10 façons d’améliorer la communication numérique sur le lieu de travail
Célia Ratouis
La communication numérique sur le lieu de travail fait partie intégrante de toute organisation moderne. Depuis la pandémie de COVID-19 qui force nombre d’entre nous à travailler à distance, elle prend une importance encore plus grande, la majorité des communications entre les employés se faisant numériquement.
Les employés utilisent des outils de communication quotidiens comme les emails, les logiciels de collaboration, le chat vidéo et vocal, entre autres technologies omniprésentes. Cependant, ils sont souvent tellement “bombardés” de communications que les données pertinentes sont perdues. C’est pourquoi les entreprises doivent définir une stratégie de communication numérique qui favorise une véritable interaction et limite l’infobésité. C’est le seul moyen de maximiser l’expérience des employés dans un moment comme celui-ci.
Voici quelques stratégies pour vous aider à démarrer:
1. Introduire une nouvelle plateforme de communication
Les communications internes sont désormais faciles grâce aux progrès technologiques. Les plateformes de communication intègrent des fonctionnalités simples et affichent les informations de l’entreprise dans un hub centralisé qui présente des actualités pertinentes de manière claire.
Cela évite à chaque utilisateur d’avoir à vérifier plusieurs applications ou serveurs Web et à déchiffrer ce qui les concerne. De plus, ces plateformes peuvent regrouper des départements ou des groupes d’employés dans des catégories spéciales qui reçoivent des informations ciblées. Étant donné que vos employées consacrent moins de temps à filtrer des données, leur productivité et leur engagement augmentent.
Quelle plateforme mon entreprise doit-elle utiliser ? Assurez-vous que la plateforme que vous choisissez réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise. La solution de votre choix devrait être un outil de communication complet qui priorise l’expérience de vos employés. Elle intègre des fonctionnalités de type “médias sociaux” dans une interface utilisateur propre, élégante et compréhensible. Les utilisateurs peuvent réseauter et collaborer en toute transparence pendant que des gestionnaires traitent les commentaires et analysent les données d’usage.
2. Former les employés sur la plateforme
Des utilisateurs mal formés peuvent rendre inadéquats les outils de communication les plus complets. Vous devez être prêt à déployer une formation complète à tous les employés qui utiliseront la plateforme. Familiarisez tout le monde avec les fonctions de la nouvelle plateforme. Une fois que les employés sont à l’aise avec la navigation et la façon d’exécuter les principaux processus, le stress et l’anxiété face aux changements de système disparaissent. Ensuite, les véritables avantages de la nouvelle plateforme vont se dégager.
Comment mon entreprise peut-elle offrir la meilleure formation ? La meilleure façon de créer un programme de formation qui réponde aux besoins de votre entreprise est de vous assurer que votre nouvelle plateforme est bien documentée et gérée. Votre équipe de formation doit comprendre pleinement ses capacités. C’est pourquoi, il est si important que votre partenaire dans le choix de solution fournisse des guides détaillés sur tous les aspects de votre plateforme collaborative. Pour toute question non couverte, vous devriez pouvoir parler au service client de votre fournisseur pour fournir à votre équipe de formation les informations nécessaires à la l’établissement d’une formation de qualité.
Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace
La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.
3. Ayez des conversations importantes face à face
Il peut sembler étrange dans un article sur la communication numérique de mentionner la communication en face à face, en particulier alors que beaucoup d’entre nous sont coincés à la maison, mais c’est toujours extrêmement important. Les e-mails et autres formes de communication textuelle ne contiennent pas les codes de communication non-verbales qui renseignent les destinataires sur certains aspects tels que l’urgence par exemple.
Une recherche, publiée dans le Journal of Experimental Social Psychology, montre que les demandes en face-à-face ont près de 35 fois plus de chances d’être accompli. Les e-mails passent à travers les mailles du filet et restent invisibles, tandis que les réunions en face-à-face ne sont pas si facilement oubliées.
Comment mon entreprise peut-elle conserver du face à face avec des employés distants ? En ce moment, avec un si grand nombre d’entre nous travaillant à distance, vous ne pouvez pas vous promener dans le couloir pour discuter avec un collègue. Pour ces situations, vous pouvez utiliser la technologie de chat vidéo. Les gens perçoivent mieux les choses avec des repères visuels. Ils bénéficient également de l’interaction sociale dont tant d’entre nous ont envie tout en étant en quarantaine.
4. Communiquez, mais soyez efficace et réfléchi
Les employés passent en moyenne 209 minutes par jour à consulter leurs e-mails. En fait, selon un récent rapport de Workfront, 53% des employés disent que les «e-mails excessifs» sont un problème majeur qui réduit la productivité. Avant d’envoyer une communication numérique, évaluez si elle est nécessaire. Parcourez vos communications quotidiennes et voyez si certaines peuvent être consolidées ou même éliminées.
Comment savoir si nous communiquons trop ? Demandez des feedbacks à vos employés. Si vous utilisez une plateforme intranet – dotée de fonctions de feedbacks, profitez des enquêtes ou des commentaires et posez la question à vos employés. Ainsi, vous pouvez glaner des informations sur ce qui est inutile.
5. Soyez direct et professionnel
Tout le monde aime un émoticon de temps en temps, mais rappelez-vous que chaque minute qu’un employé passe à chercher la réaction parfaite en GIF est une minute de perdue. Restez professionnel et évitez les communications numériques verbeuses sur le lieu de travail.
Comment devons-nous connaître nos employés ? L’interaction semble plus authentique en face à face. Aussi, essayez de garder des conversations personnelles (comme par exemple, comment s’est passé votre week-end ?) dans des réunions en face-à-face lorsque cela est possible. Si vous commencez à envoyer ce type de communication personnelles, vous allez créer le même problème que celui ci-dessus – à savoir sur-communiquer et submerger vos employés.
6. Planifiez les communications de manière appropriée
Les managers qui envoient régulièrement des e-mails après les heures de travail peuvent faire plus de mal que de bien à leurs employés. Même si le manager ne s’attend pas à une réponse avant le lendemain, les travailleurs pourraient se sentir obligés de répondre immédiatement – surtout maintenant que beaucoup d’entre nous passent une grande partie de leur journée en ligne pour aider à faire face à l’isolement. Cela augmente les niveaux de stress et d’anxiété pendant une crise qui est déjà suffisamment difficile. Planifiez vos communications en conséquence.
Et si nos managers ont besoin de travailler après les heures normales ? Ce n’est pas parce qu’un manager travaille après les heures normales qu’il pousser les autres à en faire de même. De nombreuses plateformes ont des calendriers ou des outils de planification.Les communications peuvent être préparées à tout moment, puis envoyées le matin pendant les heures normales de bureau.
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7. Ayez un plan pour les messages urgents
De temps en temps, un projet nécessitera une mise à jour urgente ou une réponse plus immédiate que d’habitude. Ces communications hautement prioritaires devraient être différenciées des messages standards d’une manière ou d’une autre. Sinon, ils peuvent être traités comme les autres et mis en attente.
Comment différencier les messages urgents ? Utilisez différents canaux, tels que les appels vocaux ou vidéo. Cela donne un plus grand sentiment d’importance qu’un simple indicateurs rouge sur le côté d’un e-mail.
8. Donnez et recevez régulièrement des commentaires
La communication est une voie à double sens. Les managers et les employés de niveau inférieur doivent être traité au même niveau. La recherche montre que les entreprises qui ont des politiques de feedbacks cohérentes enregistrent près de 15% de turnover en moins que celles qui n’en ont pas.
Quel type de politique devons-nous mettre en œuvre ? La cohérence est la clé. Les managers devraient avoir des séances de feedbacks hebdomadaires avec leurs équipes où ils sont encouragés à discuter des projets récents, des problèmes, des idées et plus encore. Cela crée un environnement de travail ouvert qui favorise le travail d’équipe, la résolution de problèmes et de solides relations entre les employés et la direction.
9. Encouragez les liens entre les employés
Le travail d’équipe aide à développer les compétences de résolution des problèmes et la communication entre employés tout en améliorant l’engagement entre pairs. Encouragez cet état d’esprit afin que tout le monde se rapproche de manière cohérente vers un but commun.
De quelles façons pouvons-nous favoriser les connexions ? Attribuez des projets à des groupes d’employés plutôt qu’à des individus lorsque cela est possible. Lorsque les projets sont terminés, demandez aux employés de les présenter aux autres. Quelle que soit la plateforme que vous choisissez, elle devrait fournir un cadre amusant, inspiré des médias sociaux, où les gens peuvent commenter et apprécier les efforts des autres.
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10. Alignez les communications avec les objectifs globaux de l’entreprise
Soyez plus transparent en interne et communiquez avec votre équipe sur les objectifs commerciaux. Des vendeurs bien informés sur les mesures importantes sont plus motivés à les respecter. Discutez régulièrement des points de blocage, des concurrents et des réalisations importantes.
Quelles sont les suggestions pratiques pour un meilleur alignement ? N’introduisez pas de nouvelles pratiques commerciales sans expliquer la logique des changements. Impliquez les employés dans de nouvelles campagnes de marketing et recueillez des commentaires. Rendre la communication entre la direction et les employés plus fluides. Rendre les objectifs commerciaux plus transparents et incitez les employés à y adhérer.
Améliorer la communication numérique sur le lieu de travail est une tâche importante, mais les avantages l’emportent sur les défis. Une fois que votre entreprise est organisée pour communiquer efficacement, les employés resteront plus engagés et la productivité augmentera. Tous ces objectifs ont pris encore plus d’importance alors que nous recherchons tous des moyens de rester productifs et collaboratifs en ces temps difficiles pour nous tous.
