inIDEX

La sfida

Idex Group è un attore di primo piano nella transizione energetica e lavora costantemente per far evolvere i propri servizi. Negli ultimi anni il gruppo è cresciuto in modo significativo, acquisendo numerose aziende locali e realtà internazionali come Go4Green in Belgio e DanPower Baltic in Lituania.

In un contesto di crescita così rapida, le funzioni di supporto come comunicazione, risorse umane e sicurezza affrontano ogni giorno sfide importanti come:

1. Senso di appartenenza

Costruire un gruppo con valori condivisi e integrare bene tutti i nuovi arrivati. Per il management è un valore centrale: si impegna a promuovere pari opportunità, diversità e crescita professionale.

2. Attrattività e recruiting

Come ogni azienda in crescita, Idex deve affrontare sfide di recruiting. Per restare competitiva sul mercato deve farsi conoscere, essere attrattiva e, soprattutto, trattenere i propri dipendenti.

3. Onboarding e formazione

Idex opera sul campo in un settore ad alto rischio: i suoi dipendenti devono essere formati in modo rapido ed efficace per svolgere le attività senza intoppi.

Per rispondere a queste sfide e allinearsi alla strategia del gruppo, nel 2018 Idex ha deciso di rinnovare completamente la sua piattaforma di comunicazione interna. La vecchia intranet era accessibile solo alle funzioni di supporto e da computer desktop. La nuova soluzione doveva invece unificare la comunicazione per tutti i dipendenti, in ufficio e sul campo.

Idex voleva offrire ai dipendenti una intranet che fosse:

• Il volto del gruppo: viste le numerose attività dell'azienda, Idex voleva valorizzare professioni e profili specifici per unire tutte le persone del gruppo.
• Un hub di collaborazione unico: molti dipendenti lavorano sul campo, in diverse zone del Paese. Per questo l'azienda immaginava una piattaforma che offrisse uno spazio sia per collaborare sia per fare rete.
• Una fonte di informazioni aziendali: tutti i documenti utili e le procedure di sicurezza riuniti in un'unica fonte di verità.

È così che nel 2018 è nata la collaborazione tra Idex e LumApps: insieme hanno creato un digital workplace che connette oltre 4.900 dipendenti, di cui più di 2.700 sono personale sul campo.

Il nuovo digital workplace mobile e agile

Lanciata a ottobre 2018, “inIDEX”, la nuova intranet di Idex, si basa su quattro funzionalità chiave pensate per rispondere alle esigenze descritte sopra:

Notizie

Grazie al lavoro di un giornalista interno, la intranet viene aggiornata ogni giorno con notizie e articoli: contenuti cosiddetti “caldi”, che mettono in luce talenti e innovazioni e danno visibilità ai dipendenti di Idex.

Informazioni utili

Pagine statiche e rubriche, i cosiddetti contenuti “freddi”, facilitano la diffusione di documenti utili, ad esempio HR e IT. Permettono inoltre a Idex di supportare i dipendenti nei loro ruoli ad alto rischio con contenuti pertinenti su salute e sicurezza.

Accesso da mobile

inIDEX è accessibile sia da desktop sia da dispositivi mobili. Con l'app mobile i dipendenti trovano tutti i loro documenti e le ultime notizie aziendali ovunque si trovino.

Community

Grazie alle community LumApps, tutti i dipendenti hanno accesso a spazi di collaborazione. Qui possono condividere conoscenze e buone pratiche o confrontarsi su temi più informali. I dipendenti hanno notato effetti positivi su produttività, benessere e impegno nel lavoro.

Accesso predefinito

Il browser dei dipendenti è impostato per aprire automaticamente la homepage di inIDEX (insieme a posta e calendario). Per coinvolgere tutti anche in mobilità o sul campo, l'app mobile inIDEX è installata di default su tutti i dispositivi mobili aziendali.

Un lancio intelligente e il riconoscimento dei dipendenti

Idex ha scelto di coinvolgere fin dall'inizio del progetto i reparti regionali e alcuni utenti finali. Un progetto pilota di due mesi ha permesso a Idex di raccogliere feedback, che hanno guidato i miglioramenti della piattaforma, e di ottenere numerose testimonianze per la campagna di lancio della nuova intranet.

Il supporto del management

A dicembre 2019 l'arrivo di un nuovo presidente in Idex ha segnato una svolta nell'utilizzo della piattaforma. Con la sua attenzione alle nuove tecnologie, ha contribuito a fare di inIDEX il punto di accesso unico a tutte le informazioni e le notizie aziendali, spingendo i reparti ad adottarla come canale di comunicazione principale.

Gamification su mobile

Oltre il 50% dei dipendenti di Idex lavora sul campo. Per questo l'adozione dell'app mobile della intranet era fondamentale, soprattutto durante la pandemia di COVID-19. Idex ha introdotto un gioco per incoraggiare l'uso dell'app e aumentarne la visibilità. I dipendenti guadagnavano premi interagendo con contenuti disponibili solo da mobile, con sempre più download e attività sull'app.

Il supporto LumApps per il successo

A un anno dal lancio della piattaforma, un sondaggio di soddisfazione ha individuato alcuni punti di miglioramento e di evoluzione per inIDEX. Per rispondere alle esigenze degli utenti e della nuova leadership, all'inizio del 2020 Idex, insieme al team Customer Success di LumApps, ha avviato diverse modifiche per arricchire l'esperienza utente della piattaforma.

Con la crescita dell'adozione, sempre più persone chiedevano maggiore visibilità sulle notizie e sulle attività del gruppo. Così il team digitale ha riprogettato la homepage di inIDEX. Per fare chiarezza, struttura e layout sono stati rivisti con un approccio più orientato agli obiettivi, dando più visibilità alle informazioni del gruppo e a quelle regionali. Con diverse sezioni a rubriche, la homepage ha seguito una logica simile a quella dei siti di notizie più popolari. Così Idex ha potuto abbattere i silos di comunicazione esistenti e creare un'esperienza più personalizzata.

Per organizzare le rubriche nel modo più pertinente e dare a ciascuna il giusto risalto, LumApps ha fornito linee guida su layout e design della homepage. Con la sua esperienza e il suo know-how, il team Customer Success ha aiutato Idex a creare un flusso naturale tra rubriche, pagine statiche e spazi di collaborazione.

Titoli ispirati alla stampa

Su inIDEX hanno un posto speciale rubriche di notizie dedicate a temi chiave come salute e sicurezza, vendite, lavori e professioni, norme e regolamenti, innovazione, RSI (responsabilità sociale d'impresa), mobilità interna e altri ancora. Formato e visibilità di tutte le rubriche sono personalizzati in base al profilo utente, per una diffusione ottimale delle informazioni.

Salute e sicurezza

Garantire la sicurezza dei dipendenti sul lavoro è una priorità per Idex. Chi lavora in un ambiente ad alto rischio deve essere ben preparato: per questo le informazioni chiave sono sempre a portata di mano sulla homepage del digital workplace. Pagine e community dedicate alla sicurezza permettono ai dipendenti di tutta l'organizzazione di accedere rapidamente alle risorse, fare domande direttamente e confrontarsi in caso di emergenza.

HR e strategia esterna

+500
Dipendenti inseriti con successo
(da gennaio 2021)

+220
Dipendenti che hanno beneficiato di opportunità di mobilità interna (dal 2019)

23%
Riduzione del numero di incidenti
(dal 2019)

Pagina HR

Negli ultimi anni Idex Group è cresciuto molto grazie a numerose acquisizioni: l'integrazione dei dipendenti e l'adattamento culturale sono diventati essenziali. Per affrontare queste sfide, i team digitale e HR di Idex hanno creato insieme un hub HR per annunci e aggiornamenti. È anche uno spazio per valorizzare professioni, esperienze e storie di successo delle persone.

Onboarding

Più assunzioni significano una maggiore responsabilità nell'onboarding e nella formazione dei nuovi dipendenti. Per aiutare i manager a integrare i nuovi arrivati nel team, una pagina “Onboarding” riunisce tutte le informazioni e le prime istruzioni. Inoltre, un percorso di onboarding dedicato, preconfigurato nell'app mobile, accompagna i dipendenti nei primi passi in Idex. Il percorso guida gli utenti attraverso pagine chiave come “Integrazione”, “Salute e sicurezza” e “Primo giorno in Idex” fino alla community “Nuovi arrivati”, così ricevono tutte le informazioni essenziali prima di esplorare il resto della piattaforma.

Mobilità interna

Per dare più visibilità alle opportunità di crescita professionale nel gruppo, il team di Idex ha deciso di abbandonare il vecchio strumento HR e sfruttare la nuova piattaforma digitale. Ora i dipendenti trovano le offerte di lavoro pertinenti per regione, reparto e altro ancora nella nuova pagina “Mobilità interna”. Una rubrica con storie ispiranti di colleghi e le ultime notizie sulle promozioni interne viene aggiornata regolarmente per incoraggiare i progetti di crescita professionale.

La community dei nuovi arrivati

A causa delle restrizioni sanitarie del 2020, i nuovi arrivati non hanno potuto partecipare alle giornate di integrazione in presenza per conoscere l'organizzazione e i colleghi. Per questo, oltre alla pagina di onboarding, il team ha creato una community “Nuovi arrivati” per rispondere a tutte le domande dei nuovi colleghi e permettere loro di condividere le proprie esperienze fin dal primo giorno. Inoltre, per esprimere solidarietà e riconoscimento, una volta a settimana venivano condivise in una community COVID dedicata interviste con il personale sul campo.

La visione del digital workplace di Idex Group è chiara: dare a tutti il giusto spazio per collaborare e confrontarsi! Per riuscirci, il gruppo lavora costantemente per ampliare la base dei contributori e migliorare la piattaforma per rispondere alle esigenze di tutti i team. Che si tratti di Vendite, Marketing, Support Operations o Trasformazione digitale, Idex vuole dare visibilità a tutte le business unit e a tutte le regioni.

Condividere informazioni strategiche sui nostri mercati è essenziale per la forza vendita” Grazie alla Community di monitoraggio creata con Lumapps, la forza vendita ha accesso alle informazioni utili più recenti e aggiornate, grazie alle sue funzioni avanzate di qualificazione e ricerca delle informazioni.

Alexandre Bouxin, Marketing Manager at Idex Group

Per noi delle HR, inIDEX semplifica la vita quotidiana.” Dall'onboarding dei dipendenti a tutte le notizie HR, dalla comunicazione dei processi all'accesso all'area formazione, fino alla possibilità per tutti di vedere in tempo reale le offerte di lavoro del gruppo per favorire la mobilità: grazie a LumApps i nostri dipendenti sono al centro delle HR.

Caroline Millard, HR Development Manager at Idex Group

Dal lancio della piattaforma abbiamo creato un'ottima sinergia con il team Customer Success di LumApps.” Non solo ci forniscono supporto tecnico quando serve, ma hanno arricchito i nostri progetti con la loro esperienza. Ci hanno portato molte idee e buone pratiche, hanno contribuito molto ad aumentare l'adozione e ci hanno ispirato a sviluppare ulteriormente la piattaforma.

Fadwa Madani, Digital Communication Manager at Idex Group