¿Qué es una plantilla híbrida? Ventajas, buenas prácticas y soluciones

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¿Qué es una plantilla híbrida?

Por definición, una plantilla híbrida se reparte (normalmente de forma desigual) entre empleados que trabajan en remoto y empleados que trabajan en la sede o las oficinas de la empresa. Este modelo permite a las organizaciones combinar equipos en la oficina, en remoto y en movilidad, con un enfoque centrado en las personas que mejora la experiencia del empleado y el rendimiento. El trabajo híbrido da a los empleados autonomía para elegir dónde trabajan mejor, en línea con los objetivos y los retos de las empresas actuales.

¿Cuáles son las categorías del trabajo híbrido?

Cuando una organización se plantea una plantilla híbrida, hay tres modelos principales que debe tener en cuenta:

• Entorno de trabajo
• Planificación
• División de los empleados

Estas categorías son el punto de partida para crear una plantilla híbrida y cubren los aspectos clave del funcionamiento de la empresa.

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— Entorno de trabajo

Los empleados pueden elegir entre trabajar desde casa o ir a la oficina, y así la organización da cabida a distintos entornos de trabajo que mejoran el rendimiento del equipo. Cada persona elige el entorno en el que mejor trabaja, en línea con los objetivos de la organización. Puede moverse entre ambos lugares con flexibilidad, siempre que se cubran las necesidades del negocio. La oficina es ideal para reunirse con clientes y para las conversaciones cara a cara con el equipo. Así, según lo que pida cada día, los empleados pueden alternar entre la tranquilidad de casa para las tareas que exigen concentración y la oficina para el trabajo colaborativo, lo que mejora el rendimiento individual y el de la organización.

— Planificación

Las organizaciones pueden organizar el trabajo híbrido según el calendario que mejor encaje con las necesidades del negocio y de sus equipos. Dos modelos habituales son la semana dividida y las semanas alternas, que ayudan a los responsables a equilibrar el trabajo en remoto y el presencial.

• El modelo de semana dividida asigna días concretos al trabajo en la oficina y al trabajo en remoto. Un equipo o departamento puede trabajar en la oficina la primera mitad de la semana y otro, la segunda mitad. 
• El modelo de semanas alternas asigna semanas fijas en las que determinados departamentos o equipos tienen que estar en la oficina. Estos grupos pueden pasar las semanas siguientes (o lo que marque el calendario) trabajando desde casa. 

— División de los empleados

El modelo de división de los empleados designa formalmente a un equipo como «presencial» y a otro como «remoto», para que la organización optimice el rendimiento según las exigencias de cada puesto. Algunos puestos exigen estar in situ, como los trabajadores de fábrica o los técnicos de centrales eléctricas, que cubren las necesidades operativas del negocio. El personal administrativo, los comerciales, los agentes de atención al cliente y los expertos en IT pueden trabajar en remoto, lo que da más flexibilidad y rendimiento al equipo. Este esquema muestra cómo el trabajo híbrido se adapta a distintos puestos: los que pueden ser en gran medida autónomos y virtuales, y los que requieren presencia física. Así responde a los distintos retos de las empresas.

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La evolución de la plantilla híbrida

La pandemia de COVID-19 obligó a las organizaciones y a sus líderes a replantearse cómo trabaja su gente. El teletrabajo siguió creciendo y empezaron a consolidarse fórmulas híbridas permanentes, que transformaron la experiencia del empleado y mejoraron el rendimiento de las organizaciones. Estos modelos son una parte del futuro del trabajo y responden a los nuevos retos de las empresas.

La pandemia normalizó aún más el teletrabajo, y muchas organizaciones y sus líderes se plantearon por primera vez una plantilla híbrida que combinara lo mejor de los dos mundos: la flexibilidad del teletrabajo y la colaboración presencial. En el peor momento de la pandemia, muchas empresas y sus empleados tuvieron que elegir entre teletrabajar o no trabajar, un reto enorme. Este cambio sin precedentes demostró que se puede trabajar de forma productiva fuera de la oficina tradicional, en beneficio de la experiencia del empleado y del rendimiento operativo, y provocó cambios duraderos en la estructura de las organizaciones.

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LumApps para plantillas híbridas:

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Ejemplos de plantillas híbridas

Estas empresas ofrecen a sus empleados la opción de trabajo híbrido:

• Amazon permite a sus empleados trabajar desde casa dos días por semana. La empresa quiere mantener abiertas sus oficinas en EE. UU., y este modelo híbrido da estabilidad a sus centros físicos.
• Ciscotiene el trabajo híbrido como modalidad principal. Aunque no participan todos los empleados: cada equipo decide si le funciona mejor el modelo híbrido o el presencial y actúa en consecuencia. Cisco tiene oficinas en todo EE. UU., con sede central en San José (California).
• Algunos empleados de Deloitte pueden negociar un acuerdo híbrido con su responsable. La empresa lo permite caso por caso, con la aprobación del responsable, en sus más de 80 oficinas de EE. UU.
• Siemensbasa su política híbrida en la calidad, no en la cantidad. A la empresa no le importa cuántas horas pasan sus empleados en la oficina, sino los resultados que consiguen.

Según el portal de empleo Ladders, una cuarta parte de todos los empleos cualificados de EE. UU. y Canadá serán en remoto a finales de 2023, un reflejo de las nuevas necesidades de las empresas y de las preferencias cambiantes de los profesionales.

Las organizaciones también están pensando cuál es la mejor forma de usar sus oficinas. Muchas empresas mantendrán sus oficinas físicas en lugar de pasar a un modelo totalmente remoto, para cubrir las necesidades de colaboración de sus equipos. Aun así, cambiarán la distribución de sus espacios y la forma de usarlos para colaborar, tanto en presencial como en remoto.

Las organizaciones pueden reservar ciertos días para la colaboración y las reuniones presenciales, lo que favorece una buena dinámica de equipo. Los demás días, la empresa pedirá a los empleados que trabajen en remoto, en línea con los objetivos del negocio. La dirección puede reservar las reuniones presenciales para presentar proyectos nuevos, hacer brainstorming y organizar actividades de team building, lo que refuerza el liderazgo y el rendimiento del equipo. Los días en remoto servirían para las tareas que cada empleado puede hacer por su cuenta, lo que impulsa la productividad individual. Habría que renovar la oficina: en lugar de una planta llena de cubículos en el centro, habría que quitarlos para dejar sitio a varios espacios de reunión colaborativos para los equipos.

Además, el trabajo híbrido ayuda a las organizaciones a ser más sostenibles: reduce los desplazamientos, baja el consumo de energía en los edificios de oficinas y contribuye a un futuro más verde. Así mejora el rendimiento global y se avanza hacia los objetivos de sostenibilidad ambiental.

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¿Qué ventajas tiene una plantilla híbrida?

Una plantilla híbrida beneficia por igual a las organizaciones, a sus líderes y a los empleados. Estas son algunas de las ventajas para las personas y para el rendimiento de la organización:

1. Los empleados pueden trabajar donde son más productivos

A algunos empleados la oficina les distrae, con teléfonos sonando y compañeros conversando cerca. Si trabajan desde casa, controlan mejor su entorno y pueden concentrarse de lleno en lo que tienen entre manos. Para otros, en cambio, su casa está llena de distracciones, y es en la oficina donde encuentran la concentración que necesitan para sacar el trabajo adelante. 

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Con el trabajo híbrido, las organizaciones dan a los empleados flexibilidad para elegir dónde trabajar, en lugar de exigirles trabajar en un único lugar a tiempo completo. Esta flexibilidad favorece la colaboración del equipo y permite a las personas ocuparse de asuntos personales durante las pausas cuando lo necesitan.

2. El lugar de trabajo se vuelve más colaborativo

A quienes trabajan desde casa les puede costar separar el «tiempo de trabajo» del «tiempo personal». Estas personas pueden correr más riesgo de sufrir burnout y «fatiga de Zoom». Ir a la oficina de vez en cuando les permite salir de casa e interactuar con sus compañeros, lo que contribuye a una experiencia de trabajo más sana. Puede evitar la sensación de aislamiento y mejorar la dinámica de equipo. Combinar el trabajo en la oficina y en remoto aporta más interacción social y más compromiso, y mejora la experiencia del empleado. Los empleados también se benefician de una cultura de empresa más rica gracias a los encuentros en persona y a la combinación de team building y colaboración cara a cara, con el apoyo de un liderazgo sólido.

3. Los empleados consiguen una mejor conciliación entre vida laboral y personal

El burnout es un problema importante entre los empleados y un gran reto para las organizaciones. Según Harvard Business Review, el estrés de los trabajadores estadounidenses que intentan compaginar semanas laborales de 40 horas (o más) en puestos muy exigentes con el resto de tareas de su día a día cuesta entre 125 y 190 mil millones de dólares en gastos sanitarios por problemas físicos y psicológicos, con un impacto en el rendimiento de la organización y en la experiencia del empleado.

Cuando los empleados forman parte de un equipo híbrido, las organizaciones pueden favorecer la conciliación permitiéndoles usar sus días en casa para citas personales, como ir al médico o al dentista. Pueden llevar y recoger a sus hijos del colegio, lo que mejora su experiencia en general. Se estima que un empleado que teletrabaja la mitad del tiempo ahorra «el equivalente a 11 días laborables al año» en desplazamientos, lo que mejora su rendimiento y la productividad de la organización.

4. Las empresas pueden captar talento en cualquier lugar

Cuando una organización exige que sus empleados trabajen en un centro concreto, el departamento de recursos humanos solo puede contar con candidatos locales (o dispuestos a mudarse). En cambio, con una plantilla híbrida, recursos humanos puede ampliar la búsqueda de talento a todo el mundo para encontrar a la persona adecuada para cada puesto, lo que favorece equipos diversos y mejora el rendimiento del negocio.

5. Las empresas pueden ahorrar en costes de espacio de trabajo

Cuando una organización adopta el trabajo híbrido, ya no necesita un puesto de trabajo a tiempo completo para cada empleado, lo que supone un ahorro importante. Puede que los empleados solo vayan a la oficina unas pocas veces por semana o para tareas concretas, y así los responsables pueden optimizar la superficie. La empresa puede ajustar sus necesidades de espacio, lo que se traduce en ahorro en inmuebles comerciales y en un mejor rendimiento del negocio.

6. Aumentan el compromiso y la productividad de los empleados

Los empleados con más flexibilidad para organizar su trabajo están más comprometidos y satisfechos, y eso repercute positivamente en el rendimiento de la organización. También son más productivos, lo que impulsa los objetivos del negocio y mejora la experiencia del empleado.

Las organizaciones deben tener en cuenta que los trabajadores quieren mantener el trabajo híbrido después de la pandemia de COVID-19. Si no se les ofrece esa opción, la mayoría puede que se quede en su empresa actual, pero no les hará ninguna gracia volver a la oficina a tiempo completo, y eso afecta al liderazgo y a la retención. Casi la mitad de los empleados empezaría a buscar otro trabajo con más flexibilidad, lo que supone un reto para las empresas que quieren apoyar y retener su talento.

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¿Cómo crear una estrategia para una plantilla híbrida?

La pandemia de COVID-19 obligó a las organizaciones a implantar su estrategia de plantilla híbrida a toda prisa. Ahora que la pandemia está perdiendo fuerza en todo el mundo, las empresas pueden tomarse su tiempo para aplicar buenas prácticas al crear su estrategia de plantilla híbrida. Eso implica revisar el calendario de reuniones, invertir en la tecnología adecuada y hablar con los empleados con regularidad para asegurarse de su bienestar y su productividad en remoto, lo que mejora tanto la experiencia del empleado como el rendimiento de la organización.

Fuente: Envoy

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1. Comunícate con los empleados desde el principio

Los empleados deben participar en el proceso desde el principio para que la transición sea fluida. Los responsables de RR. HH., la dirección y los managers tienen un papel en comunicar las ventajas del trabajo híbrido a los empleados que nunca lo han probado, lo que favorece una experiencia del empleado positiva y un liderazgo sólido en la organización.

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2. Invierte en la tecnología y el equipamiento adecuados

Garantiza a los empleados que la organización les dará las herramientas de productividad y comunicación que necesitan para trabajar bien en remoto. Deben poder entrar en la plataforma de comunicación de la empresa y acceder a sus archivos desde cualquier lugar. Además, la empresa debe apoyar a sus empleados en remoto con monitores, sillas de oficina cómodas y mesas elevables si las necesitan, lo que mejora el rendimiento y la experiencia del empleado.

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3. Programa reuniones de seguimiento periódicas con el equipo

Como las personas no estarán en la oficina con regularidad (y puede que algunas no vayan nunca), es clave que los líderes y los managers hablen con los miembros del equipo de forma periódica. En estas reuniones virtuales, el manager puede tratar:

• el avance de los proyectos de cada miembro del equipo,
• cualquier problema que esté frenando el avance, y
• cualquier otro tema que el equipo quiera comentar sobre prioridades, equipamiento y recursos, plazos, etc.

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4. Pide a los empleados su opinión sobre su experiencia

Para crear una cultura positiva y comprometida en tu plantilla híbrida, pide a tu gente que responda encuestas de satisfacción anónimas. Si saben que sus respuestas son confidenciales, los empleados comparten su experiencia con libertad y sin miedo a represalias. Los líderes deben tomarse en serio todas las respuestas y buscar cómo resolver las opiniones menos positivas. Y, sobre todo, el equipo directivo debe demostrar que actúa para corregir las situaciones que no satisfacen a los empleados, lo que contribuye a una cultura organizativa sana.

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5. Comparte oportunidades de formación continua con empleados y managers

Todos los empleados, también quienes trabajan en remoto, deben recibir los e-mails que anuncian oportunidades de formación continua. También deben estar en las listas de distribución de contenidos interesantes para su trabajo, lo que enriquece su experiencia profesional y los mantiene al día de los cambios en su ámbito.

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¿Cómo gestionar una plantilla híbrida?

Gestionar una plantilla híbrida plantea retos distintos que trabajar con un equipo presencial. Los empleados disfrutan de la flexibilidad del teletrabajo, mientras que las organizaciones y sus líderes tienen que adaptarse a gestionar equipos que pasan al menos parte del tiempo fuera de la oficina. Aquí tienes algunas sugerencias para que este modelo funcione para todos y mejore el rendimiento global.

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1. Replantea tu calendario de reuniones

Con el teletrabajo, programar reuniones ya no es tan fácil. Los managers tienen que asegurarse de que todos los equipos estén disponibles a la vez, desde sus distintas ubicaciones, para una videoconferencia por Zoom. Coordinar varios lugares tiene su complejidad, así que, salvo que el orden del día sea imprescindible, puede ser más eficiente dejar la reunión de equipo para otro momento.

Las reuniones de equipo necesarias serán, probablemente, breves y directas, y eso mejora el rendimiento de la organización. Una reunión que en la oficina habría durado una hora (con café y algo de picar) ahora durará más o menos la mitad. Las reuniones virtuales largas pueden provocar fatiga de Zoom, un riesgo para el bienestar de los empleados.

No es eficiente que alguien ponga al día a todos los asistentes sobre temas rutinarios durante una reunión de Zoom. En su lugar, envía un e-mail a todos los asistentes antes de la hora prevista. Es más eficiente, mejora el rendimiento del negocio y los asistentes pueden hacer preguntas concretas si algo no queda claro.

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‍2. No espíes a los empleados para comprobar que son productivos

Algunas empresas invierten en software de monitorización para comprobar si sus empleados trabajan en casa. Por lo general, esta estrategia es una pérdida de tiempo para el manager. 

Crea una cultura de trabajo que apoye a las personas y en la que se valore a los empleados por algo más que el número de pulsaciones de teclado que hacen al día. Deja claro que pueden avisar a su manager si necesitan levantarse de la mesa para atender un asunto personal o familiar, lo que mejora la experiencia del empleado y la cultura de la organización.

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3. Presenta la cultura de empresa híbrida a las nuevas incorporaciones

Cuando contrates, pregunta a los candidatos en la entrevista qué opinan del teletrabajo. Asegúrate de que los nuevos empleados se sienten cómodos trabajando en remoto. Es clave tener un proceso de incorporación que contemple el trabajo en remoto y en la oficina.

Los documentos de formación de la empresa deben tener en cuenta que el nuevo empleado se está adaptando a un equipo nuevo con procedimientos distintos. El proceso de incorporación debe recordar que la nueva incorporación no siempre puede ir al despacho de al lado con sus dudas o preocupaciones. El teletrabajo exige una dinámica distinta a la de la oficina. Los miembros del equipo tienen que poder consultarse dudas rápidamente para no desviarse; en remoto hay muchas menos ocasiones de recibir feedback.

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4. Comparte con los empleados tus planes de teletrabajo a futuro

Define una estrategia de vuelta a la oficina que los empleados puedan entender. Algunas empresas pueden decidir que todos los empleados trabajen desde casa por el alto coste de mantener una oficina física después de la pandemia. Otras mantendrán una plantilla híbrida de forma permanente.

Tener a los empleados en remoto esperando, sin saber si su modalidad actual es permanente, genera estrés. Cuanto más tiempo trabajan desde casa, más permanente les parece. Se acostumbran a una forma de trabajar que favorece la conciliación, con menos desplazamientos, y les costará renunciar a ese estilo de vida.

→ Más información: 10 soluciones para gestionar un equipo híbrido en un modelo de trabajo híbrido

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¿Cómo medir el rendimiento de una plantilla híbrida?

Cuando definas los indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la productividad de un equipo híbrido, elige los que permitan seguir y mejorar el rendimiento de los empleados. Estos KPI te indicarán qué empleados rinden bien y si alguno necesita más apoyo, lo que mejora el rendimiento global del negocio.

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1. Comunicación

Según el puesto y las responsabilidades del empleado, el manager puede esperar que los miembros del equipo respondan en minutos. En otros casos, responder en el mismo día puede ser razonable. La mejor forma de evaluar la comunicación del equipo es fijarse en el tiempo medio que tarda todo el equipo en comunicarse interna y externamente, y trabajar para reducir esa media y mejorar el rendimiento del equipo.

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2. Autodisciplina

Ahora que los equipos trabajan en remoto, las organizaciones esperan que los empleados saquen su trabajo adelante de forma autónoma. Los managers no están disponibles para revisar constantemente el proceso de cada persona ni para confirmar que sigue las políticas de la empresa. Los empleados tienen más independencia para hacer su trabajo y resolver los problemas a su manera, lo que favorece el rendimiento individual y la eficiencia del equipo.

Para medir la autodisciplina, los managers pueden fijarse en el número de proyectos que un empleado completa sin pedir más indicaciones. También pueden ver con qué frecuencia hay que recordarle los plazos y si mantiene la calma incluso cuando algo le frustra. Así evalúan el rendimiento individual y detectan si alguien del equipo necesita apoyo.

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3. Uso de la tecnología

Una plantilla híbrida o totalmente en remoto no rendirá al máximo si no todos en la organización usan la tecnología de forma adecuada. Imagina que la dirección decide que todos deben registrar su asistencia a diario con una herramienta. En ese caso, es una norma que todos deben cumplir. El equipo no necesita a nadie que crea que puede saltarse las normas negándose a usar la misma tecnología que el resto del grupo; así se garantizan un apoyo y un rendimiento homogéneos en toda la organización.

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4. Interés por la formación continua

Los empleados deben mostrar interés por el e-learning para estar al día en su puesto, lo que enriquece su experiencia. También deben interesarse por los eventos formativos que organiza la empresa (online o presenciales) para estar al tanto de las novedades de su sector, lo que impulsa su desarrollo profesional continuo.

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5. Resultados del empleado

La eficiencia operativa es otro KPI que las organizaciones pueden tener en cuenta para medir el rendimiento de un empleado. La dirección puede fijarse en las horas productivas que el empleado ha dedicado durante el periodo de evaluación, su tasa de proyectos completados, el número de clientes atendidos, etc., para evaluar el rendimiento global del negocio.

La pandemia de COVID-19 ha obligado a muchas organizaciones a implantar una plantilla híbrida y a convertirse en un verdadero digital workplace. Este modelo ha funcionado en muchos casos y ha animado a numerosas empresas a plantearse hacerlo permanente. Ya existe la tecnología para que quienes trabajan fuera de la oficina colaboren fácilmente con sus equipos presenciales y entre sí, y hagan su trabajo desde cualquier lugar con conexión a internet. Ahora que las empresas saben que la geografía no tiene por qué ser una barrera para el trabajo en equipo, los empleados pueden disfrutar de una mejor conciliación. Y la empresa gana en productividad y en personas más felices y comprometidas, lo que mejora el rendimiento de la organización y la experiencia del empleado.

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