Was ist eine verteilte Belegschaft und wie führen Sie sie?

Was ist eine verteilte Belegschaft?

Von einer verteilten Belegschaft spricht man, wenn ein Unternehmen Mitarbeitende an mehreren Standorten beschäftigt. Dazu zählen Außenstellen des Unternehmens und das Zuhause der Mitarbeitenden. Begriffe wie Remote-Arbeit oder Telearbeit werden oft synonym verwendet. Eine verteilte Belegschaft meint aber meist eine Mischung aus Mitarbeitenden im Büro, im Homeoffice und ohne festen Schreibtisch. 

Die weltweite COVID-Pandemie hat flexible Arbeitsmodelle alltäglich gemacht. Teams nutzen heute ganz selbstverständlich Tools wie Slack, Zoom und viele andere. So bleiben sie mit Kolleginnen und Kollegen in Kontakt und bringen ihre Projekte voran. 

Laut Gartner befürworten Mitarbeitende verteiltes Arbeiten klar. Über die Hälfte (55 %) gilt als „High Performer“, wenn sie volle Flexibilität erhält: wo, wann und mit wem sie arbeitet. Bei klassischen Nine-to-five-Jobs gelten nur 36 % als „High Performer“.

Laut McKinsey lassen sich einige körperliche oder manuelle Tätigkeiten nicht aus der Ferne erledigen. Dazu gehören das Bedienen von Maschinen, die Arbeit mit Laborgeräten und die direkte Pflege. Andere Aufgaben sind dagegen ortsunabhängig möglich: kommunizieren, beraten, unterrichten, Informationen sammeln und verarbeiten oder Daten codieren. Das größte Potenzial für verteiltes Arbeiten nach der Pandemie haben diese Branchen:

• Finanzwesen
• Versicherungen
• Management
• Unternehmensdienstleistungen
• Informationstechnologie

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Was ist ein verteilter Mitarbeiter?

Verteilte Mitarbeitende arbeiten komplett remote. Manche treffen ihr Team oder ihre Führungskraft nie persönlich. Trotzdem sind sie engagierte und wertvolle Teammitglieder. 

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Verteiltes Arbeiten, Remote-Arbeit und hybrides Arbeiten: die Unterschiede

Schauen wir uns diese drei Arbeitsformen genauer an.

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— Verteiltes Arbeiten

Wie oben beschrieben, arbeiten Mitarbeitende beim verteilten Arbeiten nicht in der Unternehmenszentrale. Der Begriff stammt aus den 1970er-Jahren. Damals suchten Mitarbeitende der NASA nach Wegen, ihre Fahrtstrecken zur Arbeit zu verkürzen. Sie arbeiteten deshalb in Zweigstellen näher an ihrem Wohnort. 

Heute bezeichnet verteiltes Arbeiten Mitarbeitende, die einen Teil ihrer Zeit im Büro des Unternehmens arbeiten. Den Rest ihrer Arbeitszeit verbringen sie an einem anderen Ort. Das verkürzt ihre Pendelzeit.

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— Remote-Arbeit

Remote-Arbeit bezeichnet jede Arbeit außerhalb eines klassischen Büros. Sie umfasst verschiedene Modelle: Angestellte, Auftragnehmende und Freelancer. 

Wer vollständig remote arbeitet, tut das im Homeoffice, in einem Coworking-Space, im Café oder an einem anderen passenden Ort. Damit das funktioniert, braucht das Team eine klare Kommunikation in Echtzeit. 

→ Weiterlesen: 20 Vorteile von Remote-Arbeit

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— Hybrides Arbeiten

Für hybrides Arbeiten gibt es mehrere Definitionen. Meist umfasst es Arbeit im Büro und Arbeit aus der Ferne. Jedes Unternehmen legt eigene Regeln für hybrides Arbeiten fest. 

• Das vollständig verteilte Modell gilt nicht als echtes Hybridmodell. Es ist vielmehr eine vollständig remote ausgeübte Arbeitsform.
• Bei der Option „Digital als Standard“ können Teammitglieder von jedem beliebigen Ort aus arbeiten.
• Diese Methode heißt auch „Remote First“.
• Beim statischen Hybridmodell hat jedes Teammitglied einen festen Arbeitsort, entweder zu Hause oder im Büro.
• Beim dynamischen Hybridmodell arbeiten Teammitglieder zu Hause oder im Büro. Ihre Arbeitszeiten wählen sie selbst.
• Beim synchronisierten Hybridmodell arbeiten Teams im Büro und zu Hause. - Ins Büro kommen alle Teammitglieder aber nach demselben Zeitplan.

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Trends bei verteilten Belegschaften

Die weltweite Covid-19-Pandemie hat die Art zu arbeiten verändert. Arbeitgeber haben sich auf eine verteilte Remote-Belegschaft eingestellt. Laut Gallup arbeitete ein Drittel der US-Beschäftigten vollständig remote, weitere 25 % teilweise (Herbst 2020). Zwei Drittel wollten weiter remote arbeiten. 

Heute ist es normal, dass Mitarbeitende aus verschiedenen Städten auf Unternehmensanwendungen zugreifen. Sie können überall im Land mit Internetanschluss leben oder unterwegs arbeiten. Dafür brauchen sie Zugang zum Unternehmensnetzwerk, egal wo sie sind und welches Gerät sie nutzen (Desktop-Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone). 

Verteilte Belegschaften brauchen Zugriff auf zahlreiche Anwendungen im VPN (Virtual Private Network) des Unternehmens, zum Beispiel:

• Kundenkommunikation
• Unternehmenssoftware (ERP)
• Videokonferenzen
• Textverarbeitung

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Beispiele für verteilte Belegschaften

Diese Unternehmen arbeiten mit einer verteilten Belegschaft. 

— Apple

Die 147.000 Mitarbeitenden von Apple arbeiten hybrid. Drei Tage pro Woche sind sie im Apple Park, dem Firmensitz in Cupertino, Kalifornien, USA. Zwei Tage pro Woche können sie im Homeoffice arbeiten. 

— Microsoft

Auch Microsoft setzt für seine 160.000 Mitarbeitenden auf ein hybrides Modell. Bis zur Hälfte ihrer wöchentlichen Arbeitszeit können sie ohne Zustimmung der Führungskraft im Homeoffice arbeiten. Wer 50 % oder mehr der Arbeitszeit zu Hause arbeiten möchte, braucht dafür die Zustimmung der Führungskraft. 

— Spotify

Spotify ist ein internationales Unternehmen. Es lässt seine Mitarbeitenden dort arbeiten, „wo sie am besten denken und kreativ sein können“. In diesem Sommer führt das Unternehmen seine Richtlinie „Work from Anywhere“ ein. Sie soll Mitarbeitenden mehr Freiheit bei der Wahl ihrer Arbeitsweise geben. Alle können entscheiden, ob sie überwiegend zu Hause oder im Büro arbeiten möchten, und zwar am Ort ihrer Wahl (Stadt, Land). Wer im Büro arbeiten möchte, aber zu weit von einem Firmenstandort entfernt wohnt, bekommt von Spotify einen Platz in einem Coworking-Space.   

— Twitter

Twitter erlaubt Homeoffice, sofern die jeweilige Rolle sich für Remote-Arbeit eignet. Wer in der Nähe der Büros in New York, San Francisco oder an neun weiteren US-Standorten wohnt, kann auch dort arbeiten.

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Welche Vorteile hat eine verteilte Belegschaft für Unternehmen?

Eine verteilte Belegschaft bietet Mitarbeitenden und Unternehmen mehrere Vorteile.

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1. Weniger Bürofläche nötig

Das Unternehmen spart Immobilienkosten wie Miete oder Grundsteuer. Auch Heizung, Klimatisierung und Strom kosten weniger. Wächst das Unternehmen, muss es weder Büroflächen hinzumieten noch in größere Räume umziehen. 

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2. Mehr Produktivität

Unternehmen mit Remote-Mitarbeitenden sind nicht an die Geschäftszeiten einer einzigen Zeitzone gebunden. Sie stellen weltweit ein, holen in Spitzenzeiten zusätzliche Kräfte auf Abruf dazu und arbeiten so 24 Stunden am Tag.

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3. Kein Pendeln mehr

Remote-Mitarbeitende fahren nicht mit dem Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln ins Büro. Pendeln kann stressen. Wer gestresst ankommt, ist abgelenkt und gereizt. Manche brauchen nach der Ankunft erst einmal Zeit, um sich zu sammeln. Das kostet Produktivität. Ohne Pendeln nutzt sich außerdem das eigene Auto weniger ab, und die Mitarbeitenden sparen Geld. Wer sonst öffentliche Verkehrsmittel nutzt, spart die Fahrtkosten. 

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4. Größerer Talentpool

Recruiter sind nicht auf Kandidatinnen und Kandidaten aus der Region beschränkt, wenn die Stelle Homeoffice erlaubt. Die Mitarbeitenden können überall auf der Welt sitzen. Damit steht ein viel größerer Talentpool an qualifizierten Bewerbenden zur Auswahl.

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5. Mehr Vielfalt bei Neueinstellungen

Unternehmen erreichen zudem einen vielfältigeren Pool qualifizierter Bewerbender, wenn sie Bewerbungen aus einem größeren geografischen Raum annehmen. Sie profitieren von Menschen mit unterschiedlichen Kulturen und Hintergründen. Jede Person bringt eigene Lebenserfahrungen mit. Das stärkt die Fähigkeit der Unternehmenskultur, innovativ zu sein, Kundenbeziehungen aufzubauen und Probleme zu lösen

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6. Psychische Gesundheit und Wohlbefinden stärken

Remote-Mitarbeitende gewinnen im Homeoffice oft mehr Flexibilität im Tagesablauf. An geplanten Meetings nehmen sie weiterhin teil. Ansonsten arbeiten sie dann, wenn sie am leistungsfähigsten sind, und das ist nicht unbedingt während der „Geschäftszeiten“. Solange sie ihre Arbeit gut organisieren, bleibt Zeit für persönliche und familiäre Verpflichtungen. 

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7. Höhere Mitarbeiterbindung

Moderne Unternehmen können es sich nicht leisten, wertvolle Mitarbeitende zu verlieren. Aktuell droht eine jährliche Fluktuation, die um bis zu 20 % über dem Niveau vor der Pandemie liegen könnte. Mitarbeiterbindung hat in allen Branchen weiterhin Priorität. Unternehmen halten ihre Top-Talente, indem sie flexible Arbeitsmodelle anbieten. Laut einer Gartner-Umfrage vom November 2021 sind flexible Arbeitsregeln für 52 % der Mitarbeitenden ein wichtiger Grund, im aktuellen Job zu bleiben. 

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Was sind die größten Herausforderungen einer verteilten Belegschaft?

Eine verteilte Belegschaft bringt für Unternehmen auch Herausforderungen mit sich.

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1. Kommunikation mit Remote-Mitarbeitenden

Legen Sie klare Regeln fest, wie oft sich Teammitglieder austauschen, wenn sie nicht vor Ort arbeiten. Die Führungskraft sollte auch festlegen, wie das Team am besten in Kontakt bleibt. Sie kann zum Beispiel darum bitten, Dokumente in den Google-Drive-Ordner des Teams hochzuladen, statt sie per E-Mail zu verschicken. Vertrauliche Gespräche führen Sie besser per Telefon oder Video als per Chat oder E-Mail. 

→ Weiterlesen: Was ist ein Digital Workplace? Definition und Beispiele

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2. Mitarbeitende engagiert halten 

Es ist nicht leicht, eine verteilte Belegschaft engagiert zu halten und allen das Gefühl zu geben, Teil eines größeren Teams zu sein. Es gibt aber Wege, Remote-Mitarbeitende wertzuschätzen, etwa mit einer digitalen Geburtstagskarte. Alle Mitarbeitenden sollten an Tippspielen und Verlosungen im Büro teilnehmen können. Regelmäßige Einzelcoachings helfen Führungskräften, Burnout bei verteilten Teammitgliedern vorzubeugen. Dabei sollte klar sein, dass Mitarbeitende alle Anliegen offen ansprechen dürfen. 

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3. Die Unternehmenskultur erhalten

Führungskräfte müssen sich gezielt darum bemühen, die Unternehmenskultur zu erhalten, wenn Mitarbeitende nicht täglich ins Büro kommen. Sie brauchen Wege, herausragende Leistungen anzuerkennen. Zum Beispiel, indem sie die Person im Gruppenchat oder im Videocall erwähnen oder ihr eine Auszeichnung nach Hause schicken. Führungskräfte können auch Online-Events für ihre Teams organisieren. So lernen sich Mitarbeitende und Führungskräfte auch jenseits der Arbeit kennen und bauen Beziehungen auf.

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4. Der Versuchung widerstehen, Remote-Mitarbeitende zu kontrollieren

Manche Führungskräfte glauben, besonders genau hinschauen zu müssen, wenn ihr Team remote arbeitet. Ihnen fällt es schwer, loszulassen und darauf zu vertrauen, dass die Arbeit auch ohne ständige Kontrolle erledigt wird. Solange es keine konkreten Probleme gibt, sollten Führungskräfte auf Mikromanagement verzichten. Es signalisiert mangelndes Vertrauen in selbstständiges Arbeiten, und das nehmen die meisten Menschen übel. 

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5. Schutz vor Cyberbedrohungen

Cybersicherheit ist ein großes Risiko für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitenden. Wer früher im Büro an Firmenrechnern gearbeitet hat, arbeitet jetzt bequem am eigenen Desktop-Computer und an mobilen Geräten. Manche nutzen zu Hause ein Netzwerk mit VPN, andere arbeiten im Café um die Ecke über ungesichertes WLAN. Geht ein Gerät verloren oder wird es gestohlen, können vertrauliche Unternehmensdaten öffentlich werden.

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Wie führen Sie eine verteilte Belegschaft?

Mit diesen Best Practices läuft die Arbeit in verteilten Teams reibungslos. 

1. Von Anfang an die richtigen Leute einstellen

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen verteilten Team ist die richtige Mischung an Menschen. Im Idealfall besteht die verteilte Remote-Belegschaft aus vertrauenswürdigen Personen, die gern selbstständig arbeiten. 

Verbinden Sie neue Teammitglieder sofort mit Mission, Vision und Werten des Unternehmens. Binden Sie alle Mitarbeitenden ein, unabhängig von Standort oder Rolle. 

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2. Klare Erwartungen an das verteilte Team formulieren

Legen Sie beim Aufbau einer verteilten Belegschaft klare Erwartungen und Richtlinien fest. Manche Mitarbeitende haben schon Erfahrung mit Remote-Arbeit. Für andere ist das Homeoffice neu. Für ein faires und gerechtes Arbeitsumfeld sollten Sie Ihre Erwartungen an das gesamte Team von Anfang an klar machen. Dazu gehören:

• Kommunikationswege
• Arbeitszeiten
• Wie Fristen kommuniziert werden
• Wie Projektänderungen kommuniziert werden
• Wie Projekte abgeschlossen werden
• Welche Tools das Team nutzt

Sorgen Sie für klare Kommunikation mit einer Employee-Experience-Plattform , über die Mitarbeitende einfach Nachrichten austauschen. Wenn Informationen im Team fließen, können sich alle auf ihre Projekte konzentrieren. 

3. Regelmäßige Einzel- und Teammeetings planen

Regelmäßige Kommunikation zwischen Führungskraft und Team ist entscheidend, damit ein verteiltes Team engagiert und produktiv bleibt. Planen Sie Teammeetings per Videokonferenz am Anfang der Woche. Besprechen Sie dort den Stand der Projekte, die Ziele des Teams und alle Probleme, die Teammitglieder haben. 

Planen Sie zusätzlich Einzelgespräche mit jedem Teammitglied, damit alle engagiert und verbunden bleiben. Fehlen diese Gespräche, fühlen sich Mitarbeitende eher distanziert. Im Einzelgespräch können Teammitglieder Fragen stellen, persönliches Feedback erhalten und Anliegen ansprechen.

Mit einer Employee-Experience-Plattform teilen Sie Informationen einfach und effizient mit dem gesamten Team. Alle können ihre Gedanken in einem wertschätzenden Umfeld einbringen. Auch für Einzel- und Coachinggespräche eignet sich diese Technologie. Führungskraft und Mitarbeitende können dabei über Stärken und Entwicklungsfelder sprechen.

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4. Häufig per Video mit dem Team kommunizieren

Wer im selben Umfeld arbeitet, ist den persönlichen Austausch gewohnt. Setzt das Team auf Video, sehen sich alle regelmäßig, und es entsteht eher ein Gefühl von „persönlich“. Auch wenn Mitarbeitende räumlich getrennt sind, müssen sie sich nicht so fühlen. 

In Videokonferenzen sehen und hören sich alle Teilnehmenden. Mitarbeitende verstehen Gesagtes besser, weil sie nonverbale Signale wie Tonfall und Mimik wahrnehmen. Diese Signale verbessern Kommunikation und Verständnis im gesamten Team.

Per Video geben Führungskräfte ihren Worten ein Gesicht. Teammitglieder lernen sich besser kennen, wenn sie einander und ihre Reaktionen in Meetings sehen. 

5. Transparent und verbindlich im Team auftreten

Beschränken Sie Teamgespräche nach Möglichkeit nicht nur auf aktuelle Aufgaben. Teilen Sie auch, was in anderen Projekten und Abteilungen passiert, und sprechen Sie über Unternehmensziele und Erfolge. So sieht jedes Teammitglied, wie die eigene Arbeit zum Ganzen beiträgt. Das kann die Verbundenheit mit dem Unternehmen stärken.

Wissen ist da, um geteilt zu werden (mit berechtigten Personen). Wer Teammitgliedern Informationen vorenthält, die sie für ihre Arbeit brauchen, macht sie weder produktiver noch engagierter. Ein gutes Wissensmanagement ist deshalb entscheidend. 

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6. Mitarbeiterengagement zur Priorität machen

Wenn das Unternehmen die Vernetzung von Mitarbeitenden fördert, stärkt es das psychische Wohlbefinden, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und unterstützt die Unternehmenskultur. Ein Weg zu mehr Engagement ist Anerkennung. Danken Sie Mitarbeitenden in Einzelgesprächen für ihre Arbeit und würdigen Sie ihren Einsatz öffentlich in Teammeetings.

Mit einer digitalen Plattform fühlen sich Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag an als Teil des Teams. Engagierte Mitarbeitende geben ihr Bestes und bewirken etwas. 

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7. Gelegenheiten für gemeinsame Team-Events schaffen

Wenn sich das Team nicht persönlich treffen kann, finden Sie andere Wege, um sich außerhalb der Arbeit näherzukommen. Online ist vieles möglich: virtuelle Happy Hours, virtuelle Kennenlernspiele sowie virtuelle Spiele- oder Filmabende. 

Teammitglieder können Fotos ihrer Haustiere oder Familie in internen Communitys und Chat-Kanälen teilen. Private Chatrooms bieten Raum für passende Witze und Geschichten aus dem Privatleben.

Die LumApps-App für Mitarbeitende vor Ort ist ein leistungsstarker digitaler Arbeitsplatz für alle Mitarbeitenden, ob in der Zentrale, zu Hause oder anderswo. Sie ist auf Desktop, Android und iOS verfügbar. 

LumApps for Frontliners bietet jedem Teammitglied ein personalisiertes Erlebnis mit News, Events und Zugriff auf den Unternehmensblog, von verschiedenen Standorten aus. Führungskräfte können neue Teammitglieder damit schnell und einfach virtuell onboarden. Bestehende Mitarbeitende sehen Aufgaben, Dienstpläne und Meilensteine direkt in der App. Alle kommunizieren per Gruppenchat und Instant Messaging. 

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