Qu’est-ce qu’une organisation hybride ? Avantages, bonnes pratiques et solutions

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Qu’est-ce qu’une organisation hybride ?

Par définition, une organisation hybride répartit ses collaborateurs (rarement à parts égales) entre le télétravail et le siège ou les bureaux de l’entreprise. Ce modèle permet de réunir des équipes au bureau, à distance et en déplacement. Il place les personnes au centre, au bénéfice de l’expérience collaborateur et de la performance. Le travail hybride laisse à chacun le choix du lieu où il travaille le mieux. Il répond ainsi aux objectifs et aux défis des entreprises d’aujourd’hui.

Quelles sont les catégories de travail hybride ?

Pour mettre en place une organisation hybride, les entreprises peuvent s’appuyer sur trois grands modèles :

• Environnement de travail
• Planification
• Répartition des collaborateurs

Ces catégories constituent le point de départ d’une organisation hybride. Elles couvrent les aspects clés du fonctionnement de l’entreprise.

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— Environnement de travail

Les collaborateurs choisissent de travailler chez eux ou au bureau. L’entreprise soutient ainsi des environnements de travail variés, au service de la performance des équipes. Chacun opte pour le cadre où il donne le meilleur de lui-même, en phase avec les objectifs de l’organisation. Chacun peut aussi alterner entre les deux lieux, tant que les besoins de l’activité sont couverts. Le bureau reste idéal pour recevoir des clients et échanger en face à face avec ses collègues. Selon les besoins du jour, on choisit le calme de la maison pour se concentrer ou le bureau pour collaborer. La performance individuelle et collective s’en trouve renforcée.

— Planification

Les entreprises peuvent organiser le travail hybride selon un calendrier adapté à leur activité et à leurs équipes. Deux modèles sont courants : la semaine partagée et l’alternance hebdomadaire. Ils aident les managers à équilibrer travail à distance et présence sur site.

• Avec la semaine partagée, certains jours sont réservés au bureau et d’autres au télétravail. Une équipe ou un service vient au bureau en début de semaine, un autre en fin de semaine. 
• Avec l’alternance hebdomadaire, certains services ou équipes viennent au bureau pendant des semaines définies. Ils télétravaillent ensuite les semaines suivantes (ou selon le calendrier prévu). 

— Répartition des collaborateurs

Ce modèle désigne officiellement une équipe « sur site » et une équipe « à distance ». L’entreprise optimise ainsi la performance selon les exigences de chaque poste. Certains métiers imposent une présence sur place, comme les ouvriers d’usine ou les techniciens de centrale électrique : ils répondent aux besoins opérationnels de l’activité. Le personnel administratif, les commerciaux, les conseillers du service client et les experts IT peuvent souvent travailler à distance, ce qui rend les équipes plus flexibles. Ce modèle montre que le travail hybride s’adapte à chaque poste : certains rôles sont très autonomes et virtuels, d’autres exigent une présence physique. Il répond ainsi aux défis variés des entreprises.

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L’évolution de l’organisation hybride

La pandémie de COVID-19 a obligé les entreprises et leurs dirigeants à repenser la façon dont leurs équipes travaillent. Le télétravail a continué de progresser et le travail hybride s’est installé durablement. L’expérience collaborateur et la performance de l’organisation en ont été transformées. Ces nouveaux modes d’organisation dessinent une partie du futur du travail et répondent aux défis changeants des entreprises.

La pandémie a encore banalisé le télétravail. Beaucoup d’entreprises et de dirigeants ont envisagé pour la première fois une organisation hybride, qui réunit le meilleur des deux mondes : la flexibilité du télétravail et la collaboration en présentiel. Au plus fort de la crise, de nombreuses entreprises et leurs collaborateurs ont dû choisir entre télétravail et arrêt de l’activité, un défi de taille. Ce tournant majeur a prouvé que l’on pouvait travailler efficacement hors des bureaux traditionnels, au profit de l’expérience collaborateur comme de la performance opérationnelle. Il a durablement transformé les structures des organisations.

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LumApps pour les organisations hybrides :

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Exemples d’organisations hybrides

Ces entreprises proposent le travail hybride à leurs collaborateurs :

• Amazon permet à ses collaborateurs de télétravailler deux jours par semaine. L’entreprise compte garder ses bureaux américains ouverts, et ce modèle hybride assure la stabilité de ses sites physiques.
• Cisco a fait du travail hybride son organisation principale. Tous les collaborateurs ne sont pas concernés : chaque équipe décide si le mode hybride ou la présence au bureau lui convient le mieux, puis s’organise en conséquence. Cisco possède des bureaux dans tous les États-Unis, avec un siège à San Jose, en Californie.
• Chez Deloitte, certains collaborateurs peuvent négocier un mode hybride avec leur manager. L’entreprise l’autorise au cas par cas, avec l’accord du manager, dans ses plus de 80 bureaux américains.
• Siemens mise sur une politique hybride qui privilégie la qualité à la quantité. L’entreprise ne s’intéresse pas au nombre d’heures passées au bureau, mais aux résultats obtenus par ses collaborateurs.

Selon le site carrière Ladders, un quart des emplois qualifiés aux États-Unis et au Canada seront en télétravail d’ici fin 2023. Une évolution qui reflète les nouveaux besoins des entreprises et les attentes des actifs.

Les entreprises réfléchissent aussi à la meilleure façon d’utiliser leurs bureaux. Beaucoup les conserveront plutôt que de passer au tout-télétravail, pour répondre aux besoins de collaboration de leurs équipes. Elles vont tout de même revoir l’aménagement et l’usage de leurs espaces pour favoriser la collaboration, sur site comme à distance.

Une entreprise peut réserver certains jours à la collaboration et aux réunions en présentiel, pour une dynamique d’équipe efficace. Les autres jours, l’employeur demande aux collaborateurs de télétravailler, en cohérence avec ses objectifs. Le management peut garder les réunions en présentiel pour lancer de nouveaux projets, organiser des séances de brainstorming ou des activités de team building, au service du leadership et de la performance collective. Les jours à distance servent aux tâches individuelles, ce qui soutient la productivité de chacun. Les bureaux devront évoluer : les postes cloisonnés au centre de l’étage laisseront place à plusieurs espaces de réunion collaboratifs.

Le travail hybride aide aussi les entreprises à fonctionner de façon plus durable : moins de trajets, moins d’énergie consommée dans les bureaux et un avenir plus vert. La performance globale y gagne, tout comme les objectifs environnementaux.

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Quels sont les avantages d’une organisation hybride ?

Une organisation hybride profite à la fois à l’entreprise, à ses dirigeants et à ses collaborateurs. Voici ses principaux atouts, pour les personnes comme pour la performance de l’organisation :

1. Chacun travaille là où il est le plus productif

Certains collaborateurs trouvent le bureau trop bruyant, entre les téléphones qui sonnent et les conversations voisines. À la maison, ils maîtrisent mieux leur environnement et peuvent se concentrer sur leur tâche. Pour d’autres, la maison regorge de distractions : c’est au bureau qu’ils retrouvent leur concentration. 

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Avec le travail hybride, l’entreprise laisse ses collaborateurs choisir où ils travaillent, au lieu de leur imposer un lieu unique à plein temps. Cette flexibilité favorise la collaboration et permet de gérer des affaires personnelles pendant les pauses si besoin.

2. Le travail devient plus collaboratif

En télétravail, il peut être difficile de séparer « temps de travail » et « vie personnelle ». Ces collaborateurs risquent davantage l’épuisement professionnel et la « fatigue Zoom ». Venir au bureau de temps en temps permet de sortir et d’échanger avec ses collègues, pour une expérience de travail plus saine. Cela peut prévenir le sentiment d’isolement et améliorer la dynamique d’équipe. En alternant bureau et télétravail, les collaborateurs ont plus d’interactions sociales et s’impliquent davantage, ce qui enrichit l’expérience collaborateur. Ils profitent aussi d’une culture d’entreprise plus forte, grâce aux liens en présentiel, au team building et à la collaboration en face à face, portés par un leadership solide.

3. Un meilleur équilibre vie pro / vie perso

L’épuisement professionnel touche de nombreux collaborateurs et représente un vrai défi pour les entreprises. Selon la Harvard Business Review, le stress des actifs américains qui jonglent entre des semaines de 40 heures (ou plus) dans des postes exigeants et leurs obligations quotidiennes coûte 125 à 190 milliards de dollars en dépenses de santé, liées à des troubles physiques et psychologiques. La performance de l’organisation et l’expérience collaborateur en pâtissent.

Dans une équipe hybride, l’entreprise favorise l’équilibre vie pro / vie perso : les collaborateurs peuvent caler leurs rendez-vous personnels, chez le médecin ou le dentiste, les jours de télétravail. Ils peuvent aussi accompagner leurs enfants à l’école et aller les chercher. Selon certaines estimations, un collaborateur en télétravail la moitié du temps économise « l’équivalent de 11 jours de travail par an » en temps de trajet. Sa performance s’améliore, tout comme la productivité de l’organisation.

4. Recruter des talents partout

Quand l’entreprise impose un lieu de travail précis, le service des ressources humaines (RH) se limite aux candidats locaux (ou prêts à déménager). Avec une organisation hybride, les RH peuvent chercher des talents dans le monde entier pour trouver la bonne personne à chaque poste. Les équipes gagnent en diversité, et l’entreprise en performance.

5. Réduire les coûts immobiliers

En adoptant le travail hybride, une entreprise n’a plus besoin de prévoir un poste de travail à plein temps pour chaque collaborateur, d’où des économies importantes. Les collaborateurs ne viennent parfois que quelques fois par semaine, ou pour certaines tâches. Les managers peuvent donc optimiser les surfaces. L’employeur peut réduire ses besoins en mètres carrés et ainsi économiser sur l’immobilier d’entreprise, au bénéfice de sa performance globale.

6. Plus d’engagement et de productivité

Les collaborateurs qui ont plus de liberté dans leur façon de travailler sont plus engagés et plus satisfaits, ce qui profite à la performance de l’organisation. Ils sont aussi plus productifs : les objectifs de l’entreprise avancent et l’expérience collaborateur s’améliore.

Les entreprises doivent le reconnaître : les collaborateurs veulent garder le travail hybride après la pandémie de COVID-19. Sans cette possibilité, la majorité resterait sans doute chez son employeur actuel, mais sans enthousiasme à l’idée de revenir au bureau à plein temps, ce qui pèse sur le management et la fidélisation. Près de la moitié chercherait un autre emploi plus flexible. Un vrai défi pour retenir les talents.

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Comment bâtir une stratégie d’organisation hybride ?

La pandémie de COVID-19 a contraint les entreprises à déployer leur stratégie hybride dans l’urgence. Alors que la pandémie desserre son étau, elles peuvent prendre le temps d’appliquer les bonnes pratiques. Il s’agit de revoir le rythme des réunions, d’investir dans les bonnes technologies et de faire régulièrement le point avec les collaborateurs. L’objectif : préserver leur bien-être et leur productivité à distance, au service de l’expérience collaborateur et de la performance.

Source : Envoy

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1. Communiquer tôt avec les collaborateurs

Associez les collaborateurs dès le début pour une transition en douceur. Responsables RH, dirigeants et managers ont tous un rôle à jouer pour expliquer les avantages du travail hybride à ceux qui ne l’ont jamais pratiqué. Vous favorisez ainsi une expérience collaborateur positive et un leadership solide dans toute l’organisation.

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2. Investir dans les bons outils et équipements

Rassurez vos collaborateurs : l’entreprise leur fournira les outils de productivité et de communication nécessaires pour réussir à distance. Ils doivent pouvoir se connecter à la plateforme de communication de l’entreprise pour accéder à leurs fichiers depuis n’importe quel site. L’entreprise doit aussi équiper ses télétravailleurs d’écrans, de chaises de bureau confortables et, si besoin, de bureaux assis-debout. La performance et l’expérience collaborateur s’en trouvent renforcées.

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3. Faire régulièrement le point avec l’équipe

Les collaborateurs ne seront pas au bureau tous les jours (et certains n’y viendront jamais). Les managers doivent donc faire régulièrement le point avec chaque membre de l’équipe. Lors de ces réunions virtuelles, ils peuvent aborder :

• l’avancement des projets de chacun,
• les obstacles qui freinent cet avancement, et
• tout autre sujet que l’équipe souhaite évoquer : priorités, équipements et ressources, échéances, etc.

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4. Demander l’avis des collaborateurs sur leur expérience

Pour créer une culture positive et engagée au sein de votre organisation hybride, proposez à vos équipes des enquêtes de satisfaction anonymes. Quand les collaborateurs savent que leurs réponses restent confidentielles, ils partagent leur expérience sans crainte de représailles. Les dirigeants doivent prendre chaque réponse au sérieux et chercher des solutions aux retours moins positifs. Surtout, l’équipe de direction doit agir de façon visible là où les collaborateurs sont mécontents. C’est ainsi que se construit une culture d’entreprise saine.

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5. Partager les offres de formation continue avec les collaborateurs et les managers

Tous les collaborateurs, y compris ceux en télétravail, doivent recevoir les e-mails qui annoncent les offres de formation continue. Inscrivez-les aussi aux listes de diffusion qui partagent des contenus utiles pour leur métier. Ils enrichissent ainsi leur parcours professionnel et restent informés des évolutions de leur domaine.

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Comment manager une organisation hybride ?

Manager une organisation hybride pose d’autres défis qu’encadrer une équipe au bureau. Les collaborateurs apprécient la flexibilité du télétravail, tandis que l’entreprise et ses managers doivent apprendre à accompagner des équipes en partie à distance. Voici quelques conseils pour que ce mode de travail réussisse à tous et renforce la performance globale.

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1. Repenser le rythme des réunions

Avec le télétravail, planifier une réunion devient plus compliqué. Les managers doivent s’assurer que toute l’équipe est disponible au même moment, depuis différents lieux, pour une visioconférence Zoom. Coordonner plusieurs sites n’est pas simple : si l’ordre du jour n’est pas essentiel, mieux vaut parfois reporter la réunion d’équipe.

Les réunions indispensables seront sans doute courtes et ciblées, ce qui renforce l’efficacité de l’organisation. Une réunion qui durait une heure au bureau (café et biscuits compris) prendra désormais environ moitié moins de temps. Les longues réunions virtuelles peuvent provoquer la fatigue Zoom et nuire au bien-être des collaborateurs.

Demander à quelqu’un de faire un point sur les sujets courants pendant une réunion Zoom n’est pas efficace. Envoyez plutôt un e-mail à tous les participants avant la réunion. C’est plus efficace pour l’entreprise, et chacun peut poser des questions précises si un point reste flou.

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‍2. Ne pas surveiller les collaborateurs pour vérifier leur productivité

Certaines entreprises investissent dans des logiciels de surveillance pour vérifier que leurs collaborateurs travaillent bien chez eux. Pour un manager, c’est généralement une perte de temps. 

Créez une culture bienveillante où l’on reconnaît les collaborateurs pour autre chose que le nombre de touches frappées chaque jour. Dites-leur qu’ils peuvent prévenir leur manager s’ils doivent s’absenter pour une raison personnelle ou familiale. L’expérience collaborateur et la culture d’entreprise en sortent renforcées.

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3. Initier les nouvelles recrues à la culture hybride de l’entreprise

Lors des entretiens d’embauche, demandez aux candidats ce qu’ils pensent du télétravail. Assurez-vous que les nouveaux collaborateurs sont à l’aise à distance. Il est essentiel de prévoir un parcours d’intégration qui couvre le travail à distance comme au bureau.

Les supports de formation de l’entreprise doivent tenir compte du fait que la nouvelle recrue découvre une équipe aux méthodes différentes. Le parcours d’intégration doit rappeler qu’elle ne pourra pas toujours passer au bureau d’à côté pour poser ses questions. Le télétravail impose une autre dynamique que le bureau. Les membres de l’équipe doivent se solliciter rapidement pour ne pas s’égarer : à distance, les occasions d’échanger des retours sont bien plus rares.

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4. Partager vos projets de télétravail avec les collaborateurs

Définissez une stratégie de retour au bureau claire pour tous. Certaines entreprises décideront que tout le monde travaillera à domicile, face au coût élevé d’un bureau physique après la pandémie. D’autres conserveront durablement une organisation hybride.

Laisser des collaborateurs en télétravail dans l’incertitude sur la pérennité de leur organisation est source de stress. Plus ils télétravaillent longtemps, plus la situation leur semble définitive. Ils prennent l’habitude d’un meilleur équilibre vie pro / vie perso, avec moins de trajets, et auront du mal à y renoncer.

→ En savoir plus : 10 solutions pour manager une équipe hybride dans un modèle de travail hybride

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Comment mesurer la performance d’une organisation hybride ?

Pour mesurer la productivité d’une équipe hybride avec des indicateurs clés de performance (KPI), choisissez ceux qui suivent et améliorent la performance des collaborateurs. Les KPI suivants montrent qui obtient de bons résultats et qui a besoin d’un soutien supplémentaire, au bénéfice de la performance globale de l’entreprise.

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1. Communication

Selon le poste et les responsabilités, le manager peut attendre une réponse en quelques minutes. Dans d’autres cas, une réponse dans la journée suffit. Pour évaluer la communication au sein de l’équipe, le plus simple est de mesurer le temps de réponse moyen de toute l’équipe, en interne comme en externe, puis de chercher à le réduire pour gagner en performance.

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2. Autodiscipline

Maintenant que les équipes travaillent à distance, l’entreprise attend de chacun qu’il avance en autonomie. Les managers ne peuvent pas vérifier en permanence la méthode de travail ou le respect des règles. Les collaborateurs gagnent en indépendance pour travailler et résoudre les problèmes à leur façon, ce qui soutient la performance individuelle et l’efficacité de l’équipe.

Pour mesurer l’autodiscipline, les managers peuvent regarder combien de projets un collaborateur mène à bien sans demander d’instructions supplémentaires. Ils peuvent aussi observer à quelle fréquence il faut lui rappeler les échéances et s’il garde son calme face à la frustration. Ils évaluent ainsi la performance individuelle et repèrent les besoins de soutien dans l’équipe.

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3. Usage des technologies

Une organisation hybride ou entièrement à distance n’atteindra pas sa pleine performance si chacun n’utilise pas correctement les outils. Imaginons que les dirigeants demandent à tous de pointer chaque jour avec un outil de suivi de présence. Cette règle s’applique alors à tout le monde. L’équipe n’a pas besoin de quelqu’un qui s’affranchit des règles en refusant d’utiliser les mêmes outils que les autres. C’est la condition d’un soutien et d’une performance homogènes dans toute l’organisation.

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4. Envie d’apprendre en continu

Les collaborateurs doivent montrer de l’intérêt pour l’e-learning afin de rester à jour dans leur poste et enrichir leur expérience. Ils doivent aussi s’intéresser aux événements de formation organisés par l’entreprise (en ligne ou en présentiel) pour suivre l’actualité de leur secteur et continuer à se développer.

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5. Production des collaborateurs

L’efficacité opérationnelle est un autre KPI pour mesurer la performance d’un collaborateur. Le management peut regarder le nombre d’heures productives sur la période d’évaluation, le taux de projets achevés, le nombre de clients servis, etc. De quoi évaluer la performance globale de l’entreprise.

La pandémie de COVID-19 a poussé de nombreuses entreprises à adopter une organisation hybride et à devenir une véritable Digital Workplace. Ce modèle a souvent fait ses preuves et incite les entreprises à le pérenniser. Les technologies permettent aux collaborateurs à distance de collaborer facilement avec leurs collègues au bureau et entre eux, et de travailler partout où ils ont une connexion. Maintenant que la géographie n’est plus un frein au travail d’équipe, les collaborateurs profitent d’un meilleur équilibre vie pro / vie perso. L’entreprise gagne en productivité, avec des équipes plus heureuses et plus engagées, au bénéfice de la performance de l’organisation et de l’expérience collaborateur.

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