Pourquoi les silos existent et comment les surmonter

Les silos en entreprise. Si vous avez travaillé dans une organisation, quelle qu’elle soit, vous en avez sans doute déjà rencontré : une équipe qui reste dans son coin, un service qui ne partage pas ses informations ou un projet qui laisse de côté des acteurs clés. Les silos peuvent parfois sembler inévitables dans la culture d’entreprise, et pourtant ils freinent souvent considérablement les organisations.

Mais pourquoi les silos existent-ils ? Et surtout, comment les faire tomber pour créer des équipes plus solides et plus connectées ?

Cet article revient sur les enseignements d’une table ronde animée organisée lors de la Bright Conference , où vous découvrirez des moyens concrets de combler les fossés, de favoriser la collaboration et de faire évoluer votre entreprise vers une culture de cohésion et de confiance.

Pourquoi les silos existent-ils ?

1. Des habitudes culturelles et comportementales

Certains silos sont profondément ancrés dans la culture d’une entreprise. Par exemple, les collaborateurs peuvent s’accrocher à des façons de travailler bien établies et éviter les nouvelles approches susceptibles de bousculer le statu quo.

Un participant de la table ronde l’a parfaitement expliqué : « Les gens se replient souvent sur ce qu’ils connaissent quand le changement leur semble hors de portée. Il est plus facile de s’en tenir à des schémas familiers. » Ce comportement ancré crée un cercle vicieux qui s’auto-entretient : les équipes se replient sur elles-mêmes et résistent à une collaboration plus large.

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2. Une efficacité perçue

Beaucoup de collaborateurs se retranchent par défaut dans des silos, parce que cela leur semble plus efficace. Imaginez une équipe commerciale qui ne collabore qu’avec d’autres commerciaux. Pourquoi ? « Parce qu’ils parlent le même langage et partagent la même logique », a fait remarquer un participant.

Pourtant, si travailler dans sa bulle peut sembler plus rapide à court terme, cela se fait souvent au détriment des bénéfices à long terme qu’apporte la diversité des points de vue.

3. La résistance au changement

Le changement, aussi bien intentionné soit-il, peut être difficile à faire accepter. Lorsque les organisations traversent des transitions importantes (nouvelle direction, nouveaux outils ou nouveaux processus), de nombreux collaborateurs se raccrochent instinctivement au confort de ce qu’ils connaissent le mieux, ce qui accentue encore les divisions.

Un exemple classique, partagé lors de la Bright Conference, est venu d’un participant qui a raconté son expérience dans une entreprise récemment introduite en Bourse. Bien que les valeurs de l’entreprise aient été revues avec un groupe diversifié, le processus a involontairement renforcé les silos. Pourquoi ? « Trop d’opinions nous ont poussés à revenir à un groupe plus restreint et familier », a-t-il reconnu.

4. Les structures par services

La plupart des entreprises sont structurées par services (marketing, ventes, opérations, IT) et, si cette organisation aide à définir les responsabilités, elle peut aussi créer des barrières.

Un participant a comparé cette situation à un match de foot d’enfants où tout le monde court après le même ballon, sans stratégie. « Nous nous concentrons trop sur les objectifs séduisants de notre propre périmètre, et personne ne prend le temps de se demander comment ils s’inscrivent dans la vision d’ensemble », a-t-il observé.

5. Une pression de travail écrasante

Enfin, les silos prospèrent lorsque les collaborateurs se sentent débordés. Les équipes soumises à une pression constante ont tendance à se concentrer uniquement sur leurs livrables immédiats. Comme l’a souligné un participant : « Vous n’avez pas le temps de collaborer ni de faire évoluer les choses en profondeur quand vous avez l’impression de passer votre temps à éteindre des incendies. »

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Comment surmonter les silos

Maintenant que nous avons identifié les raisons pour lesquelles les silos persistent, comment les organisations peuvent-elles relever ces défis ? Voici des stratégies éprouvées, partagées lors de la table ronde de la Bright Conference Chicago.

1. Favoriser la collaboration entre les services

L’innovation naît rarement de l’isolement. Pour faire tomber les silos, les entreprises doivent trouver des occasions de faire travailler les équipes ensemble, au-delà des frontières habituelles.

• Créez des points de contact réguliers entre les services. Par exemple, organisez des réunions transverses mensuelles au cours desquelles les équipes partagent leurs actualités, leurs défis et leurs avancées.
• Encouragez le partage d’informations. Un participant a expliqué comment son entreprise utilise un intranet pour mettre en avant les projets des différents services, ce qui renforce la transparence.
• Célébrez les objectifs communs. Pensez à des initiatives qui rassemblent naturellement les équipes, comme des ateliers communs ou des activités de team building axées sur la résolution collaborative de problèmes.

2. S’appuyer sur le soutien de la direction

La direction joue un rôle essentiel dans le démantèlement des silos. Le changement est beaucoup plus facile à mettre en œuvre lorsqu’il est activement soutenu, et incarné, par ceux qui sont au sommet.

• Montrez l’exemple. Les dirigeants peuvent incarner la collaboration en associant des voix diverses à la prise de décision et en partageant ouvertement leurs avancées.
• Fixez des priorités à l’échelle de l’organisation. Une communication claire de la direction sur les objectifs communs garantit que chaque service sait vers quoi tout le monde travaille collectivement.
• Saluez les contributions. Reconnaissez les collaborateurs qui vont au-delà des attentes pour favoriser la collaboration, afin de renforcer la motivation et la solidarité.

3. Instaurer la confiance entre les équipes

La confiance est le socle de la collaboration. Sans elle, même les meilleures stratégies peuvent échouer.

• Supprimez les obstacles à la communication. Un participant de la table ronde a évoqué l’organisation de réunions en présentiel deux fois par an pour les responsables de service, afin de dépasser les idées reçues et de construire une compréhension mutuelle.
• Encouragez les échanges informels. Des initiatives comme des pauses café ou des afterworks virtuels peuvent rapprocher les équipes à distance ou hybrides et créer des occasions de tisser des liens personnels.
• Comblez le déficit de confiance. Les études montrent que la méfiance empêche souvent les équipes de partager ouvertement. En misant sur l’honnêteté, la transparence et un suivi constant des engagements pris, les organisations peuvent instaurer la confiance nécessaire pour surmonter les silos.

4. Créer une responsabilité partagée

Lorsque chacun comprend comment son rôle contribue à un objectif commun, la collaboration devient plus naturelle, et plus importante.

• Définissez des indicateurs communs. Utilisez des indicateurs clés de performance (KPI) qui mesurent la réussite à l’échelle de plusieurs services et mettent en évidence leur interdépendance. Un participant a expliqué comment l’alignement des objectifs sur les indicateurs de l’intranet de l’entreprise a contribué à susciter l’adhésion.
• Publiez des plans communs. Pour améliorer la transparence, l’organisation d’un participant a mis en place un « plan sur une page », une représentation visuelle et concise de la feuille de route de la direction. Ce document a permis aux collaborateurs de comprendre clairement leurs objectifs collectifs.
• Sollicitez des contributions transverses. Commencez par quelque chose de simple, par exemple en demandant à un service de découvrir en avant-première le travail d’une autre équipe pour repérer les recoupements ou les opportunités.

5. Promouvoir un état d’esprit flexible

Faire tomber les silos exige que les collaborateurs sortent de leur zone de confort. Encouragez la flexibilité et l’ouverture à tous les niveaux.

• Proposez des formations. Apprenez aux collaborateurs à collaborer efficacement, à gérer les conflits et à s’adapter à de nouveaux processus de travail.
• Célébrez l’évolution. Saluez les collaborateurs et les services qui ont su traverser le changement avec succès, pour montrer que le changement est non seulement possible, mais aussi valorisé.
• Encouragez la curiosité. Faites découvrir d’autres services aux collaborateurs grâce à des programmes d’observation (shadowing) ou à des formations croisées.

Un intranet réunit les équipes sur une plateforme unique et simple d’utilisation, pour partager connaissances, actualités et idées au moment où cela compte le plus. Grâce à des canaux de communication clairs et à une bonne visibilité sur les projets, les équipes sortent de leurs silos et avancent ensemble vers des objectifs communs. Quand tout le monde est connecté et informé, de nouveaux partenariats voient le jour et la collaboration devient une seconde nature.

Passer à l’action dès aujourd’hui

Faire tomber les silos ne se fait pas du jour au lendemain, mais la réussite commence par l’action. Voici comment vous lancer dès aujourd’hui :

1. Identifiez les silos. Travaillez avec vos équipes pour cartographier les domaines où la communication ou la collaboration fait défaut.
2. Fixez des objectifs clairs. Définissez à quoi ressemble la réussite en matière de collaboration et de confiance.
3. Lancez des initiatives pilotes. Commencez petit, en lançant des projets transverses ou des séances de brainstorming.
4. Évaluez et adoptez des outils utiles. Mesurez les résultats à l’aide d’indicateurs qui relient les efforts de collaboration à des résultats concrets, comme une livraison plus rapide des projets ou une meilleure satisfaction des collaborateurs.  Envisagez de nouveaux outils capables d’améliorer la collaboration et la communication, comme un intranet hub collaborateur.
5. Célébrez les progrès. Saluez les étapes franchies en cours de route pour maintenir la motivation des équipes.

Un intranet réunit les équipes sur une plateforme unique et simple d’utilisation, pour partager connaissances, actualités et idées au moment où cela compte le plus. Grâce à des canaux de communication clairs et à une bonne visibilité sur les projets, les équipes sortent de leurs silos et avancent ensemble vers des objectifs communs. Quand tout le monde est connecté et informé, de nouveaux partenariats voient le jour et la collaboration devient une seconde nature.

Les silos sont peut-être courants en entreprise, mais ils n’ont rien d’immuable. Avec de l’engagement, de la créativité et une vision commune, les organisations peuvent avancer vers un avenir plus prometteur et plus connecté, dans lequel la collaboration est source de progrès et les équipes s’épanouissent ensemble.

Il est temps d’abattre ces murs et de construire quelque chose de meilleur. Êtes-vous prêts ?