Stacks Law Firm: connettere gli avvocati con un digital workplace flessibile

Gli obiettivi di comunicazione

Connettere gli avvocati di tutta la rete è un valore centrale dello studio. Per un avvocato la condivisione delle conoscenze è fondamentale, che si tratti di aggiornamenti normativi, documenti o strategie legali. Per questo lo studio ha sempre voluto una piattaforma di comunicazione potente e flessibile, che permettesse ai suoi avvocati di accedere alle risorse dello studio da casa, in ufficio o in tribunale. Oltre dieci anni fa Stacks ha lanciato una semplice piattaforma personalizzata in “.net”, pensata per la comunicazione top-down. In seguito è passata a Jive, adottando un approccio collaborativo bottom-up alla condivisione delle conoscenze. Negli ultimi anni è emerso chiaramente che serviva una piattaforma più solida, capace di gestire comunicazione bottom-up e top-down e integrata con le moderne tecnologie web 2.0.

Strumenti Microsoft o piattaforma intranet

Microsoft 365 è il cuore dello stack tecnologico di Stacks. All'inizio lo studio aveva pensato di sviluppare una soluzione propria combinando strumenti Microsoft. Tuttavia, i costi per creare una soluzione su misura con Outlook, SharePoint o Yammer sarebbero stati troppo alti rispetto ai risultati.
Nel 2015 Stacks ha adottato una nuova intranet basata sulla piattaforma Jive. Nei primi anni Jive si è rivelata una soluzione eccellente ma, col tempo, la piattaforma non ha più offerto le funzionalità necessarie per continuare a migliorare comunicazione e collaborazione.
Gli utenti erano disorientati dal numero eccessivo di pulsanti, menu e opzioni di Jive. Era confusa e difficile da imparare. Stacks ha quindi iniziato a cercare una piattaforma semplice, pulita e facile da imparare.

Stacks Law Firm, Place&Co e LumApps

Nella scelta della nuova piattaforma, l'integrazione nativa con gli strumenti Microsoft e con Azure AD era indispensabile. Era importante anche che il fornitore potesse migrare cinque anni di dati da Jive alla nuova piattaforma. Infine, la possibilità per qualsiasi utente di creare contenuti facilmente ha avuto un peso decisivo nella selezione: LumApps era davanti a tutti gli altri fornitori valutati. LumApps e Place&Co hanno gestito l'intero processo di migrazione: la grande maggioranza dei contenuti esistenti su Jive è stata migrata grazie agli strumenti e all'esperienza di LumApps. Il team di migrazione ha potuto generare report sullo stato dell'istanza Jive di Stacks, per individuare i contenuti da migrare e garantire la massima precisione.

Il team di Stacks Law Firm ha creato i modelli per la migrazione ed è stata eseguita una migrazione di prova, essenziale per capire le interazioni tra i contenuti prima della migrazione definitiva. Nel complesso, il team di Stacks Law è stato soddisfatto dell'intero processo di implementazione. Il progetto è durato in tutto tre mesi: un risultato eccellente, considerata la grande quantità di dati migrati. Per tutta la durata del progetto LumApps ha messo a disposizione una piattaforma di prova, che ha dato al team di Stacks un ambiente sandbox per sperimentare e testare idee e design.

Imparare dai clienti LumApps

Place&Co ha organizzato diversi incontri individuali tra Stacks e alcuni clienti LumApps locali, felici di condividere la loro esperienza e il modo in cui avevano configurato la piattaforma. Questi incontri sono stati utilissimi: non solo hanno dimostrato l'affidabilità e le capacità del sistema, ma hanno anche mostrato casi d'uso reali e come altre organizzazioni li gestiscono in LumApps. Così Stacks ha potuto prendere presto decisioni sulla propria configurazione.

Di solito gli utenti non creano notizie, ma parlano tra loro, condividono informazioni, consigli e trucchi. Ci serviva un sistema che rendesse facili queste conversazioni e facile trovare i contenuti condivisi.

Casi d'uso principali

Casi d'uso principali

Una cultura delle community

Per Stacks era importante avere “Community” dedicate a temi legali, di business e sociali. Gli utenti possono creare post in pochi istanti, condividere conoscenze e comunicare con tutta la rete di Stacks.

Un'interfaccia pulita e semplice

Grazie alla possibilità di personalizzare completamente l'aspetto di LumApps, Stacks ha potuto adottare un layout pulito e semplice, facile da navigare per gli utenti.

Hub della conoscenza

Un hub online per tutte le risorse legali dello studio, dai precedenti agli strumenti di ricerca, permette agli avvocati di lavorare da casa, in ufficio o in tribunale.

SSO (Single Sign-On) con Microsoft

Usare Microsoft come identity provider con il Single Sign-On permette agli utenti di accedere una sola volta a più applicazioni.

Cosa abbiamo imparato

Il feedback più frequente degli utenti è la sorpresa per quanto sia semplice: uno dei migliori risultati che il management potesse aspettarsi.
Uno dei primi risultati misurabili del progetto è stata la capacità di LumApps e Place&Co di migrare l'azienda da Jive a LumApps in modo rapido e senza intoppi.