Cos'è una forza lavoro ibrida? Vantaggi, best practice e soluzioni

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Cos'è una forza lavoro ibrida?

Per definizione, una forza lavoro ibrida è divisa (di solito in modo non uniforme) tra dipendenti che lavorano da remoto e dipendenti che lavorano nella sede centrale o negli uffici dell'azienda. Questo modello permette alle organizzazioni di supportare un mix di team in ufficio, da remoto e in movimento, con un approccio centrato sulle persone che migliora employee experience e performance. Il lavoro ibrido dà ai dipendenti l'autonomia di scegliere dove lavorano meglio, in linea con gli obiettivi e le sfide delle aziende moderne.

Quali sono le categorie di lavoro ibrido?

Quando un'organizzazione valuta una forza lavoro ibrida, ci sono tre modelli principali da considerare:

• Ambiente di lavoro
• Pianificazione
• Suddivisione dei dipendenti

Queste categorie sono il punto di partenza per costruire una forza lavoro ibrida e toccano aspetti chiave dell'operatività aziendale.

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— Ambiente di lavoro

I dipendenti possono scegliere se lavorare da casa o andare in ufficio, e l'organizzazione supporta ambienti di lavoro diversi che migliorano la performance del team. Ognuno sceglie l'ambiente in cui lavora meglio, in linea con gli obiettivi dell'organizzazione. Le persone possono spostarsi tra i due luoghi con flessibilità, rispondendo alle esigenze del business. L'ufficio è ideale per gli incontri con i clienti e le discussioni faccia a faccia con i colleghi. Così, in base alle esigenze della giornata, i dipendenti alternano la tranquillità di casa per le attività che richiedono concentrazione e l'ufficio per il lavoro collaborativo, migliorando la performance individuale e dell'organizzazione.

— Pianificazione

Le organizzazioni possono impostare il lavoro ibrido secondo una pianificazione adatta alle esigenze del business e dei team. Due modelli comuni sono la settimana divisa e l'alternanza settimanale, che aiutano i leader a bilanciare lavoro da remoto e in sede.

• Il modello a settimana divisa assegna giorni specifici al lavoro in ufficio e da remoto. Un team o un reparto lavora in ufficio nella prima metà della settimana, un altro nella seconda.
• Il modello ad alternanza settimanale stabilisce settimane fisse in cui determinati reparti o team devono essere in ufficio. Questi gruppi possono poi lavorare da casa nelle settimane successive (o secondo la pianificazione prevista).

— Suddivisione dei dipendenti

Il modello di suddivisione dei dipendenti designa formalmente un team “in sede” e un altro “da remoto”, così l'organizzazione ottimizza la performance in base alle esigenze di ogni ruolo. Alcuni lavori richiedono la presenza in sede, come gli operai di fabbrica o i tecnici delle centrali elettriche, per rispondere alle esigenze operative del business. Il personale amministrativo, i commerciali, gli addetti al servizio clienti e gli esperti IT possono invece lavorare da remoto, con più flessibilità e performance per il team. Questa impostazione mostra come il lavoro ibrido possa adattarsi a esigenze diverse, distinguendo i ruoli che possono essere in gran parte autonomi e virtuali da quelli che richiedono una presenza fisica, e affrontando così le diverse sfide delle aziende.

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L'evoluzione della forza lavoro ibrida

La pandemia di COVID-19 ha costretto organizzazioni e leader aziendali a ripensare il modo di lavorare delle persone. L'adozione del lavoro da remoto ha continuato a crescere e il lavoro ibrido permanente ha iniziato a diffondersi, trasformando l'employee experience e migliorando la performance delle organizzazioni. Questi modelli rappresentano un aspetto del futuro del lavoro e rispondono alle sfide in evoluzione delle aziende.

La pandemia ha reso il lavoro da remoto ancora più normale, e molte organizzazioni e i loro leader hanno valutato per la prima volta una forza lavoro ibrida che unisse il meglio dei due mondi: la flessibilità del lavoro da remoto e la collaborazione in presenza. Nel pieno della pandemia, molte aziende e i loro dipendenti hanno dovuto scegliere tra lavorare da remoto o non lavorare affatto, affrontando sfide importanti. Questo cambiamento radicale ha dimostrato che si può lavorare in modo produttivo anche fuori dall'ufficio, a vantaggio dell'employee experience e della performance operativa, e ha portato cambiamenti duraturi nelle strutture organizzative.

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LumApps per la forza lavoro ibrida:

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Esempi di forza lavoro ibrida

Queste aziende offrono ai dipendenti la possibilità di lavorare in modalità ibrida:

• Amazon permette ai dipendenti di lavorare da casa due giorni a settimana. L'azienda intende mantenere aperti gli uffici negli Stati Uniti, e questo modello ibrido garantisce stabilità alle sedi fisiche.
• Ciscoadotta il lavoro ibrido come modalità principale. Non tutti i dipendenti però vi partecipano: ogni team decide se lavora meglio in modalità ibrida o in sede e si organizza di conseguenza. Cisco ha uffici in tutti gli Stati Uniti, con sede centrale a San Jose, in California.
• Alcuni dipendenti di Deloitte possono concordare con il proprio manager una modalità ibrida. L'azienda la concede caso per caso, con l'approvazione del manager, nei suoi oltre 80 uffici negli Stati Uniti.
• Siemensha una policy ibrida incentrata sulla qualità più che sulla quantità. L'azienda non guarda al numero di ore che i dipendenti passano in ufficio, ma ai risultati che producono.

Secondo il sito di carriere Ladders, entro la fine del 2023 un quarto di tutti i lavori professionali negli Stati Uniti e in Canada sarà da remoto, a riflesso delle nuove esigenze delle aziende e delle preferenze in evoluzione delle persone.

Le organizzazioni stanno anche valutando il modo migliore di usare i propri uffici. Molte aziende manterranno le sedi fisiche invece di passare a un modello completamente da remoto, per rispondere alle esigenze di collaborazione dei team. Cambieranno comunque layout e uso degli spazi per la collaborazione, a supporto sia del personale in presenza sia di quello da remoto.

Le organizzazioni potrebbero dedicare alcuni giorni alla collaborazione e alle riunioni in presenza, per favorire dinamiche di team efficaci. Negli altri giorni il datore di lavoro indicherà ai dipendenti di lavorare da remoto, in linea con gli obiettivi del business. Il management può riservare le riunioni in presenza al lancio di nuovi progetti, alle sessioni di brainstorming e alle attività di team building, migliorando leadership e performance del team. I giorni da remoto servirebbero invece per le attività che i dipendenti possono svolgere da soli, a favore della produttività individuale. Gli uffici andrebbero ripensati: invece di una pianta con tante postazioni al centro, queste andrebbero rimosse per fare spazio a più aree di riunione collaborative per i membri del team.

Il lavoro ibrido aiuta inoltre organizzazioni e aziende a operare in modo più sostenibile: meno spostamenti casa-lavoro, meno consumi energetici negli uffici e un futuro più verde, a vantaggio della performance complessiva e degli obiettivi di sostenibilità ambientale.

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Quali sono i vantaggi di una forza lavoro ibrida?

Una forza lavoro ibrida porta vantaggi a organizzazioni, leader aziendali e dipendenti. Ecco i benefici che sostengono sia le persone sia la performance dell'organizzazione:

1. I dipendenti lavorano dove sono più produttivi

Alcuni dipendenti trovano l'ufficio dispersivo, tra telefoni che squillano e colleghi che parlano accanto a loro. Lavorando da casa hanno più controllo sull'ambiente e possono concentrarsi sull'attività da svolgere. Per altri, invece, la casa è piena di distrazioni, e l'ufficio è il posto dove trovano la concentrazione per lavorare.

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Con il lavoro ibrido, le organizzazioni danno ai dipendenti flessibilità su dove lavorare, invece di imporre un unico luogo a tempo pieno. Questa flessibilità favorisce la collaborazione nel team e permette alle persone di occuparsi di questioni personali durante le pause, quando serve.

2. Il lavoro diventa più collaborativo

Per chi lavora da casa può essere difficile separare il "tempo di lavoro" dal "tempo personale". Queste persone possono essere più a rischio di burnout e di "Zoom fatigue". Andare in ufficio ogni tanto permette di uscire e interagire con i colleghi, per un'esperienza di lavoro più sana. Può prevenire il senso di isolamento e migliorare le dinamiche del team. Alternando ufficio e lavoro da remoto, i dipendenti vivono più interazione sociale ed engagement, e la loro employee experience migliora. Beneficiano anche di una cultura aziendale più ricca, grazie ai rapporti in presenza e a un mix di team building e collaborazione faccia a faccia, sostenuto da una leadership solida.

3. I dipendenti trovano un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Il burnout è un problema serio per i dipendenti e una sfida importante per organizzazioni e aziende. Secondo Harvard Business Review, lo stress dei lavoratori statunitensi che cercano di conciliare settimane lavorative di 40 ore (o più) in ruoli molto stressanti con gli impegni quotidiani costa tra 125 e 190 miliardi di dollari in spese sanitarie per problemi fisici e psicologici, con un impatto sulla performance delle organizzazioni e sull'employee experience.

Quando i dipendenti fanno parte di un team ibrido, le organizzazioni possono favorire l'equilibrio tra lavoro e vita privata permettendo di usare i giorni a casa per appuntamenti personali, come visite mediche o dal dentista. Si possono accompagnare e riprendere i figli a scuola, e l'esperienza complessiva migliora. Si stima che un dipendente che lavora da remoto metà del tempo risparmi "l'equivalente di 11 giorni lavorativi all'anno" che avrebbe passato negli spostamenti, con benefici per la sua performance e per la produttività dell'organizzazione.

4. I datori di lavoro possono assumere talenti ovunque

Quando un'organizzazione chiede ai dipendenti di lavorare in una sede specifica, l'ufficio risorse umane è limitato ai candidati locali (o disposti a trasferirsi). Con una forza lavoro ibrida, invece, le risorse umane possono cercare talenti in tutto il mondo per trovare la persona giusta per ogni posizione, a vantaggio di team più eterogenei e della performance del business.

5. Le aziende risparmiano sui costi degli spazi di lavoro

Quando un'organizzazione adotta il lavoro ibrido, non deve più garantire una postazione a tempo pieno a ogni dipendente, con risparmi significativi. I dipendenti possono venire in ufficio solo qualche volta a settimana o per attività specifiche, e i leader possono ottimizzare gli spazi. Il datore di lavoro può ridurre la superficie necessaria, risparmiando sugli immobili commerciali e migliorando la performance complessiva del business.

6. Engagement e produttività dei dipendenti aumentano

I dipendenti con più flessibilità nel modo di lavorare sono più coinvolti e soddisfatti, con un impatto positivo sulla performance dell'organizzazione. Sono anche più produttivi, a sostegno degli obiettivi del business e dell'employee experience.

Le organizzazioni devono tenere presente che i lavoratori vogliono continuare con il lavoro ibrido anche dopo la fine della pandemia di COVID-19. Se non viene data loro questa possibilità, la maggior parte potrebbe restare con l'attuale datore di lavoro, ma non sarebbe contenta di tornare in ufficio a tempo pieno, con effetti su leadership e retention. Quasi la metà dei dipendenti inizierebbe a cercare un altro lavoro con più flessibilità: una vera sfida per le aziende che vogliono sostenere e trattenere i propri talenti.

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Come costruire una strategia per la forza lavoro ibrida?

La pandemia di COVID-19 ha costretto le organizzazioni ad attuare in fretta la propria strategia di lavoro ibrido. Ora che la pandemia sta allentando la presa sul mondo, le aziende possono prendersi il tempo per applicare le best practice nella costruzione della strategia. Il processo prevede di rivedere la pianificazione delle riunioni, investire nella tecnologia giusta e fare il punto regolarmente con i dipendenti per assicurarne benessere e produttività da remoto, a vantaggio dell'employee experience e della performance dell'organizzazione.

Fonte: Envoy

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1. Comunica con i dipendenti fin dall'inizio

I dipendenti devono essere coinvolti nel processo fin dall'inizio, per garantire una transizione senza intoppi. Responsabili HR, dirigenti e manager hanno tutti un ruolo nel comunicare i vantaggi del lavoro ibrido a chi non l'ha mai sperimentato, favorendo un'employee experience positiva e una leadership solida nell'organizzazione.

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2. Investi nella tecnologia e nelle attrezzature giuste

Rassicura i dipendenti: l'organizzazione fornirà gli strumenti di produttività e comunicazione necessari per lavorare bene da remoto. Devono poter accedere alla piattaforma di comunicazione aziendale e ai propri file da qualsiasi luogo. L'azienda dovrebbe inoltre supportare chi lavora da remoto fornendo monitor, sedie da ufficio comode e scrivanie regolabili in altezza, se necessario, migliorando performance ed employee experience.

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3. Fissa check-in regolari con il team

Dato che le persone non saranno in ufficio con regolarità (e alcune potrebbero non venirci affatto), diventa fondamentale che leader e manager facciano il punto spesso con i membri del team. Durante questi incontri virtuali il manager può discutere:

• l'avanzamento dei progetti dei membri del team,
• gli eventuali problemi che rallentano il lavoro, e
• qualsiasi altro tema che il team voglia affrontare su priorità, attrezzature e risorse, scadenze e così via.

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4. Chiedi ai dipendenti un feedback sulla loro esperienza

Per creare una cultura positiva e coinvolgente nella tua forza lavoro ibrida, chiedi alle persone di compilare sondaggi anonimi sulla soddisfazione. Se sanno che le risposte sono riservate, i dipendenti condividono la loro esperienza senza timore di ritorsioni. I leader aziendali devono prendere sul serio ogni risposta e cercare soluzioni ai feedback meno positivi. Soprattutto, il management deve mostrare di agire concretamente per correggere le situazioni che rendono i dipendenti insoddisfatti, a sostegno di una cultura organizzativa sana.

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5. Condividi le opportunità di formazione continua con dipendenti e manager

Tutti i dipendenti, compresi quelli che lavorano da remoto, devono ricevere le email sulle opportunità di formazione continua. Vanno anche inseriti nelle mailing list con contenuti interessanti per il loro lavoro, per sostenere la loro crescita professionale e tenerli aggiornati sui cambiamenti nel loro ambito.

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Come gestire una forza lavoro ibrida?

Gestire una forza lavoro ibrida pone sfide diverse rispetto a un team tutto in ufficio. I dipendenti apprezzano la flessibilità del lavoro da remoto, mentre organizzazioni e leader devono imparare a supportare team che lavorano fuori sede almeno per una parte del tempo. Ecco alcuni suggerimenti per far funzionare questo modello per tutti e migliorare la performance complessiva.

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1. Ripensa la pianificazione delle riunioni

Con il lavoro da remoto, pianificare le riunioni è meno semplice. I manager devono assicurarsi che tutto il team sia disponibile nello stesso momento, da luoghi diversi, per una call su Zoom. Per superare la difficoltà di coordinare sedi diverse, se l'ordine del giorno non è essenziale, può essere più efficiente rimandare la riunione di team.

Le riunioni di team necessarie saranno probabilmente brevi e mirate, a vantaggio della performance dell'organizzazione. Una riunione che in ufficio avrebbe richiesto un'ora (caffè e snack compresi) ora durerà circa la metà. Le riunioni virtuali troppo lunghe possono causare Zoom fatigue, con effetti sul benessere dei dipendenti.

Non è efficiente far aggiornare tutti i partecipanti su questioni di routine durante una riunione su Zoom. Meglio inviare un'email a tutti prima dell'incontro. È una strategia più efficiente, che migliora la performance del business, e i partecipanti possono fare domande mirate se qualcosa non è chiaro.

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‍2. Non spiare i dipendenti per controllarne la produttività

Alcune aziende investono in software di monitoraggio per verificare se i dipendenti lavorano davvero da casa. In genere è solo una perdita di tempo per il manager.

Crea una cultura del lavoro di supporto, in cui i dipendenti sono apprezzati per molto più del numero di tasti che premono ogni giorno. Fai sapere alle persone che possono avvisare il proprio manager se devono allontanarsi dalla scrivania per una questione personale o familiare, a vantaggio dell'employee experience e della cultura organizzativa.

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3. Introduci i nuovi assunti alla cultura aziendale ibrida

Quando assumi nuovi dipendenti, chiedi ai candidati durante il colloquio cosa pensano del lavoro da remoto. Assicurati che i nuovi assunti si sentano a proprio agio lavorando da remoto. È fondamentale avere un processo di onboarding che copra sia il lavoro da remoto sia quello in ufficio.

I documenti di formazione aziendali devono tenere conto che il nuovo dipendente si sta adattando a un nuovo team con procedure diverse. L'onboarding deve chiarire che il nuovo assunto non può sempre fare due passi in corridoio per chiedere qualcosa o esprimere un dubbio. Il lavoro da remoto richiede dinamiche diverse rispetto all'ufficio. I membri del team devono contattarsi rapidamente in caso di domande, per non perdere la rotta: da remoto le occasioni di feedback sono molte meno.

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4. Condividi con i dipendenti i tuoi piani futuri sul lavoro da remoto

Definisci una strategia di rientro che i dipendenti possano capire. Alcune aziende potrebbero decidere che tutti lavoreranno da casa, visto l'alto costo di mantenere un ufficio fisico dopo la pandemia. Altre manterranno in modo permanente una forza lavoro ibrida.

Lasciare i dipendenti da remoto nell'incertezza, senza sapere se la loro modalità di lavoro attuale è definitiva, genera stress. Più a lungo si lavora da casa, più la situazione sembra permanente. Le persone si abituano a un modo di lavorare che favorisce l'equilibrio tra lavoro e vita privata, con meno spostamenti, e faranno fatica a rinunciare a questo stile di vita.

→ Leggi anche: 10 soluzioni per gestire un team ibrido in un modello di lavoro ibrido

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Come misurare la performance di una forza lavoro ibrida?

Quando definisci i Key Performance Indicator (KPI) per misurare la produttività di un team ibrido, scegli quelli che permettono di monitorare e migliorare la performance dei dipendenti. I KPI seguenti indicano chi sta lavorando bene e chi ha bisogno di un supporto in più, a vantaggio della performance complessiva del business.

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1. Comunicazione

A seconda del ruolo e delle responsabilità, il manager può aspettarsi risposte dai membri del team in pochi minuti. In altri casi, una risposta in giornata può essere considerata ragionevole. Il modo migliore per valutare la comunicazione nel team è considerare il tempo medio che l'intero team impiega per comunicare all'interno e all'esterno, e poi lavorare per ridurlo e migliorare la performance del team.

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2. Autodisciplina

Ora che i team lavorano da remoto, le organizzazioni si aspettano che i dipendenti portino a termine il lavoro in autonomia. I manager non possono controllare di continuo il lavoro di ognuno o verificare che rispetti le policy aziendali. I dipendenti hanno più autonomia nel lavorare e risolvere i problemi a modo loro, a vantaggio della performance individuale e dell'efficienza del team.

Per misurare l'autodisciplina, i manager possono considerare il numero di progetti che un dipendente completa senza chiedere istruzioni aggiuntive. Possono anche valutare quante volte bisogna ricordargli le scadenze e se riesce a mantenere la calma anche quando è frustrato. Così valutano la performance individuale e capiscono se nel team serve un supporto in più.

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3. Uso della tecnologia

Una forza lavoro ibrida o completamente da remoto non raggiunge la performance ottimale se non tutti nell'organizzazione usano la tecnologia in modo corretto. Supponiamo che i leader aziendali decidano che tutti devono registrare la presenza ogni giorno con uno strumento dedicato. È una regola che tutti devono seguire. Il team non ha bisogno di chi pensa di poter ignorare le regole rifiutandosi di usare la stessa tecnologia degli altri: la coerenza garantisce supporto e performance in tutta l'organizzazione.

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4. Interesse per la formazione continua

I dipendenti devono mostrare interesse per l'e-learning per restare aggiornati nel proprio ruolo e arricchire la propria esperienza. Dovrebbero interessarsi anche agli eventi formativi organizzati dall'azienda (online o in presenza) per restare informati su novità ed eventi del settore, a sostegno di uno sviluppo professionale continuo.

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5. Output dei dipendenti

L'efficienza operativa è un altro KPI che le organizzazioni possono considerare per misurare la performance di un dipendente. Il management può valutare il numero di ore produttive nel periodo di valutazione, il tasso di completamento dei progetti, il numero di clienti serviti e così via, per valutare la performance complessiva del business.

La pandemia di COVID-19 ha spinto molte organizzazioni ad adottare una forza lavoro ibrida e a diventare un vero digital workplace. In molti casi questo modello si è dimostrato vincente e ha spinto numerose aziende a valutare di renderlo permanente. La tecnologia per permettere a chi lavora fuori sede di collaborare facilmente con i team in ufficio e tra di loro, e di lavorare da qualsiasi luogo con una connessione, esiste già. Ora che le aziende sanno che la distanza geografica non è un ostacolo al lavoro di squadra, i dipendenti possono godere di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. L'azienda ottiene una produttività più alta e persone più felici e coinvolte, con benefici per la performance complessiva e l'employee experience.

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