Créer un annuaire interne d’entreprise : avantages et inconvénients
Qu’est-ce qu’un annuaire interne à l’entreprise ?
Dans les entreprises, le recours au télétravail se massifie. En France, 47 % d’entre elles y ont recours.
Gain de temps, diminution de la fatigue liée aux transports, flexibilité, équilibre entre vie professionnelle et privée… Si le télétravail présente de nombreux avantages, il met en évidence de nouveaux enjeux, comme le maintien d’une bonne communication interne.
À l’échelle de l’entreprise, il peut induire une baisse du nombre d’interactions avec les collègues appartenant à d’autres services. Chez Microsoft, les chercheurs ont observé une réduction de 25 % du temps consacré à la collaboration entre des équipes différentes.
Dans ce contexte, les outils collaboratifs jouent un rôle de plus en plus important. L’annuaire interne d’entreprise en fait partie. Il stimule les échanges entre les groupes de travail.
Définition d’un annuaire interne d’entreprise
Un annuaire intranet stocke les données relatives aux employés. Il répertorie des informations incontournables comme :
- Le nom et le prénom ;
- La fonction ;
- Le département ;
- La photo ;
- Le numéro de téléphone ;
- Le bureau ;
- Le pays ;
- L’adresse e-mail ;
- L’adresse.
Chaque entreprise décide du niveau de détail à intégrer au sein des profils. Par exemple, les RH peuvent choisir de préciser la fonction et les coordonnées, tout en ajoutant des champs personnalisés. Il peut s’agir :
- Des compétences ;
- Des certifications ;
- Des loisirs ;
- De la citation préférée ;
- D’une mini biographie ;
- De l’emploi du temps ;
- Des groupes ;
- Du manager ;
- Du type de contrat.
À quoi ça sert ?
Pour un collaborateur, il peut être difficile de savoir à quel collège s’adresser suivant sa problématique. L’objectif d’un annuaire intranet est de l’aider à trouver rapidement les coordonnées de l’employé capable de lui venir en aide. En facilitant l’entrée en contact, cet outil collaboratif lutte contre la fragmentation des échanges au sein de l’entreprise.
Type d’annuaire
Un annuaire intranet peut se présenter sous plusieurs formes :
- Un organigramme, parfait pour visualiser la structure de l’entreprise et le rôle de chaque collaborateur ;
- Un trombinoscope ;
- Une barre de recherche, conçue pour trouver un nom, une fonction, une compétence.
Fonctionnalités
Parmi les fonctionnalités phare d’un annuaire interne d’entreprise, nous retrouvons :
- La recherche d’un collègue, avec ou sans suggestion automatique, les filtres ;
- Le lancement d’une discussion, d’un appel vidéo ;
- La planification d’une réunion ;
- L’envoi d’un e-mail ;
- La synchronisation avec un calendrier comme Google Calendar ;
- L’intégration d’applications externes ;
- L’accessibilité depuis une application mobile.
Exemples
Découvrez des exemples d’annuaires d’entreprise mis au point par LumApps pour ses clients :
- Un annuaire pour Acorus, une société spécialisée dans la rénovation d’actifs immobiliers. Depuis la version mobile de la Digital Workplace, il permet de trouver rapidement la bonne personne au sein d’une filiale ou d’une agence.
- Un annuaire complet des employés, à destination de Proximus, fournisseur de services digitaux et de solutions de communication. Grâce à cet outil, les collaborateurs peuvent contacter leurs collègues en déplacement.
- Un annuaire des utilisateurs pour Ascension, établissement de santé leader. Bien conçu, il est utilisé par des milliers de salariés pour trouver des médecins, des contacts clés, et partager des informations.
Comment un intranet moderne peut transformer votre culture d’entreprise
Comment mettre en place un annuaire interne d’entreprise ?
Vous souhaitez mettre à disposition de vos équipes un annuaire intranet ? Nous récapitulons pour vous les étapes à ne pas manquer pour mener à bien votre projet.
1. Définir les objectifs
La première étape est de faire le point sur vos objectifs. En déployant un annuaire digital au sein de votre organisation, quels résultats ambitionnez-vous d’obtenir ?
- Fournir à vos équipes les outils et ressources nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, en vue d’accroître leur productivité ?
- Renforcer la communication interne ?
- Améliorer l’engagement des employés, en adoptant une culture de travail collaborative et transparente ?
- Augmenter les performances globales de l’entreprise ?
- Exploiter les fiches contacts pour mieux cibler les publics internes lors de la diffusion de messages ?
Après avoir déterminé vos objectifs, listez les KPI vous permettant d’évaluer les retombées de la mise en place de l’annuaire. Pour mesurer l’engagement, vous pouvez par exemple réaliser une enquête de satisfaction auprès de vos collaborateurs.
2. Bien choisir l’annuaire d’entreprise
Les annuaires utilisateurs Microsoft, Google ou Okta permettent de préciser un nombre d’informations limitées sur les employés. En optant pour un annuaire digital comme celui intégré à la solution LumApps, vous pouvez enrichir facilement les profils utilisateurs. La possibilité de personnaliser les fiches contacts répond très bien aux besoins uniques des PME en forte croissance et des entreprises multisites.
Autre critère à prendre en considération lors de la création d'un annuaire : les fonctionnalités offertes. Par exemple, si vos équipes ont l’habitude de se déplacer sur le terrain, choisissez un outil accessible depuis une application mobile.
En présence d’un nombre élevé de collaborateurs, il vaut mieux privilégier l’intégration d’une fonction de suggestion automatique ou bien l’application de filtres. Elles accélèrent les recherches. La possibilité de mettre en favoris des contacts peut être intéressante.
3. Faire le bilan sur les sources de données exploitables
Pour mettre en place un annuaire intranet, vous avez besoin de données sur les collaborateurs. Comme nous venons de le voir, les informations comme l’identité ou les coordonnées sont souvent intégrées dans les annuaires de Microsoft, Google ou encore Okta.
Si vous n’utilisez pas de Digital Workplace, les renseignements peuvent être recensés au sein d’un tableur ou encore du registre unique du personnel. À cette étape, le travail du service RH consiste à rassembler l’ensemble des bases de données existantes.
Pour ajouter rapidement des renseignements plus précis aux profils de vos collaborateurs, l’idéal est d’importer les données issues de votre solution RH ou de formation. Avec LumApps, récupérez automatiquement les informations provenant de SAP SuccessFactors, Workday, etc.
4. Opter pour un annuaire d’entreprise sécurisé
L’annuaire intranet contient des données personnelles sur les collaborateurs. Il est essentiel de sélectionner un outil sécurisé. Pour protéger ses clients du monde entier, LumApps leur offre une confidentialité optimale des informations. Les données des utilisateurs sont par exemple cryptées aussi bien au repas qu’en phase de transit. Preuve de son engagement, la plateforme d’expérience collaborateur 100 % SaaS a obtenu la certification SOC 2 Type II.
5. Établir un budget
Le choix de votre futur annuaire interne d’entreprise dépend sans doute en grande partie de son tarif. Ce dernier varie selon les fonctionnalités, le volume de données à traiter, l’effectif de votre organisation ou encore la complexité de mise en place.
Pour économiser, il vaut mieux opter pour le déploiement d’une plateforme d’expérience collaborateur. En plus d’un annuaire des employés, elle embarque un portail onboarding, un fil d’actualités, un centre de ressources employés, des communautés métiers ou encore le blog de la direction.
Cette stratégie vous permet de concentrer votre budget sur un seul et même outil collaboratif. Vous évitez de la disperser sur un grand nombre de solutions. Leur multiplicité risque de perturber vos employés, en plus de leur faire perdre du temps.
Les 3 avantages d’un annuaire interne en entreprise
Un annuaire digital apporte des bénéfices à l’organisation comme à ses collaborateurs, en améliorant à la fois la performance et le bien-être.
Augmenter le nombre d’interactions entre collaborateurs
Plus de 9 employés sur 10 se déclarent en quête de sens. Selon McKinsey, les collaborateurs se sentant mieux connectés à leurs collègues sont une fois et demie plus engagés. La qualité des échanges y contribue grandement, favorisant le bien-être au travail. En mettant en place un annuaire, avec des profils utilisateurs détaillés, les salariés ont les cartes en main pour engager plus facilement la conversation. Les informations sur les loisirs ou encore l’expérience professionnel de leurs collègues représentent autant de sujets de discussion. Ces premières interactions sont le préalable à l’établissement de relations interpersonnelles, un facteur clé du bien-être des employés.
Identifier rapidement des compétences au sein de l’organisation
Plus le nombre de collaborateurs est important, plus il est difficile d’identifier un collègue possédant une expertise professionnel donnée, surtout s'il travaille sur un autre site. Pourtant, cela permet de former des équipes-projets et de mieux comprendre la structure de l'entreprise. Au sein d’un annuaire interne comme celui de LumApps, qui offre bien plus qu'un organigramme statique, les compétences de chaque employé sont mises en avant. Ces fiches contacts enrichies stimulent l’innovation et la cohésion, maximisant le taux de réussite des projets et le bien-être des équipes.
Segmenter les collaborateurs
Face à la quantité de messages, 43 % des salariés passent à côté d’informations importantes. Les responsables RH peuvent s’appuyer sur les profils utilisateurs et la richesse de leurs champs pour segmenter les audiences internes. Ils diffusent ainsi les bons messages, auprès des publics concernés, au bon moment et sur le canal approprié.
Les 3 inconvénients à prendre en compte dans la création d’un annuaire d’employés
Vous vous apprêtez à déployer un annuaire intranet ? Voici 3 éléments à ne pas négliger.
Une mise en place chronophage
La création d'un annuaire nécessite une phase de réflexion pour choisir le bon outil qui répondra à vos besoins spécifiques. Cette étape est essentielle pour définir la future structure de l'entreprise digitale et peut être plus ou moins longue selon votre maturité numérique.
La mise à jour des informations
Les annuaires en ligne modernes requièrent des mises à jour régulières, par exemple lors d'un départ ou d'un recrutement. Pour ne pas avoir à modifier les profils manuellement, ils doivent être actualisés en temps réel. D’où l’importance d’opter pour une solution communiquant avec votre système RH. C’est le cas des annuaires en ligne de LumApps.
Le choix des informations à intégrer
La personnalisation des champs des fiches contacts est un atout majeur. Cependant, le risque est de vouloir ajouter trop de champs non pertinents. Il est crucial de sélectionner avec soin les champs à afficher pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs. Un bon outil propose un équilibre parfait, à la différence d'un organigramme rigide qui ne montre qu'une vue hiérarchique.
Conclusion
Avec des annuaires en ligne, les employés n'ont plus besoin d’effectuer des recherches manuelles et gagnent un temps professionnel précieux. Un bon outil collaboratif regroupe toutes les informations clés sur les employés dans un cadre professionnel et sécurisé. Il donne un visage à chacun, un enjeu crucial pour le bien-être dans une société où le nombre de collaborateurs est considérable.
Annuaire interne d'entreprise en ligne : le cœur de votre collaboration
Plus qu'un simple répertoire, l'annuaire interne d'entreprise en ligne est un outil stratégique pour connecter vos équipes. Dans un contexte où le travail hybride redessine les interactions, il devient essentiel pour humaniser les relations professionnel et renforcer l’engagement. C’est un pas décisif vers une meilleure expérience employé, qui répond à des besoins spécifiques de connexion. La réussite de la création d'un annuaire dépend de sa capacité à refléter non seulement l'organigramme, mais aussi la culture vivante de l'organisation. Les meilleurs annuaires en ligne offrent des champs personnalisables pour dépeindre fidèlement la structure de l'entreprise et son capital humain professionnel.
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