Qu’est-ce que le travail distribué et comment gérer des effectifs distribués ?

Qu’est-ce que le travail distribué ?

On parle d’effectifs distribués lorsqu’une entreprise emploie des collaborateurs sur plusieurs sites. Ces sites incluent les bureaux satellites de l’entreprise et le domicile des collaborateurs. Télétravail, travail à distance et autres termes sont souvent employés comme synonymes. Pourtant, les effectifs distribués désignent généralement des entreprises qui combinent collaborateurs au bureau, à distance et sans bureau fixe. 

La pandémie de COVID a rendu les modes de travail flexibles plus courants. Les collaborateurs ont pris l’habitude d’utiliser des outils de travail distribué comme Slack, Zoom et bien d’autres pour rester en contact avec leurs collègues et mener à bien leurs projets. 

Gartner a constaté que les collaborateurs sont très favorables au travail distribué. Plus de la moitié (55 %) des collaborateurs sont considérés comme « très performants » lorsqu’ils disposent d’une flexibilité totale sur leur travail (où, quand et avec qui ils l’effectuent). Seuls 36 % des collaborateurs aux horaires classiques de bureau étaient considérés comme « très performants ».

Selon McKinsey, plusieurs activités physiques ou manuelles ne peuvent pas être réalisées à distance. C’est le cas de la conduite de machines, de l’utilisation d’équipements de laboratoire ou des soins prodigués en personne. D’autres fonctions, comme communiquer, conseiller, enseigner, collecter et traiter des informations ou coder des données, pourraient être exercées depuis n’importe quel lieu. Les secteurs qui présentent le plus fort potentiel de travail distribué après la pandémie sont :

• Finance
• Assurance
• Management
• Services aux entreprises
• Technologies de l’information (IT)

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Qu’est-ce qu’un collaborateur distribué ?

Les collaborateurs distribués travaillent entièrement à distance. Ils ne rencontreront peut-être jamais leurs collègues ou leur responsable en personne. Cela ne les empêche pas d’être des membres de l’équipe engagés et précieux. 

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Travail distribué, télétravail et travail hybride : quelles différences ?

Regardons de plus près ces trois façons de travailler.

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— Travail distribué

Comme indiqué plus haut, le travail distribué désigne des collaborateurs qui travaillent hors du siège de leur entreprise. Le terme est né dans les années 1970. À l’époque, des employés de la NASA cherchaient à réduire leurs trajets domicile-travail. Ils se rendaient donc dans des bureaux annexes plus proches de chez eux. 

Aujourd’hui, le travail distribué désigne des collaborateurs qui passent une partie de leur temps au bureau de l’entreprise. Le reste du temps, ils travaillent depuis un autre lieu, ce qui réduit leurs trajets.

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— Télétravail

Le télétravail désigne le travail effectué en dehors d’un bureau traditionnel. Il recouvre plusieurs situations : salariés, sous-traitants et freelances. 

En télétravail complet, la personne travaille depuis son bureau à domicile, un espace de coworking, un café ou tout autre lieu pratique. Pour que ce mode de travail soit efficace, l’équipe a besoin d’une communication claire et en temps réel. 

→ À lire aussi: 20 avantages du télétravail

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— Travail hybride

Il existe plusieurs définitions du travail hybride. Dans la plupart des cas, il combine travail au bureau et travail à distance. Chaque organisation fixe ses propres règles. 

• Le modèle entièrement distribué n’est pas considéré comme réellement hybride. Il s’agit plutôt d’un mode de travail entièrement à distance.
• Avec l’option « digital par défaut », chacun peut travailler depuis le lieu de son choix.
• On parle aussi de « remote first ».
• Le modèle hybride statique attribue à chaque collaborateur un lieu de travail fixe, à domicile ou au bureau.
• Avec le modèle hybride dynamique, chacun peut travailler à domicile ou au bureau et choisit ses horaires.
• Avec le modèle hybride synchronisé, les équipes travaillent au bureau et à domicile. - Les collaborateurs doivent toutefois venir au bureau selon le même planning.

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Les tendances du travail distribué

La pandémie de Covid-19 a changé notre façon de travailler, et les employeurs se sont adaptés au travail distribué à distance. Selon Gallup, un tiers des actifs américains travaillaient entièrement à distance et 25 % en partie à distance (automne 2020). Deux tiers des actifs souhaitaient continuer à télétravailler. 

Il est désormais courant que des collaborateurs accèdent aux applications de l’entreprise depuis différentes villes. Ils peuvent vivre n’importe où dans le pays avec une connexion internet, ou se déplacer tout en travaillant. Ils doivent pouvoir accéder au réseau de l’entreprise où qu’ils soient et depuis tous leurs appareils (ordinateur fixe, ordinateur portable, tablette ou smartphone). 

Les effectifs distribués doivent accéder à de nombreuses applications via le VPN (Virtual Private Network)de l’entreprise, par exemple :

• Communication client
• Logiciels de gestion (ERP)
• Visioconférence
• Traitement de texte

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Exemples d’entreprises aux effectifs distribués

Voici quelques exemples d’entreprises dont les effectifs sont distribués. 

— Apple

Les 147 000 collaborateurs d’Apple travaillent selon un modèle hybride. Ils se rendent trois jours par semaine à l’Apple Park, le siège de l’entreprise à Cupertino, en Californie (États-Unis), et peuvent travailler depuis chez eux deux jours par semaine. 

— Microsoft

Microsoft applique aussi un modèle hybride pour ses 160 000 collaborateurs. Ils peuvent télétravailler jusqu’à la moitié de leur temps de travail hebdomadaire sans l’accord de leur manager. Pour télétravailler 50 % de leur temps ou plus, ils doivent obtenir son accord. 

— Spotify

Spotify est une entreprise internationale qui veut permettre à ses collaborateurs de travailler « là où ils réfléchissent et créent le mieux ». L’entreprise lance cet été sa politique « Work from Anywhere ». Objectif : donner aux collaborateurs plus de liberté dans leur façon de travailler. Chacun peut choisir de travailler surtout à domicile ou au bureau, dans la ville et le pays de son choix. Spotify propose un espace de coworking aux collaborateurs qui veulent travailler dans un bureau mais vivent trop loin d’un site de l’entreprise.   

— Twitter

Twitter permet à ses collaborateurs de travailler depuis chez eux tant que leur poste s’y prête. Ceux qui vivent près des bureaux de New York, de San Francisco ou de l’un des neuf autres sites américains peuvent choisir d’y travailler.

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Quels sont les avantages des effectifs distribués pour les entreprises ?

Le travail distribué présente plusieurs avantages pour les collaborateurs comme pour les entreprises.

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1. Moins de surfaces de bureaux

L’entreprise réduit ses coûts immobiliers, comme le loyer ou la taxe foncière. Elle paie aussi moins de chauffage, de climatisation et d’électricité. En grandissant, elle n’a pas besoin d’ajouter des bureaux ni de déménager dans des locaux plus grands pour accueillir de nouveaux collaborateurs. 

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2. Une productivité accrue

Avec des collaborateurs à distance, l’entreprise n’est plus limitée aux heures de bureau d’un seul fuseau horaire. Elle peut tourner 24 heures par jour en recrutant dans le monde entier et en faisant appel à des renforts à la demande lors des pics d’activité.

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3. Fini les trajets domicile-travail

Les collaborateurs à distance n’ont pas besoin de prendre la voiture ou les transports en commun pour aller au bureau. Ces trajets peuvent être stressants : les collaborateurs arrivent alors distraits et irrités. Certains ont besoin d’un temps de récupération en arrivant, ce qui pèse sur leur productivité.  Sans trajets, les véhicules s’usent moins et les collaborateurs font des économies. Ceux qui prennent habituellement les transports en commun économisent aussi sur leurs frais de déplacement. 

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4. Un vivier de recrutement plus large

Les recruteurs ne sont pas limités aux candidats locaux lorsqu’ils cherchent des profils capables de travailler à distance. Les candidats peuvent vivre partout dans le monde : les recruteurs disposent ainsi d’un vivier bien plus large de profils qualifiés.

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5. Des recrutements plus diversifiés

Les entreprises accèdent aussi à un vivier de candidats qualifiés plus diversifié lorsqu’elles acceptent des candidatures venant d’une zone géographique plus large. Elles profitent de l’apport de personnes aux cultures et aux parcours variés. Chacun apporte son expérience de vie, ce qui renforce la capacité de l’entreprise à innover, à créer du lien avec ses clients et à résoudre les problèmes

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6. Un soutien à la santé mentale et au bien-être des collaborateurs

En télétravail, les collaborateurs gagnent souvent en flexibilité au cours de la journée. Ils doivent toujours assister aux réunions prévues. En dehors de celles-ci, ils peuvent travailler aux moments où ils sont le plus efficaces, pas forcément pendant les « heures de bureau ». S’ils gèrent bien leur travail, ils peuvent consacrer le temps nécessaire à leurs obligations personnelles et familiales. 

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7. Une meilleure fidélisation des collaborateurs

Les entreprises ne peuvent pas se permettre de perdre leurs meilleurs collaborateurs, alors que leur taux de rotation annuel pourrait augmenter jusqu’à 20 % par rapport aux niveaux d’avant la pandémie. La fidélisation des collaborateurs reste une priorité dans tous les secteurs. Les entreprises retiennent leurs meilleurs talents en leur offrant de la flexibilité entre vie professionnelle et vie personnelle. Selon une enquête Gartner menée en novembre 2021, 52 % des collaborateurs estiment que la flexibilité du travail pèse dans leur décision de rester à leur poste. 

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Quels sont les principaux défis du travail distribué ?

Le travail distribué pose aussi quelques défis aux entreprises.

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1. Communiquer avec les collaborateurs à distance

Fixez des règles claires sur la fréquence des échanges entre les membres d’une équipe qui travaillent hors site. Le manager doit aussi préciser le meilleur moyen de rester en contact. Il peut par exemple demander que les documents soient déposés dans le dossier Google Drive de l’équipe plutôt qu’envoyés en pièce jointe par e-mail. Les sujets sensibles peuvent être abordés par téléphone ou en visio plutôt que par chat ou e-mail. 

→ À lire aussi: Qu’est-ce qu’un Digital Workplace ? Définition et exemples

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2. Maintenir l’engagement des collaborateurs 

Il peut être difficile de garder des équipes distribuées engagées et de leur donner le sentiment de faire partie d’un collectif. Il existe pourtant des moyens de valoriser les collaborateurs à distance, comme leur envoyer une carte d’anniversaire numérique. Tous les collaborateurs devraient participer aux cagnottes et tirages au sort du bureau. Pour éviter l’épuisement des collaborateurs à distance, les managers peuvent organiser des entretiens individuels réguliers. Le manager doit préciser que le collaborateur peut y exprimer librement ses préoccupations. 

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3. Préserver la culture d’entreprise

Les managers doivent faire un effort concerté pour préserver la culture d’entreprise lorsque les collaborateurs ne vont pas au bureau tous les jours. Ils doivent trouver des moyens de reconnaître le travail des collaborateurs qui se distinguent, par exemple en les citant dans un chat d’équipe ou en visio, ou en leur envoyant une plaque à domicile. Les managers peuvent aussi organiser des moments de convivialité en ligne. Collaborateurs et responsables apprennent ainsi à se connaître et à tisser des liens au-delà du travail.

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4. Résister à la tentation du micromanagement

Certains managers estiment devoir redoubler de vigilance pour s’assurer que leur équipe avance sur ses tâches à distance. Ils ont du mal à lâcher prise et à faire confiance aux collaborateurs pour travailler sans contrôle fréquent. Sauf problème avéré, le manager doit éviter le micromanagement. Celui-ci sous-entend que le manager ne fait pas confiance au collaborateur pour travailler en autonomie, et la plupart des gens le vivent mal. 

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5. Se protéger contre les menaces de cybersécurité

La cybersécurité représente un risque important pour les entreprises qui emploient des collaborateurs à distance. Des collaborateurs qui travaillaient au bureau sur des ordinateurs de l’entreprise utilisent désormais leurs ordinateurs personnels et leurs appareils mobiles. Ils peuvent disposer d’un réseau domestique avec VPN ou travailler depuis un café au Wi-Fi non sécurisé. Si un appareil est perdu ou volé, des informations confidentielles de l’entreprise risquent d’être divulguées.

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Comment gérer des effectifs distribués ?

Voici quelques bonnes pratiques pour que vos équipes distribuées fonctionnent sans accroc. 

1. Recruter les bonnes personnes dès le départ

Pour réussir avec une équipe distribuée, la première étape consiste à recruter la bonne combinaison de profils. Idéalement, des personnes fiables et à l’aise pour travailler en autonomie. 

Reliez dès le départ les membres de l’équipe à la mission, à la vision et aux valeurs de l’entreprise. Impliquez vos collaborateurs, quels que soient leur lieu de travail et leur rôle. 

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2. Fixer des attentes claires pour l’équipe distribuée

Lorsque vous mettez en place une équipe distribuée, définissez des attentes et des règles claires. Certains collaborateurs ont déjà l’habitude du télétravail. Pour d’autres, c’est une nouveauté. Pour créer un environnement de travail juste et équitable, précisez vos attentes à toute l’équipe dès le départ. Elles portent notamment sur :

• Les moyens de communication
• Les horaires de travail
• La manière de communiquer les échéances
• La manière de communiquer les changements sur un projet
• La manière de mener les projets à terme
• Les outils utilisés par l’équipe

Garantissez une communication claire avec une plateforme d’expérience collaborateur qui facilite le partage de messages entre collaborateurs. Quand les messages circulent bien, chacun peut se concentrer sur ses projets. 

3. Planifier des réunions d’équipe et des entretiens individuels réguliers

Des échanges réguliers entre le manager et son équipe sont essentiels pour garder une équipe distribuée engagée et productive. Planifiez les réunions d’équipe en début de semaine, en visioconférence. Profitez-en pour faire le point sur l’avancement des projets, les objectifs de l’équipe et les difficultés rencontrées. 

En plus des réunions d’équipe, prévoyez des entretiens individuels avec chaque membre pour que chacun reste engagé et connecté. Sans ces échanges, les collaborateurs risquent davantage de se désengager. Pendant ces entretiens, chacun peut poser ses questions, recevoir un feedback personnalisé et faire part de ses préoccupations.

La plateforme d’expérience collaborateur facilite le partage d’informations avec toute l’équipe. Chacun peut partager ses idées avec ses collègues dans un cadre bienveillant. La technologie fonctionne tout aussi bien pour les entretiens individuels et le coaching. Le manager et le collaborateur peuvent y aborder les points forts du collaborateur et ses axes de progrès.

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4. Communiquer souvent par vidéo avec l’équipe

Les collaborateurs qui partagent les mêmes locaux ont l’habitude d’échanger en face à face. Miser sur la vidéo permet à l’équipe de se voir régulièrement et recrée une impression de « présentiel ». Même séparés par la distance, les collaborateurs n’ont pas à se sentir éloignés. 

La visioconférence permet aux participants de voir et d’entendre leurs collègues. Les collaborateurs comprennent mieux les échanges grâce aux signaux non verbaux, comme le ton de la voix ou les expressions du visage. Ces signaux améliorent la qualité de la communication et la compréhension mutuelle au sein de l’équipe.

La vidéo permet aux managers de mettre un visage sur leurs mots. Les membres de l’équipe ont le sentiment de mieux se connaître quand ils se voient et perçoivent les réactions de chacun en réunion. 

5. Faire preuve de transparence et de responsabilité envers votre équipe

Quand c’est possible, ne limitez pas les échanges aux tâches en cours. Partagez des informations sur les autres projets, les autres services, les objectifs et les réussites de l’entreprise. Chacun comprend ainsi comment son travail contribue à l’ensemble de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent alors se sentir plus liés à l’entreprise.

Le savoir est fait pour être partagé (avec les utilisateurs autorisés). Retenir des informations dont l’équipe a besoin pour bien travailler n’améliore ni sa productivité ni son engagement. Bien gérer les connaissances est donc essentiel. 

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6. Faire de l’engagement des collaborateurs une priorité

Lorsque l’entreprise crée des occasions de lien entre collaborateurs , elle favorise le bien-être mental, améliore la satisfaction des collaborateurset soutient la culture d’entreprise. Pour renforcer l’engagement, valorisez les efforts de chacun. Remerciez les collaborateurs pour leur travail lors des entretiens individuels et saluez publiquement leurs efforts en réunion d’équipe.

Une plateforme digitale permet aux collaborateurs de se sentir intégrés à l’équipe dès leur premier jour. Des collaborateurs engagés sont motivés pour donner le meilleur d’eux-mêmes et faire la différence dans leur travail. 

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7. Organiser des moments pour se retrouver en équipe

Puisque l’équipe ne peut pas se réunir en personne, trouvez d’autres façons de créer du lien en dehors du travail. Les activités en ligne ne manquent pas : afterworks virtuels, jeux brise-glace virtuels, soirées jeux virtuelles ou soirées cinéma. 

Les membres de votre équipe peuvent publier des photos de leurs animaux ou de leur famille dans des communautés internes et des canaux de discussion. Les salons de chat privés permettent de partager des anecdotes personnelles et des blagues adaptées au cadre professionnel.

L’application LumApps pour les collaborateurs de terrain est un espace de travail digital complet pour tous les collaborateurs, qu’ils travaillent au siège, à domicile ou ailleurs. Elle est accessible sur ordinateur, Android et iOS. 

LumApps for Frontliners offre à chaque collaborateur une expérience personnalisée : actualités, événements et accès au blog de l’entreprise, où qu’il se trouve. L’application permet aux managers d’intégrer rapidement et facilement les nouvelles recrues à distance. Les collaborateurs en poste accèdent à leurs tâches, plannings et étapes clés sans quitter l’application. Tout le monde peut communiquer par chat de groupe et messagerie instantanée. 

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