inIDEX

El reto

Idex Group es un actor importante del sector de la transición energética que no deja de hacer evolucionar sus servicios. En los últimos años, el grupo ha crecido mucho tras adquirir numerosas empresas locales y negocios internacionales, como Go4Green en Bélgica y DanPower Baltic en Lituania.

En este entorno de rápido crecimiento, funciones de soporte como comunicación, recursos humanos y seguridad se enfrentan a diario a grandes retos, como:

1. Sentimiento de pertenencia

2. Atractivo y contratación

3. Onboarding y formación

Para afrontar estos retos y alinearse con la estrategia del grupo, en 2018 Idex decidió renovar por completo su plataforma de comunicación interna. Antes solo estaba disponible para las funciones de soporte y en ordenadores de sobremesa; la nueva intranet buscaba unificar toda la comunicación para todos los empleados, tanto en la oficina como sobre el terreno.

Idex quería ofrecer a sus empleados una intranet que fuera:

• La cara del grupo: dada la gran variedad de actividades de la empresa, Idex quería destacar profesiones y perfiles de empleados concretos para unir a todos dentro del grupo.
• Un espacio único de colaboración: muchos empleados trabajan sobre el terreno y en distintas zonas del país. Por eso, la empresa imaginó una plataforma que ofreciera un espacio para colaborar y hacer networking.
• Fuente de información de negocio: todos los documentos útiles y los procedimientos de seguridad están reunidos en una fuente común de información.

Así empezó en 2018 la colaboración entre Idex y LumApps, que dio lugar a un digital workplace que conecta a más de 4.900 empleados, de los que más de 2.700 son empleados operativos.

El nuevo digital workplace, móvil y ágil

Lanzada en octubre de 2018, "inIDEX", la nueva plataforma de intranet de Idex, se basa en cuatro funciones clave diseñadas para responder a las necesidades de negocio descritas:

Noticias

Gracias a las aportaciones de un periodista interno, la intranet se actualiza a diario con noticias y artículos, el llamado contenido "caliente", que pone en valor el talento y la innovación y sitúa a los empleados de Idex en primer plano.

Información útil

La creación de páginas estáticas y secciones, el llamado contenido "frío", facilita la distribución de documentos útiles, como los de RR. HH. e IT, y también permite a Idex apoyar a sus empleados en sus funciones de alto riesgo con contenido relevante sobre salud y seguridad.

Acceso móvil

inIDEX está disponible en ordenador y en dispositivos móviles. La aplicación móvil permite a los empleados acceder a todos sus documentos y a las últimas noticias de la empresa estén donde estén.

Comunidades

Todos los empleados tienen acceso a espacios colaborativos gracias a las comunidades de LumApps. En ellas pueden intercambiar conocimientos y buenas prácticas o hablar de temas más informales. Los empleados notaron efectos positivos en su productividad, su bienestar y su compromiso con el trabajo.

Buenas prácticas de adopción

Acceso por defecto

El navegador de los empleados tiene una configuración por defecto que abre automáticamente la página de inicio de inIDEX (junto con su bandeja de entrada y su calendario). Para implicar a todos, incluso cuando están en movimiento o trabajan sobre el terreno, la aplicación móvil de inIDEX viene instalada por defecto en todos los dispositivos móviles profesionales.

Lanzamiento inteligente y reconocimiento de los empleados

Idex decidió implicar desde el inicio del proyecto a los departamentos regionales y a algunos usuarios finales. Un piloto de dos meses le permitió recoger feedback, que impulsó mejoras en la plataforma, y obtener numerosos testimonios para la campaña de promoción de la nueva intranet.

Apoyo de la dirección

En diciembre de 2019 llegó un nuevo presidente a Idex, lo que marcó un punto de inflexión en el uso de la plataforma. Con su apuesta por las nuevas tecnologías, ayudó a convertir inIDEX en el punto de acceso único a toda la información y las noticias corporativas, e instó a los departamentos a adoptarla como su principal canal de comunicación.

Gamificación móvil

Más del 50 % de los empleados de Idex trabajan sobre el terreno. Por eso la adopción de su aplicación móvil de intranet era crucial, sobre todo con la pandemia de COVID-19. Idex lanzó un juego para fomentar el uso de la app y aumentar su visibilidad. Los empleados ganaban premios al interactuar con contenido exclusivo para móvil, lo que disparó las descargas y la actividad en la app.

El apoyo de LumApps para el éxito

Un año después del lanzamiento de la plataforma, se realizó una encuesta de satisfacción para identificar puntos de mejora y la evolución de inIDEX. Para responder a las necesidades de los usuarios y de la nueva dirección, a principios de 2020 Idex, junto con el equipo de Customer Success de LumApps, empezó a introducir varios cambios para enriquecer la experiencia de usuario de la plataforma.

Con la mayor adopción de la plataforma, cada vez más personas pedían más visibilidad sobre las noticias y actividades del grupo. Esto llevó al equipo digital a rediseñar y adaptar la página de inicio de inIDEX. Para ganar claridad, se revisaron la estructura y la maquetación con un enfoque más orientado al propósito, que da más visibilidad a la información del grupo y de cada región. Con varias secciones temáticas, la página de inicio siguió una lógica parecida a la de los sitios de noticias más populares. Así Idex pudo romper los silos de comunicación existentes y crear una experiencia más personalizada.

Para organizar cada sección de la forma más pertinente y darle el peso necesario, LumApps aportó pautas sobre la maquetación y el diseño de la página de inicio. Con su experiencia y su know-how, el equipo de Customer Success ayudó a Idex a crear un flujo fluido entre sus secciones, sus páginas estáticas y sus espacios colaborativos.

Casos clave

Titulares inspirados en la prensa

Las secciones de noticias dedicadas, como seguridad y salud, ventas, empleos y profesiones, normas y reglamentos, innovación, RSC (responsabilidad social corporativa), movilidad interna y otras que destacan información clave, tienen un lugar especial en inIDEX. El formato y la visibilidad de todas las secciones de noticias se personalizan según el perfil de cada usuario, para que la información llegue a quien la necesita.

Seguridad y protección

Garantizar la seguridad de los empleados en el trabajo es una prioridad para Idex. Al trabajar en un entorno de alto riesgo, los empleados deben estar bien preparados, por eso la información clave siempre está a su alcance en la página de inicio de su digital workplace. Las páginas y comunidades dedicadas a la seguridad permiten que los empleados de toda la organización accedan rápido a los recursos, hagan preguntas directamente y se comuniquen en caso de emergencia.

RR. HH. y estrategia externa

La visión de Idex Group para su digital workplace es clara: ¡dar a todos el espacio adecuado para colaborar e intercambiar! Para lograrlo, trabajan sin parar en ampliar la base de colaboradores de la plataforma y en mejorarla para responder a las necesidades de todos los equipos. Ya sean los equipos de Ventas, Marketing, Operaciones de soporte o Transformación digital, Idex quiere dar visibilidad a todas las unidades de negocio y regiones.

Compartir información estratégica sobre nuestros mercados es esencial para la fuerza de ventas” Gracias a la comunidad de vigilancia creada con Lumapps, la fuerza de ventas tiene acceso a la información útil más reciente y actualizada gracias a sus funciones avanzadas de cualificación y búsqueda de información.

Como RR. HH., inIDEX nos facilita el día a día.” Desde el onboarding de nuestros empleados, pasando por todas las noticias de RR. HH., la comunicación de los procesos, el acceso al área de formación o la posibilidad de que todos vean en tiempo real las ofertas de empleo del grupo para impulsar su movilidad, nuestros empleados están en el centro de RR. HH. gracias a LumApps.

Desde el lanzamiento de la plataforma, hemos creado una gran sinergia con el equipo de Customer Success de LumApps.” No solo nos dan soporte técnico cuando lo necesitamos, sino que han enriquecido nuestros proyectos con su experiencia. Han aportado muchas ideas y buenas prácticas, y han contribuido mucho a aumentar la adopción, a la vez que nos inspiran a seguir desarrollando nuestra plataforma.

Casos clave

RR. HH. y estrategia externa

+500
empleados incorporados con éxito
(desde enero de 2021)

+220
empleados se han beneficiado de oportunidades de movilidad interna (desde 2019)

23 %
menos incidentes
(desde 2019)

Página de RR. HH.

Idex Group ha crecido mucho en los últimos años gracias a varias adquisiciones, lo que ha hecho clave la integración de los empleados y la adaptación cultural. Para afrontar estos retos, los equipos digitales y de RR. HH. de Idex crearon juntos un espacio de RR. HH. para anuncios y novedades. También es un lugar donde destacar las profesiones, experiencias e historias de éxito de las personas.

Onboarding

Más contratación implica más responsabilidad para lograr un buen onboarding y una buena formación. Para ayudar a los mánagers a integrar a los recién llegados en el equipo, una página de "Onboarding" reúne toda la información y las primeras instrucciones. Además, un recorrido de onboarding preconfigurado en la aplicación móvil guía a los empleados en sus primeros pasos en Idex. El recorrido lleva a los usuarios por páginas clave como "Integración", "Seguridad y protección" y "Primer día en Idex" hasta la comunidad "Recién llegados", y se asegura de que reciban toda la información esencial antes de profundizar y explorar el resto de la plataforma.

Movilidad interna

Para dar más visibilidad a las oportunidades de desarrollo profesional dentro del grupo, el equipo de Idex decidió dejar atrás su anticuada herramienta de RR. HH. y apoyarse en su nueva plataforma digital. Ahora los empleados encuentran ofertas de empleo por región, departamento, etc., en la nueva página "Movilidad interna". Una sección con historias inspiradoras de empleados y las últimas noticias de promociones internas se actualiza con regularidad para animar a desarrollar proyectos de carrera.

Comunidad de recién llegados

Por las restricciones sanitarias de 2020, los recién llegados no pudieron disfrutar de las jornadas de integración presenciales para conocer la organización y a sus compañeros. Por eso, junto con la página de onboarding, el equipo puso en marcha una comunidad "Recién llegados" para responder a todas sus preguntas y que pudieran compartir su experiencia desde el primer día. Además, como muestra de solidaridad y reconocimiento, cada semana se compartían entrevistas con empleados operativos en una comunidad dedicada a la COVID.