mehr als starre, traditionelle Arbeitsweisen. Diese Haltung ist in jeder Karrierephase und jedem Alter möglich.
Smart Working kann die Produktivität steigern, weil Mitarbeitende seltener unterbrochen werden als im Büro. Es vergrößert den Pool an Bewerbenden, weil Ort und Arbeitszeit weniger zählen. Wer flexible Arbeitszeiten und Vertrauen genießt, bleibt meist länger. Und weniger Menschen kommen krank zur Arbeit, weil sie sich zu Hause auskurieren können.
Smart Working ist nicht an einen festen Arbeitsplatz oder feste Arbeitszeiten gebunden. Es zählt das Erreichen der Aufgabe oder des Ziels, nicht die abgesessene Zeit. Automatisierte Tools und Prozesse schaffen Freiraum für kreative oder wertvollere Arbeit. Teammitglieder erhalten das Vertrauen, messbare Ziele auf ihre Weise zu erreichen.
Geben Sie Mitarbeitenden zuerst die passenden Cloud-basierten Tools für die Zusammenarbeit. Ermutigen Sie Remote-Mitarbeitende zu einem festen, ablenkungsfreien Arbeitsplatz. Machen Sie klar, dass messbare Ziele echte Flexibilität ermöglichen. Unterstützen Sie Mitarbeitende dabei, Probleme selbstständig zu lösen.
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