Ce que vous avez manque de la conference Gartner Digital Workplace de Londres

Lors de la conférence Gartner Digital Workplace de Londres, un message s’est imposé haut et fort : l’avenir n’attend pas, et vos concurrents non plus. D’ici 2028, plus de 20 % des applications de la digital workplace s’appuieront sur l’IA pour offrir des expériences adaptatives et personnalisées. Une dextérité numérique avancée ne sera plus seulement un avantage concurrentiel : elle deviendra une condition de base de la réussite.

L’urgence est bien réelle. Deux tiers des dirigeants regrettent déjà des décisions technologiques récentes, et la lassitude face au changement fait des ravages : 60 % des collaborateurs se disent insatisfaits des nouveaux systèmes. La leçon à en tirer ? Les organisations doivent agir dès maintenant. Investir dans des stratégies tournées vers l’avenir, de l’adoption de l’IA à la collaboration transverse, n’est plus une option : c’est indispensable pour garder une longueur d’avance.

Cet article rassemble les enseignements les plus concrets de la conférence et propose des stratégies pour surmonter la surcharge numérique, renforcer l’engagement et bâtir un environnement de travail non seulement efficace, mais véritablement prêt pour l’avenir.

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Quand trop d’outils créent trop de chaos

Aujourd’hui, les collaborateurs utilisent chaque jour 16 à 20 applications différentes. À première vue, on pourrait penser qu’une telle profusion technologique simplifie le travail. C’est pourtant souvent l’inverse. Le temps perdu à passer d’une plateforme à l’autre, à chercher des informations ou à tourner en rond crée ce que les experts appellent la « surcharge numérique ». Rien d’étonnant à ce que 70 % des collaborateurs jugent mal leur expérience de travail et que 77 % se disent désengagés.

Le premier réflexe pourrait être de réduire drastiquement le nombre d’outils. Pourtant, les données présentées lors de la conférence ont apporté un éclairage inattendu : les collaborateurs qui utilisent davantage d’applications connectées sont en réalité plus productifs et plus engagés. Le vrai problème ? Le manque d’intégration. Ce n’est pas le nombre d’outils qui compte, c’est la fluidité avec laquelle ils fonctionnent ensemble.

Plutôt que de supprimer des outils, les organisations devraient donc miser sur une approche de plateforme unifiée. En connectant les systèmes, en simplifiant les workflows et en intégrant les données, les entreprises peuvent transformer des logiciels dispersés en un système d’action cohérent, qui réduit les frictions tout en permettant aux collaborateurs de s’épanouir.

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La force de la connexion et l’avantage de la plateforme

L’idée d’Aristote selon laquelle « le tout est plus que la somme de ses parties » résume parfaitement la magie de l’intégration au travail. Une véritable digital workplace n’est pas un assemblage disparate d’outils : c’est une machine bien huilée dont chaque rouage tourne en harmonie avec les autres.

Imaginez des collaborateurs qui accèdent instantanément aux informations dont ils ont besoin, des occasions de collaborer qui émergent naturellement et des automatisations intelligentes qui allègent les tâches répétitives. Il ne s’agit pas de technologie pour la technologie, mais d’une technologie qui favorise la clarté, l’innovation et la dynamique. C’est exactement le type d’environnement que LumApps aide les entreprises à créer.

Comment LumApps façonne les environnements de travail : LumApps comble les fossés numériques en jouant le rôle de hub collaborateur central, où se rejoignent outils, workflows et formation. Ce n’est pas seulement un intranet : c’est le tissu conjonctif de l’entreprise, conçu pour remettre de la clarté et de l’ordre dans le chaos des applications non connectées. Grâce à des fonctionnalités comme les parcours d’apprentissage personnalisés et des intégrations concrètes, LumApps aide les organisations à renforcer l’engagement des collaborateurs, à stimuler la productivité et à bâtir des écosystèmes dynamiques et adaptatifs qui prospèrent à l’ère numérique. Voyez-le comme la transformation d’un ensemble d’outils en un écosystème d’action.

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Pourquoi les collaborateurs doivent construire l’avenir avec vous (l’effet IKEA)

Au-delà des plateformes et des intégrations, une autre pièce du puzzle entre en jeu : l’appropriation. Les études présentées lors de la conférence ont mis en lumière une réalité comportementale souvent appelée « effet IKEA ». Quand vous montez vous-même cette bibliothèque un peu bancale, ne vous semble-t-elle pas un peu plus précieuse ? Le même principe s’applique aux outils de travail.

Lorsque les collaborateurs participent, même modestement, à la configuration d’un workflow ou à la manière dont leurs outils interagissent, leur investissement émotionnel s’envole. L’appropriation responsabilise, et elle est tout à fait accessible grâce à des approches comme les solutions no-code et la personnalisation des processus. Celles-ci permettent aux collaborateurs d’adapter les systèmes à leurs besoins spécifiques sans dépendre des experts IT.

Le conseil : dotez vos collaborateurs de plateformes intuitives qui leur permettent de personnaliser et d’adapter leurs outils numériques. Lorsque les collaborateurs contribuent à façonner leur expérience, ils sont naturellement plus engagés et plus enclins à adopter les nouvelles technologies.

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Mesurer le succès de la digital workplace

Tirer le meilleur parti de vos investissements numériques commence par une vision claire de ce qui compte le plus. Lors de la conférence, une série de données a mis en évidence des obstacles bien connus, et des solutions concrètes, que rencontrent les organisations sur le chemin de résultats significatifs.

Prenons la productivité. Seuls 32 % des responsables RH disposent d’une définition claire de ce que recouvre réellement la productivité, ce qui rend son amélioration difficile à mesurer, voire à définir d’un commun accord. Se concentrer sur des résultats business concrets et s’aligner sur les objectifs à atteindre pose les bases du succès et transforme les ambitions en résultats durables.

Autre point marquant : 72 % des professionnels de l’IT estiment qu’ils ne devraient pas être seuls responsables de la mesure du retour sur les investissements technologiques. Les organisations les plus performantes créent des équipes transverses qui collaborent entre les différentes entités pour cerner le pourquoi, le comment et le où de l’impact technologique. Identifier les indicateurs qui ont du sens, et pas seulement ceux qui sont mesurables, permet d’embarquer toute l’organisation.

Le suivi de l’adoption des applications est une autre pièce du puzzle. Avec 42 % des équipes digital workplace qui ne surveillent pas l’usage des applications, un réel potentiel reste inexploité. Heureusement, la plupart des outils intègrent désormais des mécanismes de suivi par défaut qui facilitent le démarrage : concentrez-vous sur un seul indicateur pour amorcer un changement significatif, puis développez votre programme de mesure à partir de là.

Comment déterminer le succès numérique ? Les données partagées lors de la conférence ont souligné l’importance de mesurer la valeur à la fois immédiate et à long terme. Deux indicateurs se sont distingués :

• Return on Employee (ROE) : il mesure les impacts centrés sur l’humain, comme la réduction des frictions au travail, l’amélioration de l’engagement et une meilleure fidélisation.
• Return on Future (ROF) : une mesure prospective qui reflète la contribution à la valeur stratégique.

Cependant, définir la productivité n’est pas toujours simple. Commencez par vous accorder sur des résultats business mesurables, puis appuyez-vous sur une collaboration transverse pour collecter et unifier les données. Des outils de suivi comme les Digital Experience Platforms (DXP) et les enquêtes d’engagement des collaborateurs permettent de relier les investissements numériques aux résultats business.

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Créer de la valeur : plan d’action

Pour conclure sur les enseignements de la conférence, voici un plan d’action concis que toute organisation peut utiliser pour aligner ses stratégies de digital workplace à la fois sur la satisfaction des collaborateurs et sur les résultats business :

1. Connectez vos outils : dépassez les applications isolées. Misez sur l’intégration pour simplifier les workflows et permettre des décisions plus rapides et mieux éclairées.
2. Donnez la priorité à l’appropriation par les collaborateurs : proposez des solutions no-code et low-code pour impliquer personnellement les collaborateurs dans leur expérience numérique.
3. Engagez-vous à préparer l’avenir : commencez à expérimenter des outils et des solutions basés sur l’IA, capables d’évoluer avec les besoins des collaborateurs.
4. Définissez les indicateurs qui comptent : fixez d’emblée des attentes claires en matière de productivité. Utilisez des outils pour suivre le ROE et le ROF, en combinant indicateurs IT et données comportementales.
5. Écoutez et adaptez-vous : mettez en place une solide stratégie d’écoute de l’expérience numérique des collaborateurs. Combinez télémétrie (santé des applications), ressenti (feedback des collaborateurs) et gestion des incidents (qualité du service IT) pour vous améliorer en continu.

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Cartographier le travail au-delà de l’essentiel

Comprendre le travail dans les organisations modernes va bien au-delà de la simple exécution de tâches. Les collaborateurs jonglent entre produire des résultats, se coordonner avec leurs collègues, planifier, apprendre et créer du lien, en changeant souvent de contexte plusieurs fois par jour. Cette réalité impose aux stratégies de digital workplace de soutenir non seulement le fait de « faire » le travail, mais aussi de le « rendre possible », en supprimant les frictions et en favorisant le bien-être et le lien.

Changement de contexte & friction numérique : du « cœur de métier » aux activités « de soutien/connexes » La vision des collaborateurs sur ce qu’ils font au travail

1. Travailler :
   Les collaborateurs se consacrent à des tâches essentielles, comme produire des livrables, suivre des dossiers, répondre à des demandes, résoudre des problèmes, traiter des commandes, exécuter des missions ou des séries de tâches et se coordonner avec les autres.
2. Travailler pour pouvoir travailler :
   Il s’agit des activités qui soutiennent le cœur du travail : planifier, fixer des objectifs, rendre compte de l’avancement, suivre son temps, participer à des communautés de pratique, apprendre ou se former à de nouvelles compétences, passer des entretiens d’évaluation et bénéficier de coaching ou de mentorat.
3. Travailler pour être en mesure de travailler :
   Ce sont des tâches de soutien qui permettent aux collaborateurs de fonctionner efficacement, comme gérer leurs notes de frais, traiter les démarches RH et administratives liées à un changement professionnel ou personnel, respecter la conformité, gérer le matériel informatique et répondre aux besoins liés aux locaux.
4. Travailler pour se sentir connecté :
   Pour nourrir leur sentiment d’appartenance, les collaborateurs participent à des activités comme le bénévolat ou les actions solidaires, rejoignent des Employee Resource Groups (ERG), s’impliquent dans des programmes de bien-être ou des communautés internes, reçoivent une reconnaissance sociale, tissent des relations et suivent même des formations pour le plaisir.

Aligner les objectifs d’expérience numérique des collaborateurs sur ces besoins à plusieurs niveaux exige les bons outils et le bon état d’esprit. Gestion collaborative du travail, bots et assistants, hubs collaborateurs, plateformes d’engagement : chacun répond à une étape différente du parcours collaborateur, de la maîtrise de livrables complexes à la création de nouveaux liens. Le bon dosage éclaire la voie à suivre et apporte clarté et dynamique à chaque dimension de la vie professionnelle.

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Bâtir une stratégie d’écoute de l’expérience collaborateur

Enfin, aucune stratégie ne fait mouche sans une écoute attentive des personnes qui font tourner votre entreprise. Les organisations modernes ont besoin d’une stratégie d’écoute de l’expérience numérique des collaborateurs reposant sur trois piliers :

• Télémétrie : suivez les signaux de vos applications et de votre infrastructure (performance, fiabilité, taux d’utilisation, incidents) pour repérer immédiatement les problèmes ou les pistes d’optimisation.
• Ressenti : recueillez la voix de vos collaborateurs (feedback, points de friction, compétences, préférences) grâce à des enquêtes pulse régulières, des indicateurs d’engagement et même l’écoute ambiante.
• Autres signaux : collectez les retours issus des canaux de support et des interactions de service pour suivre la satisfaction au fil du temps et la lassitude face au changement.

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En combinant ces éléments, vous pouvez ajuster votre digital workplace en temps réel et faire en sorte que les outils et les expériences restent alignés pour servir à la fois les objectifs business et les attentes des collaborateurs.

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Choisir la bonne solution

La conférence Gartner Digital Workplace de Londres a mis en lumière une vérité essentielle : la connexion est la pierre angulaire d’une digital workplace florissante. Il ne s’agit pas seulement d’outils ou de technologie, mais de créer un écosystème où les workflows sont fluides, où les collaborateurs ont les moyens d’agir et où l’innovation devient une seconde nature.

L’avenir du travail exige plus que de l’efficacité : il impose aux organisations de créer des expériences porteuses de sens, alignées à la fois sur les besoins des collaborateurs et sur les objectifs business. En intégrant leurs plateformes, en donnant la priorité à l’appropriation par les collaborateurs et en adoptant des solutions pilotées par l’IA, les entreprises peuvent transformer leurs environnements de travail en espaces adaptatifs et prêts pour l’avenir.

Mais c’est maintenant qu’il faut agir. En s’appuyant sur des plateformes comme LumApps et en adoptant des stratégies tournées vers l’avenir, les organisations peuvent concevoir des écosystèmes numériques qui ne visent pas seulement l’efficacité, mais aussi des expériences utiles et marquantes pour les collaborateurs. C’est maintenant qu’il faut agir, car l’avenir du travail n’est plus à l’horizon : il est déjà là.

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