Die besten Strategien für die interne Kommunikation 2025
Die interne Kommunikation verändert sich rasant. Gut vorbereitet zu sein, ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. In einem aktuellen Ragan-Webinar teilten die Expertinnen Lisa Capra von LumApps und Randelyn Snow von RSI (einem Auftragnehmer des US-Energieministeriums) ihre Erkenntnisse für einen zukunftsorientierten Kommunikationsplan 2025.
Hier fassen wir die wichtigsten Erkenntnisse zusammen. Im Fokus: wie KI, Video und strategische Kommunikation erfolgreiche interne Kommunikation prägen.
Wo die Kommunikation steht, während sich die Profis auf 2025 vorbereiten ...
Von Fachleuten für interne Kommunikation wird oft weit mehr erwartet, als ihre Rolle umfasst. Sie werden zur Anlaufstelle für Aufgaben, die andere meiden oder für die ihnen die Expertise fehlt. Dabei sollte Kommunikation in jedem Unternehmen eine strategische Funktion sein. Und viele Unternehmen würdigen ihre Kommunikationsprofis bereits als strategische Führungskräfte.
Das zeigen die KPIs, die der internen Kommunikation zugewiesen werden. Laut Gallaghers 2024 State of the Sector Report hatte die interne Kommunikation 2024 folgende KPIs: Kultur & Zugehörigkeit (78 %), strategische Ausrichtung (76 %) und organisatorische Agilität (46 %).
Kommunikationsverantwortliche nennen außerdem diese Hürden:
- Mangel an Zeit & Kapazität (35 %)
- Mitarbeitende ohne Engagement (32 %)
- Fehlendes Budget (25 %)
- Interne Technologien (24 %)
- Fehlende Analytics oder Messung (19 %)
All diese Herausforderungen aus 2024 werden die Planung der Kommunikationsprofis für 2025 sicher beeinflussen.
So erstellen Sie Ihren Kommunikationsplan für 2025
Fachleute für interne Kommunikation müssen in einer Welt ständigen Wandels agil bleiben. Ob technologische, organisatorische oder kulturelle Veränderungen: Entscheidend ist, sie vorherzusehen und sich anzupassen.
Ein dynamischer Ansatz hält Unternehmen wettbewerbsfähig und sorgt dafür, dass Mitarbeitende Vision und Ziele des Unternehmens mittragen. Laut den Expertinnen Lisa Capra und Randelyn Snow gehören diese 5 Punkte in Ihren Kommunikationsplan 2025.
5 Punkte, die Ihr interner Kommunikationsplan 2025 braucht
1. Ein dynamisches Intranet
Randelyn erklärte, warum ein dynamisches Intranet ein wichtiges Werkzeug für die interne Kommunikation ist, besonders in großen Unternehmen. Sie empfiehlt eine dynamische Intranet-Plattform, die wirksam und für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich ist. Sie sollte sich an die Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeitenden anpassen lassen. So können Mitarbeitende wichtige Informationen filtern und sich sinnvoll damit auseinandersetzen.
Das fördert Zusammenarbeit und Engagement in Teams und im gesamten Unternehmen. Außerdem dient ein Intranet als Wissensspeicher des Unternehmens. Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, finden neue Kolleginnen und Kollegen dort, was andere bereits gelernt haben. Das zahlt sich langfristig aus.
2. KI ist Ihr Freund
KI verändert, wie Unternehmen intern kommunizieren. Lisa Capra und ihre Kollegin Randolyn Snow betonten: KI ist mehr als ein Produktivitätstool. Sie öffnet die Tür zu Kreativität und Effizienz. KI automatisiert Routineaufgaben, macht komplexe Informationen zugänglich und liefert Inspiration für neue Inhalte. So können sich Kommunikationsprofis auf Aufgaben konzentrieren, die strategisches Denken und menschliches Gespür erfordern.
Eine praktische Anwendung von KI ist die Personalisierung der Kommunikation nach den Bedürfnissen der Mitarbeitenden. KI segmentiert Zielgruppen und richtet Botschaften gezielt aus. Das reduziert die Informationsflut und sorgt dafür, dass Mitarbeitende relevante Inhalte erhalten. Dieser gezielte Ansatz steigert das Engagement und senkt das Risiko, dass Mitarbeitende sich abwenden.
Lisa beleuchtete den Trend zum KI-Einsatz in Unternehmen und wies darauf hin, dass die Offenheit dafür sehr unterschiedlich ist. Laut Gallagher State of the Sector Report stehen Fachleute für interne Kommunikation beim Einsatz von KI noch am Anfang: 33 % experimentieren erst damit, und nur 20 % nutzen sie zur Erstellung von Kommunikationsinhalten.
3. E-Mail ist out. Video ist in.
Der Wechsel von E-Mail zu Video ist ein weiterer Trend in der internen Kommunikation. Menschen schauen immer mehr Videos in sozialen Medien. Entsprechend wollen Mitarbeitende auch bei der Arbeit häufiger Videos sehen.
Video wirkt persönlich. So können Führungskräfte Mitarbeitende auf einer menschlicheren Ebene erreichen.
Kurze, professionelle Videos entstehen in wenigen Minuten. Damit eignen sie sich ideal für dringende Mitteilungen oder persönliche Botschaften der Unternehmensführung. Jemanden zu sehen und zu hören, schafft eine Verbindung und ein Engagement, die Text allein nicht erreicht.
Video berücksichtigt außerdem unterschiedliche Lernvorlieben und Generationen in der Belegschaft. Ob CEO-Updates, Trainingsmodule oder Erfahrungsberichte von Mitarbeitenden: Videoinhalte bleiben besser im Gedächtnis und verbessern die User Experience. Wichtig ist, Videos für mehrere Plattformen und Sprachen zu optimieren, um ein globales Publikum wirksam zu erreichen.
4. Content-Strategie – den richtigen Zeitpunkt kennen.
Eine erfolgreiche interne Kommunikationsstrategie setzt voraus, dass Sie Vorlieben und Verhalten Ihrer Zielgruppe verstehen. Lisa Capra betonte, wie wichtig Content-Strategie und gezielte Kommunikation sind: zu wissen, wann und wie Sie Botschaften versenden.
Senden Sie eine Unternehmens-E-Mail zum Beispiel nicht gleich Montag früh, wenn Mitarbeitende wahrscheinlich müde sind und ein volles Postfach sie überfordert. Planen Sie den Versand lieber für einen Zeitpunkt, an dem Mitarbeitende aufmerksamer sind.
Mit dem richtigen Timing kommen Botschaften an und werden umgesetzt, statt im Rauschen unterzugehen. Fragen Sie Mitarbeitende in einer Umfrage, wie sie angesprochen werden möchten. Gibt es eine Lücke zwischen Ihrem aktuellen Vorgehen und den Erwartungen der Mitarbeitenden, nutzen Sie das als Impuls für Ihren Kommunikationsplan 2025.
Und schließlich ist Content-Strategie wichtig, weil sie die Bedürfnisse Ihres Teams in den Mittelpunkt stellt. Wie möchten Mitarbeitende benachrichtigt werden? Fragen Sie sie. Finden Sie mit Fokusgruppen oder Umfragen heraus, ob sie etwa tägliche oder wöchentliche Digests oder Newsletter bevorzugen. Oft klafft eine Lücke zwischen dem, was wir für richtig halten, und dem, was sie brauchen. Wir haben unsere Agenda, doch wie stimmen wir sie auf ihre Kommunikationsvorlieben ab? Fragen stellen und mit Menschen sprechen hilft. Umfragen liefern schnell Erkenntnisse. Fokusgruppen liefern detailliertere Daten, brauchen aber mehr Zeit für die Auswertung.
Einige hilfreiche Wege für personalisierte, gezielte Kommunikation:
- Prüfen Sie, wie relevant Ihre Inhalte für bestimmte Gruppen sind.
- Stellen Sie Inhalte nur dann bereit, wenn sie gebraucht werden.
- Archivieren Sie Inhalte, die nicht mehr relevant sind.
- Prüfen Sie zum Jahresende 2024 Ihre wichtigsten Inhalte. Entscheiden Sie, ob sie archiviert werden sollten oder im nächsten Jahr noch relevant sind.
5. Verbindung unter Mitarbeitenden.
In der Kommunikation hat Sicherheit oberste Priorität, vor allem psychologische Sicherheit. Das bedeutet: Alle Mitarbeitenden sollen sich jederzeit sicher fühlen, sich bei der Arbeit so zu zeigen, wie sie sind. Wer das fördert und Mitarbeitenden zeigt, dass sie geschätzt werden und Teil des Teams sind, schafft die Basis, um das Unternehmen gemeinsam aufzubauen.
Randelyn Snow erklärte: Für psychologische Sicherheit müssen alle Führungskräfte, angefangen beim CEO, dafür sorgen, dass sich alle Mitarbeitenden, von der untersten bis zur obersten Ebene, als ein Team fühlen, das auf dasselbe Ziel hinarbeitet.
Auch Humor kann ein wirkungsvolles Mittel sein, sofern er zu Ihrer Marke passt. Humor und eine persönliche Note in der Kommunikation haben sich als sehr wirksam erwiesen. In einer ernsten Welt und in ernsten Branchen kann eine lockerere Kommunikation viel bewirken. Wo es passt, hellt Humor die Stimmung auf.
Wer mit Mitarbeitenden ins Gespräch kommt, statt nur Anweisungen zu geben, kann die Produktivität steigern.
Auf technologischen und kulturellen Wandel reagieren
Technologischer Fortschritt und kultureller Wandel verlangen von Unternehmen heute mehr Anpassungsfähigkeit denn je. Werden Kommunikationspläne regelmäßig aktualisiert und überarbeitet, bleiben sie relevant und wirksam. Mitarbeitende einzubinden und ihr Feedback zu berücksichtigen, ist entscheidend, um sie auf die Unternehmensziele auszurichten.
Interne Kommunikation muss als strategische Funktion verstanden werden, nicht nur als unterstützende Rolle. Mit Daten und Erkenntnissen können Kommunikationsprofis ihren Wert belegen und Entscheidungen auf Unternehmensebene beeinflussen.
Ausblick
Die Zukunft der internen Kommunikation ist vielversprechend. Technologien wie KI und Video bieten viele Chancen, Engagement und Wirksamkeit zu steigern. Mit einem strategischen, nutzerorientierten Ansatz sorgen Unternehmen dafür, dass ihre Kommunikation wirkt und zu ihren langfristigen Zielen passt.
Mit Blick auf 2025 ist klar: Wer in der internen Kommunikation vorne bleiben will, braucht Innovation, Anpassungsfähigkeit und strategisches Denken. Setzen Unternehmen die Erkenntnisse und Strategien aus dem Webinar um, schaffen sie einen stimmigen, dynamischen Kommunikationsplan. Dieser erfüllt die Bedürfnisse der Belegschaft und fördert den Erfolg.
