Die ultimative Vorlage für Ihre Onboarding-Checkliste

Onboarding vereinfachen mit Beekeeper

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Mitarbeiter-Onboarding?
  
• Warum eine Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende wichtig ist
  
• Die Phasen des Onboardings
  
• Die wichtigsten Elemente einer Onboarding-Checkliste
  
• Vorlage für die Onboarding-Checkliste
  
• Eine Vorlage für die Onboarding-Checkliste erstellen: das Wichtigste in Kürze
  

Mit einer Vorlage für die Onboarding-Checkliste behalten Hiring Manager jeden Schritt des Onboardings im Blick. Sie können ihn analysieren und optimieren.

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Beim Onboarding gibt es viel zu beachten. Neue Mitarbeitende begrüßen, Schulungsunterlagen bereitstellen, Steuerformulare einreichen: Überall können Fehler und Unklarheiten entstehen.

Eine Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende sorgt für Überblick und macht den Prozess effizienter. Wir sehen uns Folgendes an:

• Was ist Mitarbeiter-Onboarding?
• Warum eine Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende wichtig ist
• Die verschiedenen Phasen des Onboardings
• Best Practices für Ihre Onboarding-Checkliste

Außerdem finden Sie eine Vorlage für die Onboarding-Checkliste, die Sie selbst anpassen können.

Beginnen wir mit den Grundlagen.

Was ist Mitarbeiter-Onboarding?

Schon in der ersten Minute am neuen Arbeitsplatz begegnen Ihnen neue Gesichter, Abläufe, Technologien und Formulare. Vom Unterschreiben der Unterlagen bis zum Kaffee mit den Kolleg:innen: All das gehört zum Onboarding. Hier eine formellere Definition.

Laut SHRM:

„Onboarding“ bezeichnet die Prozesse, mit denen neue Mitarbeitende in die Organisation eingegliedert werden.

Beim Onboarding lernen Mitarbeitende die Struktur, Kultur und Werte des Unternehmens kennen. Und die Verhaltensweisen, mit denen sie ihr Bestes geben können. Zum formellen Onboarding gehören organisierte Aktivitäten, etwa das erste Treffen mit der Führungskraft oder Schulungsprogramme. Auch informelle Begegnungen wie ein Mittagessen mit Kolleg:innen zählen zum Onboarding.

Onboarding ist nicht dasselbe wie die Einführungsphase, auch wenn beide Begriffe oft synonym verwendet werden. Die Einführung ist meist ein kurzer Prozess . Dabei werden Formulare ausgefüllt, und sie dauert einige Tage bis eine Woche. Onboarding ist ein längerfristiger Prozess, der Mitarbeitende in ihre konkrete Rolle und ihre Aufgaben einbindet.

Warum eine Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende wichtig ist

Onboarding-Checklisten sind eines von mehreren Tools für ein erfolgreiches Onboarding. Doch was genau ist eine Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende?

Eine Onboarding-Checkliste ist ein Leitfaden für das HR-Team und die Hiring Manager. Sie stellt sicher, dass kein Schritt im Onboarding vergessen wird.

Onboarding kann für neue Mitarbeitende und Hiring Manager gleichermaßen stressig und überwältigend sein. Vor allem, wenn viele Schritte über Tage, Wochen oder sogar Monate hinweg anfallen. Eine Onboarding-Checkliste verringert das Risiko, dass ein wichtiger Schritt übersehen wird . So müssen Mitarbeitende und Führungskräfte später keine Zeit mit Nacharbeiten verlieren.

Eine Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende hat mehrere Vorteile:

• Sie macht das Onboarding einheitlicher
• Sie spart Zeit
• Sie sorgt für einen reibungsloseren Ablauf

All das kann sich positiv auf das Engagement der Mitarbeitenden auswirken. Engagement, also die Beziehung der Mitarbeitenden zu ihrem Unternehmen, beginnt am ersten Tag des Onboardings. Der erste Eindruck vom Arbeitsplatz prägt, wie sich Mitarbeitende künftig einbringen. Ein gut organisiertes, effizientes Onboarding macht Mitarbeitende engagierter, loyaler und produktiver.

Die Phasen des Onboardings

Sehen wir uns die einzelnen Phasen des Onboardings an. So verstehen Sie besser, was in eine Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende gehört.

Einführung

Wie bereits erwähnt, ist die Einführung kein Synonym für Onboarding. Sie ist ein Teil eines längeren Prozesses. Ziel der Einführung ist es, neue Mitarbeitende mit ihrem Arbeitsplatz vertraut zu machen, nicht, sie schon vollständig zu integrieren.

Die Einführung kann im Einzelgespräch stattfinden. In größeren Unternehmen, vor allem mit Mitarbeitenden vor Ort, kommen jedoch meist mehrere neue Mitarbeitende gleichzeitig zusammen. Präsentationen, Rundgänge und Q&A-Sessions sind typische Einführungsaktivitäten.

Aufgabenbezogene Schulung

Kennen Mitarbeitende die Grundlagen ihres neuen Arbeitsplatzes, geht es um die täglichen Aufgaben. Dazu gehören etwa die Leistungserwartungen, das Begleiten erfahrener Kolleg:innen und technische Einweisungen.

Der Vorteil von digitalem Onboarding: Aufgabenbezogene Schulungen sind auch dann möglich, wenn Mitarbeitende an verschiedenen Standorten arbeiten. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen mit verteilten operativen Teams. Mit einem digitalen Onboarding über eine mobile Kommunikations-App wie Beekeeper absolvieren Mitarbeitende ihre aufgabenbezogenen Schulungen unterwegs, wo immer sie sind.

Übergang

Meist zwischen Monat 2 und 4 schließen Mitarbeitende die ersten Onboarding-Phasen ab und starten in die Übergangsphase. In dieser Zeit arbeiten sich neue Mitarbeitende vollständig in ihre Rolle ein. HR tritt jetzt meist in den Hintergrund. Die neuen Mitarbeitenden stehen vor allem mit ihrer Führungskraft in Kontakt.

Profi-Tipp: Unterstützen Sie Mitarbeitende in der Übergangsphase mit kontinuierlichem Lernen. Mikrolektionen gehören zu den wirksamsten Methoden für die Mitarbeiterschulung , weil sie Kompetenzen in kleinen Schritten über die Zeit aufbauen.

Kontinuierliche Weiterentwicklung

Die letzte Onboarding-Phase richtet den Blick auf die Entwicklung der Mitarbeitenden im Unternehmen. Wer Zeit und Ressourcen in einen langfristigen Plan investiert, zeigt Mitarbeitenden: Das Unternehmen investiert in ihre Entwicklung. Das motiviert Mitarbeitende, dranzubleiben und ihr Bestes zu geben.

In dieser Phase prüfen Führungskräfte, wie gut sich Mitarbeitende in ihre Rolle eingefunden haben und ob sie zusätzliche Ressourcen brauchen. Karriereplanung, individuelle Pläne und Zielvereinbarungen können Teil eines Entwicklungsplans sein.

Die wichtigsten Elemente einer Onboarding-Checkliste

Wenn Sie ein erfolgreiches Onboarding-Programm aufbauen, denken Sie an Ihr eigenes Onboarding in einem neuen Job. Hatten Sie alle nötigen Ressourcen? Waren Sie auf sich allein gestellt? Welche Tools hätten Sie sich gewünscht? Hier sind einige Best Practices für Ihre Onboarding-Checkliste.

Ziele und Erwartungen klar formulieren

Die meisten Führungskräfte wünschen sich, dass ihr Team sein Bestes gibt. Doch was heißt das konkret? Legen Sie fest, woran Sie „erfolgreiche“ Mitarbeitende messen. So wissen neue Mitarbeitende, wo sie im Onboarding stehen und woran sie arbeiten müssen. Führungskräfte können früh helfen, wenn jemand bestimmte Erwartungen noch nicht erfüllt. Umgekehrt können Mitarbeitende sich melden, wenn ihnen Ressourcen fehlen, um ein Ziel ihrer Führungskraft zu erreichen.

Realistische Ziele setzen

Niemand kann am ersten Tag alle Informationen behalten und perfekt arbeiten. Realistische Ziele helfen neuen Mitarbeitenden, sich einzugewöhnen. Sie stärken das Selbstvertrauen, ohne zu überfordern. Und sie ermöglichen erste Erfolge von Anfang an.

Papierlos arbeiten

Onboarding ist berüchtigt für Berge von Papierkram. Richtlinien, Produktblätter, Regelwerke und Sicherheitshandbücher sind wichtige Dokumente. Auf Papier entfalten sie aber selten ihren vollen Nutzen. Mitarbeitende sehen die dicken, unhandlichen Handbücher im HR-Büro vielleicht während der Einführung. Ein paar Monate später haben sie darauf keinen Zugriff mehr. Wer Dokumente digitalisiert und papierlos arbeitet, gibt Mitarbeitenden wichtige Unterlagen während des Onboardings und darüber hinaus jederzeit an die Hand. Zu wissen, dass diese Dokumente immer verfügbar sind, gibt Mitarbeitenden zudem Sicherheit: Sie können jederzeit nachschlagen.

Mentor:innen zuweisen

Ein Handbuch zu lesen oder ein Schulungsvideo anzusehen ist eine Sache. Eine Aufgabe selbst in Echtzeit zu erledigen, eine ganz andere. Nervosität im neuen Job, Leistungsdruck und eine ungewohnte Umgebung können neue Mitarbeitende ausbremsen. Ein Mentor oder eine Mentorin, an die sie sich mit Fragen wenden können, nimmt die Nervosität. So werden neue Mitarbeitende schneller produktiv.

Vorlage für die Onboarding-Checkliste

Mit einer einheitlichen Onboarding-Checkliste bleibt Ihr HR-Team auf demselben Stand und sieht, wie gut jeder Schritt funktioniert. Hier ist eine Vorlage, mit der Sie Ihre eigene Checkliste erstellen können.

Pre-Onboarding

• Arbeitsplatz für neue Mitarbeitende einrichten
• Mit der Führungskraft abstimmen
• Das Team über die neue Person informieren

Erste offizielle Begrüßung

• Details zum Start klären (Tag/Uhrzeit/Ort)
• Benötigte Dokumente sammeln
• Zeitplan für das Onboarding mitteilen

Erster Arbeitstag

• Rundgang durch den Arbeitsplatz
• Einführung in Tools/Ausstattung/Technologie
• HR-Unterlagen durchgehen (Gehaltsabrechnung, Steuern, Versicherung usw.)
• Teammitglieder vorstellen
• Erwartungen festlegen (Fristen, Sicherheit, Leistung usw.)
• Unternehmenskultur, Mission und Werte besprechen
• Mentor:in zuweisen und vorstellen

Erste Woche

• Schulungsprogramme planen
• Informelle Events organisieren (Afterwork, Kennenlernen usw.)
• Stand der HR-Unterlagen prüfen
• Herausforderungen erkennen und angehen

Onboarding-Checkliste für Monat 1 und danach

• Leistungsfortschritt besprechen
• Zusätzliche Schulungen planen (bei Bedarf)
• Weiterhin Teambuilding-Aktivitäten planen
• Umfrage zur Zufriedenheit mit dem Onboarding versenden

Eine Vorlage für die Onboarding-Checkliste erstellen: das Wichtigste in Kürze

Zusammengefasst: Darum ist eine Vorlage für die Onboarding-Checkliste ein zentraler Teil des Onboardings:

• Sie entlastet Hiring Manager
• Sie stellt sicher, dass wichtige Onboarding-Schritte erledigt werden
• Sie schafft einen einheitlichen Prozess, den Sie analysieren & verbessern können

Eine Vorlage für die Onboarding-Checkliste finden Sie oben. Diese Best Practices helfen beim Anpassen:

• Realistische, konkrete Ziele und Erwartungen festlegen
• Papierlos arbeiten und das Onboarding digitalisieren
• Jeden Schritt durchdenken, von der Einführung bis zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
• Eine ganzheitliche Strategie mit formellen und informellen Aktivitäten entwickeln

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