Digital Employee Experience (DEX): Was ist DEX und wie kann man sie verbessern?

Microsoft und LinkedIn haben festgestellt, dass 75 % der Wissensarbeiter:innen weltweit bereits 2024 KI bei der Arbeit einsetzten. Während KI zunehmend Teil der täglichen Arbeit wird, benötigen Mitarbeitende mehr als nur ein weiteres eigenständiges Tool. Sie benötigen einen zuverlässigen Zugang zum Unternehmenswissen sowie eine klare Möglichkeit, zwischen Informationen, Systemen und genehmigten Aktionen zu wechseln.

Das Problem ist selten ein völliger Mangel an Informationen. Oft ist die Antwort irgendwo im Intranet, auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk, auf einer HR-Plattform, in einem Chat-Thread oder in einer Unternehmensanwendung zu finden. Doch wenn die Mitarbeitenden sie benötigen, können sie sie nicht finden.

Eine moderne, KI-gestützte Mitarbeiterplattform baut auf dem herkömmlichen Intranet auf und verbindet Menschen, Wissen, Prozesse und KI zu einer einheitlichen Nutzererfahrung. Auf diese Weise können Mitarbeitende von einer Frage zu einer vertrauenswürdigen Antwort oder einer genehmigten Handlung übergehen, ohne dass die zugrunde liegenden Systeme verändert werden müssen. Mit mehr als zehn Millionen Nutzer:innen in global agierenden Unternehmen wie Zapier, RATP und der Genuine Parts Company zeigt LumApps, wie eine KI-gestützte Mitarbeiterplattform diese digitalen Reibungsverluste im großen Stil reduzieren kann.

Dieser Artikel erläutert, was Digital Employee Experience bedeutet. wie sie sich von allgemeiner Employee Experience und digitaler Arbeitsumgebung unterscheidet und wie sie gemessen und verbessert werden kann. Darüber hinaus wird untersucht, wie KI-gestützte Mitarbeiterplattformen die Wissensfindung stärken, unnötige Schritte in bestehenden Systemen reduzieren und hybride Teams, Remote-Mitarbeitende, Wissensarbeitende und Mitarbeitende im operativen Bereich unterstützen können.

Was ist DEX?

Die Digital Employee Experience (DEX) beschreibt, wie Mitarbeitende mit den digitalen Tools, Systemen und Technologien interagieren, die sie bei der Arbeit verwenden. Sie umfasst, wie einfach Mitarbeitende kommunizieren, vertrauenswürdiges Wissen finden, Support in Anspruch nehmen, zwischen Systemen wechseln und Routineaufgaben erledigen können.

DEX umfasst Interaktionen mit:

• Kommunikationskanälen und Unternehmensnachrichten
• Anwendungen für Zusammenarbeit und Produktivität
• Intranets und Mitarbeiterplattformen
• Such- und Wissensressourcen
• HR-, IT-, Finanz- und Arbeitsplatzdiensten
• Lern- und Entwicklungsinhalten
• Mobilen Tools für Mitarbeitende im operativen Bereich und Remote-Mitarbeitende
• KI-Assistenten und automatisierten Prozessen

Digitale Mitarbeitererfahrung ist umfassender als nur Geräteleistung oder IT-Support. Technische Zuverlässigkeit ist nach wie vor wichtig, aber die Employee Experience hängt von verschiedenen Faktoren ab: von Kommunikation und Wissensgewinnung, von Personalisierung, von der Gestaltung von Prozessen und vom Zugang zu korrekten Informationen.

Stellen Sie sich einen Mitarbeitenden vor, der eine Richtlinie überprüft, eine Frage zu Leistungen stellen, Geräte anfordern und eine Schulung absolvieren muss. In einer fragmentierten Umgebung muss sie sich für jede Aufgabe neu anmelden, nach Informationen suchen und sich an eine andere Kontaktperson wenden. Eine optimierte digitale Mitarbeitererfahrung gibt ihr einen klaren Ausgangspunkt und stellt relevante Informationen und Maßnahmen aus den Systemen bereit, die ihre Arbeit unterstützen.

Da diese Interaktionen abteilungs- und plattformübergreifend stattfinden, ist bei DEX eine gemeinsame Verantwortung erforderlich. Die IT, die interne Kommunikation, die Personalabteilung, die Employee Experience, das Wissensmanagement und die Führungskräfte beeinflussen allesamt die Fähigkeit von Mitarbeitenden, Informationen in Handlungen umzusetzen.

Digital Employee Experience vs. Employee Experience vs. digitale Arbeitsumgebung

Die Digital Employee Experience, die Employee Experience und die digitale Arbeitsumgebung hängen zwar eng miteinander zusammen, beantworten jedoch unterschiedliche Fragen. Die Employee Experience befasst sich mit der gesamten Beziehung zwischen einzelnen Mitarbeitenden und dem Unternehmen. Die digitale Arbeitsumgebung bezieht sich auf die Technologieumgebung. Bei der DEX steht im Mittelpunkt, wie effektiv diese Umgebung die Menschen bei ihrer Arbeit unterstützt.

Eine starke digitale Arbeitsumgebung kann zwar zu einer besseren DEX beitragen, die beiden sind jedoch nicht austauschbar. Die Technologie mag zwar vorhanden sein, aber Mitarbeitende können dennoch Schwierigkeiten haben, wenn Informationen nur schwer zu finden sind, die Systeme nicht miteinander verzahnt sind oder Routineaufgaben zu viele Schritte erfordern.

Warum die Digital Employee Experience wichtig ist

Die digitale Umgebung prägt viele Routineinteraktionen Ihrer Mitarbeitenden – vom Auffinden einer Richtlinie über das Ausfüllen eines Antrags bis hin zur Reaktion auf ein wichtiges Update. Sind Informationen und Prozesse auf verschiedene Systeme verteilt, können selbst kleine Aufgaben länger dauern als erwartet.

Die wirtschaftlichen Argumente gehen über die reine Bequemlichkeit hinaus. Der „Work Trend Index 2025“ von Microsoft ergab, dass 48 % der Beschäftigten ihre Arbeit als chaotisch und zersplittert empfinden. Eine Untersuchung von Gallup unter mehr als 183.000 Geschäftseinheiten ergab zudem, dass Teams im obersten Quartil des Mitarbeiter-Engagements eine um 23 % höhere Rentabilität erzielen als solche im untersten Quartil. Diese Ergebnisse unterstreichen gemeinsam den Wert der Verringerung digitaler Reibungsverluste bei gleichzeitiger Schaffung einer Erfahrung, die Mitarbeitenden dabei hilft, informiert, produktiv und motiviert zu bleiben.

Produktivere tägliche Arbeit

Eine leistungsstarke DEX reduziert die Zeit, die Mitarbeitende damit verbringen, nach Antworten zu suchen, zwischen Anwendungen zu wechseln oder herauszufinden, wo eine Aufgabe zu erledigen ist. Ein schnellerer Zugriff auf vertrauenswürdige Informationen, Anwendungen und Prozesse hilft ihnen, mit weniger Verzögerungen von einer Frage zu einer Antwort oder Handlung überzugehen.

Eine KI-gestützte Mitarbeiterplattform kann die Erfahrung verbessern, indem sie relevantes Wissen aus vernetzten Systemen bereitstellt, Informationen zusammenfasst und die Mitarbeitenden zu den nächsten genehmigten Schritten führt, ohne die bereits eingesetzten Anwendungen zu ersetzen.

Stärkeres Engagement und stärkere Bindung

Technologie allein kann zwar kein Engagement schaffen, sie kann jedoch viele der Interaktionen prägen, die beeinflussen, wie Mitarbeitende ihre Arbeit erleben. Relevante Kommunikation, leicht zugängliche Ressourcen und Lernmöglichkeiten sowie ein vereinfachter Support-Zugriff tragen dazu bei, dass sich Menschen informiert und vorbereitet fühlen.

Ein verbessertes digitales Erlebnis kann es den Mitarbeitenden außerdem erleichtern, sich in Communitys zu engagieren, Weiterbildungsmöglichkeiten zu nutzen und sich mit den Unternehmensprioritäten vertraut zu machen, und das unabhängig von Standort und Arbeitsumgebung.

Klarere interne Kommunikation

Eine einheitliche Digital Employee Experience ermöglicht rollen-, standort-, sprach- oder abteilungsbezogene Kommunikation, sodass Sie nicht mehr dieselbe Nachricht an alle versenden müssen. Mitarbeitende können relevante Informationen über die Kanäle erhalten, die sie ohnehin bereits nutzen. Gleichzeitig erhalten die für die Kommunikation Verantwortlichen einen klareren Aufschluss über Reichweite und Interaktion.

KI-gestützte Empfehlungen und Zusammenfassungen können dabei helfen, wichtige Aktualisierungen schneller zu finden und zu verstehen. Das ist besonders hilfreich, wenn Mitarbeitende eine große Menge an Informationen durchsehen müssen.

Einheitlichere operative Erfahrungen

Mitarbeitende im operativen Bereich nutzen die Technologie am Arbeitsplatz oft anders als ihre Kolleginnen und Kollegen im Büro. Der mobile Zugriff bietet ihnen eine praktische Möglichkeit, aktuelle Informationen zu lesen, Ressourcen zu finden, an Communitys teilzunehmen, auf Weiterbildungsangebote zuzugreifen und Routineaufgaben zu erledigen, ohne dass sie auf einen Schreibtisch oder eine geschäftliche E-Mail-Adresse angewiesen sind.

Eine einheitliche DEX verringert zudem die Kluft zwischen den Personalgruppen: Sie gewährt den Teams im operativen Bereich Zugang zu denselben vertrauenswürdigen Informationen und demselben organisatorischen Kontext, der an die Art und den Ort ihrer Arbeit angepasst ist.

Größere organisatorische Agilität

Klare Kommunikation und verlässliches Wissen helfen Teams, auf Veränderungen zu reagieren. Sie stützen sich dabei auf ein gemeinsames Verständnis von Prioritäten, Prozessen und Verantwortlichkeiten. Die Mitarbeitenden müssen weniger Zeit damit verbringen, auf Anweisungen zu warten oder die von ihnen gefundenen Informationen auf Aktualität zu überprüfen.

Wenn eine Mitarbeiterplattform Informationen aus bestehenden Systemen miteinander verknüpft, lassen sich aktualisierte Richtlinien, operative Anleitungen und damit verbundene Maßnahmen leichter in einer einzigen Benutzeroberfläche finden. Dies versetzt die Teams in die Lage, besser auf neue Prioritäten, organisatorische Veränderungen und sich entwickelnde Arbeitsweisen zu reagieren.

Was zeichnet eine hervorragende Digital Employee Experience aus?

Eine starke DEX wirkt über die gesamte Employee Journey hinweg einheitlich, auch wenn hinter den Kulissen verschiedene Systeme die Arbeit unterstützen. Die besten Erfahrungen erleichtern die Kommunikation, den Wissenszugang und alltägliche Abläufe, ohne die Mitarbeitenden dazu zu zwingen, sich mit einer Reihe neuer, voneinander getrennter Tools vertraut zu machen.

Mehrere Faktoren tragen zu dieser Einheitlichkeit bei:

• Relevante Kommunikation: Die Mitarbeitenden erhalten zeitnah Informationen, die auf ihre jeweiligen Rollen, Standorte und Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die Kommunikation wird über das Intranet, per E-Mail, über mobile Geräte sowie über verschiedene Kooperationskanäle hinweg koordiniert.
• Räume für die Zusammenarbeit: Communitys, Diskussionsforen und gemeinsame Arbeitsbereiche bieten den Mitarbeitenden praktische Möglichkeiten, Wissen auszutauschen, Fragen zu stellen und Ideen einzubringen.
• Zuverlässige Wissensfindung: Suchanfragen sollten aktuelle Richtlinien, Dokumente, Fachexperten, Videos und Ressourcen aus verbundenen Systemen liefern. Mithilfe einer KI-gestützten Suche können Mitarbeitende zudem Fragen in natürlicher Sprache stellen und Antworten finden, unabhängig davon, wo die Informationen gespeichert sind.
• Transparente Führung und Mitarbeiterbeteiligung: Mitteilungen der Führungskräfte vermitteln den Mitarbeitenden den Kontext zu Entscheidungen und Prioritäten. Kommentare, Communitys, Umfragen und andere freiwillige Kanäle bieten Möglichkeiten, Fragen und Feedback auszutauschen.
• Lernen und Weiterentwicklung: Onboarding, Schulungen und berufliche Weiterentwicklung sollten fester Bestandteil des Arbeitsalltags sein. Personalisierte Empfehlungen können Mitarbeitende auf der Grundlage ihrer Rolle, ihres Standorts oder ihrer aktuellen Phase in ihrer Employee Journey auf relevante Lernangebote hinweisen.
• Sinnvolle Personalisierung: Anstatt allen die gleiche Erfahrung zu bieten, sollten Inhalte, Ressourcen und Aufgaben auf die Rolle, die Abteilung, die Sprache, den Standort und die aktuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten sein.
• KI-gestützte Beratung: KI kann Inhalte zusammenfassen, Ressourcen empfehlen, Fragen beantworten und Mitarbeitende zu einem möglichen nächsten Schritt führen. Diese Funktionen sind am nützlichsten, wenn sie auf ordnungsgemäß verwaltetes Unternehmenswissen zurückgreifen und bestehende Berechtigungen berücksichtigen.
• Integrierte Prozesse: Durch Integrationen, Micro-Apps und agentenbasierte Prozesse können genehmigte Maßnahmen aus Personal-, IT-, Finanz- und Betriebssystemen eingeleitet oder abgeschlossen werden, während diese Plattformen weiterhin die zugrunde liegenden Daten und Prozesse verwalten.
• Mobile Zugänglichkeit: Lösungen für Mitarbeitende im operativen Bereich und mobile Mitarbeitende müssen auf kleinere Bildschirme, unterschiedliche Arbeitszeiten und Tätigkeiten außerhalb des Büros zugeschnitten sein.

Diese Funktionen entfalten ihre volle Wirkung, wenn sie in eine vernetzte Plattform für die Employee Experience integriert sind, die den Mitarbeitenden einen einheitlichen Zugang zu Kommunikation, Wissen und alltäglichen Aufgaben bietet. Innerhalb dieses umfassenderen Ökosystems ermöglichen Plattformen für die Mitarbeiterkommunikation die Bereitstellung gezielter Informationen über das Intranet, per E-Mail, über mobile Kanäle sowie über Kollaborationskanäle. Gleichzeitig kann eine KI-gestützte Mitarbeiterplattform diese Nachrichten mit relevantem Wissen und relevanten Prozessen verknüpfen.

So messen Sie die Digital Employee Experience

Zur Messung der DEX ist eine Kombination aus Mitarbeiterfeedback, Nutzungsdaten, Kommunikationsleistung und betrieblichen Ergebnissen erforderlich. Die Akzeptanzrate allein zeigt nicht, ob die Mitarbeitenden durch diese Erfahrung effektiver arbeiten können.

Zunächst sollten Sie eine Ausgangsbasis festlegen, anschließend die Personalgruppen oder Nutzerpfade identifizieren, die Sie verbessern möchten, und schließlich jede Kennzahl mit einem konkreten Ergebnis verknüpfen.

Auch Deloitte empfiehlt, einen umfassenderen Ansatz zur Messung der Produktivität der Belegschaft zu verfolgen, anstatt sich ausschließlich auf traditionelle Aktivitätskennzahlen zu stützen. Die Studie betont, wie wichtig es ist, die Produktivität mit der Employee Experience zu verknüpfen und eine Kombination aus menschlichen und organisatorischen Ergebnissen heranzuziehen, um zu verstehen, ob sich die digitale Arbeitsweise tatsächlich verbessert.

Metriken für Mitarbeiter-Engagement und Employee Experience

• Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit der Technologie am Arbeitsplatz
• Rückmeldung zu Suche, Kommunikation und Support
• Ergebnisse von Mitarbeiterumfragen und andere Engagement-Maßnahmen
• Bindungs- oder Fluktuationstrends
• Teilnahme an Communitys und Feedback-Kanälen

Kommunikations- und Wissensmetriken

• Reichweite von Mitteilungen über Personalgruppen hinweg
• Inhaltsaufrufe, Klicks und Engagement
• Erfolgs- und Fehlersuchenraten
• Zeitaufwand für das Auffinden gängiger Informationen
• Verwendung wichtiger Richtlinien, Ressourcen und Wissensinhalte

Produktivitäts- und Betriebsmetriken

• Zeitaufwand für die Durchführung häufiger Prozesse
• Geschwindigkeit des Onboarding und Zeit bis zur Einsatzbereitschaft
• Umfang der Supportanfragen zu wiederkehrenden Fragen
• Abschluss- und Abbruchquoten bei Prozessen
• Verständnis der Mitarbeitenden für die Prioritäten des Unternehmens, gemessen anhand von Umfragen, Antworten auf Kampagnen oder Gesprächen mit Führungskräften

Technologie- und KI-Akzeptanzmetriken

• Aktive Nutzung durch die vorgesehenen Personalgruppen
• Akzeptanz vernetzter Funktionen und Integrationen
• Verwendung von KI-gestützter Suche, digitalen Assistenten oder Empfehlungen
• Wiederholte Nutzung nach der Einführung
• Abschluss von Schulungen und Change-Management-Aktivitäten

Lern- und Wissensbindungsmetriken

• Abschluss von Schulungen
• Ergebnisse der Leistungsbewertung oder des Wissensbeibehaltes
• Nutzung rollenspezifischer Lerninhalte
• Bereitschaft für neue Prozesse oder Aufgabenbereiche
• Nutzung von Lernressourcen nach dem Onboarding

Werten Sie quantitative Daten gemeinsam mit Kommentaren, Interviews, Fokusgruppen und gezielten Umfragen aus. So kann beispielsweise ein Suchwerkzeug eine hohe Nutzungsrate verzeichnen, doch das Feedback der Mitarbeitenden zeigt, dass sie dieselben Anfragen mehrfach stellen müssen, da die Ergebnisse nicht eindeutig sind.

Ein regelmäßiger Feedback-Kreislauf gibt Ihnen eine verlässliche Struktur: Zunächst sammeln Sie Rückmeldungen, dann erkennen Sie Muster und setzen Verbesserungen um. Anschließend machen Sie transparent, was sich geändert hat.

Häufige Herausforderungen bei der Digital Employee Experience

Die meisten DEX-Probleme sind eher auf unzusammenhängende Interaktionen als auf ein eindeutig fehlerhaftes System zurückzuführen. Wenn Tools, Informationen und Prozesse nicht zusammenpassen, können sich kleine Unklarheiten entlang der gesamten Employee Journey summieren.

Zu den häufigen Herausforderungen zählen:

• Zu viele Tools: Mitarbeitende nutzen möglicherweise mehrere Anwendungen mit ähnlichen Funktionen, was das Auffinden von Mitteilungen, Dateien oder Unterhaltungen erschwert.
• Informationssilos: Wissen ist oft in verschiedenen Bereichen wie Abteilungsseiten, gemeinsam genutzten Laufwerken, Chat-Verläufen, HR-Systemen und bei einzelnen Mitarbeitenden verstreut. Selbst wenn die richtige Antwort bekannt ist, kann es schwierig sein, sie zu finden oder zu überprüfen.
• Fragmentierte Kommunikation: Verschiedene Gruppen erhalten Aktualisierungen möglicherweise über unterschiedliche Kanäle, was zu Lücken hinsichtlich Zeitpunkt, Kontext oder Weiterverfolgung führen kann.
• Schlechte Sucherlebnisse: Veraltete Inhalte, unklare Verantwortlichkeiten, inkonsistentes Tagging und voneinander getrennte Repositories erschweren es, genaue Antworten zu finden. Die KI-gestützte Suche kann die Qualität der Ergebnisse verbessern, aber nur, wenn sie auf aktuellen und verlässlichen Quellen basiert.
• Nicht vernetzte Systeme: Mitarbeitende müssen unter Umständen zwischen verschiedenen Tools wechseln, Informationen erneut eingeben oder einen Prozess neu starten, da die Systeme keine Informationen untereinander austauschen.
• Ungleicher Zugriff im operativen Bereich: Mitarbeitende am Schreibtisch verfügen möglicherweise über eine umfassendere Nutzererfahrung als Kolleginnen und Kollegen, die auf mobile Geräte oder gemeinsam genutzte Arbeitsplätze angewiesen sind.
• Geringe Akzeptanz: Die Akzeptanz sinkt häufig, wenn der Zweck einer Plattform unklar ist, ihre Inhalte irrelevant sind oder sie lediglich eine weitere Anlaufstelle darstellt, ohne die Arbeit zu vereinfachen.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist ein gemeinsames Engagement erforderlich. Die IT-Abteilung kann die Integration und Leistungsfähigkeit verbessern, während die Bereiche Kommunikation, Personalwesen, Wissensverantwortliche und Führungskräfte dafür zuständig sind, Inhalte, Governance und Mitarbeitererfahrungen zu optimieren. Eine vernetzte Mitarbeiterplattform kann diesen Prozess unterstützen, indem sie den Mitarbeitenden einen übersichtlicheren Weg bietet, um auf Informationen zuzugreifen und über bestehende Systeme hinweg Maßnahmen zu ergreifen.

So verbessern Sie die Digital Employee Experience

Die DEX lässt sich am effektivsten verbessern, wenn sie als kontinuierlicher Managementprozess und nicht als einmalige Einführung einer Technologie betrachtet wird. Ein bewährter Ansatz basiert auf sechs Grundsätzen: die wichtigsten Prozesse verstehen, Technologien am Arbeitsplatz vernetzen, den Zugang zu Wissen erleichtern, in den richtigen Momenten genau zuhören, passende Lösungen für verschiedene Arbeitsumgebungen entwickeln und Daten für kontinuierliche Verbesserungen nutzen.

Erster Schritt: Prozesse, die Mitarbeitende am häufigsten wiederholen

Wählen Sie einige gängige Prozesse aus, beispielsweise das Onboarding, das Auffinden einer Richtlinie, die Anforderung von Unterstützung oder das Absolvieren einer Pflichtschulung. Gehen Sie anschließend jeden dieser Prozesse aus der Perspektive der Mitarbeitenden durch und dokumentieren Sie, an welchen Stellen sie Zeit verlieren, auf unklare Zuständigkeiten stoßen oder Schwierigkeiten haben, den nächsten Schritt zu verstehen.

Führungskräfte können Mitarbeitende bitten, zu demonstrieren, wie sie eine Aufgabe derzeit erledigen, statt sich ausschließlich auf die Prozessdokumentation zu verlassen. Nutzen Sie diese Beobachtungen, um diejenigen Abläufe zu priorisieren, bei denen eine Verbesserung der Benutzererfahrung die größte Wirkung erzielen wird.

Technologie am Arbeitsplatz vereinfachen und vernetzen

Prüfen Sie die Tools und Systeme, die die einzelnen Prioritätsprozesse unterstützen. Achten Sie dabei auf doppelte Ziele, wiederholte Anmeldungen, unnötige Wechsel zwischen Systemen, unzusammenhängende Prozesse sowie Situationen, in denen Mitarbeitende Informationen erneut eingeben oder nach Kontext suchen müssen.

Es geht nicht darum, jede Anwendung zu ersetzen. Eine vernetzte Mitarbeiterplattform kann stattdessen einen einheitlicheren Ausgangspunkt bieten, während durch Integrationen die HR-, IT-, Produktivitäts-, Kollaborations- und Service-Tools erhalten bleiben, auf die sich Ihre Teams bereits verlassen. Dieser Ansatz verringert die Fragmentierung und schützt gleichzeitig Ihre bestehenden Technologieinvestitionen.

Vertrauenswürdiges Wissen mit der entsprechenden Arbeit verknüpfen

Legen Sie klar fest, wer für wichtige Richtlinien, Ressourcen und Antworten verantwortlich ist. Legen Sie außerdem Überprüfungstermine fest, entfernen Sie veraltete Duplikate und verwenden Sie einheitliche Metadaten. So können Ihre Mitarbeitende aktuelle und zuverlässige Informationen identifizieren.

Verknüpfen Sie dieses Wissen anschließend mit den entsprechenden Aufgaben. Ein Mitarbeitender, der beispielsweise eine Richtlinie zu Sozialleistungen liest, sollte auch auf das entsprechende Formular, die zuständigen Kontaktperson oder den Prozess zugreifen können. Zwar können Mitarbeitende bei der KI-Suche Fragen in natürlicher Sprache stellen, doch verlässliche Antworten hängen maßgeblich von präzisen und gut gepflegten Quellen ab.

Kontinuierliche Feedback-Schleifen

Allgemeine Fragen zur Technologie am Arbeitsplatz führen oft nur zu allgemeinen Antworten. Befragen Sie die Mitarbeitenden daher lieber zu ihren Erfahrungen: War die Onboarding-Checkliste verständlich? Konnten sie die aktuellsten Richtlinien finden? Hat der mobile Prozess während einer Schicht einwandfrei funktioniert?

Führungskräfte können diese Antworten mit Such-, Inhalts- und Prozessdaten kombinieren, um wiederkehrende Probleme zu identifizieren. Ein kontinuierlicher Feedback-Kreislauf bietet zudem die Gelegenheit, zu erläutern, was sich geändert hat und worauf weiterhin geachtet werden muss.

Design für unterschiedliche Funktionen und Arbeitsumgebungen

Testen Sie die Erfahrung auf verschiedenen Geräten, an verschiedenen Orten, zu verschiedenen Zeiten, in verschiedenen Sprachen und mit verschiedenen Zugriffsrechten. Während Mitarbeitende im operativen Bereich möglicherweise auf mobile Geräte oder geteilte Arbeitsstationen angewiesen sind, greifen Remote-Mitarbeitende stärker auf Suchfunktionen, digitale Communitys und asynchrone Updates zurück.

Führungskräfte sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden wichtige Kommunikation empfangen, aktuelle Ressourcen finden und wesentliche Aufgaben ohne einen Schreibtisch oder eine geschäftliche E-Mail-Adresse erledigen können. Ein gleicher Zugang zu Updates, Anerkennung und Communitys kann dabei helfen, über verschiedene Standorte hinweg eine Unternehmenskultur zu schaffen.

Fortschritte messen und KI verantwortungsbewusst einsetzen

Wählen Sie für jede Customer Journey eine kleine Auswahl an Kennzahlen aus, beispielsweise Sucherfolg, Bearbeitungsdauer, Supportanfragen, Akzeptanz oder Mitarbeiterfeedback. Analysieren Sie die Ergebnisse nach Rolle, Standort und Personalgruppe, damit Verbesserungen für eine Zielgruppe nicht die Defizite einer anderen verschleiern.

Setzen Sie KI dort ein, wo sie bestimmte Schritte überflüssig macht. Beispiele sind das Zusammenfassen von Aktualisierungen, das Auffinden von reguliertem Wissen, die Empfehlung relevanter Inhalte oder die Steuerung genehmigter Prozesse. Stellen Sie sicher, dass Berechtigungen, menschliche Aufsicht und klare Zuständigkeiten für die Informationen und Aktionen, auf die die KI zugreifen kann, gewahrt bleiben.

Top Digital Employee Experience Tools und Plattformen

In der Regel wird die Digital Employee Experience eher durch ein Ökosystem als durch ein einzelnes Produkt unterstützt. Je nach Ihren Anforderungen können verschiedene Digital Employee Experience Tools zum Einsatz kommen: darunter eine Mitarbeiterplattform für die Zusammenarbeit, HR-Systeme, Tools für das Service-Management sowie technische DEX-Überwachungssoftware.

LumApps

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Kommunikation, Wissen, Prozesse und KI über ihre bestehenden Arbeitsplatzsysteme hinweg vernetzen möchten.

LumApps vereint personalisierte Kommunikation, Wissen, Communitys, Weiterbildung, Prozesse und KI, um eine einheitlichere Employee Experience zu schaffen. Die Lösung lässt sich in Systeme wie Google Workspace, Microsoft 365, HR-Plattformen und Service-Tools integrieren. Dadurch können Mitarbeitende innerhalb dieser Anwendungen auf Informationen zugreifen und Aktionen durchführen.

Zentrale Stärken:

• Personalisierte Kommunikation für unterschiedliche Funktionen, Standorte und Personalgruppen
• Wissenssuche über vernetzte Arbeitsplatzsysteme hinweg
• Mobiler Zugang für Mitarbeitende im operativen Bereich, im Homeoffice und im Büro
• Kommunikation für Führungskräfte, Communitys und Wissensteilung
• Eingebettete Prozesse und Integrationen in bestehende Business-Apps
• KI-gestützte Suche, Anleitung, Zusammenfassung und Aufgabenunterstützung

Microsoft Viva

Am besten geeignet für: Unternehmen, die stark auf Microsoft 365 angewiesen sind und Tools für die Employee Experience innerhalb des Microsoft-Ökosystems nutzen möchten.

Microsoft Viva ist eine Employee-Experience-Suite, die die interne Kommunikation, Weiterbildung, den Wissensaustausch sowie Mitarbeiter-Insights über Microsoft 365 und Teams unterstützt. Es bringt Arbeitsplatzinformationen und Mitarbeiterressourcen in vertraute Microsoft-Tools und ist damit ideal für Unternehmen, die Microsoft intensiv nutzen.

Nexthink

Am besten geeignet für: IT-Teams, die die Geräte-, Anwendungs- und Netzwerkleistung über die gesamte Technologieerfahrung der Beschäftigten hinweg verstehen müssen.

Nexthink ist eine Digital Employee Experience Software zur Überwachung der Digital Employee Experience. Sie unterstützt IT-Teams dabei, technische Probleme zu erkennen, die Erfahrungen der Mitarbeitenden mit der Technologie am Arbeitsplatz zu bewerten und auf Leistungsprobleme zu reagieren, die sich negativ auf die Produktivität auswirken könnten.

ServiceNow

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Serviceanfragen von Mitarbeitenden mit HR-, IT- und Unternehmensprozessen verknüpfen möchten.

ServiceNow ist eine Plattform für das Employee Service Management. Sie bietet Mitarbeitenden einen zentralen Ort, an dem sie Antworten finden, Anfragen stellen und auf personalisierte Informationen zugreifen können. Die Plattform wird häufig verwendet, um Serviceprozesse in den Bereichen Personalwesen, IT, Finanzen und Arbeitsplatzbetrieb zu verwalten.

Workday

Am besten geeignet für: Unternehmen, die eine zentrale HR-Plattform für Mitarbeiterdaten, Talentmanagement und Personalprozesse benötigen.

Workday ist eine Human-Capital-Management-Plattform, die die Bereiche Personalwesen, Talentmanagement, Lernen, Vorteile und Personalplanung unterstützt. Im Rahmen einer umfassenderen Digital Employee Experience dient sie oft als Aufzeichnungssystem für Mitarbeiterinformationen und HR-bezogene Prozesse.

Schaffen Sie eine bessere Digital Employee Experience

Eine bessere Digital Employee Experience beginnt bei den alltäglichen Momenten, die die Arbeitsweise der Mitarbeitenden beeinflussen. Konzentrieren Sie sich auf klarere Kommunikation, einen zuverlässigen Zugang zu Wissen, weniger unnötige Schritte und eine einheitliche Unterstützung über alle Rollen und Standorte hinweg. Sammeln Sie kontinuierlich Feedback und nutzen Sie eine gezielte Auswahl an Kennzahlen, um jede Verbesserungsrunde zu steuern.

Als KI-gestützte Mitarbeiterplattform unterstützt Sie LumApps bei dieser Aufgabe, indem sie Kommunikation, Wissen, Prozesse, Business-Apps und KI miteinander verbindet. Die Lösung ergänzt Ihre bestehende Technologie, sodass Ihre Mitarbeitenden von einer einheitlicheren Erfahrung profitieren können, ohne dass Sie jedes einzelne System ersetzen müssen.

Entdecken Sie, wie die Employee-Experience-Plattform von LumApps Ihnen dabei helfen kann, die digitalen Erlebnisse zu integrieren, auf die sich Ihre Teams verlassen. Sehen Sie sich ein Demo-Video an, um zu erfahren, wie Sie Ihren Mitarbeitenden eine stärker vernetzte Experience bieten können.

FAQ: Digital Employee Experience

Wie wirkt sich die Digital Employee Experience auf die Mitarbeiterbindung aus?

DEX kann die Bindung beeinflussen, da sie die tägliche Arbeit gestaltet. Mitarbeitende machen eher positive Erfahrungen, wenn sie ohne Probleme auf Informationen und Unterstützung zugreifen und Routineaufgaben ohne unnötige Verzögerungen oder wiederholte Schritte erledigen können. Die Mitarbeiterbindung wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst, zu denen unter anderem Technologie, Führung, Vergütung, Weiterentwicklung, Flexibilität und Unternehmenskultur gehören.

Welche Rolle spielt die interne Kommunikation bei der Digital Employee Experience?

Die interne Kommunikation vermittelt den Mitarbeitenden den notwendigen Kontext, um Entscheidungen, Prioritäten, Veränderungen und Verantwortlichkeiten zu verstehen. In einer effektiven DEX ist die Kommunikation zielgerichtet, leicht zugänglich und mit relevanten Ressourcen oder Maßnahmen verknüpft. Mitarbeitende können nahtlos vom Lesen einer Mitteilung zum Auffinden ergänzender Informationen oder zur Durchführung des nächsten Schritts übergehen.

Wie kann man die Digital Employee Experience für Mitarbeitende im operativen Bereich verbessern?

Beginnen Sie mit mobiler Zugänglichkeit, klarer Navigation, relevantem Targeting und für begrenzte Lesezeit konzipierten Inhalten. Ermöglichen Sie Mitarbeitenden im operativen Bereich Zugang zu Unternehmensnachrichten, Ressourcen, Communitys, Lerninhalten und essenziellen Prozessen, ohne davon auszugehen, dass sie einen Schreibtisch, eine geschäftliche E-Mail-Adresse oder einen eigenen Computer nutzen.

Wie wirken sich KI und Automatisierung auf die Digital Employee Experience aus?

KI kann bei der Gewinnung von Erkenntnissen, der Zusammenfassung von Inhalten, der Bereitstellung von Inhaltsempfehlungen, der Personalisierung, der Unterstützung von Mitarbeitenden sowie der Unterstützung bei der Kommunikation helfen. Agentische Prozesse, bei denen KI autorisierte Schritte im Namen einzelner Mitarbeitender ausführt, können Aktionen in vernetzten Systemen einleiten oder abschließen.

Worauf sollten Sie bei einer Plattform für die Digital Employee Experience achten?

Achten Sie auf eine starke Integration, Enterprise Search, personalisierte Kommunikation, mobilen Zugriff, Analytics, Wissens-Governance, die Unterstützung von Prozessen und verantwortungsvolle KI-Funktionen. Die Plattform sollte mit Ihrer derzeitigen IT-Umgebung kompatibel sein, verschiedene Personalgruppen unterstützen und Möglichkeiten zur Messung der Akzeptanz sowie der Ergebnisse bieten.