So setzen Sie einen wirksamen Kommunikationsplan für Fusionen und Übernahmen um

Fusionen und Übernahmen sind komplex und haben viele bewegliche Teile. Sie bringen unterschiedliche Kulturen, Abläufe und Menschen zusammen. Über den Erfolg entscheidet oft ein zentraler Faktor: Kommunikation. Ein strategischer M&A-Kommunikationsplan schafft Vertrauen, nimmt Ängste und führt alle zu einer gemeinsamen Vision.

Ohne klare, konsistente Botschaften drohen Verwirrung, sinkende Moral und der Verlust von Talenten. Technologie, vor allem ein modernes Intranet, ist Ihr bester Hebel, um alle zu vernetzen und zu informieren. Es wirkt wie das zentrale Nervensystem Ihrer neuen, gemeinsamen Organisation.

Dieser Leitfaden zeigt, wie eine durchdachte Kommunikationsstrategie mit der richtigen Technologie einen reibungslosen Übergang schafft und den Grundstein für langfristigen Erfolg legt.

Warum Kommunikation bei M&A so wichtig ist

Nach der Ankündigung einer Fusion herrscht große Unsicherheit. Mitarbeitende fragen sich natürlich, wie sicher ihr Job ist, welche Rolle sie künftig haben und wie es mit dem Unternehmen weitergeht. Fehlen Informationen, entsteht ein Vakuum. Gerüchte und Ängste füllen es schnell.

Hier zeigt Ihre Kommunikationsstrategie ihre Stärke. Proaktive, transparente und empathische Botschaften greifen Bedenken direkt auf, senken Stress und schaffen Vertrauen. Fühlen sich Mitarbeitende respektiert und informiert, konzentrieren sie sich auf ihre Arbeit statt auf „Was wäre, wenn“-Szenarien. Starke Kommunikation ist außerdem entscheidend, um Top-Talente zu halten. Erklären Sie klar die Vision hinter der Fusion und welchen Platz jede Person in dieser Zukunft hat. So liefern Sie überzeugende Gründe, zu bleiben und mitzugestalten.

Eine M&A-Kommunikationsstrategie in Phasen

Eine Fusion ist eine Journey, kein einzelnes Ereignis. Ihr Kommunikationsplan sollte das widerspiegeln: mit einem Vorgehen in Phasen, das die richtigen Informationen zur richtigen Zeit liefert.

Phase 1: Konzeption und Vorbereitung

Diese erste Phase ist vertraulich. Die Führung entwickelt Pläne und setzt Ziele. Ihr Intranet ist der ideale Ort für eine private, sichere Community der wichtigsten Stakeholder. Hier arbeitet die Führung zusammen, legt Meilensteine fest und schafft die Grundlage für den gesamten Prozess.

Phase 2: Ankündigung

Jetzt wird die Nachricht öffentlich. Ihre Ankündigung sollte ein klarer, gut formulierter Plan sein, der den offiziellen Prozess startet. Schaffen Sie im Intranet einen Raum für den Dialog in beide Richtungen, in dem Mitarbeitende Fragen stellen und Bedenken äußern können. Diese Offenheit hält die Moral hoch und beugt Fluktuation vor.

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Phase 3: Integrationsplanung vor dem Closing

Lassen Sie die Kommunikation nach der Ankündigung nicht verstummen. Mitarbeitende warten auf jede neue Information. Richten Sie im Intranet eigene Communitys für Lenkungsausschüsse oder abteilungsübergreifende Gruppen ein. So bleiben die Schlüsselpersonen informiert und können sich im Lauf der Integration einbringen.

Phase 4: Day 1

Day 1 ist der Höhepunkt der gesamten Planung. Ein Tag zum Feiern und um Schwung aufzunehmen. Nutzen Sie das Intranet, um Teammitglieder zu vernetzen und die Neuigkeit zu feiern. Diese Interaktionen wecken Vorfreude auf die Zukunft und auf den Umbau der neuen Organisation.

Phase 5: Umsetzung der Integration

Diese letzte Phase dauert am längsten. Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit, zwei Unternehmen zusammenzuführen. Die Kommunikation verlagert sich von der Planung zur Zugehörigkeit. Richten Sie im Intranet einen Onboarding-Hub mit Ressourcen zum neuen Unternehmen ein. Mit Funktionen wie Video-Lernpfaden oder automatisierten E-Mail-Journeys begrüßen Sie neue Teammitglieder und geben ihnen alle wichtigen Informationen.

3 Kommunikationstaktiken für Fusionen und Übernahmen  

1. Klar, prägnant und konsistent 

Kein Geheimnis: Erfolgreiche Fusionen und Übernahmen brauchen Kommunikation. Profis der Internen Kommunikation sollten Folgendes liefern: 

• Klare Botschaften ohne Floskeln
• Prägnante Sprache mit Stichpunkten und gut verdaulichen Absätzen
• Regelmäßige Updates mit Zeitplänen und Meilensteinen 

Nur ehrliche, direkte Kommunikation hält Mitarbeitende engagiert und in den Prozess eingebunden. 

Manche Unternehmen kommunizieren zurückhaltend, weil Veränderung verunsichert und die Antworten nicht immer einfach oder verfügbar sind. Setzen Sie stattdessen auf Fakten. Mitarbeitende akzeptieren auch unklare Informationen, wenn sie Fragen stellen können. Sie brauchen nicht immer alle Antworten, sondern ein Umfeld, das den Dialog fördert. 

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2. Erzählen Sie die Geschichte

Fusionen und Übernahmen brauchen eine Strategie für das Change Management. Menschen gehen leichter mit Veränderung um, wenn sie das Warum dahinter kennen. Zudem lautet die erste Frage aller: Was bedeutet das für mich? Unternehmen haben die Verantwortung, ihre Belegschaft bestmöglich für den Erfolg aufzustellen oder sie zumindest auf dem Laufenden zu halten. 

Laut einer Studie von McKinsey ist dies ein entscheidender Teil der Ankündigungsphase. So verstehen Mitarbeitende die Strategie und Vision hinter der Fusion. Wirksame Kommunikation ist in den frühen Phasen einer Fusion entscheidend. 

Wer die strategischen Gründe klar formuliert, verlängert die „Flitterwochen“ der Fusion und sorgt für konsistente Botschaften an Mitarbeitende, Lieferanten und andere Stakeholder.

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3. Interne Einbindung

Apropos Einbindung der Mitarbeitenden: Dieser Punkt hat besonderes Gewicht. Wer interne Change Champions, Führungskräfte und Mitarbeitende gezielt einbindet, macht das Change Management durch Kommunikation erfolgreich. Diese Gruppen tragen die Botschaft ins ganze Unternehmen und fördern die Kommunikation in beide Richtungen. 

Fehlt die interne Einbindung, kann das zu Fluktuation führen. Als Sprint für 35 Milliarden US-Dollar in Aktienoptionen eine Mehrheitsbeteiligung an Nextel Communications übernahm, sollte der drittgrößte Telekommunikationsanbieter entstehen. Doch Führungskräfte und mittleres Management von Nextel gingen in Scharen und nannten kulturelle Unterschiede als Grund. Nextel-Mitarbeitende waren von Entscheidungen ausgeschlossen und mussten lange Genehmigungsprozesse über Sprint-Führungskräfte durchlaufen. Drei Jahre später meldete Sprint Nextel einen Quartalsverlust von 29,5 Milliarden US-Dollar, und die Aktie erhielt Junk-Status. 

Wie ein Intranet bei Fusionen hilft

Intranet-Plattformen sind entscheidend für wirksame Kommunikation im Unternehmen. Sie greifen Bedenken der Mitarbeitenden auf und legen den Grundstein für künftigen Erfolg.

Das ideale Intranet erfüllt Ihre Anforderungen nicht nur, es nimmt sie vorweg, gerade bei komplexen Fusionen und Übernahmen. Ein intelligenteres Intranet passt sich Ihrer Arbeitsweise an und sorgt auf allen Ebenen für einen reibungslosen Übergang.

Mitarbeiterkommunikation bündeln, Übergänge erleichtern

Bei M&A verbreiten sich Gerüchte schnell. Ein Intranet ist die verbindliche, zentrale Quelle für alle offiziellen Informationen. Es räumt mit Falschinformationen auf und sorgt dafür, dass alle korrekte Updates erhalten.

Ein Intranet ist wie ein Leuchtturm: In Wellen der Verwirrung dient es als Single Source of Truth. Dieser zentrale Ort ordnet unternehmensweite Informationen, sodass alle auf demselben Stand sind.

Diese Einsatzmöglichkeiten helfen: 

• Zentraler News-Hub: Veröffentlichen Sie aktuelle Ankündigungen, offizielle Stellungnahmen und wichtige Updates in einem eigenen Bereich. Er wird zur ersten Anlaufstelle für Mitarbeitende beider Unternehmen.
• FAQs und Q&A-Bereiche: Nehmen Sie Fragen zu Jobsicherheit, Rollen, Benefits und Kultur vorweg. Ein umfassender, regelmäßig aktualisierter FAQ-Bereich und eine Möglichkeit, Fragen einzureichen (auch anonym), schaffen Vertrauen und Transparenz.
• Botschaften der Führung: Teilen Sie direkte Botschaften, Videos und Artikel der Führung. Sie vermitteln die Vision, greifen Bedenken auf und stärken das Wir-Gefühl. Diese persönliche Note ist in unsicheren Zeiten entscheidend.

Ein Beispiel: Bei Just Eat Takeaway.com war die neue Intranet-Plattform zentral, um Kommunikationshürden zu überwinden. Das Intranet war ein gemeinsamer Raum, in dem Mitarbeitende beider Unternehmen fusionsspezifische Informationen, Updates und Unternehmensnews fanden. So waren alle auf demselben Stand und gut informiert.

Das Intranet von Just Eat Takeaway half, Informationssilos und kulturelle Barrieren aufzubrechen. Es förderte den offenen Dialog und schuf Berührungspunkte. Zudem ermutigte es Mitarbeitende, sich mit neuen Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, Inhalte zu teilen und zusammenzuarbeiten.

Spannungen beim Zusammenführen von Kultur, Prozessen und Ressourcen abbauen

Von HR-Richtlinien bis zu IT-Systemen: Intranets helfen, die Abläufe nach der Fusion zu harmonisieren. Als Hub für aktualisierte Richtlinien, Schulungen und Unternehmensressourcen erleichtern sie den Übergang.

Ein Beispiel: Stellantis entstand durch die Fusion von Fiat Chrysler Automobiles und Peugeot. Das Unternehmen nutzte sein Lumpps-Intranet, um eine Community aufzubauen und die Kommunikation in der Belegschaft zu verbessern. So konnten sich Mitarbeitende besser vernetzen und Informationen wirksamer teilen.

Stellantis nutzte das Intranet als einheitlichen Kommunikations-Hub: um Unternehmensinformationen zu teilen, Community zu schaffen und Engagement sowie Austausch unter Kolleginnen und Kollegen zu fördern. Lesen Sie mehr über die Best Practices von Stellantis.

Verbindung und Zusammenarbeit fördern

Bei M&A treffen oft unterschiedliche Kulturen und Arbeitsweisen aufeinander. Ein Intranet überbrückt diese Unterschiede und schafft ein stimmiges neues Umfeld.

• Mitarbeiterverzeichnis: Ein umfassendes Verzeichnis mit Profilen, Kompetenzen und Kontaktdaten hilft Mitarbeitenden beider Unternehmen, sich zu vernetzen und die neue Organisationsstruktur zu verstehen.
• Soziale Funktionen: Foren, Communitys und interne Social Feeds ermöglichen Austausch, Ideen und Beziehungen über die früheren Unternehmensgrenzen hinweg. Diese „virtuelle Kaffeeküche“ hilft, Silos aufzubrechen und Kulturen zu verbinden.
• Funktionsübergreifende Projekträume: Schaffen Sie eigene Räume für Integrationsteams und neue funktionsübergreifende Gruppen. Das erleichtert gemeinsames Dokumentenmanagement, Aufgaben-Tracking und reibungslose Kommunikation bei wichtigen Projekten.

Unterstützung bei Onboarding und Integration

Das Intranet spielt eine zentrale Rolle, um neue Mitarbeitende zu integrieren und Abläufe zu harmonisieren.

• Onboarding-Hubs: Bieten Sie neuen Mitarbeitenden einen eigenen Bereich mit allen wichtigen Informationen zu Richtlinien, Abläufen, Benefits und der neuen Organisationsstruktur.
• Wissensdatenbank: Bündeln Sie wichtige Dokumente, Schulungsunterlagen und Arbeitsrichtlinien. So haben alle Zugriff auf die Informationen, die sie für ihre Rolle im neuen Umfeld brauchen.
• Ressourcen für Training und Entwicklung: Bieten Sie Microlearning-Module, Videos und weitere Ressourcen an. Sie helfen Mitarbeitenden, neue Systeme, Prozesse sowie Vision und Werte des gemeinsamen Unternehmens zu verstehen.

Transparenz und Engagement sichern

Erfolgreiche M&A brauchen engagierte Mitarbeitende, die das „Warum“ hinter den Veränderungen verstehen.

• Transparente Zeitpläne: Teilen Sie einen klaren Zeitplan für die Integration mit den wichtigsten Meilensteinen und dem, was Mitarbeitende in jeder Phase erwartet.
• Feedback-Möglichkeiten: Nutzen Sie Umfragen, Abstimmungen und Feedback-Formulare, um die Stimmung zu erfassen, Input zu sammeln und zu zeigen, dass jede Stimme zählt. So gehen Sie Bedenken proaktiv an.
• Anerkennung und Feiern: Machen Sie im Intranet Erfolge sichtbar, feiern Sie Meilensteine und würdigen Sie Mitarbeitende, die die Veränderungen annehmen und die Integration voranbringen. Das stärkt eine positive Stimmung.

Kundenabwanderung vermeiden

Ein Intranet wirkt zwar vor allem nach innen. Strategisch eingesetzt, prägt es bei M&A aber auch die Wahrnehmung von außen und hilft so, Kundenabwanderung zu vermeiden. Das Vertrauen der Kundschaft hängt direkt von der Stabilität und Leistungsfähigkeit des Unternehmens ab. Sind Mitarbeitende informiert, abgestimmt und zuversichtlich, strahlen sie diese Stabilität auch gegenüber Kunden aus. Das stärkt die Loyalität in unsicheren Zeiten.

Mit dem Intranet zum M&A-Erfolg

Ein modernes Intranet ist mehr als ein Kommunikationstool. Es ist ein vernetzter Mitarbeiter-Hub, der sich Ihrer Arbeitsweise anpasst. Bei einer Fusion wird es unverzichtbar, um Informationen zu bündeln, Zusammenarbeit zu fördern und Kulturen zusammenzuführen.

Eine Single Source of Truth

Bei M&A verbreiten sich Gerüchte wie ein Lauffeuer. Ein Intranet dient als Single Source of Truth für alle offiziellen Informationen.

• Zentraler News-Hub: Veröffentlichen Sie offizielle Ankündigungen und Updates in einem eigenen Bereich, der zur ersten Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden wird.
• FAQs und Q&A: Erstellen Sie einen umfassenden, regelmäßig aktualisierten FAQ-Bereich zu häufigen Fragen rund um Jobsicherheit, Benefits und Kultur. Lassen Sie Mitarbeitende Fragen einreichen, auch anonym. Das schafft Vertrauen.
• Botschaften der Führung: Teilen Sie Videos und Artikel direkt von der Führung. So vermitteln Sie die Vision und greifen Bedenken mit persönlicher Note auf.

Kulturen verbinden, Verbindung fördern

Ein Intranet kann die kulturellen Unterschiede überbrücken, die oft zwischen zwei fusionierenden Unternehmen bestehen, und ein stimmiges neues Umfeld schaffen.

• Mitarbeiterverzeichnis: Ein vollständiges Verzeichnis mit Profilen und Kompetenzen hilft Mitarbeitenden beider Seiten, sich zu vernetzen und die neue Organisationsstruktur zu verstehen.
• Soziale Funktionen: Schaffen Sie mit Foren und Communitys „virtuelle Kaffeeküchen“. Dort tauschen sich Mitarbeitende aus, teilen Ideen und bauen Beziehungen über die früheren Unternehmensgrenzen hinweg auf.
• Räume für Zusammenarbeit: Richten Sie eigene Projekträume für Integrationsteams ein. Dort teilen sie Dokumente, verfolgen Aufgaben und kommunizieren reibungslos bei wichtigen Projekten.

Unterstützung bei Onboarding und Integration

Das Intranet ist entscheidend, um neue Mitarbeitende zu integrieren und Abläufe zu harmonisieren. Ein eigener Onboarding-Hub bietet neuen Teammitgliedern alles, was sie brauchen: von Richtlinien und Benefits bis zu Schulungsunterlagen für neue Systeme und Prozesse.

Intranet-Funktionen, die Fusionen unterstützen

Ein Intranet allein reicht nicht. Es muss das richtige Intranet sein.

Eine Lösung für alle gibt es nicht, schon gar nicht bei Fusionen. Ein Intranet braucht flexible Kommunikationskanäle für die unterschiedlichen Anforderungen der Teams. Es bietet eine maßgeschneiderte Erfahrung, die die Eigenheiten der Abteilungen respektiert und zugleich die Einheit der größeren Organisation stärkt.

Funktion 1: Anpassbare Kommunikationskanäle für Teams und Abteilungen

LumApps stärkt den Gemeinschaftsgeist im Unternehmen, vor allem mit Community-Bereichen, in denen sich Mitarbeitende vernetzen, austauschen und zusammenarbeiten. In diesen „virtuellen Kaffeeküchen“ finden sich Gruppen zu gemeinsamen Interessen, Hobbys oder Themen der beruflichen Entwicklung. Ob Buchclub, Gruppe für Tierfreunde oder Wellness-Community: Diese Räume fördern den Austausch und das Zugehörigkeitsgefühl.

Mit Community-Gruppen knüpfen auch neue Mitarbeitende erste Kontakte. Zudem können Sie über die Community-Gruppen neue Teams mit ihren Arbeitsgruppen bekannt machen. Und dieses Gemeinschaftsgefühl hilft, Silos aufzubrechen und Innovation zu fördern.

Funktion 2: Tools für die Zusammenarbeit, die Teams zusammenführen

Mit einem Intranet arbeiten Mitarbeitende verschiedener Unternehmen online gemeinsam an Projekten. Dank Echtzeitkommunikation und Dateifreigabe arbeiten Teams reibungslos zusammen, egal wo sie sich befinden.

Funktion 3: Wissensdatenbanken für wichtige Dokumente und Updates

Bei einer Fusion strömen viele Informationen und Updates aus allen Richtungen herein. Ein Intranet bündelt sie als Wissensdatenbank.

Ein Intranet ist der Ort, um eine Kultur des Wissensaustauschs aufzubauen. Mitarbeitende greifen schnell und einfach auf Ressourcen anderer Teams oder Abteilungen zu. Das macht die gesamte Belegschaft besser informiert. Zudem beseitigt ein Intranet Unklarheiten, denn es bündelt Updates, Zeitpläne und Informationen zur Vision des neuen Unternehmens.

Funktion 4: Microlearning und Video-Ankündigungen

Im komplexen Zusammenspiel der Fusionskommunikation sind Video-Ankündigungen ein besonders wirksames Tool. Manche Themen lassen sich per Video leichter erklären. Videos vermitteln komplexe Informationen mit Empathie, Klarheit und persönlicher Note.

Video ist ein starkes Tool , mit dem die Führung Aufrichtigkeit und Vision direkt vermittelt. Eine weitere Möglichkeit für Videos bei Fusionen: Microlearning. Damit lernen Mitarbeitende Produkte, Mission und Vision des neuen Unternehmens kennen.

Microlearning bedeutet kurze Lernmodule, die Mitarbeitende in wenigen Minuten absolvieren. Kurze Trainingsvideos helfen allen, die ständig unterwegs sind und wenig Zeit für Schulungen haben. Weil sich die Videos auch unterwegs ansehen lassen, passt das Lernen in jeden vollen Kalender. So wird Training leichter Teil des Arbeitsalltags.

Die Funktion LumApps Learning ist eine interessante Lösung, damit Mitarbeitende die neuen Kolleginnen und Kollegen sowie die Feinheiten der neuen Unternehmenskultur, Werte und Abläufe kennenlernen. Das beschleunigt das Onboarding, sodass Mitarbeitende schnell mit dem neuen Produkt oder der Teamkultur vertraut werden.

Weitere Aspekte für den Einsatz eines Intranets bei M&A: 

• Mobiler Zugriff: Stellen Sie sicher, dass das Intranet auf mobilen Geräten verfügbar ist. So bleiben alle Mitarbeitenden informiert, auch Mitarbeitende vor Ort und im Homeoffice, egal wo sie sind.
• Gezielte Kommunikation: Nutzen Sie Funktionen zur Zielgruppensegmentierung, um bestimmten Gruppen oder Abteilungen relevante Informationen zu liefern und eine Informationsflut zu vermeiden.
• Analytics: Erfassen Sie mit Analytics das Engagement, erkennen Sie beliebte Inhalte und verstehen Sie, wie Mitarbeitende mit den Informationen umgehen. Diese Daten helfen, Ihre Kommunikationsstrategie zu verfeinern.
• Integration mit anderen Tools: Integrieren Sie das Intranet nahtlos mit anderen wichtigen Business-Tools wie Microsoft 365, Slack oder HR-Systemen. So entsteht eine einheitliche Digital Workplace Experience.

Als vernetzter Mitarbeiter-Hub hilft LumApps Unternehmen, die Komplexität von M&A mit Klarheit und Zuversicht zu meistern, und schafft eine bessere, vernetztere Arbeitswelt für alle. Das zukunftssichere Intranet passt sich an und wächst mit Ihnen. So ist Ihr Arbeitsplatz einzigartig, und Ihre Lösungen sind es auch.

Erfolgsgeschichte: Just Eat Takeaway.com

Just Eat Takeaway.com entstand durch die Fusion zweier führender Essenslieferdienste. Damit kamen über 8.000 Mitarbeitende unter einem digitalen Dach zusammen. Ihr Intranet „The Kitchen“ auf Basis von LumApps spielte eine entscheidende Rolle für den Erfolg.

Die beiden Unternehmen kommunizierten unterschiedlich und hatten keinen zentralen Ort für Botschaften. The Kitchen wurde zum gemeinsamen Raum, in dem Mitarbeitende beider Organisationen fusionsspezifische Informationen und Unternehmensnews fanden. Das brach Informationssilos auf, nahm Ängste und förderte den offenen Dialog. Wenige Monate nach der Fusion nutzten 83 % der Mitarbeitenden das Intranet aktiv, und 75 % fühlten sich eingebunden und mit dem Unternehmen verbunden.

Eine bessere, vernetztere Zukunft

Eine erfolgreiche Fusion oder Übernahme steht und fällt mit einer starken internen Kommunikationsstrategie. Es geht um mehr als Informationen zu teilen: Es geht darum, eine gemeinsame Kultur aufzubauen und den Geschäftsbetrieb zu sichern. Mit einem klaren Kommunikationsplan in Phasen und einem starken Intranet machen Sie aus der M&A-Journey statt einer Zeit der Unsicherheit eine Chance für Wachstum und Verbindung.

Ein zukunftssicheres Intranet passt sich Ihren Anforderungen an. So hat Ihre neue, gemeinsame Organisation die Tools für eine bessere, vernetztere Arbeitswelt.

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