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Connected workplace: 10 ventajas para empleados y empresas

Name: LumApps
Brand: LumApps
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Directivos, responsables de RR. HH. y líderes de comunicación interna analizan el connected workplace. Pero ¿cómo pasar de la palabra de moda a la práctica? El primer paso es definir qué es un connected workplace (sinónimo de connected workforce). Después, hay que identificar las ventajas reales que una conexión auténtica aporta a empresas y empleados.

Index

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¿Qué es un connected workplace y una connected workforce?

Entonces, “¿qué es un connected workplace?”

El connected workplace reúne el diseño del espacio de trabajo, la tecnología, los sistemas de RR. HH., las políticas y las prácticas de liderazgo. El objetivo: crear un entorno en el que los empleados se comuniquen, colaboren y saquen el trabajo adelante con facilidad. Los connected workplaces bien diseñados logran empleados que no solo son productivos, sino también comprometidos, capacitados, empoderados y embajadores activos de la empresa.

Por ejemplo, cuando el lugar de trabajo está conectado, los empleados disfrutan de las ventajas de las soluciones de trabajo automatizadas.

Las tareas que consumen tiempo se automatizan y se resuelven rápido
Los procesos de trabajo son más ágiles
La comunicación en tiempo real y asíncrona entre quienes trabajan en remoto y la oficina central es fácil y cómoda
Gracias a una colaboración eficiente, una connected workforce completa tareas y proyectos con rapidez

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¿Por qué importa una connected workforce?

Si todo el mundo trabaja en el mismo lugar, mantenerse conectado puede ser más fácil. Los empleados pueden acercarse a otros puestos para hacer preguntas o hablar de su trabajo. Las conversaciones surgen en la cocina o en las quedadas después del trabajo. Cuando el equipo se ve a diario, mantenerse conectado no exige tanta reflexión ni planificación.

Con trabajadores en remoto en la ecuación, quienes trabajan fuera de la oficina afrontan retos de experiencia del empleado distintos a los de sus compañeros presenciales. Trabajar en remoto implica adaptarse a un digital workplace, y crear una connected workforce exige más esfuerzo.

Si has invertido en la tecnología adecuada para una connected workforce, tu equipo debería disfrutar de estas 10 ventajas.

1. Procesos de trabajo bien organizados

Las empresas con varias sedes o con servicios de campo necesitan una forma eficaz de movilizar a su plantilla. Una plataforma de connected workforce combina colaboración móvil y procesos de trabajo en una sola solución. Así, los empleados trabajan juntos de forma eficaz, ya sea en la oficina o sobre el terreno. Por ejemplo:

El equipo de ventas envía los pedidos al almacén y al personal de oficina
Los coordinadores de la empresa envían técnicos de campo rápidamente cuando hace falta
Los agentes de atención al cliente acceden a los registros de clientes actualizados
El departamento de contabilidad está siempre al día de las cuentas por cobrar

Cuando una empresa agiliza sus procesos, toda la organización funciona con más eficiencia.

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2. Mejor comunicación interna y colaboración

Las plataformas de experiencia del empleado como LumApps están diseñadas para mejorar la comunicación interna y la colaboración. Deben integrarse a fondo con Microsoft 365 y Google Workspace y armonizar las operaciones digitales de los equipos globales. Por ejemplo, gracias a las funciones de localización, tus equipos internacionales entienden instrucciones, artículos de blog y otros contenidos en más de 30 idiomas. Con la aplicación móvil, los empleados tienen el contenido relevante a mano en la oficina, en casa del cliente o en movimiento.

Los miembros del equipo tienen a su alcance esta potente herramienta para informarse unos a otros del estado de su trabajo, hacer preguntas y pedir ayuda cuando la necesiten. Con esta función, la ubicación deja de ser un obstáculo para una comunicación clara.

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3. Más compromiso de los empleados

El compromiso de los empleados es un indicador del nivel de implicación emocional que las personas tienen con su trabajo. Los empleados comprometidos sienten que su trabajo importa a la empresa y que esta valora su esfuerzo diario. Crear un entorno de trabajo motivador lleva tiempo, pero las ventajas para la empresa y los empleados son considerables.

Una plataforma de experiencia del empleado conecta el digital workplace. Anima a los participantes a compartir contenido relevante entre equipos y con toda la empresa a través de un portal online común.

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4. Más apertura en el lugar de trabajo

El compromiso de los empleados y la apertura en el trabajo van de la mano. Los empleados comprometidos sienten que su opinión cuenta y que la dirección les escucha. Para crear ese tipo de entorno, tienes que derribar las barreras y romper los silos que dificultan la comunicación.

Una vez derribadas esas barreras, tienes un entorno de trabajo que fomenta la comunicación bidireccional. Cualquier persona de la organización puede dar «me gusta» y comentar las publicaciones de su feed de noticias o compartir sus ideas en grupos. Los empleados también pueden proponer a la dirección ideas para mejorar la empresa.

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5. Empleados más eficientes

A los empleados les frustra tener que iniciar sesión en varias herramientas para hacer su trabajo. Si las herramientas no son compatibles, cualquier tarea lleva más tiempo del necesario. Una empresa debe buscar formas de hacer los procedimientos más eficientes; las soluciones de software integradas son un ejemplo de lo que se puede hacer para conectar mejor el lugar de trabajo.

LumApps se integra con varias soluciones colaborativas, como Slack, Zoom, Dynamic Screen y Dropbox. Tus empleados podrán terminar su trabajo de forma rápida y eficiente, sin retrasos innecesarios por incompatibilidades.

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6. Gestión del conocimiento simplificada

La gestión del conocimiento es esencial para mantener organizada la información importante de una empresa. Consiste en encontrar formas eficientes de almacenar y recuperar la información para que los empleados accedan rápido a lo que necesitan. También incluye poner medidas de protección para que los usuarios no autorizados (dentro y fuera de la empresa) no accedan a la información confidencial.

La plataforma de experiencia del empleado de LumApps ofrece un único punto de acceso para toda la plantilla, algo que beneficia a los departamentos de IT. La plataforma ofrece una opción moderna y segura en la que confían las grandes empresas. Todos los recursos y activos de tu empresa están a disposición de tus equipos en unos pocos clics.

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7. Funciones de RR. HH. más ágiles

Todos los empleados de una empresa tienen que interactuar de vez en cuando con Recursos Humanos (RR. HH.). Ambas partes pueden simplificar esas interacciones usando una plataforma digital en un espacio de trabajo conectado. La plataforma digital automatiza los trámites y los hace más sencillos y eficientes.

Los documentos de RR. HH., como las solicitudes de vacaciones, pueden automatizarse: se envían automáticamente al responsable del empleado para su aprobación antes de llegar al departamento de RR. HH. La plataforma también sirve para anunciar próximas sesiones de formación durante la comida, oportunidades de formación y ofertas de empleo internas antes de que se hagan públicas.

La empresa puede usar una plataforma de RR. HH. conectada para agilizar el onboarding de las nuevas incorporaciones. Al iniciar sesión, la nueva persona encontrará:

Los documentos que debe completar
El nombre y los datos de contacto de su responsable
Materiales de formación sobre la plataforma online
Los siguientes pasos para empezar a trabajar

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8. Movilidad para una plantilla sin escritorio

La plantilla sin escritorio son las personas que no tienen un puesto de trabajo asignado. Se estima que el 80 % de los trabajadores entra en esta categoría, con empleos en sectores como:

Agricultura
Construcción
Educación
Sanidad
Hostelería
Industria
Inmobiliario
Restauración
Comercio minorista
Transporte y logística

Estos trabajadores sin escritorio necesitan otra forma de mantenerse en contacto con sus compañeros y responsables. Una aplicación móvil conecta a todo el mundo, tanto si trabajan a la vuelta de la esquina como en la otra punta del mundo.

Los empleados pueden chatear con sus compañeros de equipo y enviar y recibir mensajes. También pueden usar la aplicación móvil para hacer y recibir llamadas de voz. La aplicación móvil es una solución de connected workplace eficaz para todos los empleados.

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9. Más impacto y contexto con el contenido visual

El contenido visual tiene un gran impacto en un connected workplace. Los recursos visuales refuerzan las comunicaciones que se comparten entre empleados. Por ejemplo, fotos, vídeos y GIF. En algunos casos, el contenido visual es el propio medio para transmitir el mensaje a los empleados, y resulta muy eficaz.

Las personas se sienten atraídas de forma natural por el contenido visual, que puede captar su atención con más facilidad que el texto escrito. Los vídeos son una forma excelente de transmitir mensajes a todos los empleados. Plantéate este formato en situaciones como estas:

El CEO de la empresa quiere hacer un anuncio importante a toda la plantilla sobre una fusión o una adquisición.
El vicepresidente de Finanzas quiere comentar los resultados de ventas trimestrales.

En ambos casos, un vídeo transmite el mensaje mucho mejor que un mensaje de texto o un correo electrónico a toda la empresa. Los empleados pueden ver y oír el tono del directivo y observar su lenguaje corporal mientras transmite el mensaje. Son claves de comunicación importantes que no conviene pasar por alto al compartir mensajes cruciales con la plantilla.

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10. Una personalización avanzada mejora la experiencia del empleado

Una plataforma de experiencia del empleado inteligente facilita el envío de información personalizada y relevante a los empleados. Cuando el CEO hace un anuncio, todo el mundo debería recibirlo. Sin embargo, algunos mensajes solo deben llegar a ciertos grupos, como los equipos de IT o de Ventas.

Si todo el mundo recibe mensajes constantemente, empezará a ignorar las comunicaciones entrantes. Esa falta de atención hará que, muy pronto, alguien se pierda información importante porque no se dio cuenta de que le concernía. Personalizar los mensajes para distintos grupos y equipos tiene un impacto mucho mayor.

Tu plan de transformación digital debería incluir la inversión en soluciones de connected workplace. Estas soluciones se traducen en más compromiso de los empleados, más eficiencia y más beneficios para la empresa. Es un enfoque empresarial plenamente moderno que tus competidores ya están adoptando. Ignorar las ventajas de un connected workplace es quedarse atrás, y nadie en el mundo empresarial quiere que eso pase.

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