¿Qué es una plantilla distribuida y cómo gestionarla?

¿Qué es una plantilla distribuida?

Una plantilla distribuida es la de una empresa con empleados en varias ubicaciones. Entre ellas están las oficinas satélite de la empresa y los hogares de los empleados. El trabajo en remoto, el teletrabajo y otros términos se usan a menudo como sinónimos de plantilla distribuida, pero este término suele referirse a empresas con una combinación de empleados en oficina, en remoto y sin puesto fijo. 

La pandemia mundial de COVID ha hecho más habituales los modelos de trabajo flexibles. Los equipos se han acostumbrado a usar herramientas para plantillas distribuidas como Slack, Zoom y muchas otras para mantenerse en contacto con sus compañeros y sacar adelante sus proyectos. 

Gartner descubrió que los empleados están muy a favor del trabajo distribuido. Más de la mitad (55 %) de los empleados se consideran "de alto rendimiento" cuando tienen total flexibilidad sobre su trabajo (dónde, cuándo y con quién realizan sus tareas). Solo el 36 % de los empleados con el horario tradicional de nueve a cinco se consideraban "de alto rendimiento".

Según McKinsey, hay varias actividades físicas o manuales que una plantilla en remoto no puede hacer. Entre ellas, manejar maquinaria, usar equipos de laboratorio o prestar cuidados presenciales. Otras funciones, como comunicarse con otras personas, asesorar, enseñar, recopilar y procesar información o codificar datos, podrían hacerse desde cualquier lugar. Los sectores con más potencial para una plantilla distribuida tras la pandemia son:

• Finanzas
• Seguros
• Gestión empresarial
• Servicios a empresas
• Tecnologías de la información

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¿Qué es un empleado distribuido?

Los empleados distribuidos son personas del equipo que trabajan totalmente en remoto. Puede que nunca lleguen a conocer en persona a sus compañeros ni a su responsable. Eso no les impide ser miembros del equipo comprometidos y valiosos. 

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Diferencias entre trabajo distribuido, trabajo en remoto y trabajo híbrido

Veamos con más detalle estas tres formas de trabajar.

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— Trabajo distribuido

Como hemos visto, el trabajo distribuido se refiere a empleados que trabajan fuera de la oficina principal de su empresa. El término nació en la década de 1970. En aquella época, los empleados de la NASA buscaban formas de reducir los kilómetros que recorrían para ir y volver del trabajo. Los trabajadores de la NASA se incorporaban a sucursales más cercanas a su casa. 

Hoy, el trabajo distribuido se refiere a empleados que pasan parte de su tiempo en la oficina de la empresa. El resto de su jornada trabajan desde otro lugar, lo que reduce su tiempo de desplazamiento.

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— Trabajo en remoto

El trabajo en remoto es el término que describe el trabajo que se hace fuera de una oficina tradicional. Incluye varias modalidades, como empleados en plantilla, contratistas y freelancers. 

Quien trabaja totalmente en remoto lo hace desde su despacho en casa, un espacio de coworking, una cafetería u otro lugar cómodo. Para que esta modalidad funcione, es imprescindible una comunicación clara y en tiempo real entre las personas del equipo. 

→ Más información: 20 ventajas del trabajo en remoto

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— Trabajo híbrido

Hay varias definiciones de lo que es el trabajo híbrido. En la mayoría de los casos combina trabajo en la oficina y en remoto. Cada organización define su propia política de trabajo híbrido. 

• El modelo totalmente distribuido no se considera realmente híbrido. Es, más bien, una forma de trabajar totalmente en remoto.
• En la opción digital por defecto, las personas del equipo pueden trabajar desde donde quieran.
• Este método también se llama "remote first".
• En el modelo híbrido estático, cada persona del equipo tiene asignado un lugar de trabajo concreto, ya sea en casa o en una oficina.
• En el modelo híbrido dinámico, las personas del equipo pueden trabajar desde casa o desde la oficina. Cada uno puede elegir su horario.
• En el modelo híbrido sincronizado, los equipos pueden trabajar desde la oficina y desde casa. - Aun así, las personas del equipo deben ir a la oficina con el mismo calendario.

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Tendencias de la plantilla distribuida

La COVID-19 ha cambiado nuestra forma de trabajar en todo el mundo, y las empresas se han adaptado a una plantilla distribuida en remoto. Según Gallup, un tercio de los trabajadores de EE. UU. trabajaba en remoto a tiempo completo y otro 25 % lo hacía a tiempo parcial (otoño de 2020). Dos tercios querían seguir trabajando en remoto. 

Ya no es raro que los empleados accedan a las aplicaciones de la empresa desde distintas ciudades. Pueden vivir en cualquier parte del país con conexión a internet o desplazarse mientras trabajan. Los empleados necesitan acceder a la red de la empresa estén donde estén y usen el dispositivo que usen (ordenador de sobremesa, portátil, tablet o smartphone). 

Las plantillas distribuidas necesitan acceder a varias aplicaciones a través de la VPN (Virtual Private Network)de la empresa, por ejemplo:

• Comunicación con clientes
• Software empresarial (ERP)
• Videoconferencia
• Procesador de textos

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Ejemplos de plantillas distribuidas

Estos son algunos ejemplos de empresas con una plantilla distribuida. 

— Apple

Los 147.000 empleados de Apple trabajan en un modelo híbrido. Trabajan tres días por semana en Apple Park, la sede de la empresa en Cupertino (California, EE. UU.), y pueden trabajar desde casa dos días a la semana. 

— Microsoft

Esta empresa también tiene un modelo de trabajo híbrido para sus 160.000 empleados. Pueden trabajar desde casa hasta la mitad de su jornada semanal sin la aprobación de su manager. Si quieren trabajar desde casa el 50 % o más de su jornada, necesitan la aprobación de su manager para hacer el cambio. 

— Spotify

Spotify es una empresa internacional que apuesta por dejar que sus empleados trabajen "donde mejor piensen y creen". La empresa lanza este verano su política "Work from Anywhere", pensada para dar a los empleados más libertad para elegir cómo trabajan. Cada persona puede decidir si prefiere trabajar sobre todo desde casa o en la oficina, en la ubicación geográfica (ciudad, país) que elija. Spotify ofrecerá un espacio de coworking a quienes quieran trabajar en una oficina y no vivan a una distancia razonable de una sede de la empresa.   

— Twitter

Esta empresa permite a sus empleados trabajar desde casa siempre que su puesto se preste al trabajo en remoto. Quienes vivan cerca de las oficinas de Nueva York, San Francisco o de otras nueve oficinas de la empresa en EE. UU. pueden elegir trabajar en una de ellas.

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¿Qué ventajas tiene una plantilla distribuida para las empresas?

Una plantilla distribuida ofrece varias ventajas para los empleados y las empresas.

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1. Reduce el espacio de oficina necesario

La empresa puede ahorrar en costes inmobiliarios, como el alquiler o los impuestos sobre bienes inmuebles. También paga menos en calefacción, aire acondicionado y electricidad. A medida que crece, no tiene que ampliar sus oficinas ni plantearse mudarse a un local más grande para acoger a más empleados. 

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2. Aumenta la productividad

Las empresas con empleados en remoto no están limitadas a que su plantilla trabaje solo en un huso horario y en horario de oficina. Pueden funcionar las 24 horas contratando empleados en todo el mundo y sumando trabajadores bajo demanda en los periodos de más actividad.

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3. Elimina el tiempo de desplazamiento

Los empleados en remoto no tienen que coger el coche ni el transporte público para ir a la oficina. Ese trayecto puede ser estresante, y hace que los empleados lleguen al trabajo distraídos e irritados. Algunos necesitan un tiempo para centrarse al llegar, lo que afecta a su productividad.  Eliminar el desplazamiento también reduce el desgaste del vehículo y supone un ahorro para el empleado. Quienes suelen usar el transporte público también ahorran en gastos de viaje. 

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4. Amplía la bolsa de candidatos

Los reclutadores no se limitan a candidatos locales cuando buscan empleados que puedan trabajar desde casa. Los trabajadores pueden estar en cualquier parte del mundo, así que los reclutadores tienen una bolsa de candidatos cualificados mucho mayor.

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5. Permite contratar perfiles más diversos

Las empresas también pueden acceder a candidatos cualificados más diversos cuando aceptan candidaturas de talento de un área geográfica más amplia. El negocio se beneficia de contratar a personas de distintas culturas y trayectorias. Cada persona aporta al trabajo su propia experiencia vital, lo que mejora la capacidad de la cultura de trabajo para innovar, conectar con los clientes y resolver problemas

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6. Favorece la salud mental y el bienestar de los empleados

Los empleados en remoto pueden descubrir que trabajar desde casa les da más flexibilidad durante el día. Seguirán teniendo que asistir a las reuniones programadas. Por lo demás, pueden trabajar en los momentos en que rinden más, que no tienen por qué coincidir con el "horario de oficina". Si organizan bien su trabajo, pueden dedicar el tiempo que necesiten a sus responsabilidades personales y familiares. 

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7. Mejora la retención de los empleados

Las empresas de hoy no pueden permitirse perder a empleados valiosos, y se enfrentan a una rotación anual que podría subir hasta un 20 % respecto a los niveles previos a la pandemia. La retención de los empleados sigue siendo una prioridad para las empresas de todos los sectores. Las empresas retienen a su mejor talento ofreciendo flexibilidad para conciliar. Según una encuesta de Gartner realizada en noviembre de 2021, el 52 % de los empleados afirma que las políticas de trabajo flexible pesan mucho en su decisión de quedarse en su puesto actual. 

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¿Cuáles son los principales retos de una plantilla distribuida?

Una plantilla distribuida también plantea algunos retos para las empresas.

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1. Comunicarse con los trabajadores en remoto

Es importante fijar políticas claras sobre la frecuencia con la que las personas del equipo deben comunicarse si van a trabajar fuera de la oficina. El manager también debe indicar la mejor forma de que el equipo se mantenga en contacto. Por ejemplo, puede pedir que los documentos se suban a la carpeta de Google Drive del equipo en lugar de adjuntarlos a un email. Las conversaciones delicadas pueden hacerse por teléfono o vídeo en lugar de por chat o email. 

→ Más información: ¿Qué es un Digital Workplace? Definición y ejemplos

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2. Mantener el compromiso de los empleados 

Puede ser difícil mantener comprometida a una plantilla distribuida y hacer que sienta que forma parte de un equipo más grande. Hay formas de reconocer a los trabajadores en remoto, como enviarles una felicitación de cumpleaños digital. Todos los empleados deberían participar en las porras y sorteos de la oficina. Los managers pueden evitar que los trabajadores en remoto acaben quemados programando sesiones individuales de coaching periódicas con las personas del equipo distribuido. El manager debe dejar claro que, en esas sesiones, el empleado puede hablar con total sinceridad de cualquier preocupación. 

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3. Mantener la cultura corporativa

Los managers deben esforzarse de forma consciente por mantener la cultura corporativa cuando los empleados no van a la oficina a diario. Los responsables deben encontrar formas de reconocer el trabajo de los empleados que destacan. Por ejemplo, mencionarlos en un chat de grupo o en una videollamada, o enviarles una placa a casa. Los managers también pueden organizar eventos sociales online para sus equipos. Así empleados y responsables pueden conocerse y crear relaciones más allá de sus tareas.

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4. Resistir la tentación de hacer micromanagement con los empleados en remoto

Algunos managers sienten que deben vigilar más de cerca que su equipo trabaje en sus tareas cuando trabaja en remoto. A estos managers les cuesta soltar y confiar en que los empleados harán su trabajo sin que nadie los supervise a menudo. Salvo que un empleado demuestre un problema, el manager debe evitar el micromanagement. Transmite que el manager no confía en que el empleado trabaje de forma autónoma, y a la mayoría de la gente le molesta esa idea. 

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5. Protegerse frente a las amenazas de ciberseguridad

La ciberseguridad es una amenaza importante para las empresas con trabajadores en remoto. Los empleados que antes trabajaban en una oficina con ordenadores de la empresa ahora trabajan cómodamente desde sus ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles. Pueden tener en casa una red con VPN o trabajar desde la cafetería del barrio con una Wi-Fi no segura. Si un empleado pierde su dispositivo o se lo roban, la información confidencial de la empresa podría hacerse pública.

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¿Cómo gestionar una plantilla distribuida?

Estas son algunas buenas prácticas para que todo funcione sin problemas en una plantilla distribuida. 

1. Contrata a las personas adecuadas desde el principio

El primer paso para tener un equipo distribuido que funcione es contratar la combinación adecuada de personas. Lo ideal es una plantilla distribuida en remoto formada por personas de confianza que se sientan cómodas trabajando de forma autónoma. 

Conecta desde el primer momento a las personas del equipo con la misión, la visión y los valores de la empresa. Implica a los empleados, estén donde estén y tengan el puesto que tengan. 

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2. Fija expectativas claras para el equipo distribuido

Al poner en marcha una plantilla distribuida, define expectativas y pautas claras. Algunos empleados ya tendrán experiencia en el trabajo en remoto. Para otros, trabajar desde casa será nuevo. Para crear un entorno de trabajo justo y equitativo, deja claras desde el principio tus expectativas para todo el equipo. Estas expectativas incluyen:

• Canales de comunicación
• Horario de trabajo
• Cómo se comunicarán los plazos
• Cómo se comunicarán los cambios en un proyecto
• Cómo se completarán los proyectos
• Herramientas que usará el equipo

Garantiza una comunicación clara con una plataforma de experiencia del empleado que facilite compartir mensajes entre empleados. Cuando los mensajes fluyen en el equipo, todos pueden centrarse en los proyectos en curso. 

3. Programa reuniones individuales y de equipo periódicas

La comunicación periódica entre el manager y su equipo es esencial para que un equipo distribuido siga comprometido y sea productivo. Programa las reuniones de equipo a principios de semana por videoconferencia. Úsalas para repasar el estado de los proyectos, los objetivos del equipo y cualquier problema que tengan sus miembros. 

Además de las reuniones de equipo, programa sesiones individuales con cada persona para que todos sigan comprometidos y conectados. Si un manager no lo hace, es más probable que los empleados se sientan desconectados del trabajo. En estas reuniones individuales, cada persona puede hacer preguntas, recibir feedback personalizado y plantear sus preocupaciones.

La plataforma de experiencia del empleado hace que compartir información con todo el equipo sea fácil y eficiente. Todos pueden aportar sus ideas a sus compañeros en un entorno de apoyo. Para las sesiones individuales y de coaching, esta tecnología funciona igual de bien. El manager y el empleado pueden hablar de los puntos fuertes del empleado y de sus áreas de mejora.

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4. Usa el vídeo a menudo para comunicarte con el equipo

Los empleados que trabajan en el mismo entorno se acostumbran a comunicarse cara a cara. Apostar por el vídeo hace que el equipo se acostumbre a verse y da una sensación más "presencial". Aunque los empleados estén lejos, no tienen por qué sentirse así. 

La videoconferencia permite ver y oír a los compañeros. Los empleados entienden mejor lo que se dice gracias a señales no verbales como el tono de voz y las expresiones faciales. Estas señales mejoran la comunicación y el entendimiento del equipo en general.

El vídeo permite a los managers poner cara a sus palabras. Las personas del equipo sienten que se conocen mejor cuando pueden verse y ver sus reacciones a lo que se dice en las reuniones. 

5. Sé transparente y responsable con tu equipo

Siempre que puedas, no limites las conversaciones del equipo a las tareas en curso. Comparte información sobre lo que pasa en otros proyectos y departamentos, y sobre los objetivos y éxitos de la empresa. Así todo el equipo entiende cómo contribuye su trabajo al conjunto de la empresa. Pueden sentirse más conectados con el negocio.

El conocimiento está para compartirse (con los usuarios autorizados). Retener la información que el equipo necesita para hacer bien su trabajo no mejora su productividad ni les ayuda a sentirse implicados. Gestionar bien el conocimiento es fundamental. 

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6. Haz del compromiso de los empleados una prioridad

Cuando la empresa fomenta oportunidades de conexión entre empleados , favorece el bienestar mental, aumenta la satisfacción de los empleadosy refuerza la cultura corporativa. Una forma de mejorar el compromiso es reconocer el esfuerzo de los empleados. Dales las gracias por su trabajo en las sesiones individuales y reconoce su esfuerzo en público en las reuniones de equipo.

Una plataforma digital hace que los empleados se sientan parte del equipo desde su primer día. Los empleados comprometidos están motivados para dar lo mejor de sí y marcar la diferencia en su trabajo. 

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7. Organiza oportunidades para que el equipo se reúna

Como el equipo no puede reunirse en persona, busca formas de crear vínculos fuera del trabajo. Hay muchas actividades online posibles, como afterworks virtuales, juegos virtuales para romper el hielo y noches de juegos virtuales o de cine. 

Las personas de tu equipo pueden publicar fotos de sus mascotas o de su familia en comunidades internas y canales de chat. Los chats privados son un espacio para compartir bromas apropiadas para el trabajo y anécdotas de su vida personal.

La app de LumApps para empleados operativos (Frontline Workers) es un espacio de trabajo digital completo para todos los empleados, trabajen en la oficina central, en casa o en cualquier otro lugar. Se puede usar desde ordenador, Android o iOS. 

LumApps for Frontliners ofrece a cada persona del equipo una experiencia personalizada con noticias, eventos y acceso al blog corporativo desde varias ubicaciones. La app permite a los managers hacer el onboarding virtual de nuevas incorporaciones de forma rápida y sencilla. Los empleados pueden consultar sus tareas, horarios e hitos sin salir de la app. Todos pueden comunicarse por chat de grupo y mensajería instantánea. 

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