Was ist eine hybride Belegschaft? Vorteile, Best Practices und Lösungen

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Was ist eine hybride Belegschaft?

Bei einer hybriden Belegschaft arbeitet ein Teil der Mitarbeitenden remote, ein anderer Teil in der Unternehmenszentrale oder in Büros vor Ort. Die Aufteilung ist meist ungleich. Organisationen können so Teams im Büro, im Homeoffice und unterwegs unterstützen. Dieser Ansatz stellt den Menschen in den Mittelpunkt und verbessert Employee Experience und Leistung. Hybrides Arbeiten gibt Mitarbeitenden die Freiheit, selbst zu wählen, wo sie am besten arbeiten. Das passt zu den Zielen und Herausforderungen moderner Unternehmen.

Welche hybriden Arbeitsmodelle gibt es?

Wenn Organisationen eine hybride Belegschaft planen, gibt es drei grundlegende Modelle:

• Arbeitsumgebung
• Zeitplanung
• Aufteilung der Mitarbeitenden

Diese Modelle sind der Ausgangspunkt für eine hybride Belegschaft und berühren zentrale Aspekte des Geschäftsbetriebs.

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— Arbeitsumgebung

Mitarbeitende können entweder von zu Hause oder im Büro arbeiten. So unterstützen Organisationen unterschiedliche Arbeitsumgebungen, die die Teamleistung steigern. Alle wählen die Umgebung, in der sie am besten arbeiten, im Einklang mit den Zielen der Organisation. Sie können flexibel zwischen beiden Orten wechseln, solange die geschäftlichen Anforderungen erfüllt sind. Büros eignen sich ideal für Termine mit Kundschaft und persönliche Gespräche im Team. Je nach Tagesanforderung wechseln Mitarbeitende also zwischen der ruhigen Umgebung zu Hause für konzentrierte Aufgaben und dem Büro für die Zusammenarbeit. Das verbessert die Leistung der Einzelnen und der Organisation.

— Zeitplanung

Organisationen können hybride Arbeitsmodelle nach einem Zeitplan gestalten, der am besten zu ihren geschäftlichen Anforderungen passt und ihre Teams unterstützt. Zwei gängige Modelle sind die geteilte Woche und der wochenweise Wechsel. Sie helfen Führungskräften, Remote- und Präsenzarbeit in Balance zu bringen.

• Beim Modell der geteilten Woche gibt es feste Tage für Büro- und Remote-Arbeit. Ein Team oder eine Abteilung arbeitet in der ersten Wochenhälfte im Büro, ein anderes in der zweiten.
• Beim wochenweisen Modell gibt es feste Wochen, in denen bestimmte Abteilungen oder Teams im Büro sein müssen. In den folgenden Wochen (oder je nach Plan) arbeiten diese Gruppen von zu Hause.

— Aufteilung der Mitarbeitenden

Bei diesem Modell wird ein Team offiziell zum „Präsenzteam“ und ein anderes zum „Remote-Team“ erklärt. So optimieren Organisationen die Leistung je nach Anforderungen der Tätigkeit. Manche Tätigkeiten erfordern die Anwesenheit vor Ort, etwa in der Fabrik oder in der Kraftwerkstechnik. So bleibt der operative Betrieb gesichert. Verwaltungsmitarbeitende, Vertriebsmitarbeitende, Mitarbeitende im Kundenservice und IT-Fachleute können ihre Arbeit oft remote erledigen. Das macht Teams flexibler und leistungsfähiger. Das Modell zeigt, wie hybrides Arbeiten unterschiedlichen Tätigkeiten gerecht wird: Rollen, die weitgehend eigenständig und virtuell funktionieren, und Rollen, die physische Präsenz erfordern. So begegnen Unternehmen ganz unterschiedlichen Herausforderungen.

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Die Entwicklung der hybriden Belegschaft

Die COVID-19-Pandemie zwang Organisationen und Führungskräfte, die Arbeitsweise ihrer Mitarbeitenden neu zu denken. Remote-Arbeit setzte sich immer weiter durch, und dauerhafte hybride Modelle etablierten sich. Das veränderte die Employee Experience und steigerte die Leistung von Organisationen. Diese Arbeitsmodelle sind ein Aspekt der Zukunft der Arbeit und eine Antwort auf die wachsenden Herausforderungen von Unternehmen.

Die Pandemie hat Remote-Arbeit weiter normalisiert. Viele Organisationen und Führungskräfte zogen erstmals eine hybride Belegschaft in Betracht, die das Beste aus beiden Welten vereint: die Flexibilität von Remote-Arbeit und die Zusammenarbeit vor Ort. Auf dem Höhepunkt der Pandemie mussten viele Unternehmen und Mitarbeitende remote arbeiten oder gar nicht, eine enorme Herausforderung. Dieser grundlegende Wandel zeigte, dass produktive Arbeit auch außerhalb klassischer Büros funktioniert. Er stärkte Employee Experience und operative Leistung und veränderte Organisationsstrukturen nachhaltig.

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LumApps für die hybride Belegschaft:

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Beispiele für hybride Belegschaften

Diese Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden hybrides Arbeiten an:

• Amazon erlaubt seinen Mitarbeitenden, zwei Tage pro Woche von zu Hause zu arbeiten. Das Unternehmen will seine US-Büros offen halten, und das hybride Modell gibt seinen Standorten Stabilität.
• Cisco setzt in erster Linie auf ein hybrides Arbeitsmodell. Allerdings nicht für alle Mitarbeitenden: Jedes Team entscheidet selbst, ob es hybrid oder im Büro am besten arbeitet, und richtet sich danach. Cisco hat Büros in den gesamten USA, der Hauptsitz liegt in San Jose, Kalifornien.
• Einige Mitarbeitende von Deloitte können mit ihrer Führungskraft ein hybrides Modell vereinbaren. Das Unternehmen erlaubt dies in seinen über 80 US-Büros im Einzelfall und mit Zustimmung der Führungskraft.
• Siemens setzt bei seinem Hybridmodell klar auf Qualität statt Quantität. Entscheidend ist nicht, wie viele Stunden Mitarbeitende im Büro verbringen, sondern welche Ergebnisse sie erzielen.

Laut dem Karriereportal Ladders wird bis Ende 2023 ein Viertel aller Fachkräftestellen in den USA und Kanada remote sein. Das spiegelt die veränderten Anforderungen von Unternehmen und die neuen Wünsche der Beschäftigten wider.

Organisationen überlegen auch, wie sie ihre Büroflächen am besten nutzen. Viele Unternehmen behalten ihre Büros, statt komplett remote zu arbeiten, weil ihre Teams Raum für Zusammenarbeit brauchen. Sie verändern aber die Raumaufteilung und die Art, wie sie Flächen für die Zusammenarbeit nutzen, damit Präsenz- und Remote-Teams davon profitieren.

Organisationen können bestimmte Tage für Zusammenarbeit und Meetings vor Ort reservieren, um eine gute Teamdynamik zu fördern. An den übrigen Tagen arbeiten Mitarbeitende remote, im Einklang mit den Unternehmenszielen. Persönliche Team-Meetings können für den Start neuer Projekte, Brainstormings und Teambuilding reserviert werden. Das stärkt Führung und Teamleistung. Remote-Tage sind für Aufgaben da, die Mitarbeitende allein erledigen können, und fördern die individuelle Produktivität. Dafür müssten die Büros umgestaltet werden: Statt vieler Arbeitsplatzboxen in der Mitte der Fläche braucht es Platz für mehrere Meetingbereiche, in denen Teammitglieder zusammenarbeiten.

Hybrides Arbeiten hilft Organisationen und Unternehmen außerdem, nachhaltiger zu wirtschaften: weniger Pendelverkehr, weniger Energieverbrauch in Bürogebäuden und eine grünere Zukunft. Das verbessert die Gesamtleistung und unterstützt Nachhaltigkeitsziele.

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Welche Vorteile hat eine hybride Belegschaft?

Eine hybride Belegschaft bietet Vorteile für Organisationen, Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen. Diese Vorteile stärken Menschen und Leistung der Organisation:

1. Mitarbeitende arbeiten dort, wo sie am produktivsten sind

Manche Mitarbeitende finden das Büro ablenkend: Telefone klingeln, und Kolleg:innen unterhalten sich in der Nähe. Zu Hause haben sie ihre Umgebung besser im Griff und können sich ganz auf ihre Aufgabe konzentrieren. Für andere ist das Zuhause voller Ablenkungen. Sie finden erst im Büro die nötige Konzentration.

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Mit einem hybriden Modell geben Organisationen Mitarbeitenden Flexibilität beim Arbeitsort, statt sie Vollzeit an einen Ort zu binden. Diese Flexibilität unterstützt die Zusammenarbeit im Team und ermöglicht es, bei Bedarf in Pausen Privates zu erledigen.

2. Die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wird stärker

Im Homeoffice fällt es oft schwer, „Arbeitszeit“ und „Freizeit“ zu trennen. Mitarbeitende im Homeoffice haben ein höheres Risiko für Burnout und „Zoom-Fatigue“. Wer ab und zu ins Büro kommt, kommt raus und trifft Kolleg:innen. Das fördert ein gesünderes Arbeiten, beugt Isolation vor und verbessert die Teamdynamik. Die Kombination aus Büro und Remote-Arbeit bringt mehr soziale Kontakte und mehr Engagement und verbessert die Employee Experience. Mitarbeitende profitieren zudem von einer lebendigeren Unternehmenskultur: durch persönliche Begegnungen, Teambuilding und Zusammenarbeit vor Ort, getragen von starker Führung.

3. Mitarbeitende erreichen eine bessere Work-Life-Balance

Burnout ist ein großes Problem und eine echte Herausforderung für Organisationen und Unternehmen. Laut Harvard Business Review verursacht der Stress von US-Beschäftigten, die 40-Stunden-Wochen (oder mehr) in belastenden Jobs mit ihren Alltagsaufgaben vereinbaren müssen, Gesundheitskosten von 125 bis 190 Milliarden US-Dollar durch körperliche und psychische Probleme. Das belastet die Leistung von Organisationen und die Employee Experience.

Arbeiten Mitarbeitende in einem hybriden Team, können Organisationen ihre Work-Life-Balance fördern: An Homeoffice-Tagen lassen sich private Termine wie Arzt- oder Zahnarztbesuche einplanen. Mitarbeitende können ihre Kinder zur Schule bringen und abholen. Schätzungen zufolge spart eine Person, die zur Hälfte remote arbeitet, „das Äquivalent von 11 Arbeitstagen pro Jahr“ an Pendelzeit. Das steigert ihre Leistung und die Produktivität der Organisation.

4. Arbeitgeber können Talente überall rekrutieren

Müssen Mitarbeitende an einem bestimmten Standort arbeiten, ist die Personalabteilung auf Bewerber:innen aus der Region beschränkt (oder auf solche, die umziehen möchten). Bei einer hybriden Belegschaft kann die Personalabteilung dagegen weltweit nach der passenden Person für offene Stellen suchen. Das fördert vielfältige Teams und stärkt die Unternehmensleistung.

5. Unternehmen sparen Kosten für Arbeitsplätze

Führt eine Organisation ein hybrides Modell ein, muss sie nicht mehr für jede Person dauerhaft einen Arbeitsplatz bereitstellen. Das spart erheblich Kosten. Mitarbeitende kommen vielleicht nur ein paar Mal pro Woche oder für bestimmte Aufgaben ins Büro, und Führungskräfte können die Flächen optimieren. Der Arbeitgeber kann seinen Flächenbedarf reduzieren, spart bei Gewerbeimmobilien und verbessert so die Unternehmensleistung.

6. Engagement und Produktivität der Mitarbeitenden steigen

Mitarbeitende mit mehr Flexibilität sind engagierter und zufriedener mit ihrer Arbeit. Das wirkt sich positiv auf die Leistung der Organisation aus. Sie sind auch produktiver, was die Unternehmensziele und die Employee Experience stärkt.

Organisationen sollten anerkennen, dass Mitarbeitende auch nach dem Ende der COVID-19-Pandemie hybrid weiterarbeiten möchten. Wird ihnen das nicht angeboten, bleibt die Mehrheit zwar beim aktuellen Arbeitgeber, wäre aber unzufrieden mit der Rückkehr in Vollzeit ins Büro. Das betrifft Führung und Mitarbeiterbindung. Fast die Hälfte der Mitarbeitenden würde sich nach einer Stelle mit flexibleren Arbeitsmodellen umsehen. Für Unternehmen ist es eine Herausforderung, ihre Talente zu unterstützen und zu halten.

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Wie entwickeln Sie eine Strategie für die hybride Belegschaft?

Die COVID-19-Pandemie zwang Organisationen, ihre Strategie für die hybride Belegschaft schnell umzusetzen. Jetzt, da die Pandemie die Welt weniger fest im Griff hat, können Unternehmen sich die Zeit nehmen, Best Practices umzusetzen. Dazu gehört, Meeting-Zeitpläne zu überdenken, in passende Technologie zu investieren und regelmäßig nachzufragen, wie es Mitarbeitenden remote geht und wie produktiv sie sind. Das stärkt Employee Experience und Leistung der Organisation.

Quelle: Envoy

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1. Kommunizieren Sie früh mit Ihren Mitarbeitenden

Mitarbeitende sollten von Anfang an einbezogen werden, damit der Übergang reibungslos gelingt. HR-Verantwortliche, Geschäftsleitung und Führungskräfte haben alle eine Rolle dabei: Sie vermitteln Mitarbeitenden ohne Erfahrung mit hybridem Arbeiten dessen Vorteile. Das fördert eine positive Employee Experience und starke Führung in der Organisation.

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2. Investieren Sie in die richtige Technologie und Ausstattung

Sichern Sie Mitarbeitenden zu, dass die Organisation die nötigen Produktivitäts- und Kommunikations-Tools für erfolgreiches Remote-Arbeiten bereitstellt. Sie sollten sich von jedem Ort aus in die Kommunikationsplattform des Unternehmens einloggen und auf ihre Dateien zugreifen können. Außerdem sollte das Unternehmen Remote-Mitarbeitende bei Bedarf mit Monitoren, bequemen Bürostühlen und Stehtischen ausstatten. Das verbessert Leistung und Employee Experience.

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3. Planen Sie regelmäßige Check-ins mit dem Team

Da Mitarbeitende nicht regelmäßig im Büro sind (und manche gar nicht), müssen Führungskräfte regelmäßig mit ihren Teammitgliedern sprechen. In diesen virtuellen Meetings kann die Führungskraft Folgendes besprechen:

• den Fortschritt der Projekte im Team,
• Probleme, die den Fortschritt bremsen, und
• alle weiteren Themen, die das Team besprechen möchte, etwa Prioritäten, Ausstattung und Ressourcen oder Deadlines.

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4. Holen Sie Feedback der Mitarbeitenden zu ihren Erfahrungen ein

Für eine positive, engagierte Kultur in Ihrer hybriden Belegschaft sollten Organisationen anonyme Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit durchführen. Wissen Mitarbeitende, dass ihre Antworten vertraulich sind, teilen sie ihre Erfahrungen offen und ohne Angst vor Konsequenzen. Führungskräfte sollten alle Antworten ernst nehmen und Wege finden, auf kritisches Feedback einzugehen. Noch wichtiger: Das Management sollte sichtbar handeln, wo Mitarbeitende unzufrieden sind. Das stärkt eine gesunde Unternehmenskultur.

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5. Teilen Sie Weiterbildungsangebote mit Mitarbeitenden und Führungskräften

Alle Mitarbeitenden, auch wer remote arbeitet, sollten E-Mails zu Weiterbildungsangeboten erhalten. Nehmen Sie sie auch in Verteiler für relevante Inhalte zu ihrer Arbeit auf. Das fördert ihre berufliche Entwicklung und hält sie über Veränderungen in ihrem Fachgebiet auf dem Laufenden.

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Wie führen Sie eine hybride Belegschaft?

Eine hybride Belegschaft zu führen, bringt andere Herausforderungen mit sich als ein Team im Büro. Mitarbeitende schätzen die Flexibilität von Remote-Arbeit. Organisationen und Führungskräfte müssen lernen, Teams zu unterstützen, die zumindest zeitweise nicht vor Ort sind. Diese Tipps helfen, das Modell für alle zum Erfolg zu machen.

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1. Überdenken Sie Ihren Meeting-Kalender

Mit Remote-Arbeit wird die Meeting-Planung schwieriger. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass alle Teams an ihren verschiedenen Standorten gleichzeitig für eine Zoom-Konferenz verfügbar sind. Ist die Agenda nicht zwingend, ist es wegen der Abstimmung über Standorte hinweg oft effizienter, das Team-Meeting später anzusetzen.

Notwendige Team-Meetings sind dann meist kurz und auf den Punkt, und das steigert die Leistung der Organisation. Ein Meeting, das im Büro eine Stunde gedauert hätte (mit Kaffee und Snacks), dauert jetzt etwa halb so lange. Lange virtuelle Meetings können zu Zoom-Fatigue führen und das Wohlbefinden belasten.

Es ist ineffizient, alle Teilnehmenden in einem Zoom-Meeting über Routinethemen zu informieren. Schicken Sie stattdessen vorab eine E-Mail an alle Teilnehmenden. Das ist effizienter, und wer etwas nicht versteht, kann gezielt nachfragen.

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‍2. Überwachen Sie Mitarbeitende nicht, um ihre Produktivität zu prüfen

Manche Unternehmen investieren in Überwachungssoftware, um zu kontrollieren, ob ihre Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten. Das ist meist verschwendete Zeit für Führungskräfte.

Schaffen Sie eine unterstützende Arbeitskultur, in der Mitarbeitende für mehr geschätzt werden als für die Zahl ihrer täglichen Tastenanschläge. Sagen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass sie ihrer Führungskraft Bescheid geben können, wenn sie sich kurz um Privates oder die Familie kümmern müssen. Das stärkt Employee Experience und Unternehmenskultur.

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3. Machen Sie neue Mitarbeitende mit der hybriden Unternehmenskultur vertraut

Fragen Sie Bewerber:innen im Vorstellungsgespräch, wie sie zu Remote-Arbeit stehen. Sorgen Sie dafür, dass sich neue Mitarbeitende beim Remote-Arbeiten wohlfühlen. Entscheidend ist ein Onboarding, das Remote- und Büroarbeit gleichermaßen abdeckt.

Schulungsunterlagen sollten berücksichtigen, dass sich neue Mitarbeitende an ein neues Team mit anderen Abläufen gewöhnen. Das Onboarding sollte klarmachen, dass man mit Fragen oder Anliegen nicht einfach über den Flur gehen kann. Remote-Arbeit folgt einer anderen Dynamik als die Arbeit im Büro. Teammitglieder müssen sich bei Fragen schnell gegenseitig melden, damit niemand vom Kurs abkommt. Remote gibt es deutlich weniger Gelegenheiten für Feedback.

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4. Teilen Sie Ihre Pläne zur Remote-Arbeit mit den Mitarbeitenden

Legen Sie eine nachvollziehbare Strategie für die Rückkehr ins Büro fest. Manche Unternehmen entscheiden, dass alle Mitarbeitenden von zu Hause arbeiten, weil ein physisches Büro nach der Pandemie zu teuer ist. Andere behalten dauerhaft eine hybride Belegschaft.

Remote-Mitarbeitende im Unklaren zu lassen, ob ihr aktuelles Arbeitsmodell dauerhaft ist, verursacht Stress. Je länger Mitarbeitende von zu Hause arbeiten, desto dauerhafter wirkt es. Sie gewöhnen sich an eine Arbeitsweise mit besserer Work-Life-Balance und weniger Pendeln und geben diesen Lebensstil nur ungern wieder auf.

→ Mehr erfahren: 10 Lösungen für die Führung eines hybriden Teams im hybriden Arbeitsmodell

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Wie messen Sie die Leistung einer hybriden Belegschaft?

Wenn Organisationen Key Performance Indicators (KPIs) für die Produktivität eines hybriden Teams festlegen, sollten sie Kennzahlen wählen, die die Leistung der Mitarbeitenden messen und verbessern. Die folgenden KPIs zeigen, wer gute Leistung bringt und wer zusätzliche Unterstützung braucht.

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1. Kommunikation

Je nach Tätigkeit und Verantwortung erwartet die Führungskraft eine Antwort innerhalb von Minuten. In anderen Fällen ist eine Antwort am selben Tag angemessen. Am besten bewerten Organisationen die Kommunikation, indem sie die durchschnittliche Antwortzeit des ganzen Teams intern und extern betrachten. Dann arbeiten sie daran, diesen Durchschnitt zu verkürzen und die Teamleistung zu steigern.

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2. Selbstdisziplin

Wenn Teams remote arbeiten, erwarten Organisationen, dass Mitarbeitende ihre Arbeit eigenständig erledigen. Führungskräfte können nicht ständig Arbeitsabläufe prüfen oder kontrollieren, ob Richtlinien eingehalten werden. Mitarbeitende haben mehr Freiheit, ihre Arbeit zu erledigen und Probleme auf ihre Weise zu lösen. Das stärkt die individuelle Leistung und die Effizienz im Team.

Um Selbstdisziplin zu messen, können Führungskräfte betrachten, wie viele Projekte jemand ohne zusätzliche Anweisungen abschließt. Sie können auch prüfen, wie oft jemand an Deadlines erinnert werden muss und ob die Person auch bei Frust ruhig bleibt. So lässt sich die individuelle Leistung bewerten und erkennen, ob im Team Unterstützung nötig ist.

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3. Nutzung von Technologie

Eine hybride oder vollständig remote arbeitende Belegschaft erreicht ihre volle Leistung nur, wenn alle in der Organisation die Technologie richtig nutzen. Angenommen, die Unternehmensleitung beschließt, dass sich alle täglich über ein Anwesenheits-Tool anmelden. Dann ist das eine Regel für alle. Niemand im Team sollte sich über die Regeln stellen und andere Technologie nutzen als der Rest der Gruppe. Das sichert einheitliche Unterstützung und Leistung in der gesamten Organisation.

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4. Interesse an Weiterbildung

Mitarbeitende sollten Interesse an E-Learning zeigen, um in ihrer aktuellen Rolle auf dem neuesten Stand zu bleiben. Sie sollten sich auch für Lernveranstaltungen der Organisation interessieren (online oder vor Ort), um über Neuigkeiten und Events in ihrer Branche informiert zu bleiben. Das fördert die kontinuierliche berufliche Entwicklung.

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5. Arbeitsergebnisse

Operative Effizienz ist ein weiterer KPI, mit dem Organisationen die Leistung von Mitarbeitenden messen können. Das Management kann die produktiven Stunden im Bewertungszeitraum, die Abschlussquote von Projekten, die Zahl der betreuten Kund:innen usw. betrachten, um die Gesamtleistung zu bewerten.

Die COVID-19-Pandemie hat viele Organisationen gezwungen, eine hybride Belegschaft einzuführen und zu einem echten Digital Workplace zu werden. Das Modell hat sich vielfach bewährt und viele Unternehmen dazu bewogen, es dauerhaft einzuführen. Die Technologie ist da: Mitarbeitende außerhalb des Büros arbeiten einfach mit ihren Teams im Büro und untereinander zusammen und erledigen ihre Arbeit überall, wo sie online sind. Unternehmen wissen jetzt, dass Entfernung kein Hindernis für Teamarbeit sein muss. Mitarbeitende genießen eine bessere Work-Life-Balance. Das Unternehmen profitiert von höherer Produktivität und zufriedeneren, engagierteren Menschen. Das stärkt die Leistung der Organisation und die Employee Experience.

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