inIDEX

Die Herausforderung

Die Idex Group ist ein wichtiger Akteur der Energiewende und entwickelt ihre Services ständig weiter. In den letzten Jahren ist die Gruppe stark gewachsen: durch die Übernahme zahlreicher lokaler Unternehmen und internationaler Firmen wie Go4Green in Belgien und DanPower Baltic in Litauen.

In diesem schnell wachsenden Umfeld stehen Supportfunktionen wie Kommunikation, Personalwesen und Sicherheit täglich vor großen Herausforderungen:

1. Zugehörigkeitsgefühl

2. Attraktivität & Recruiting

3. Onboarding & Schulung

Um diese Herausforderungen zu meistern und die Strategie der Gruppe zu unterstützen, beschloss Idex 2018, seine interne Kommunikationsplattform komplett zu erneuern. Bisher war sie nur für Supportfunktionen und am Desktop verfügbar. Das neue Intranet sollte die gesamte Kommunikation für alle Mitarbeitenden bündeln, im Büro wie vor Ort.

Idex wollte seinen Mitarbeitenden ein Intranet bieten, das für Folgendes steht:

• Das Gesicht der Gruppe: Idex ist in vielen Bereichen aktiv. Deshalb wollte das Unternehmen einzelne Berufe und Profile von Mitarbeitenden sichtbar machen und so alle in der Gruppe zusammenbringen.
• Zentraler Hub für Zusammenarbeit: Viele Mitarbeitende arbeiten vor Ort und an verschiedenen Standorten im ganzen Land. Das Unternehmen wollte daher eine Plattform für Zusammenarbeit und Networking schaffen.
• Quelle für Geschäftsinformationen: Alle nützlichen Dokumente und Sicherheitsverfahren sind in einer Single Source of Truth gebündelt.

So begann 2018 die Zusammenarbeit von Idex und LumApps. Gemeinsam entstand ein Digital Workplace, der mehr als 4.900 Mitarbeitende vernetzt, davon über 2.700 Mitarbeitende vor Ort.

Der neue mobile und agile Digital Workplace

„inIDEX“, die neue Intranet-Plattform von Idex, startete im Oktober 2018. Sie bietet vier zentrale Funktionen für die oben beschriebenen Anforderungen:

News

Dank der Beiträge eines hauseigenen Journalisten bietet das Intranet täglich News und Artikel. Dieser sogenannte „heiße“ Content stellt Talente und Innovationen in den Mittelpunkt und rückt die Mitarbeitenden von Idex ins Rampenlicht.

Nützliche Informationen

Statische Seiten und Rubriken, sogenannter „kalter“ Content, machen nützliche Dokumente wie HR- und IT-Unterlagen leicht zugänglich. Zugleich unterstützt Idex seine Mitarbeitenden in ihren risikoreichen Aufgaben mit relevanten Inhalten zu Gesundheit und Sicherheit.

Mobiler Zugang

inIDEX ist am Desktop und auf Mobilgeräten verfügbar. Mit der mobilen App greifen Mitarbeitende überall auf all ihre Dokumente und die neuesten Unternehmensnews zu.

Communitys

Dank der LumApps-Communitys haben alle Mitarbeitenden Zugang zu gemeinsamen Bereichen. Hier tauschen sie Wissen und Best Practices aus oder sprechen über informellere Themen. Die Mitarbeitenden spürten positive Effekte auf Produktivität, Wohlbefinden und Engagement.

Best Practices für die Adoption

Standardzugang

Im Browser der Mitarbeitenden ist eine Standardeinstellung hinterlegt, die automatisch die Startseite von inIDEX öffnet (neben Posteingang und Kalender). Damit auch Mitarbeitende unterwegs oder vor Ort dabei sind, ist die mobile inIDEX-App auf allen beruflichen Mobilgeräten vorinstalliert.

Smarter Launch und Anerkennung der Mitarbeitenden

Idex bezog die Regionalabteilungen und einige Endnutzende von Anfang an in das Projekt ein. Ein zweimonatiger Pilot lieferte Feedback, das die Plattform verbesserte, und zahlreiche Stimmen aus der Belegschaft für die Werbekampagne des neuen Intranets.

Unterstützung durch die Führung

Im Dezember 2019 kam ein neuer Präsident zu Idex. Das war ein Wendepunkt für die Nutzung der Plattform. Mit seinem Fokus auf neue Technologien machte er inIDEX zum zentralen Zugang für alle Unternehmensinformationen und News. Er forderte die Abteilungen auf, inIDEX als wichtigsten Kommunikationskanal zu nutzen.

Mobile Gamification

Mehr als 50 % der Mitarbeitenden von Idex arbeiten vor Ort. Deshalb war die Adoption der mobilen Intranet-App entscheidend, besonders während der COVID-19-Pandemie. Idex führte ein Spiel ein, um die App-Nutzung und die Sichtbarkeit zu steigern. Mitarbeitende erhielten Auszeichnungen für Interaktionen mit rein mobilen Inhalten. So stiegen Downloads und Aktivität in der App immer weiter.

LumApps unterstützt den Erfolg

Ein Jahr nach dem Launch der Plattform zeigte eine Zufriedenheitsumfrage, wo inIDEX sich verbessern und weiterentwickeln konnte. Um auf die Bedürfnisse der Nutzenden und der neuen Führung einzugehen, setzte Idex Anfang 2020 gemeinsam mit dem Customer-Success-Team von LumApps verschiedene Änderungen um, die das Nutzungserlebnis der Plattform bereicherten.

Mit wachsender Adoption wünschten sich immer mehr Menschen mehr Sichtbarkeit für News und Aktivitäten der Gruppe. Das digitale Team gestaltete deshalb die Startseite von inIDEX neu. Für mehr Klarheit wurden Struktur und Layout zielgerichteter aufgebaut. So erhalten Informationen der Gruppe und der Regionen mehr Sichtbarkeit. Mit mehreren Rubriken folgt die Startseite der Logik beliebter Nachrichtenseiten. Damit konnte Idex bestehende Kommunikationssilos aufbrechen und ein persönlicheres Erlebnis schaffen.

Damit jede Rubrik sinnvoll organisiert ist und die nötige Gewichtung erhält, lieferte LumApps Leitlinien für Layout und Design der Startseite. Mit seiner Expertise und seinem Know-how half das Customer-Success-Team Idex, einen nahtlosen Fluss zwischen Rubriken, statischen Seiten und gemeinsamen Bereichen zu schaffen.

Zentrale Anwendungsfälle

Inspiriert von der Presse

Eigene News-Rubriken haben auf inIDEX einen besonderen Platz, etwa zu Sicherheit und Gesundheit, Vertrieb, Jobs und Berufen, Regeln und Vorschriften, Innovation, CSR (Corporate Social Responsibility), interner Mobilität und weiteren wichtigen Themen. Format und Sichtbarkeit aller News-Rubriken sind auf die Nutzerprofile zugeschnitten. So kommen Informationen optimal an.

Sicherheit und Arbeitsschutz

Die Sicherheit der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz hat bei Idex hohe Priorität. Wer in einem risikoreichen Umfeld arbeitet, muss gut vorbereitet sein. Deshalb stehen wichtige Informationen immer auf der Startseite des Digital Workplace bereit. Eigene Sicherheitsseiten und Communitys sorgen dafür, dass Mitarbeitende im ganzen Unternehmen schnell auf Ressourcen zugreifen, direkt Fragen stellen und sich im Notfall austauschen können.

HR- und Outbound-Strategie

Die Vision der Idex Group für den Digital Workplace ist klar: Raum für Zusammenarbeit und Austausch für alle! Dafür baut Idex den Kreis der Beitragenden ständig aus und entwickelt die Plattform für die Bedürfnisse aller Teams weiter. Ob Sales, Marketing, Support Operations oder Digitale Transformation: Idex will allen Geschäftsbereichen und Regionen Sichtbarkeit geben.

Strategische Informationen über unsere Märkte zu teilen, ist für den Vertrieb unverzichtbar.“ Dank der mit Lumapps erstellten Monitoring-Community hat der Vertrieb Zugriff auf die neuesten nützlichen und aktuellen Informationen, dank der erweiterten Funktionen zur Qualifizierung und Recherche von Informationen.

Als HR erleichtert uns inIDEX den Arbeitsalltag.“ Vom Onboarding unserer Mitarbeitenden über alle HR-News, die Kommunikation von Prozessen und den Zugang zum Schulungsbereich bis zur Möglichkeit für alle, die Stellenangebote der Gruppe in Echtzeit zu sehen und so ihre Mobilität zu fördern: Dank LumApps stehen unsere Mitarbeitenden im Mittelpunkt der HR.

Seit dem Launch der Plattform haben wir eine tolle Synergie mit dem Customer-Success-Team von LumApps aufgebaut.“ Sie bieten uns nicht nur technischen Support, wenn nötig, sondern haben unsere Projekte auch mit ihrer Erfahrung bereichert. Sie haben viele Ideen und Best Practices eingebracht, wesentlich zu mehr Adoption beigetragen und uns inspiriert, unsere Plattform weiterzuentwickeln.

Zentrale Anwendungsfälle

HR- und Outbound-Strategie

+500
Erfolgreich eingearbeitete Mitarbeitende
(seit Januar 2021)

+220
Mitarbeitende haben interne Mobilitätsangebote genutzt (seit 2019)

23 %
Weniger Vorfälle
(seit 2019)

HR-Seite

Die Idex Group ist in den letzten Jahren durch zahlreiche Übernahmen stark gewachsen. Integration und kulturelle Anpassung der Mitarbeitenden wurden dadurch umso wichtiger. Um das zu meistern, bauten das Digital- und das HR-Team von Idex gemeinsam einen HR-Hub für Ankündigungen und Updates auf. Dort stellen sie auch Berufe, Erfahrungen und Erfolgsgeschichten von Mitarbeitenden vor.

Onboarding

Mehr Recruiting bedeutet auch mehr Verantwortung für erfolgreiches Onboarding und Schulungen. Damit Führungskräfte neue Kolleg:innen gut ins Team integrieren, bündelt eine „Onboarding“-Seite alle Informationen und ersten Anweisungen. Zusätzlich führt ein vorkonfigurierter Onboarding-Pfad in der mobilen App neue Mitarbeitende durch ihre ersten Schritte bei Idex. Der Pfad führt über zentrale Seiten wie „Integration“, „Sicherheit und Arbeitsschutz“ und „Erster Tag bei Idex“ bis zur Community „Neuzugänge“. So erhalten alle die wichtigsten Informationen, bevor sie tiefer einsteigen und den Rest der Plattform erkunden.

Interne Mobilität

Für mehr Sichtbarkeit der Karrierechancen innerhalb der Gruppe ersetzte das Team von Idex sein veraltetes HR-Tool durch die neue digitale Plattform. Auf der neuen Seite „Interne Mobilität“ finden Mitarbeitende passende Stellen nach Region, Abteilung und mehr. Eine Rubrik mit inspirierenden Geschichten von Mitarbeitenden und aktuellen internen Beförderungen wird regelmäßig aktualisiert und regt zur beruflichen Weiterentwicklung an.

Community für Neuzugänge

Wegen der Corona-Beschränkungen 2020 konnten Neuzugänge nicht an Integrationstagen vor Ort teilnehmen, um die Organisation und ihre Kolleg:innen kennenzulernen. Deshalb richtete das Team neben der Onboarding-Seite die Community „Neuzugänge“ ein. Dort erhalten alle Neuen Antworten auf ihre Fragen und können ihre Erfahrungen vom ersten Tag an teilen. Als Zeichen der Solidarität und Anerkennung wurden außerdem einmal pro Woche Interviews mit Mitarbeitenden vor Ort in einer eigenen COVID-Community geteilt.