Digital Workplaces

Connected workplace : 10 bénéfices pour les collaborateurs et les entreprises

Name: LumApps
Brand: LumApps
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Dirigeants, responsables RH, responsables de la communication interne : tous s’intéressent au « connected workplace », l’environnement de travail connecté. Mais comment passer du mot à la mode à la pratique concrète ? D’abord, définir ce qu’est un environnement de travail connecté (on parle aussi d’équipes connectées). Ensuite, identifier ce qu’une connexion authentique apporte aux employeurs comme aux collaborateurs.

Index

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Qu’est-ce qu’un environnement de travail connecté et des équipes connectées ?

Alors, « qu’est-ce qu’un environnement de travail connecté ? »

L’environnement de travail connecté réunit l’aménagement des espaces, la technologie, les systèmes RH, les politiques internes et les pratiques managériales pour créer un cadre où les collaborateurs peuvent facilement communiquer, collaborer et avancer dans leur travail. Des environnements de travail connectés bien pensés donnent des collaborateurs non seulement productifs, mais aussi engagés, outillés, autonomes et ambassadeurs actifs de l’entreprise.

Par exemple, dans un environnement de travail connecté, les collaborateurs profitent de solutions de travail automatisées.

Les tâches chronophages sont automatisées et réalisées rapidement
Les workflows deviennent plus fluides
La communication, en temps réel ou asynchrone, entre les collaborateurs à distance et le siège est simple et pratique
Grâce à une collaboration efficace, des équipes connectées mènent tâches et projets rapidement

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Pourquoi des équipes connectées sont-elles importantes ?

Quand tout le monde travaille au même endroit, il est plus facile de rester connecté. Les collaborateurs peuvent passer au bureau d’un collègue pour poser une question ou parler de leur travail. Les conversations naissent à la cafétéria ou lors d’un afterwork. Quand les membres de l’équipe se voient tous les jours, rester connecté ne demande pas autant de réflexion ni d’organisation.

Avec des collaborateurs à distance, les défis d’expérience collaborateur ne sont pas les mêmes que pour leurs collègues qui partagent les mêmes locaux. Le travail à distance implique de s’adapter à une digital workplace, et il faut plus d’efforts pour connecter les équipes.

Si vous avez investi dans la bonne technologie pour connecter vos équipes, elles devraient profiter de ces 10 bénéfices.

1. Un workflow bien organisé

Les entreprises multisites ou dotées d’équipes d’intervention sur le terrain ont besoin d’un moyen efficace de mobiliser leurs collaborateurs. Une plateforme pour équipes connectées réunit collaboration mobile et workflow dans une seule solution, pour que chacun travaille efficacement avec les autres, au bureau comme sur le terrain. Par exemple :

L’équipe commerciale transmet les commandes à l’entrepôt et aux équipes administratives
Les répartiteurs envoient rapidement les techniciens sur le terrain quand c’est nécessaire
Les conseillers du service client accèdent aux dossiers clients à jour
Le service comptabilité suit en continu les créances clients

Quand une entreprise simplifie ses processus, toute l’organisation gagne en efficacité.

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2. Une communication interne et une collaboration améliorées

Les plateformes d’expérience collaborateur comme LumApps sont conçues pour améliorer la communication interne et la collaboration. Elles doivent être étroitement intégrées à Microsoft 365 et à Google Workspace, et harmoniser les opérations digitales des équipes internationales. Par exemple, grâce aux fonctionnalités de localisation, vos collaborateurs à l’international comprennent les consignes, les articles de blog et les autres contenus dans plus de 30 langues. Avec l’application mobile, les contenus pertinents sont accessibles au bureau, chez les clients et en déplacement.

Les membres de l’équipe disposent ainsi d’un outil puissant pour s’envoyer des messages sur l’avancement de leur travail, poser des questions et obtenir de l’aide si besoin. Avec cette fonctionnalité, la distance n’est plus un frein à une communication claire.

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3. Un engagement des collaborateurs renforcé

L’engagement des collaborateurs désigne le niveau d’implication émotionnelle des personnes dans leur travail. Les collaborateurs engagés sentent que leur travail compte pour leur employeur, et que celui-ci apprécie leurs efforts au quotidien. Créer un environnement de travail engageant prend du temps, mais les bénéfices pour l’entreprise et les collaborateurs sont considérables.

Une plateforme d’expérience collaborateur connecte la digital workplace. Elle encourage chacun à partager des contenus pertinents entre les équipes et avec toute l’entreprise via un portail en ligne commun.

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4. Plus d’ouverture au travail

Engagement des collaborateurs et ouverture au travail vont de pair. Les collaborateurs engagés ont le sentiment que leur avis compte et que la direction les écoute. Pour créer ce type d’environnement, il faut lever les barrières et les silos organisationnels qui freinent la communication.

Une fois ces barrières levées, vous obtenez un environnement de travail qui encourage la communication dans les deux sens. Chacun peut aimer et commenter les publications de son fil d’actualité ou partager ses idées dans des groupes. Les collaborateurs peuvent aussi proposer à la direction leurs idées pour améliorer l’entreprise.

Stimuler l’engagement des collaborateurs - LumApps Play sur ordinateur et mobile

5. Des collaborateurs plus efficaces

Devoir se connecter à plusieurs outils pour faire son travail est frustrant. Si les outils ne sont pas compatibles, la moindre tâche prend plus de temps que nécessaire. Une entreprise doit trouver des moyens de rendre ses procédures plus efficaces ; les solutions logicielles intégrées en sont un exemple, pour un environnement de travail plus connecté.

LumApps s’intègre à plusieurs solutions collaboratives, dont Slack, Zoom, Dynamic Screen et Dropbox. Vos collaborateurs avancent rapidement et efficacement, sans retards inutiles dus à des incompatibilités.

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6. Une gestion des connaissances simplifiée

La gestion des connaissances est essentielle pour garder les informations importantes bien organisées. Elle consiste à trouver des moyens efficaces de stocker et de retrouver l’information, pour que chacun accède vite à ce dont il a besoin. Elle implique aussi de mettre en place des garde-fous pour protéger les informations confidentielles des utilisateurs non autorisés (dans et hors de l’entreprise).

La plateforme d’expérience collaborateur LumApps offre un point d’accès unique à tous les collaborateurs, ce qui simplifie aussi la tâche des équipes IT. La plateforme propose une solution moderne et sécurisée qui a la confiance des grandes entreprises. Toutes les ressources de l’entreprise sont accessibles à vos équipes en quelques clics.

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7. Des fonctions RH simplifiées

Chaque collaborateur a besoin, de temps à autre, d’échanger avec les ressources humaines (RH). Les deux parties peuvent simplifier ces échanges en utilisant une plateforme digitale dans un environnement de travail connecté. La plateforme digitale automatise les démarches et les rend plus simples et plus efficaces.

Les documents RH, comme les demandes de congés, peuvent être automatisés : ils sont transmis automatiquement au responsable du collaborateur pour validation avant d’arriver au service RH. La plateforme permet aussi d’annoncer les prochains déjeuners-formations, les opportunités de formation et les offres d’emploi internes avant leur publication externe.

L’entreprise peut utiliser une plateforme RH connectée pour simplifier l’onboarding des nouveaux collaborateurs. En se connectant, le nouvel arrivant trouve :

Les documents à remplir
Le nom et les coordonnées de son responsable
Les supports de formation à la plateforme en ligne
Les prochaines étapes pour démarrer

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8. La mobilité pour les collaborateurs sans bureau

Les collaborateurs sans bureau sont ceux qui n’ont pas de poste de travail attitré. Environ 80 % des actifs entrent dans cette catégorie, dans les secteurs suivants :

Agriculture
Construction
Éducation
Santé
Hôtellerie
Industrie
Immobilier
Restauration
Commerce de détail
Transport et logistique

Ces collaborateurs sans bureau ont besoin d’un autre moyen pour rester en contact avec leurs collègues et leurs managers. Une application mobile connecte tout le monde, que l’on travaille à deux pas ou à l’autre bout du monde.

Les collaborateurs peuvent discuter avec les membres de leur équipe et échanger des messages. Ils peuvent aussi passer et recevoir des appels vocaux depuis l’application mobile. L’application mobile est une solution d’environnement de travail connecté efficace pour tous les collaborateurs.

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9. Plus d’impact et de contexte grâce aux contenus visuels

Les contenus visuels ont un fort impact dans un environnement de travail connecté. Les supports visuels enrichissent les communications entre collaborateurs : photos, vidéos ou GIF, par exemple. Parfois, le visuel est le message lui-même, et il est très efficace.

Nous sommes naturellement attirés par les contenus visuels, qui retiennent souvent mieux l’attention que l’écrit. La vidéo est un excellent moyen de faire passer un message à tous les collaborateurs. Pensez-y dans les situations suivantes :

Le CEO de l’entreprise veut annoncer une fusion ou une acquisition importante à tous les collaborateurs.
Le vice-président Finance veut commenter les résultats commerciaux du trimestre.

Dans chaque cas, une vidéo fera bien mieux passer le message qu’un SMS ou un e-mail envoyé à toute l’entreprise. Les collaborateurs voient et entendent le ton du dirigeant et observent son langage corporel pendant qu’il s’exprime. Ces clés de communication ne doivent pas être négligées quand il s’agit de partager des messages essentiels.

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10. Une personnalisation poussée améliore l’expérience collaborateur

Une plateforme d’expérience collaborateur intelligente facilite la diffusion d’informations personnalisées et pertinentes. Quand le CEO fait une annonce, tout le monde doit la recevoir. En revanche, certains messages ne concernent que certains groupes, comme les équipes IT ou commerciales.

Si tout le monde reçoit des messages en permanence, chacun finit par ignorer ce qui arrive. Ce manque d’attention conduit vite à des situations où quelqu’un rate une information importante, faute d’avoir compris qu’elle le concernait. Personnaliser les messages selon les groupes et les équipes a bien plus d’impact.

Votre plan de transformation digitale doit prévoir d’investir dans des solutions d’environnement de travail connecté. Elles se traduisent par un engagement plus fort, plus d’efficacité et plus de rentabilité pour l’entreprise. C’est une approche résolument moderne que vos concurrents adoptent déjà. Passer à côté des bénéfices d’un environnement de travail connecté, c’est prendre du retard, et aucune entreprise ne le souhaite.

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