Connected workplace: 10 vantaggi per dipendenti e aziende
Che cosa sono il connected workplace e la connected workforce?
Quindi: “Che cos'è un connected workplace?”
Il connected workplace unisce design degli spazi, tecnologia, sistemi HR, policy e pratiche di leadership per creare un ambiente in cui i dipendenti comunicano, collaborano e portano a termine il lavoro con facilità. Ambienti di lavoro ben progettati e connessi producono dipendenti non solo produttivi, ma coinvolti, abilitati, autonomi e veri ambasciatori dell'azienda.
Per esempio, in un ambiente di lavoro connesso i dipendenti godono dei vantaggi delle soluzioni di automazione del lavoro.
- Le attività che richiedono tempo vengono automatizzate e completate in fretta
- I workflow diventano più snelli
- La comunicazione in tempo reale e asincrona tra chi lavora da remoto e la sede è facile e comoda
- Grazie a una collaborazione efficiente, una forza lavoro connessa completa attività e progetti rapidamente
Perché una forza lavoro connessa è importante?
Se tutti lavorano nello stesso luogo, restare in contatto può essere più facile. I dipendenti possono passare dalla scrivania di un collega per fare domande o parlare del proprio lavoro. Le conversazioni nascono in cucina o durante un aperitivo dopo il lavoro. Quando i colleghi si vedono ogni giorno, restare connessi non richiede lo stesso impegno né la stessa pianificazione.
Con il lavoro da remoto, chi lavora fuori sede vive sfide di employee experience diverse da quelle dei colleghi che condividono gli stessi spazi. Lavorare da remoto significa adattarsi a un digital workplace, e creare una forza lavoro connessa richiede più impegno.
Se hai investito nella giusta tecnologia per una forza lavoro connessa, il tuo team dovrebbe sperimentare questi 10 vantaggi.
1. Workflow ben organizzati
Le aziende con più sedi o con servizi sul campo hanno bisogno di un modo efficace per mobilitare il personale. Una piattaforma per la forza lavoro connessa unisce collaborazione mobile e workflow in un'unica soluzione, così i dipendenti lavorano insieme in modo efficace, in ufficio o sul campo. Per esempio:
- Il team vendite trasmette gli ordini al magazzino e al personale d'ufficio
- I dispatcher dell'azienda inviano rapidamente i tecnici sul campo quando serve
- Gli operatori del servizio clienti hanno accesso ai dati clienti aggiornati
- L'ufficio contabilità è sempre aggiornato sui crediti verso clienti
Quando un'azienda snellisce i propri processi, tutta l'organizzazione funziona in modo più efficiente.
2. Comunicazione interna e collaborazione migliori
Le piattaforme di employee experience come LumApps sono pensate per migliorare comunicazione interna e collaborazione. Devono essere strettamente integrate con Microsoft 365 e Google Workspace e armonizzare le attività digitali dei team globali. Per esempio, grazie alle funzioni di localizzazione i colleghi internazionali possono leggere istruzioni, articoli del blog e altri contenuti in oltre 30 lingue. Con l'app mobile, i contenuti pertinenti sono a disposizione dei dipendenti in ufficio, presso i clienti e in mobilità.
Con questo strumento i colleghi possono scambiarsi messaggi sullo stato del lavoro, fare domande e chiedere aiuto quando serve. Con questa funzione, la distanza non è più un ostacolo a una comunicazione chiara.
3. Più coinvolgimento dei dipendenti
Il coinvolgimento dei dipendenti descrive il livello di impegno emotivo delle persone nel proprio lavoro. I dipendenti coinvolti sentono che il loro lavoro conta per l'azienda, e l'azienda apprezza il loro impegno quotidiano. Creare un ambiente di lavoro coinvolgente richiede tempo, ma i vantaggi per azienda e dipendenti sono notevoli.
Una piattaforma di employee experience connette il digital workplace. Incoraggia le persone a condividere contenuti pertinenti tra i team e con tutta l'azienda attraverso un portale online comune.
4. Più apertura sul posto di lavoro
Coinvolgimento dei dipendenti e apertura sul posto di lavoro vanno di pari passo. I dipendenti coinvolti sentono che la loro opinione conta e che il management li ascolta. Per creare questo tipo di ambiente devi abbattere i confini e i silos organizzativi che ostacolano la comunicazione.
Una volta abbattute queste barriere, avrai un ambiente di lavoro che favorisce la comunicazione bidirezionale. Chiunque nell'organizzazione può mettere like e commentare i post che vede nel proprio feed di notizie o pubblicare le proprie idee nei gruppi. I dipendenti possono anche condividere con il management le loro idee per migliorare l'azienda.
5. Dipendenti più efficienti
Per i dipendenti è frustrante dover accedere a diversi strumenti per svolgere il proprio lavoro. Se gli strumenti non sono compatibili, ogni attività richiede più tempo del necessario. Un'azienda deve trovare il modo di rendere le procedure più efficienti; le soluzioni software integrate sono un esempio di ciò che si può fare per rendere il posto di lavoro più connesso.
LumApps si integra con diverse soluzioni di collaborazione, tra cui Slack, Zoom, Dynamic Screen e Dropbox. I tuoi dipendenti potranno completare il lavoro in modo rapido ed efficiente, senza ritardi inutili dovuti all'incompatibilità.
6. Gestione della conoscenza semplificata
In azienda la gestione della conoscenza è essenziale per mantenere organizzate le informazioni importanti. Significa trovare modi efficienti per archiviare e recuperare le informazioni, così i dipendenti accedono rapidamente a ciò che serve. Significa anche mettere in campo protezioni che tengano le informazioni riservate lontane dagli utenti non autorizzati (dentro e fuori l'azienda).
La piattaforma di employee experience LumApps offre a tutti un unico punto di accesso, a vantaggio anche dei reparti IT. La piattaforma è una scelta moderna e sicura, di cui si fidano le grandi aziende. Tutte le risorse aziendali sono a disposizione dei tuoi team in pochi clic.
7. Funzioni HR semplificate
Tutti i dipendenti di un'azienda, prima o poi, hanno a che fare con le Risorse Umane (HR). Entrambe le parti possono semplificare queste interazioni usando una piattaforma digitale in un ambiente di lavoro connesso. La piattaforma digitale automatizza le pratiche e le rende più semplici ed efficienti.
I documenti HR, come le richieste di ferie, possono essere automatizzati: vengono inviati in automatico al responsabile del dipendente per l'approvazione e poi al reparto HR. La piattaforma può servire anche a condividere avvisi su prossimi lunch-and-learn, opportunità di formazione e offerte di lavoro interne prima che diventino pubbliche.
L'azienda può usare una piattaforma HR connessa per semplificare l'onboarding dei nuovi dipendenti. Una volta effettuato l'accesso, il nuovo dipendente trova:
- I documenti da compilare
- Il nome e i contatti del proprio responsabile
- I materiali di formazione sulla piattaforma online
- I prossimi passi per iniziare a lavorare
8. Mobilità per il personale senza scrivania
Il personale senza scrivania (deskless) comprende le persone che non hanno una postazione di lavoro fissa. Si stima che l'80% della forza lavoro rientri in questa categoria, con professioni nei seguenti settori:
- Agricoltura
- Edilizia
- Istruzione
- Sanità
- Ospitalità
- Manifattura
- Immobiliare
- Ristorazione
- Retail
- Trasporti e logistica
Questo personale senza scrivania ha bisogno di un altro modo per restare in contatto con colleghi e responsabili. Un'app mobile connette tutti, che lavorino dietro l'angolo o dall'altra parte del mondo.
I dipendenti possono chattare con i colleghi del team e inviare e ricevere messaggi. Possono usare l'app mobile anche per fare e ricevere chiamate vocali. L'app mobile è una soluzione di connected workplace efficace per tutti i dipendenti.
9. Più impatto e contesto con i contenuti visivi
In un ambiente di lavoro connesso i contenuti visivi hanno un grande impatto. Gli stimoli visivi rafforzano le comunicazioni condivise tra i dipendenti: foto, video e GIF, per esempio. In alcuni casi il contenuto visivo è il mezzo stesso con cui si trasmette il messaggio ai dipendenti, ed è molto efficace.
Le persone sono attratte in modo naturale dai contenuti visivi, che catturano l'attenzione più facilmente delle parole scritte. I video sono un ottimo modo per trasmettere messaggi a tutti i dipendenti. Valuta questo formato in situazioni come queste:
- Il CEO vuole fare un annuncio importante a tutti i dipendenti su una fusione o un'acquisizione.
- Il Vice President of Finance vuole commentare i risultati di vendita del trimestre.
In entrambi i casi, un video trasmette il messaggio in modo molto più efficace di un messaggio o di un'e-mail a tutta l'azienda. I dipendenti possono vedere e sentire il tono del dirigente e osservarne il linguaggio del corpo. Sono elementi chiave della comunicazione da non trascurare quando si condividono messaggi cruciali con il personale.
10. Una personalizzazione ricca migliora l'employee experience
Una piattaforma di employee experience intelligente facilita la distribuzione di informazioni personalizzate e pertinenti ai dipendenti. Quando il CEO fa un annuncio, tutti devono riceverlo. Alcuni messaggi, però, vanno condivisi solo con determinati gruppi, come i team IT o Vendite.
Se tutti ricevono messaggi in continuazione, prima o poi inizieranno a ignorare le comunicazioni. Questa disattenzione porterà presto qualcuno a perdere un'informazione importante, senza rendersi conto che lo riguardava. Personalizzare i messaggi per gruppi e team diversi ha un impatto molto maggiore.
Il tuo piano di trasformazione digitale dovrebbe prevedere investimenti in soluzioni di connected workplace. Queste soluzioni portano più coinvolgimento dei dipendenti, più efficienza e più profitti per l'azienda. È un approccio di business moderno che i tuoi concorrenti stanno già adottando. Ignorare i vantaggi di un connected workplace significa restare indietro, e nessuna azienda vuole che succeda.
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