Forza lavoro distribuita: cos'è e come gestirla

Cos'è una forza lavoro distribuita?

Si parla di forza lavoro distribuita quando un'azienda ha dipendenti in più sedi. Queste sedi comprendono gli uffici periferici dell'azienda e le case dei dipendenti. Lavoro da remoto, telelavoro e altri termini vengono spesso usati come sinonimi di forza lavoro distribuita, ma di solito con forza lavoro distribuita si intendono aziende con un mix di dipendenti in ufficio, da remoto e personale sul campo. 

La pandemia globale di COVID ha reso più comuni le modalità di lavoro flessibili. Le persone si sono abituate a usare strumenti per il lavoro distribuito come Slack, Zoom e tanti altri per restare in contatto con i colleghi e portare a termine i progetti. 

Secondo Gartner, i dipendenti sono decisamente favorevoli a un modello di lavoro distribuito. Più della metà (55%) dei dipendenti è considerata "high performer" quando ha piena flessibilità sul proprio lavoro (dove, quando e con chi svolgerlo). Tra i dipendenti con il classico orario d'ufficio, solo il 36% era considerato "high performer".

Secondo McKinsey, alcune attività fisiche o manuali non possono essere svolte da una forza lavoro da remoto. Per esempio azionare macchinari, usare strumentazione di laboratorio e prestare assistenza diretta alle persone. Altre funzioni, come comunicare, fare consulenza, insegnare, raccogliere ed elaborare informazioni e codificare dati, potrebbero invece essere svolte da qualsiasi luogo. I settori con il maggiore potenziale per una forza lavoro distribuita nel post-pandemia sono:

• Finanza
• Assicurazioni
• Management
• Servizi alle imprese
• Information technology

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Chi è un dipendente distribuito?

I dipendenti distribuiti sono membri del team che lavorano interamente da remoto. Potrebbero non incontrare mai di persona i colleghi o il proprio responsabile. Questo non impedisce loro di essere coinvolti e preziosi per il team. 

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Differenze tra lavoro distribuito, lavoro da remoto e lavoro ibrido

Vediamo più da vicino questi tre modi di lavorare.

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— Lavoro distribuito

Come accennato, il lavoro distribuito indica dipendenti che lavorano lontano dalla sede principale dell'azienda. Il termine nasce negli anni Settanta, quando i dipendenti della NASA cercavano modi per ridurre i chilometri percorsi per andare e tornare dal lavoro. Così iniziarono a lavorare in uffici distaccati più vicini a casa. 

Oggi il lavoro distribuito indica dipendenti che lavorano in parte nell'ufficio dell'azienda. Per il resto dell'orario lavorano da un altro luogo, e questo riduce il tempo speso negli spostamenti.

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— Lavoro da remoto

Il lavoro da remoto è quello svolto fuori da un ufficio tradizionale. Comprende diverse forme di collaborazione: dipendenti, collaboratori esterni e freelance. 

Chi lavora completamente da remoto opera da casa, da uno spazio di coworking, da un bar o da un altro luogo comodo. Perché questo modello funzioni, serve una comunicazione chiara e in tempo reale tra i membri del team. 

→ Leggi anche: 20 vantaggi del lavoro da remoto

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— Lavoro ibrido

Esistono diverse definizioni di lavoro ibrido. Nella maggior parte dei casi combina lavoro in ufficio e lavoro da remoto. Ogni organizzazione stabilisce le proprie regole per il lavoro ibrido. 

• Il modello completamente distribuito non è considerato davvero ibrido: è un modo di lavorare interamente da remoto.
• Nell'opzione digitale predefinita, i membri del team possono lavorare da qualsiasi luogo scelgano.
• Questo metodo è chiamato anche "remote first".
• Nel modello ibrido statico, ogni membro del team ha un luogo di lavoro fisso, a casa o in ufficio.
• Nel modello ibrido dinamico, i membri del team possono lavorare da casa o in ufficio e scegliere i propri orari.
• Nel modello ibrido sincronizzato, i team possono lavorare in ufficio e da casa. - I membri del team devono comunque andare in ufficio secondo lo stesso calendario.

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Tendenze della forza lavoro distribuita

La pandemia globale di Covid-19 ha cambiato il modo di lavorare e i datori di lavoro si sono adattati a una forza lavoro distribuita da remoto. Secondo Gallup, nell'autunno 2020 un terzo dei lavoratori statunitensi lavorava da remoto a tempo pieno e un altro 25% da remoto part-time. Due terzi dei lavoratori volevano continuare a lavorare da remoto. 

Non è più raro che i dipendenti accedano alle applicazioni aziendali da città diverse. Possono vivere ovunque nel Paese con una connessione internet o spostarsi mentre lavorano. I dipendenti devono poter accedere alla rete aziendale ovunque si trovino e qualunque dispositivo usino (computer desktop, portatile, tablet o smartphone). 

Una forza lavoro distribuita deve accedere a più applicazioni tramite la VPN (Virtual Private Network) aziendale, per esempio:

• Comunicazioni con i clienti
• Software gestionale (ERP)
• Videoconferenze
• Videoscrittura

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Esempi di forza lavoro distribuita

Ecco alcuni esempi di aziende con una forza lavoro distribuita. 

— Apple

I 147.000 dipendenti di Apple lavorano con un modello ibrido. Tre giorni a settimana lavorano all'Apple Park, la sede dell'azienda a Cupertino, in California (USA), e due giorni a settimana possono lavorare da casa. 

— Microsoft

Anche questa azienda ha un modello di lavoro ibrido per i suoi 160.000 dipendenti. I dipendenti possono lavorare da casa fino a metà del proprio orario settimanale senza l'approvazione del manager. Per lavorare da casa il 50% del tempo o più, serve invece l'approvazione del proprio manager. 

— Spotify

Spotify è un'azienda internazionale che lascia lavorare i propri dipendenti "ovunque pensino e creino al meglio". Quest'estate l'azienda introduce la policy "Work from Anywhere", pensata per dare ai dipendenti più libertà nello scegliere come lavorare. Ognuno può decidere se lavorare soprattutto da casa o in ufficio, nella località (città, Paese) che preferisce. Chi vuole lavorare in ufficio ma non vive abbastanza vicino a una sede aziendale potrà avere una postazione in uno spazio di coworking.   

— Twitter

Questa azienda permette ai dipendenti di lavorare da casa, se il loro ruolo lo consente. Chi vive vicino agli uffici di New York, San Francisco o ad altri nove uffici negli Stati Uniti può scegliere di lavorare in uno di essi.

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Quali sono i vantaggi di una forza lavoro distribuita per le aziende?

Una forza lavoro distribuita offre diversi vantaggi a dipendenti e aziende.

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1. Riduce gli spazi ufficio necessari

L'azienda può risparmiare sui costi immobiliari, come affitto o tasse sulla proprietà. Spende anche meno per riscaldamento, raffrescamento ed elettricità. Quando cresce, non deve aggiungere uffici o trasferirsi in spazi più grandi per accogliere nuovi dipendenti. 

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2. Aumenta la produttività

Le aziende con dipendenti da remoto non sono vincolate a lavorare solo in un fuso orario e in orario d'ufficio. Possono operare 24 ore al giorno assumendo persone in tutto il mondo e aggiungendo lavoratori on demand nei periodi di picco.

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3. Elimina il tempo degli spostamenti

Chi lavora da remoto non deve guidare né prendere i mezzi pubblici per arrivare in ufficio. Il tragitto può essere stressante, e i dipendenti arrivano al lavoro distratti e irritati. Alcuni hanno bisogno di tempo per riprendersi una volta arrivati, e la produttività ne risente. Eliminare il pendolarismo riduce anche l'usura dei veicoli dei dipendenti, che così risparmiano. Chi usa di solito i mezzi pubblici risparmia sulle spese di viaggio. 

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4. Amplia il bacino di candidati

Chi si occupa di recruiting non è limitato ai candidati locali quando cerca persone che possono lavorare da casa. I lavoratori possono trovarsi in qualsiasi parte del mondo, quindi il bacino da cui scegliere candidati qualificati è molto più ampio.

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5. Permette di assumere candidati più diversi

Accettando candidature da talenti che vivono in una zona geografica più ampia, le aziende possono attingere a un bacino di candidati qualificati più diversificato. L'azienda trae vantaggio dall'assumere persone di culture ed esperienze diverse. Ognuno porta al lavoro il proprio vissuto, e questo rafforza la capacità della cultura aziendale di innovare, entrare in sintonia con i clienti e risolvere problemi

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6. Favorisce la salute mentale e il benessere dei dipendenti

Lavorando da casa, i dipendenti da remoto possono avere più flessibilità durante la giornata. Dovranno comunque partecipare alle riunioni in calendario. Per il resto, possono lavorare quando sono più efficienti, non per forza in "orario d'ufficio". Se organizzano bene il proprio lavoro, possono dedicare il tempo necessario agli impegni personali e familiari. 

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7. Aumenta la retention dei dipendenti

Le aziende di oggi non possono permettersi di perdere dipendenti di valore, e devono fare i conti con un tasso di turnover annuo che potrebbe crescere fino al 20% rispetto ai livelli pre-pandemia. La retention dei dipendenti resta una priorità per le aziende di ogni settore. Le aziende trattengono i migliori talenti offrendo flessibilità tra lavoro e vita privata. Secondo un sondaggio Gartner di novembre 2021, per il 52% dei dipendenti le politiche di lavoro flessibile sono un fattore importante nella decisione di restare nel proprio lavoro attuale. 

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Quali sono le principali sfide di una forza lavoro distribuita?

Una forza lavoro distribuita pone anche alcune sfide alle aziende.

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1. Comunicare con chi lavora da remoto

Se i membri del team lavorano fuori sede, è importante stabilire regole chiare su quanto spesso comunicare tra loro. Il manager dovrebbe anche indicare il modo migliore per restare in contatto. Per esempio, potrebbe chiedere di caricare i documenti nella cartella Google Drive del team invece di allegarli a un'email. Le conversazioni delicate possono avvenire al telefono o in video invece che in chat o via email. 

→ Leggi anche: Cos'è un digital workplace? Definizione ed esempi

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2. Mantenere i dipendenti coinvolti 

Mantenere coinvolta una forza lavoro distribuita e farla sentire parte di un team più grande può essere difficile. Ci sono modi per dare riconoscimento a chi lavora da remoto, per esempio inviando un biglietto di auguri digitale per il compleanno. Tutti i dipendenti dovrebbero partecipare a collette e lotterie d'ufficio. I manager possono evitare che chi lavora da remoto vada in burnout programmando regolarmente sessioni di coaching individuali con i membri del team distribuito. Il manager dovrebbe chiarire che in questi momenti il dipendente può esprimere liberamente qualsiasi preoccupazione. 

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3. Mantenere viva la cultura aziendale

I manager devono impegnarsi concretamente per mantenere viva la cultura aziendale quando i dipendenti non vanno in ufficio ogni giorno. I responsabili devono trovare modi per riconoscere il lavoro dei dipendenti più meritevoli: per esempio citarli in una chat di gruppo o in una videochiamata, oppure inviare una targa a casa. I manager possono anche organizzare eventi online per i loro team. Così dipendenti e responsabili possono conoscersi e costruire relazioni anche al di là del lavoro.

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4. Resistere alla tentazione del micromanagement

Alcuni manager sentono di dover controllare di più che il team svolga i propri compiti quando lavora da remoto. Fanno fatica a lasciare andare e a fidarsi che i dipendenti lavorino senza qualcuno che li controlli spesso. Se un dipendente non mostra problemi, il manager dovrebbe evitare il micromanagement. Il micromanagement fa capire che il manager non si fida della capacità del dipendente di lavorare in autonomia, e la maggior parte delle persone lo vive male. 

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5. Proteggersi dalle minacce informatiche

La sicurezza informatica è una minaccia importante per le aziende con dipendenti da remoto. Chi prima lavorava in ufficio con computer aziendali ora lavora comodamente dal proprio computer desktop e dai dispositivi mobili. I dipendenti possono avere una rete domestica con VPN o lavorare dal bar sotto casa con un Wi-Fi non protetto. Se un dispositivo viene perso o rubato, informazioni aziendali riservate potrebbero diventare pubbliche.

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Come si gestisce una forza lavoro distribuita?

Ecco alcune best practice per far funzionare al meglio una forza lavoro distribuita. 

1. Assumi le persone giuste fin dall'inizio

Il primo passo per un team distribuito di successo è assumere il giusto mix di persone. L'ideale è una forza lavoro distribuita da remoto composta da persone affidabili, a proprio agio nel lavorare in autonomia. 

Collega subito i membri del team alla missione, alla visione e ai valori dell'azienda. Coinvolgi i dipendenti ovunque si trovino e qualunque sia il loro ruolo in azienda. 

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2. Definisci aspettative chiare per il team distribuito

Quando organizzi una forza lavoro distribuita, definisci aspettative e linee guida chiare. Alcuni dipendenti hanno già esperienza di lavoro da remoto. Per altri lavorare da casa è una novità. Per creare un ambiente di lavoro equo, chiarisci fin dall'inizio le tue aspettative per tutto il team. Tra queste:

• Modalità di comunicazione
• Orari di lavoro
• Come verranno comunicate le scadenze
• Come verranno comunicate le modifiche a un progetto
• Come verranno completati i progetti
• Strumenti che il team userà

Garantisci una comunicazione chiara con una piattaforma di employee experience che faciliti lo scambio di messaggi tra i dipendenti. Quando i messaggi circolano bene nel team, tutti possono concentrarsi sui progetti in corso. 

3. Pianifica regolarmente riunioni individuali e di team

Una comunicazione regolare tra il manager e il team è essenziale per mantenere un team distribuito coinvolto e produttivo. Programma le riunioni di team in videoconferenza a inizio settimana. Usale per fare il punto sui progetti in corso, sugli obiettivi del team e su eventuali problemi dei suoi membri. 

Oltre alle riunioni di team, organizza sessioni individuali con ogni membro del team per mantenere tutti coinvolti e connessi. Se il manager salta questo passaggio, i dipendenti rischiano di sentirsi meno coinvolti. Negli incontri individuali la persona può fare domande, ricevere feedback personalizzati e sollevare eventuali preoccupazioni.

La piattaforma di employee experience rende semplice ed efficiente condividere informazioni con tutto il team. Ognuno può condividere le proprie idee con i colleghi in un ambiente di supporto. Questa tecnologia funziona altrettanto bene per le sessioni individuali e di coaching. Manager e dipendente possono parlare dei punti di forza del dipendente e delle aree di miglioramento.

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4. Comunica spesso con il team in video

Chi lavora nello stesso ambiente si abitua a comunicare di persona. Usare il video per comunicare abitua il team a vedersi e dà una sensazione più simile all'incontro "dal vivo". Anche se i dipendenti sono lontani, non devono per forza sentirsi distanti. 

Con la videoconferenza i partecipanti possono vedere e sentire i colleghi. I dipendenti capiscono meglio cosa viene detto cogliendo segnali non verbali come il tono di voce e le espressioni del viso. Questi segnali migliorano la comunicazione e la comprensione reciproca nel team.

Il video permette ai manager di dare un volto alle proprie parole. I membri del team sentono di conoscersi meglio quando possono vedersi e osservare le reazioni a ciò che viene detto in riunione. 

5. Sii trasparente e responsabile con il tuo team

Quando possibile, non limitare le discussioni del team alle attività in corso. Condividi informazioni su altri progetti e reparti, sugli obiettivi e sui successi dell'azienda. Così ognuno nel team capisce come il proprio lavoro contribuisce al successo di tutta l'azienda. Le persone possono sentirsi più legate all'azienda.

La conoscenza va condivisa (con gli utenti autorizzati). Trattenere informazioni che servono al team per lavorare bene non aumenta la produttività né il coinvolgimento. Gestire la conoscenza nel modo giusto è un aspetto cruciale. 

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6. Metti il coinvolgimento dei dipendenti al primo posto

Quando l'azienda crea occasioni di connessione tra i dipendenti , sostiene il benessere mentale, aumenta la soddisfazione dei dipendenti e rafforza la cultura aziendale. Un modo per aumentare il coinvolgimento è riconoscere l'impegno delle persone. Ringrazia i dipendenti per il loro lavoro durante le sessioni individuali e riconosci pubblicamente il loro impegno nelle riunioni di team.

Una piattaforma digitale fa sentire i dipendenti parte del team fin dal primo giorno. I dipendenti coinvolti sono motivati a dare il massimo e a fare la differenza nel proprio lavoro. 

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7. Organizza momenti di incontro per il team

Visto che il team non può riunirsi di persona, trova modi per creare legami anche fuori dal lavoro. Ci sono tante attività da fare online, come aperitivi virtuali, giochi rompighiaccio virtuali e serate di giochi virtuali o di film. 

I membri del team possono pubblicare foto dei loro animali o dei familiari nelle community interne e nei canali di chat. Le chat private sono il posto giusto per condividere battute adatte al lavoro e racconti della propria vita personale.

L'app LumApps Frontline Workers è un solido spazio di lavoro digitale per tutti i dipendenti, che lavorino in sede, da casa o altrove. È accessibile da desktop e da dispositivi Android o iOS. 

LumApps for Frontliners offre a ogni membro del team un'esperienza personalizzata con notizie, eventi e accesso al blog aziendale da più sedi. L'app permette ai manager di fare l'onboarding virtuale dei nuovi arrivati in modo rapido e semplice. I dipendenti possono accedere ad attività, turni e scadenze senza uscire dall'app. Tutti possono comunicare con chat di gruppo e messaggistica istantanea. 

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