Stacks Law Firm: Anwälte im flexiblen Digital Workplace vernetzt
Die Kommunikationsziele
Ein Kernwert der Kanzlei ist die Vernetzung der Anwältinnen und Anwälte im gesamten Netzwerk. Wissensaustausch ist für sie unverzichtbar, ob zu Gesetzesänderungen, Dokumenten oder juristischen Strategien. Deshalb legt die Kanzlei seit jeher Wert auf eine leistungsstarke und flexible Kommunikationsplattform. Damit greifen alle auf die Ressourcen der Kanzlei zu, ob zu Hause, im Büro oder im Gericht. Vor über zehn Jahren führte Stacks eine einfache, individuelle „.net“-Plattform für die Top-down-Kommunikation ein. Später folgte der Wechsel zu Jive und damit ein kollaborativer Bottom-up-Ansatz für den Wissensaustausch. In den letzten Jahren wurde klar: Stacks brauchte eine robustere Plattform. Sie sollte Bottom-up- und Top-down-Kommunikation gleichermaßen abbilden und moderne Web-2.0-Technologien integrieren.
Microsoft-Tools vs. Intranet-Plattform
Microsoft 365 ist das Herzstück des Tech-Stacks von Stacks. Zunächst erwog die Kanzlei eine Eigenentwicklung auf Basis verschiedener Microsoft-Tools. Doch die Entwicklungskosten für eine maßgeschneiderte Lösung mit Outlook, SharePoint oder Yammer wären zu hoch für zu geringe Ergebnisse gewesen.
2015 führte Stacks ein neues Intranet auf Basis von Jive ein. In den ersten Jahren war Jive eine hervorragende Lösung. Mit der Zeit jedoch bot die Plattform nicht mehr die Funktionen, die nötig waren, um Kommunikation und Zusammenarbeit weiter zu verbessern gewesen.
Die vielen Buttons, Menüs und Optionen in Jive verwirrten die Nutzenden. Die Plattform war unübersichtlich und schwer zu erlernen. Stacks suchte daher nach einer Plattform, die einfach, übersichtlich und leicht zu erlernen gewesen.
Stacks Law Firm, Place&Co und LumApps
Bei der Suche nach einer neuen Plattform war die nahtlose Integration mit Microsoft-Tools und Azure AD unverzichtbar. Wichtig war auch, dass der Anbieter Jive-Daten aus fünf Jahren auf die neue Plattform migrieren konnte. Und schließlich spielte bei der Auswahl eine Rolle, dass alle Nutzenden ganz einfach Inhalte erstellen können: Hier lag LumApps vor allen anderen geprüften Anbietern. LumApps und Place&Co übernahmen den gesamten Migrationsprozess. Der Großteil der bestehenden Jive-Inhalte wurde mit den Migrationstools und der Expertise von LumApps übertragen. Das Migrationsteam erstellte Berichte zum aktuellen Stand der Jive-Instanz von Stacks. So ließen sich die zu migrierenden Inhalte genau bestimmen.
Das Team von Stacks Law Firm erstellte die Vorlagen für die Migration. Anschließend lief eine Testmigration, um die Zusammenhänge zwischen den Inhalten vor der Live-Migration zu verstehen. Insgesamt war das Team von Stacks Law mit der gesamten Implementierung sehr zufrieden. Das Projekt dauerte von Anfang bis Ende drei Monate. Angesichts der umfangreichen Datenmigration ist das ein hervorragendes Ergebnis. Während des gesamten Projekts stellte LumApps eine Testplattform bereit. Diese Sandbox nutzte das Stacks-Team, um zu experimentieren und Konzepte und Designs zu testen.
Von LumApps-Kunden lernen
Place&Co organisierte mehrere Einzelgespräche zwischen Stacks und bestehenden LumApps-Kunden vor Ort. Diese teilten gern ihre Erfahrungen und zeigten, wie sie ihre LumApps-Plattform konfiguriert hatten. Das war äußerst hilfreich: Die Gespräche bewiesen die Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit des Systems. Sie zeigten außerdem reale Anwendungsfälle und wie andere Organisationen diese in LumApps umsetzen. So konnte Stacks früh Entscheidungen zur eigenen Konfiguration treffen.
Normale Nutzende erstellen in der Regel keine News, aber sie sprechen miteinander, sie teilen Informationen, Tipps & Tricks. Wir brauchten ein System, das diese Gespräche einfach macht und die darin geteilten Inhalte leicht auffindbar macht.
Ben Stack, CEO bei Stacks Law Firm
Eine Kultur der Communitys
Communitys rund um juristische, geschäftliche und soziale Themen waren für Stacks wichtig. Nutzende erstellen schnell Beiträge, teilen Wissen und kommunizieren mit dem gesamten Stacks-Netzwerk.
Klare und einfache Benutzeroberfläche
Da sich das Look-and-Feel von LumApps vollständig anpassen lässt, konnte Stacks ein klares, einfaches Layout umsetzen, in dem sich die Nutzenden leicht zurechtfinden.
Wissens-Hubs
Ein Online-Hub bündelt alle juristischen Ressourcen der Kanzlei, von Musterdokumenten bis zu Recherche-Tools. So können die Anwältinnen und Anwälte arbeiten, ob zu Hause, im Büro oder im Gericht.
Single Sign-On mit Microsoft
Microsoft dient als Identity Provider (IdP) mit Single Sign-On (SSO). So melden sich die Nutzenden einmal an und greifen auf mehrere Anwendungen zu.
Wichtigste Erkenntnisse
Das häufigste Feedback der Nutzenden ist Überraschung darüber, wie einfach alles ist. Das war eines der besten Ergebnisse, die sich die Geschäftsführung erhoffen konnte.
Ein früh messbarer Erfolg des Projekts: LumApps und Place&Co migrierten die Kanzlei nahtlos und schnell von Jive zu LumApps.
Wir haben mehrere Plattformen verglichen und Beekeeper hat uns überzeugt – die Plattform ist benutzerfreundlich, flexibel und vielseitig nutzbar. Als Mitarbeiter schätze ich sehr den schnellen Zugriff auf den Dienstplan und die Unternehmensdokumente, aber auch die unkomplizierte und sichere Kommunikation mit Kollegen. Die Formulare und Workflows sind eine gute Grundlage, um die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Das Beekeeper-Team ist schnell in der Umsetzung von unseren Wünschen und kann sich gut in Abläufe und Anforderungen ein denken.”
