22 outils de communication interne indispensables pour les entreprises
Célia Ratouis
La communication d’entreprise est aujourd’hui devenue fondamentale pour une meilleure organisation, pour optimiser les performances et améliorer les conditions de travail. Quels sont les outils de communication dans une entreprise? Nous vous dévoilons 22 solutions.
Qu’est-ce que la communication interne?
Il s’agit d’un ensemble d’actions menées au sein de l’entreprise afin de mieux faire circuler l’information entre les collaborateurs. La communication interne doit impliquer chaque acteur de l’entreprise afin que chacun puisse s’exprimer, partager ses idées et son travail.
Les 3 types de communication interne
— La communication motivationnelle : Il s’agit ici de mettre en place des outils de communication interne pour motiver les salariés. Nous ne le dirons jamais assez : un salarié motivé est un salarié qui s’implique. Ce type de communication permet de mieux faire circuler l’information, et par voie de conséquence de mieux maîtriser la communication néfaste à l’activité d’une entreprise, à l’image des rumeurs. La transparence reste l’une des clés de la réussite.
— La communication opérationnelle : Il s’agit d’une communication verticale à double sens. La hiérarchie communique les bonnes pratiques pour aider les collaborateurs à travailler dans de meilleures conditions. Ces derniers, quant à eux, peuvent partager leurs retours d’expérience et proposer des solutions pour améliorer les processus.
— La communication interpersonnelle : Cette solution permet d’améliorer la communication entre tous les acteurs de l’entreprise. Il s’agit ici d’une solution à la fois verticale et horizontale pour que chaque acteur puisse se sentir toujours plus impliqué dans la vie de l’entreprise.
Les avantages d’une communication interne en entreprise
Selon une étude Opinion Way, si 59 % des employés de TPE sont satisfaits de la communication interne de leur entreprise, ils ne sont plus que 45 % dans les grandes entreprises. Pourtant, la communication interne comme outil de management est une solution indispensable.
Une solution de communication interne permet d’améliorer les relations entre les collaborateurs et les conditions de travail. In fine, la motivation des employés n’en est que plus importante, ce qui impacte favorablement la productivité. Mettre en place les meilleurs outils de communication interne s’impose donc pour augmenter les performances de votre entreprise.
D’autre part les objectifs de la communication interne sont multiples :
- créer un sentiment d’appartenance;
- améliorer le bien-être des salariés;
- véhiculer des valeurs communes;
- rendre la communication transversale;
- partager les compétences;
- optimiser le travail en équipe.
→ Lire Aussi : Pourquoi la communication interne est-elle si importante ?
Quels sont donc les moyens de communication interne à favoriser? Nous vous proposons 22 outils en ligne accessibles à tous.
1. Intranet d'Entreprise
Créez un espace de travail collaboratif complet et accessible en ligne pour chaque collaborateur de votre entreprise. Grâce à la solution intranet, la communication est renforcée entre les équipes. La gestion des projets est améliorée, la promotion de la culture de votre entreprise est mieux assurée et les informations circulent mieux. Améliorez la productivité de votre entreprise en créant un réseau social interne, une plateforme à votre image, offrant une expérience véritablement intuitive.
Mettre en place un intranet moderne aujourd'hui est largement simplifié grâce à son intégration rapide aux suites collaboratives Google Workspace ou Microsoft 365. Un moyen pour renforcer la communication et la collaboration de vos employés au sein de l'organisation.
2. Application intranet mobile
Parce que la mobilité est aujourd’hui le mot d’ordre, vos outils de communication interne d’entreprise doivent s’adapter. Mettre en place un intranet ne suffit pas, il faut aller plus loin avec des supports de communication interne mobiles. Grâce à l’application intranet mobile, vos collaborateurs ont accès aux informations partout et à tout moment. Chacun dispose d’un accès optimal, quel que soit l’endroit où il se trouve :
- en déplacement en France;
- à l’étranger;
- et même en télétravail.
3. Newsletter interne
La newsletter est une solution marketing permettant de générer des leads et de fidéliser les clients. Mais elle peut aussi être un outil de communication interne pertinent. Grâce à elle, vous avez la possibilité de centraliser l’information et de la transmettre de manière pertinente aux collaborateurs. Ce support permet de mieux communiquer sur les évolutions de l’entreprise, des process, etc. Cela incite aussi les collaborateurs à se rendre plus régulièrement sur l’intranet de l’entreprise et à s’impliquer toujours plus au sein de l'organisation.
4. Espace vidéos
La vidéo est un excellent moyen de faire circuler de l’information. Profitez de votre intranet pour créer un espace dédié aux vidéos internes et externes à l’entreprise . Il peut s’agir de vidéos promotionnelles, de supports marketing, de tutoriels, d’aides à la vente, etc. Hébergées sur One Drive ou sur Google Drive Integration, vos vidéos peuvent aussi faire l’objet de liens externes vers des plateformes comme YouTube.
Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace
La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.
5. Outil de sondage interne
Créez des sondages avec des outils simples et efficaces. Oubliez la boîte à idées posée dans un couloir et optez pour des moyens de communication interne plus modernes et surtout, mieux gérés. Plus de bulletins à consulter, vous centralisez les réponses de vos collaborateurs. Sondage autour des activités et des projets de l’entreprise, de son organisation, etc., apprenez à impliquer vos employés. C’est ainsi seulement qu’ils développeront leur sentiment d’appartenance à votre entreprise et qu’ils s’impliqueront davantage dans son développement.
6. Outil de collaboration
Une collaboration efficace nécessite la mise en place d’un système de communication interne permettant de partager les informations. C’est aujourd’hui devenu indispensable pour favoriser un travail d’équipe, d’autant plus quand la distance physique entre les collaborateurs est imposée en raison de la situation sanitaire. Un outil collaboratif permet le partage de documents à toute la communauté ou simplement à certaines personnes. Cela donne également la possibilité d’associer un calendrier à un projet pour que chaque intervenant prenne connaissance de l’avancée de celui-ci et des échéances. À ce titre, un intranet lié à Google Workspace ou Microsoft 365 devient un outil de communication interne efficace et même indispensable.
7. Centre d’actualités
Pour améliorer la communication interne, pourquoi ne pas mettre en place un Centre d'actualité ? Sorte de journal ou de carnet de bord de l’entreprise, cet espace dédié permet d’apporter la bonne information à la bonne personne. Nouveautés sur l’entreprise, projets à venir, etc., le Top Management bénéficie d’une solution pour mieux informer ses collaborateurs qui, de leur côté, peuvent interagir. Là encore, la communication interne comme outil de management est à envisager pour impliquer les équipes.
8. Communautés internes dédiées
Communiquer dans une entreprise, c’est aussi partager ses connaissances. C’est pourquoi nous vous invitons à créer différentes communautés pour que chaque expert puisse s’exprimer et partager avec ses collaborateurs son expérience et ses découvertes qui profiteront aux personnes concernées. Ici, on pose des questions, on apporte de la documentation, on résout de nouveaux challenges et on avance main dans la main pour faire évoluer l’entreprise.
La connexion entre les employés peut aussi se mettre en œuvre en fonction des centres d’intérêt de chacun pour échanger et mieux connaître leurs collaborateurs afin de créer des équipes plus soudées, et donc plus efficaces.
9. Centre d’offres d’emploi
Au-delà de la newsletter interne, il est possible de créer des espaces dédiés dans votre intranet pour chaque type de communication. De ce fait, vous pouvez mettre en place un centre d’offres d’emploi. Cela peut permettre de booster la mobilité des employés de l’entreprise, mais c’est aussi une solution pertinente pour mieux recruter. Les collaborateurs peuvent activer leurs réseaux personnels pour trouver des talents correspondant parfaitement aux critères de l’entreprise. Boostez aussi votre recrutement grâce à l’Employee Advocacy.
10. Outil de messagerie instantanée
Vous continuez à vous demander comment communiquer en interne ? Parmi les outils en ligne devenus indispensables pour mieux communiquer en entreprise, la messagerie instantanée s’impose. Elle permet d’échanger avec ses collaborateurs, de manière individuelle ou dans le cadre d’une équipe. Microsoft Teams ou Slack sont des logiciels de communication interne à privilégier en la matière.
Ses fonctionnalités simples et pertinentes simplifient et rendent plus fluide la communication en interne et permettent de dédier des groupes à certains projets spécifiques, accessibles uniquement aux personnes autorisées. Leur intégration au sein d'un intranet comme LumApps est grandement facilitée pour ne pas perturber les employés dans leurs habitudes.
11. Outil d’Employee Advocacy
Vos employés ne sont pas simplement des exécutants. Ils peuvent occuper une place majeure dans votre stratégie de communication d’entreprise. C’est le fondement même de l’Employee Advocacy. Vos collaborateurs sont aujourd’hui des porte-paroles de votre entreprise. Construisez votre image de marque, créez un sentiment d’appartenance et laissez vos employés communiquer pour vous sur les réseaux sociaux notamment. Saviez-vous que les contenus partagés par vos collaborateurs étaient deux fois plus crédibles que ceux partagés par votre entreprise?
12. Outil de communication descendante
Découvrez l’outil de communication du Top Management, un outil de communication interne indispensable. Ici, le PDG peut communiquer sur les stratégies de l’entreprise, publier des discussions, des vidéos, des articles, etc. On évoque dans ce cas une communication verticale qui engage malgré tout les équipes pouvant poser des questions. Ce type de communication interne permet d’échanger avec un PDG n’étant pas toujours accessible physiquement, cela permet de conserver un lien entre les différents niveaux hiérarchiques de l’entreprise.
13. Communication de marque
Grâce aux moyens de communication interne qu'une plateforme intranet propose, vous avez le pouvoir de mieux communiquer sur votre marque auprès de vos employés. Une communication riche avec des vidéos, des liens, des documents, etc., une production de contenu personnalisé, des newsletters, tous les outils vous sont offerts pour valoriser votre marque et créer un sentiment d’appartenance toujours plus fort. Et ce sentiment d’appartenance est le fondement de la réussite de votre entreprise.
14. Fonctionnalités sociales
Il s’agit ici de favoriser la communication transversale. Tandis que le Top Management publie des articles sur la vie de l’entreprise, sur son évolution, sur les forces de la marque, les employés ont la possibilité de liker, de commenter, de répondre à des sondages. Tel un réseau social interne, votre outil de communication doit devenir un véritable lieu de partage et d’échange.
De telles fonctionnalités sociales auront aussi l'intérêt de susciter plus d'engagement de la part de vos équipes, puisqu'elles pourront interagir facilement les unes avec les autres.
15. Plateforme d’onboarding
Cet aspect s’adresse aux nouveaux employés de l’entreprise. Le sentiment d’appartenance doit se créer le plus tôt possible. C'est pourquoi nous vous invitons à utiliser la plateforme d’onboarding pour créer des relations rapidement et pour intégrer au mieux les nouveaux venus. C’est la clé de l’implication, mais c’est aussi et surtout une solution pour conserver ses talents. Ici, on parle culture d’entreprise, engagement, process, etc.
Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace
La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.
16. Système de notifications
Favorisez les échanges entre les collaborateurs grâce à un système de notification. Ainsi, ils sont informés en temps réel dans plusieurs cadres :
- discussions;
- diffusion d’une newsletter;
- avancée d’un projet, etc.
Avec cette solution, l’information circule mieux et les employés ne passent plus à côté d’éléments essentiels pouvant créer d’éventuelles tensions et freiner l’avancée des missions.
17. Outils multilingues
Vous avez la possibilité de créer tous vos contenus (réseau social d’entreprise, journal interne, etc.) dans différentes langues. Cela répond à deux besoins :
- D’une part, avec une mondialisation de l’activité économique, certains de vos collaborateurs peuvent être de nationalité différente ;
- D’autre part, si vous attendez d’eux qu’ils partagent les contenus, ceux-ci doivent être accessibles à tous pour créer un véritable engagement et booster la communication de votre entreprise.
18. Gestion de contenus riches
Avec votre plateforme de communication interne d’entreprise, vous bénéficiez d’outils capables d’enrichir votre communication. Vous produisez des contenus variés et personnalisés sur l’activité économique et sociale de votre entreprise, sur vos clients, etc. Vous utilisez tous les supports de communication à votre disposition, à savoir le texte, la vidéo, les images, etc., pour varier le contenu et le rendre plus attractif. Créez également des newsletters pour mieux informer vos équipes. Nombreuses sont les possibilités pour renforcer canaux de communication à votre disposition.
19. Suivi de communautés
Favorisez le networking et la collaboration avec des outils de travail performants. Vous pouvez suivre les différentes communautés créées et recevoir des mises à jour et des notifications sur les sujets importants. Naturellement, vous avez la possibilité d’interagir pour enrichir votre communication interne. Mettez en place un plan de communication permettant de créer des communautés actives et impliquées.
20. Centre de reconnaissance des employés
Ce centre est encore un autre type de communication d’entreprise. Cette fois, l’objectif est de mettre en avant les employés, de les remercier au moment de leur départ à la retraite, d’accueillir les nouveaux arrivants, etc. C’est le lieu idéal pour annoncer les mobilités internes ou souhaiter un bon anniversaire. On utilise ici la communication interne comme outil de motivation en valorisant les collaborateurs en tant qu’individus maillons de la chaîne de la réussite de l’entreprise.
21. Portail RH
En matière de communication interne, l’outil de gestion RH s’impose naturellement. Cela permet de redorer le blason d’un service qui n'est pas toujours bien perçu. Le portail RH va permettre de communiquer et renforcer la culture d’entreprise. Cet outil permet de gagner en transparence puisque les ressources humaines peuvent :
- communiquer sur les chiffres de l’entreprise;
- fournir des informations importantes;
- annoncer les nouvelles arrivées et les départs;
- ou encore publier les offres d’emplois, etc.
Une FAQ peut également répondre aux questions récurrentes des salariés.
22. Outils analytiques
Comment améliorer la communication interne sans analyse? Parmi les exemples d’outils de communication interne dédiés à l’analyse, LumApps Analytics va vous permettre de piloter toutes vos actions de communication interne au sein de la plateforme intranet. Cela permet de mieux connaître la manière dont vos collaborateurs utilisent vos outils de communication interne, et d’apporter les améliorations nécessaires pour augmenter le niveau d’implication.
→ Lire Aussi : Transformation digitale : Les 10 outils essentiels en entreprise
Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace
La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.
Une stratégie de communication interne optimale engage les employés afin qu’ils aient envie de contribuer à la réussite de l’entreprise. La communication consiste à partager et à présenter des informations pour que les employés prennent des initiatives et donnent le meilleur d’eux-mêmes.
La communication interne est importante pour différentes raisons :
- Augmenter l’engagement et la productivité des employés
- Fournir des informations utiles, claires et précises
- Améliorer l’expérience des employés et leur bien-être
- Renforcer la culture d’entreprise
- Partager la vision et les objectifs de l’entreprise
- Créer un sentiment d’appartenance
- Véhiculer des valeurs communes
- Rendre la communication transversale
- Partager les compétences
- Optimiser le travail en équipe
- Les Suite Collaboratives (Google, Microsoft,…)
- Les Plateformes Intranet
- Les Messageries Instantanées
- Les Outils de Sondages
- Les Outils de Gestion de Contenus