Wie Sie die Kommunikation bei Fusionen und Übernahmen mit dem Intranet meistern

Fusionen und Übernahmen sind komplex und haben viele bewegliche Teile. Sie bringen unterschiedliche Kulturen, Abläufe und Menschen zusammen. Über den Erfolg entscheidet oft ein zentrales Element: Kommunikation. Ein strategischer M&A-Kommunikationsplan ist der Schlüssel, um Vertrauen aufzubauen, Ängste abzubauen und alle auf eine gemeinsame Vision auszurichten.

Ohne klare und konsistente Botschaften drohen Verwirrung, sinkende Motivation und der Verlust von Talenten. Technologie, vor allem ein modernes Intranet, ist Ihr wichtigstes Werkzeug, um alle vernetzt und informiert zu halten. Es wirkt wie das zentrale Nervensystem Ihres neuen, gemeinsamen Unternehmens.

Dieser Leitfaden zeigt, wie eine durchdachte Kommunikationsstrategie mit der richtigen Technologie für einen reibungslosen Übergang sorgt und den Grundstein für langfristigen Erfolg legt.

Warum Kommunikation bei M&A so wichtig ist

Nach der Ankündigung einer Fusion herrscht große Unsicherheit. Mitarbeitende haben natürlich Fragen zur Sicherheit ihres Arbeitsplatzes, zu ihren Rollen und zur Zukunft des Unternehmens. Fehlen Informationen, entsteht ein Vakuum, das Gerüchte und Ängste schnell füllen.

Hier zeigt Ihre Kommunikationsstrategie ihre Stärke. Proaktive, transparente und empathische Botschaften gehen Bedenken direkt an, verringern Stress und schaffen Vertrauen. Fühlen sich Mitarbeitende respektiert und informiert, können sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren, statt sich über „Was wäre, wenn“-Szenarien zu sorgen. Starke Kommunikation ist auch entscheidend, um Ihre besten Talente zu halten. Erklären Sie klar die Vision hinter der Fusion und welche Rolle jede Person in dieser Zukunft spielt. So liefern Sie überzeugende Gründe, zu bleiben und mitzuwirken.

Eine M&A-Kommunikationsstrategie in Phasen

Eine Fusion ist eine Reise, kein einzelnes Ereignis. Ihr Kommunikationsplan sollte das widerspiegeln: mit einem Ansatz in Phasen, der die richtigen Informationen zur richtigen Zeit liefert.

Phase 1: Konzeption und Vorbereitung

Diese erste Phase ist vertraulich. Die Führungskräfte entwickeln Pläne und setzen Ziele. Ihr Intranet ist der ideale Ort für eine private, sichere Community für die wichtigsten Stakeholder. Hier können Führungskräfte zusammenarbeiten, Meilensteine festlegen und die Grundlagen für den gesamten Prozess schaffen.

Phase 2: Ankündigung

Jetzt wird die Nachricht öffentlich. Ihre Ankündigung sollte ein klarer, gut formulierter Plan sein, der den offiziellen Prozess startet. Schaffen Sie in Ihrem Intranet einen Raum für den Dialog, in dem Mitarbeitende Fragen stellen und Bedenken äußern können. Diese Offenheit stärkt die Motivation und beugt Fluktuation vor.

Phase 3: Integrationsplanung vor dem Closing

Lassen Sie die Kommunikation nach der Ankündigung nicht verstummen. Mitarbeitende warten gespannt auf neue Informationen. Richten Sie in Ihrem Intranet eigene Communitys für Lenkungsausschüsse oder abteilungsübergreifende Gruppen ein. So bleiben die wichtigsten Beteiligten informiert und können sich im Lauf der Integration einbringen.

Phase 4: Tag 1

Tag 1 ist der Höhepunkt der gesamten Planung. Ein Tag zum Feiern und um Schwung aufzunehmen. Nutzen Sie das Intranet, um Teammitglieder zu vernetzen und die Neuigkeit zu feiern. Diese Interaktionen wecken Vorfreude auf die Zukunft und auf den Umbau des neuen Unternehmens.

Phase 5: Umsetzung der Integration

Diese letzte Phase dauert am längsten. Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit, zwei Unternehmen zusammenzuführen. Die Kommunikation verlagert sich von der Planung zur Zugehörigkeit. Richten Sie in Ihrem Intranet einen Onboarding-Hub mit Ressourcen zum neuen Unternehmen ein. Mit Funktionen wie Video-Lernpfaden oder automatisierten E-Mail-Journeys heißen Sie neue Teammitglieder willkommen und geben ihnen wichtige Informationen.

3 Kommunikationstaktiken für Fusionen und Übernahmen  

1. Klar, prägnant und konsistent 

Es ist kein Geheimnis: Erfolgreiche Fusionen und Übernahmen brauchen Kommunikation. Fachleute für interne Kommunikation sollten Folgendes liefern: 

• Klare Botschaften ohne Floskeln
• Prägnante Sprache mit Stichpunkten und leicht verständlichen Absätzen
• Regelmäßige Updates mit Zeitplänen und Meilensteinen 

Nur ehrliche und direkte Kommunikation hält Mitarbeitende engagiert und in den Prozess eingebunden. 

Manche Unternehmen kommunizieren eher zurückhaltend, weil Veränderungen verunsichern und die Antworten nicht immer einfach oder verfügbar sind. Stellen Sie sich stattdessen den Fakten. Mitarbeitende akzeptieren auch unklare Informationen, wenn sie Fragen stellen können. Sie brauchen nicht immer alle Antworten, sondern ein Umfeld, das zum Dialog einlädt. 

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2. Erzählen Sie die Geschichte

Fusionen und Übernahmen brauchen eine Change-Management-Strategie. Menschen kommen mit Veränderungen besser zurecht, wenn sie das Warum dahinter kennen. Die erste Frage aller lautet zudem: Was bedeutet das für mich? Unternehmen sind dafür verantwortlich, ihre Belegschaft bestmöglich für den Erfolg aufzustellen oder sie zumindest auf dem Laufenden zu halten. 

Laut einer Studie von McKinsey ist das ein entscheidender Teil der Ankündigungsphase, damit Mitarbeitende Strategie und Vision hinter der Fusion verstehen. Wirksame Kommunikation ist in den ersten Phasen einer Fusion entscheidend. 

Wer die strategischen Gründe klar formuliert, kann die Schonfrist der Fusion verlängern und konsistente Botschaften an Mitarbeitende, Lieferanten und andere Stakeholder sicherstellen.

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3. Interne Beteiligung

Die Beteiligung der Mitarbeitenden verdient einen eigenen Punkt. Wer interne Change Champions, Führungskräfte und Mitarbeitende identifiziert, ebnet über die Kommunikation den Weg für erfolgreiches Change Management. Diese Gruppen tragen die Botschaft ins ganze Unternehmen und fördern die Zwei-Wege-Kommunikation. 

Fehlende interne Beteiligung kann zu Fluktuation führen. Als Sprint für 35 Milliarden US-Dollar in Aktienoptionen eine Mehrheitsbeteiligung an Nextel Communications übernahm, sollte der drittgrößte Telekommunikationsanbieter entstehen. Doch Führungskräfte und mittlere Manager von Nextel verließen das Unternehmen in Scharen und nannten kulturelle Unterschiede als Grund. Nextel-Mitarbeitende wurden bei Entscheidungen übergangen und mussten langwierige Genehmigungsprozesse über Sprint-Führungskräfte durchlaufen. Drei Jahre später meldete Sprint Nextel einen Quartalsverlust von 29,5 Milliarden US-Dollar, und die Aktie wurde auf Ramschniveau herabgestuft. 

Wie ein Intranet bei Fusionen hilft

Intranet-Plattformen sind für eine wirksame Kommunikation im Unternehmen entscheidend. Sie helfen, auf Sorgen der Mitarbeitenden einzugehen, und schaffen die Basis für künftigen Erfolg.

Das perfekte Intranet erfüllt nicht nur Ihre Anforderungen, es nimmt sie vorweg, gerade in der komplexen Situation von Fusionen und Übernahmen. Es ist ein intelligenteres Intranet, das sich Ihrer Arbeitsweise anpasst und für einen nahtlosen Übergang an allen Fronten sorgt.

Mitarbeiterkommunikation bündeln und Übergänge erleichtern

Bei M&A verbreiten sich Gerüchte schnell. Ein Intranet dient als verbindliche, zentrale Quelle für alle offiziellen Informationen. So räumt es mit Falschinformationen auf und sorgt dafür, dass alle korrekte Updates erhalten.

Ein Intranet ist wie ein Leuchtturm: In Wellen der Verwirrung dient es als Single Source of Truth. Dieser zentrale Ort ordnet unternehmensweite Informationen und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Diese Einsatzmöglichkeiten helfen: 

• Zentraler News-Hub: Veröffentlichen Sie aktuelle Ankündigungen, offizielle Stellungnahmen und wichtige Updates in einem eigenen Bereich. Er wird zur ersten Anlaufstelle für Mitarbeitende beider Unternehmen.
• FAQs und Q&A-Bereiche: Nehmen Sie Fragen der Mitarbeitenden zu Arbeitsplatzsicherheit, Rollen, Benefits und Kultur vorweg. Ein umfassender, regelmäßig aktualisierter FAQ-Bereich und eine Möglichkeit, Fragen einzureichen (auch anonym), schaffen Vertrauen und Transparenz.
• Botschaften der Führung: Teilen Sie direkte Botschaften, Videos und Artikel der Unternehmensführung. So vermitteln Sie die Vision, gehen auf Sorgen ein und fördern das Gemeinschaftsgefühl. Diese persönliche Note ist in unsicheren Zeiten entscheidend.

Ein Beispiel ist Just Eat Takeaway.com: Die neue Intranet-Plattform war zentral, um Kommunikationshürden zu überwinden. Im Intranet fanden Mitarbeitende beider Unternehmen gemeinsam fusionsbezogene Informationen, Updates und Unternehmensnews. So waren alle auf dem gleichen Stand und gut informiert.

Das Intranet von Just Eat Takeaway half, Informationssilos und kulturelle Barrieren aufzubrechen. Es förderte den offenen Dialog und schuf Berührungspunkte. Zudem ermutigte es Mitarbeitende, sich mit neuen Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, Inhalte zu teilen und zusammenzuarbeiten.

Spannungen beim Zusammenführen von Unternehmenskultur, Prozessen und Ressourcen abbauen

Von HR-Richtlinien bis zu IT-Systemen: Intranets helfen, Abläufe nach einer Fusion zu harmonisieren. Als Hub für aktualisierte Richtlinien, Trainings und Unternehmensressourcen erleichtern sie den Übergang.

Stellantis zum Beispiel entstand durch die Fusion von Fiat Chrysler Automobiles und Peugeot. Das Unternehmen nutzte sein LumApps-Intranet, um eine Community aufzubauen und die Kommunikation in der Belegschaft zu verbessern. So konnten sich Mitarbeitende besser vernetzen und Informationen wirksamer teilen.

Stellantis nutzte sein Intranet als zentralen Kommunikations-Hub, um Unternehmensinformationen zu teilen, Gemeinschaft zu schaffen und Engagement sowie den Austausch unter Kolleginnen und Kollegen zu fördern. Lesen Sie mehr über die Best Practices von Stellantis.

Verbindung und Zusammenarbeit fördern

Bei M&A müssen oft unterschiedliche Kulturen und Arbeitsweisen zusammenfinden. Ein Intranet kann diese Lücken schließen und ein stimmiges neues Umfeld schaffen.

• Mitarbeiterverzeichnis: Ein umfassendes Verzeichnis mit Profilen, Kompetenzen und Kontaktdaten hilft Mitarbeitenden beider Unternehmen, sich zu vernetzen und die neue Organisationsstruktur zu verstehen.
• Soziale Funktionen: Foren, Communitys und interne Social Feeds ermöglichen es Mitarbeitenden, über die früheren Unternehmensgrenzen hinweg zu interagieren, Ideen zu teilen und Beziehungen aufzubauen. Diese „virtuelle Kaffeeküche“ hilft, Silos aufzubrechen und Kulturen zu verbinden.
• Funktionsübergreifende Projekträume: Richten Sie eigene Räume für Integrationsteams und neue funktionsübergreifende Gruppen ein. Das erleichtert gemeinsames Dokumentenmanagement, Aufgabenverfolgung und nahtlose Kommunikation bei wichtigen Projekten.

Unterstützung bei Onboarding und Integration

Das Intranet spielt eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, neue Mitarbeitende zu integrieren und Abläufe zu harmonisieren.

• Onboarding-Hubs: Bieten Sie neuen Mitarbeitenden einen eigenen Bereich mit wichtigen Informationen zu Richtlinien, Abläufen, Benefits und zur neuen Organisationsstruktur.
• Wissensdatenbank: Bündeln Sie wichtige Dokumente, Trainingsmaterialien und Arbeitsrichtlinien. So haben alle Zugriff auf die Informationen, die sie für ihre Rolle im neuen Umfeld brauchen.
• Trainings- und Weiterbildungsressourcen: Bieten Sie Microlearning-Module, Videos und weitere Ressourcen an. So verstehen Mitarbeitende neue Systeme, Prozesse sowie Vision und Werte des gemeinsamen Unternehmens.

Transparenz und Engagement erhalten

Erfolgreiche M&A brauchen engagierte Mitarbeitende, die das „Warum“ hinter den Veränderungen verstehen.

• Transparente Zeitpläne: Teilen Sie einen klaren Zeitplan für die Integration mit den wichtigsten Meilensteinen und dem, was Mitarbeitende in jeder Phase erwartet.
• Feedback-Möglichkeiten: Setzen Sie Umfragen, Abstimmungen und Feedback-Formulare ein. So erfassen Sie die Stimmung, sammeln Input und zeigen, dass die Meinung der Mitarbeitenden zählt. Das hilft, Bedenken proaktiv anzugehen.
• Anerkennung und Feiern: Nutzen Sie das Intranet, um Erfolge sichtbar zu machen, Meilensteine zu feiern und Mitarbeitende zu würdigen, die die Veränderungen mittragen und zur Integration beitragen. Das stärkt eine positive Atmosphäre.

Kundenabwanderung vermeiden

Ein Intranet wirkt zwar vor allem nach innen. Strategisch eingesetzt, prägt es bei M&A aber auch die Wahrnehmung von außen und hilft so, Kundenabwanderung zu vermeiden. Das Vertrauen der Kunden hängt direkt von der Stabilität und Leistungsfähigkeit des Unternehmens ab. Sind Mitarbeitende informiert, abgestimmt und zuversichtlich, strahlen sie diese Stabilität auf Kunden aus. Das stärkt die Kundenbindung in unsicheren Zeiten.

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Intranet-Funktionen, die Fusionen unterstützen

Ein Intranet allein reicht nicht. Es muss das richtige Intranet sein.

Eine Lösung für alle gibt es nicht, schon gar nicht bei Fusionen. Ein Intranet muss flexible Kommunikationskanäle bieten, die zu den unterschiedlichen Anforderungen der Teams passen. Es bietet ein maßgeschneidertes Erlebnis, das die Eigenheiten der Abteilungen respektiert und zugleich die Einheit des großen Ganzen stärkt.

Funktion Nr. 1: Anpassbare Kommunikationskanäle für verschiedene Teams und Abteilungen

LumApps stärkt den Gemeinschaftsgeist im Unternehmen, vor allem mit Community-Bereichen, in denen sich Mitarbeitende vernetzen, austauschen und zusammenarbeiten. In diesen „virtuellen Kaffeeküchen“ finden sich Mitarbeitende in Gruppen zu gemeinsamen Interessen, Hobbys oder beruflichen Weiterbildungsthemen zusammen. Ob Buchclub, Gruppe für Haustierfans oder Wellness-Community: Diese Bereiche fördern die Interaktion und das Zugehörigkeitsgefühl.

Mit Community-Gruppen helfen Sie außerdem neuen Mitarbeitenden, erste Kontakte zu knüpfen. Zudem können Sie mit der Community-Gruppenfunktion neue Teams ihren Arbeitsgruppen vorstellen. Und dieses Gemeinschaftsgefühl hilft, Silos aufzubrechen und Innovation zu fördern.

Funktion Nr. 2: Collaboration-Tools für die Integration von Teams

Mit einem Intranet arbeiten Mitarbeitende verschiedener Unternehmen in einem Online-Raum gemeinsam an Projekten. Dank Echtzeitkommunikation und Dateifreigabe arbeiten Teams nahtlos zusammen, unabhängig vom Standort.

Funktion Nr. 3: Wissensdatenbanken für wichtige Dokumente und Updates

Bei einer Fusion strömen viele Informationen und Updates aus allen Richtungen herein. Ein Intranet kann als Wissensdatenbank alles bündeln.

Ein Intranet ist der Ort, um eine Kultur des Wissensaustauschs aufzubauen. Mitarbeitende greifen schnell und einfach auf Ressourcen anderer Teams oder Abteilungen zu. So ist die Belegschaft insgesamt besser informiert. Zudem beseitigt ein Intranet Unklarheiten, denn es bündelt Updates, Zeitpläne und Informationen zur Vision des neuen Unternehmens.

Funktion Nr. 4: Microlearning und Video-Ankündigungen

Im komplexen Zusammenspiel der Fusionskommunikation können Video-Ankündigungen sehr wirksam sein. Manche Themen lassen sich per Video leichter erklären. Videos vereinfachen komplexe Informationen mit Empathie, Klarheit und persönlicher Note.

Video ist ein wirkungsvolles Mittel für Führungskräfte, um Aufrichtigkeit und Vision direkt zu vermitteln. Wie lässt sich Video bei Fusionen noch nutzen? Mit Microlearning lernen Mitarbeitende Produkte, Mission und Vision des neuen Unternehmens kennen.

Beim Microlearning erhalten Mitarbeitende kurze Lernmodule, die sie in wenigen Minuten absolvieren. Kurze Trainingsvideos helfen Mitarbeitenden, die ständig unterwegs sind und wenig Zeit für Weiterbildung haben. Da sie die Videos auch unterwegs anhören können, lassen sich Trainings leicht in einen vollen Terminkalender einbauen. So wird Lernen Teil des Arbeitsalltags.

Die Funktion LumApps Learning ist eine interessante Lösung, damit Mitarbeitende die neuen Kolleginnen und Kollegen sowie die Besonderheiten der neuen Unternehmenskultur, Werte und Abläufe kennenlernen. Das beschleunigt das Onboarding, sodass Mitarbeitende schnell mit dem neuen Produkt oder der Teamkultur vertraut werden.

Weitere Aspekte beim Einsatz eines Intranets bei M&A: 

• Mobiler Zugriff: Sorgen Sie dafür, dass das Intranet auf Mobilgeräten verfügbar ist. So bleiben alle Mitarbeitenden informiert, auch Mitarbeitende vor Ort und im Homeoffice, egal wo sie sind.
• Gezielte Kommunikation: Nutzen Sie Funktionen zur Zielgruppensegmentierung, um relevante Informationen an bestimmte Gruppen oder Abteilungen zu senden und eine Informationsflut zu vermeiden.
• Analytics: Messen Sie mit Analytics das Engagement, erkennen Sie beliebte Inhalte und verstehen Sie, wie Mitarbeitende mit den Informationen umgehen. Mit diesen Daten verfeinern Sie Ihre Kommunikationsstrategie.
• Integration mit anderen Tools: Integrieren Sie nahtlos weitere wichtige Business-Tools wie Microsoft 365, Slack oder HR-Systeme für eine einheitliche Digital Workplace Experience.

Als vernetzter Mitarbeiter-Hub hilft LumApps Unternehmen, die Komplexität von M&A mit Klarheit und Zuversicht zu meistern. So entsteht für alle eine bessere, vernetztere Art zu arbeiten. Das zukunftsfähige Intranet passt sich an und wächst mit Ihnen. So bleibt Ihr Arbeitsplatz einzigartig und Ihre Lösungen ebenso.

Fallstudie: Just Eat Takeaway.com

Just Eat Takeaway.com entstand aus der Fusion zweier führender Essenslieferdienste. Die Fusion brachte über 8.000 Mitarbeitende unter einem digitalen Dach zusammen. Ihr Intranet „The Kitchen“ auf Basis von LumApps trug entscheidend zum Erfolg bei.

Die beiden Unternehmen kommunizierten unterschiedlich und hatten keine zentrale Anlaufstelle für Botschaften. The Kitchen wurde zum gemeinsamen Ort, an dem Mitarbeitende beider Unternehmen fusionsbezogene Informationen und Unternehmensnews fanden. Das brach Informationssilos auf, nahm Ängste und förderte den offenen Dialog. Wenige Monate nach der Fusion nutzten 83 % der Mitarbeitenden das Intranet aktiv, und 75 % fühlten sich eingebunden und mit dem Unternehmen verbunden.

Eine bessere, vernetztere Zukunft

Ob eine Fusion oder Übernahme gelingt, hängt von einer starken internen Kommunikationsstrategie ab. Es geht um mehr als Informationen. Es geht darum, eine gemeinsame Kultur aufzubauen und den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Mit einem klaren Kommunikationsplan in Phasen und einem leistungsstarken Intranet wird die M&A-Reise von einer Zeit der Unsicherheit zu einer Chance für Wachstum und Verbindung.

Ein zukunftsfähiges Intranet passt sich Ihren Anforderungen an. So hat Ihr neues, gemeinsames Unternehmen die Tools für eine bessere, vernetztere Art zu arbeiten.

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