Stacks Law Firm : connecter les avocats grâce à un digital workplace flexible

Les objectifs de communication

Connecter les avocats de tout le réseau est une valeur clé du cabinet. Le partage de connaissances est essentiel pour eux, qu’il s’agisse d’évolutions législatives, de documents ou de stratégie juridique. Le cabinet a donc toujours tenu à disposer d’une plateforme de communication puissante et flexible, pour que ses avocats accèdent à ses ressources depuis chez eux, au bureau ou au tribunal. Il y a plus de dix ans, Stacks a lancé une plateforme sur mesure en « .net », simple et pensée pour la communication descendante. Le cabinet est ensuite passé à Jive, avec une approche collaborative et ascendante du partage de connaissances. Ces dernières années, il est devenu évident que Stacks avait besoin d’une plateforme plus robuste, capable de gérer à la fois la communication ascendante et descendante, et intégrée aux technologies web 2.0 modernes.

Outils Microsoft ou plateforme intranet ?

Microsoft 365 est au cœur de l’écosystème technologique de Stacks. Au départ, le cabinet a envisagé de développer sa propre solution en combinant plusieurs outils Microsoft. Mais les coûts de développement d’une solution sur mesure avec Outlook, SharePoint ou Yammer auraient été trop élevés pour des résultats trop faibles.
En 2015, Stacks a déployé un nouvel intranet sur la plateforme Jive. Les premières années, Jive a donné entière satisfaction. Mais avec le temps, la plateforme n’a plus offert les fonctionnalités nécessaires pour continuer à améliorer la communication et la collaboration.
Les utilisateurs étaient perdus face au nombre excessif de boutons, de menus et d’options de Jive. L’outil était confus et difficile à prendre en main. Stacks a donc cherché une plateforme simple, épurée et facile à prendre en main.

Stacks Law Firm, Place&Co et LumApps

Une intégration fluide avec les outils Microsoft et Azure AD était indispensable pour la nouvelle plateforme. Le fournisseur devait aussi pouvoir migrer cinq années de données Jive. Enfin, la possibilité pour chaque utilisateur de créer facilement du contenu a beaucoup compté dans le choix : LumApps devançait tous les autres fournisseurs évalués. LumApps et Place&Co ont piloté toute la migration. La grande majorité des contenus Jive a été migrée grâce aux outils et à l’expertise de migration de LumApps. L’équipe de migration a pu générer des rapports sur l’état de l’instance Jive de Stacks pour identifier les contenus à migrer et garantir l’exactitude du transfert.

L’équipe de Stacks Law Firm a créé les modèles de migration, puis une migration test a été réalisée. Cette étape était indispensable pour comprendre les interactions entre contenus avant la migration réelle. Dans l’ensemble, l’équipe de Stacks Law était satisfaite de tout le processus de mise en œuvre. Le projet complet a duré trois mois de bout en bout, un excellent résultat vu l’ampleur de la migration de données. Pendant tout le projet, LumApps a fourni une plateforme d’essai qui a servi de bac à sable à l’équipe de Stacks pour expérimenter et tester des concepts et des designs.

Apprendre des clients LumApps

Place&Co a organisé plusieurs échanges individuels entre Stacks et des clients LumApps locaux, ravis de partager leur expérience et la configuration de leur plateforme LumApps. Ces échanges ont été très utiles : ils ont prouvé la fiabilité et les capacités du système, et ont montré des cas d’usage concrets et la façon dont d’autres organisations les traitent dans LumApps. Stacks a ainsi pu prendre tôt des décisions sur sa configuration.

Les utilisateurs au quotidien ne créent généralement pas d’actualités, mais ils se parlent, partagent des infos, des trucs et astuces. Il nous fallait un système qui facilite ces conversations et qui permette de retrouver facilement les contenus partagés dans ces conversations.

Ben Stack, CEO at Stacks Law Firm

Une culture des communautés

Pour Stacks, il était important d’avoir des « communautés » autour de sujets juridiques, business et conviviaux. Les utilisateurs peuvent rapidement publier, partager leurs connaissances et échanger avec l’ensemble du réseau Stacks.

Une interface claire et simple

Grâce à la personnalisation complète de l’apparence de LumApps, Stacks a pu adopter une mise en page claire et simple, facile à parcourir pour ses utilisateurs.

Des hubs de connaissances

Un hub en ligne réunit toutes les ressources juridiques du cabinet, des modèles d’actes aux outils de recherche. Les avocats peuvent ainsi travailler depuis chez eux, au bureau ou au tribunal.

Authentification unique (SSO) avec Microsoft

Avec Microsoft comme fournisseur d’identité et l’authentification unique, les utilisateurs se connectent une seule fois pour accéder à plusieurs applications.

Les enseignements clés

Le retour le plus fréquent des utilisateurs : la surprise de voir à quel point l’outil est simple. C’est l’un des meilleurs résultats que la direction pouvait espérer.
L’un des premiers résultats mesurables du projet a été la capacité de LumApps et Place&Co à migrer le cabinet de Jive vers LumApps rapidement et sans accroc.