Les collaborateurs quittent-ils un emploi, un manager ou partent-ils pour une meilleure opportunité ? Les responsables RH et tous ceux qui occupent un poste de direction se posent sans cesse cette question. Quelle que soit la vraie réponse, la solution consiste à agir de manière proactive, c'est-à-dire à trouver des moyens de créer du lien avec les collaborateurs qui aillent au-delà des augmentations de salaire. Toucher chacun, décloisonner les équipes, éviter la communication sélective et privilégier la transparence deviennent des priorités. Voici les méthodes mises en œuvre aujourd'hui. 

Adopter de nouveaux styles de management 

L'une des grandes tendances en entreprise est le passage d'une hiérarchie verticale traditionnelle à une organisation plus horizontale. Une hiérarchie plate (ou horizontale) est une structure organisationnelle qui compte moins de niveaux de management intermédiaire entre la direction et le reste du personnel. 

Résultat : les dirigeants sont plus proches de leurs collaborateurs qu'ils ne pouvaient l'être auparavant. Une hiérarchie horizontale vise à accroître l'engagement des collaborateurs et à accélérer la prise de décision en apportant de la flexibilité. 

L'information est faite pour être partagée. Le management doit communiquer régulièrement sur ce qui se passe au sein de l'organisation et sur le rôle de chaque collaborateur. Les collaborateurs doivent avoir la responsabilité et l'autorité nécessaires pour faire leur travail. 

Le management doit s'efforcer d'être visionnaire, démocratique et participatif.

Respect et reconnaissance

Plus que jamais, les collaborateurs recherchent le respect et la reconnaissance. 

Oubliez le management bureaucratique d'autrefois, fondé sur la menace et l'intimidation. Ces pratiques dépassées freinent en réalité la contribution. Les collaborateurs veulent des lieux de travail sûrs, où ils savent qu'ils peuvent essayer de nouvelles choses et donner un avis sincère. 

Pour créer un environnement ouvert, les managers doivent placer l'humain au premier plan. Avant d'attendre le respect, commencez par respecter les opinions et la culture de vos collaborateurs. Accordez aussi autant d'importance aux points réguliers avec vos collaborateurs qu'aux rendez-vous clients. 

Les dirigeants doivent prendre le temps d'échanger avec les équipes et de partager régulièrement des nouvelles de l'entreprise. La régularité est essentielle pour créer un vrai lien avec les collaborateurs. Définissez un rythme fixe pour des points de contact réguliers avec les collaborateurs, qu'il s'agisse de réunions d'équipe hebdomadaires, de comptes rendus ou d'entretiens individuels. 

Enfin, la reconnaissance doit devenir un réflexe. N'hésitez pas à dire merci, à l'oral comme à l'écrit, et à célébrer publiquement les réussites de l'équipe aussi souvent que possible. Vous pouvez vous appuyer sur une plateforme de digital workplace pour créer des espaces de reconnaissance des collaborateurs comme un « Kudos Corner » ou un « Love Wall », ou tout simplement publier des mots de remerciement !

Transparence

La transparence est bien plus qu'un mot à la mode. 

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à inscrire la transparence dans leurs valeurs, et pour cause. À mesure que les hiérarchies évoluent vers des modèles plus horizontaux, la communication et l'information doivent circuler plus librement au sein de l'organisation. 

Dans toutes leurs communications, les dirigeants et les managers doivent favoriser la confiance et l'ouverture. Communiquer de manière claire et transparente est essentiel pour que votre équipe se sente en sécurité, et c'est particulièrement vrai pour les collaborateurs à distance. Les dirigeants doivent voir dans la transformation digitale un moyen d'y parvenir. Une nouvelle digital workplace peut donner à tous les collaborateurs un accès simple à des informations et à des actualités auparavant inaccessibles. 

Ouvrir le dialogue

La meilleure façon de construire un environnement sûr est de vous montrer accessible. 

Au fond, les collaborateurs veulent créer un lien personnel avec la direction. Ils veulent y voir de la vulnérabilité et de l'assurance, tout en incarnant la vision de l'entreprise. Réussir à conjuguer ces qualités favorise la confiance. 

Instaurez un véritable dialogue à double sens avec les collaborateurs en posant des questions ouvertes et en sollicitant leurs retours et leurs suggestions. Appuyez-vous sur une plateforme pour mettre en place des outils d'enquête, une collecte de feedback ouverte et des intégrations pertinentes. Un environnement de dialogue régulier apporte de nombreux bénéfices : 

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• Émergence de nouvelles idées, innovation interne. 
• Suggestions d'amélioration de l'organisation. 
• Davantage de soutien aux projets grâce à l'adhésion des collaborateurs. 
• Une motivation à agir et des valeurs partagées. 
• Davantage de feedback constructif, pour une meilleure productivité et une meilleure collaboration. 
• Réponse au besoin d'information interne et de transparence. 

Créer du lien entre les collaborateurs

La plupart des actifs passent plus de temps au travail qu'à la maison : il est donc important d'aider chacun à se sentir à l'aise et socialement lié à ses collègues. 

Les collaborateurs heureux, qui se sentent liés à leurs pairs, sont engagés et plus productifs. Ils restent souvent plus longtemps dans l'entreprise et partagent leurs connaissances avec les autres. 

Le bonheur naît de bonnes relations sociales avec les personnes qui nous entourent. Les collaborateurs ont besoin d'un environnement social favorable pour créer des communautés, tisser des liens et, au final, être plus productifs. 

Le travail en équipe est l'un des facteurs du bonheur et de l'engagement des collaborateurs. 

Les actifs qui déclarent faire partie d'une équipe ont 2,3 fois plus de chances d'être « pleinement engagés » que les autres. Et dans de nombreux pays, l'écart entre les actifs qui travaillent en équipe et les autres est encore plus marqué. (ADP Research, 2020) 

Le rôle spécifique des RH 

L'équipe RH représente et relaie plus directement la culture d'entreprise auprès des collaborateurs. Outre les tâches administratives, la mission des professionnels RH consiste notamment à :

• Organiser des événements d'entreprise, en interne ou en externe, pour renforcer la cohésion et le bien-être de l'ensemble des collaborateurs. 
• Diffuser et promouvoir les valeurs et la vision de l'entreprise
• Être attentif aux besoins individuels et au développement professionnel 
• Intégrer les nouveaux collaborateurs 
• Veiller à ce que la communication interne soit claire et transparente, pour que les collaborateurs puissent échanger sur leur fonction et leur situation dans l'entreprise. 
• Limiter l'impact des grands changements dans l'entreprise, qui peuvent être source d'anxiété pour les collaborateurs. 

Une plateforme de communication interne facilite le travail de l'équipe RH : elle centralise toute la documentation et les ressources RH et les met à la disposition des collaborateurs pour qu'ils se sentent accompagnés. Grâce à la plateforme, l'équipe RH peut lancer des campagnes, améliorer l'onboarding, gérer des événements, animer des communautés et des pages RH. 

Organiser du team building 

Le team building vise la cohésion d'équipe, qui accroît la productivité. Les événements en présentiel sont l'idéal, mais si vous ne pouvez pas réunir tout le monde au même endroit pour des raisons sanitaires ou financières, les rencontres virtuelles sont la meilleure alternative. 

Voici les trois grands types de team building :

• Activité physique. Favorise la solidarité entre coéquipiers. 
• Activité artistique. Révèle des talents cachés et réduit le stress. 
• Concours. Encourage une saine compétition autour d'objectifs communs.  

Ne laissez pas les contraintes extérieures vous freiner. Faites preuve de créativité avec vos outils digitaux pour organiser des activités ludiques qui mobilisent vos collaborateurs. Quelques exemples : 

• Organiser des appels aléatoires entre collègues
• Des pauses café virtuelles
• Un concours de la meilleure photo
• Un concours du plus grand nombre d'inscriptions à un événement
• Un appel à suggestions pour un nouveau nom, etc.

Les possibilités sont infinies, et n'oubliez pas de prévoir des lots pour les gagnants ! 

Les bénéfices du team building 

Selon le Dr Meredith Belbin, les membres d'une équipe endossent les rôles qui leur conviennent naturellement. Grâce au team building, chacun peut développer les compétences sur lesquelles il souhaite se concentrer et découvrir ses points forts. Parmi les autres bénéfices : 

• Il offre un apprentissage à fort impact grâce à de nouvelles façons d'apprendre les processus et les procédures.

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• Il permet d'identifier les forces et les faiblesses d'une équipe et de développer les rôles de chacun. 

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• Il développe la capacité à résoudre des problèmes et crée un sentiment de réussite collective. Les collaborateurs découvrent de nouvelles façons de travailler ensemble. 

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• Il inclut les collaborateurs à distance et les personnes qui ne travaillent pas toujours en équipe, pour une plus grande unité du groupe. 

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• Il stimule le moral et la créativité des collaborateurs. Il fidélise les meilleurs talents en renforçant chez chacun le sentiment d'implication et d'appartenance. 

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• Il consolide les relations et fait tomber les barrières entre les personnes.

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• Il améliore la productivité et la communication en général.

Combler le fossé entre les générations

Autre défi pour les organisations : renforcer la communication entre les collaborateurs seniors et les millennials, tout en mettant tout le monde au même niveau sur les outils digitaux.  

Certains collaborateurs ont plus de mal à accepter ou à comprendre le changement. Une solution efficace et conviviale consiste à associer les collaborateurs les moins à l'aise avec la technologie à des membres de l'équipe plus technophiles, qui pourront les accompagner. 

En parallèle, les collaborateurs plus jeunes doivent pouvoir compter sur leurs aînés pour l'évolution de carrière et le développement des compétences. Mettez en place un système de tutorat, ainsi qu'une plateforme interne simple et facile à utiliser, pour que chacun trouve sa place sur le lieu de travail. 

Une digital workplace pour connecter tout le monde

Une entreprise internationale performante est une entreprise où chacun est connecté, partout dans le monde, grâce à sa plateforme de communication interne. 

Pour les organisations internationales, maintenir le lien entre leurs différents bureaux et collaborateurs dans le monde est un vrai défi. De nombreux obstacles freinent la communication : la langue, les fuseaux horaires, l'héritage culturel, la législation, etc. 

Créer des communautés 

Les communautés en ligne sont un excellent moyen de rapprocher les personnes. Créer des communautés présente de nombreux avantages : 

Pour les managers

Elles permettent aux managers de mieux connaître leurs équipes. Ils peuvent repérer les difficultés, les problèmes et ce qui rend leurs collaborateurs heureux. Les communautés encouragent les interactions entre collaborateurs. Créez des communautés ouvertes pour aider chacun à s'impliquer et à partager son point de vue sur les stratégies de l'entreprise. 

Dans une communauté, vous pouvez poser des questions et y répondre et, plus généralement, encourager la participation. Lorsque les managers participent, les collaborateurs se sentent valorisés, car ils savent que leur avis compte. 

Enfin, les communautés se prêtent très bien à la gamification. Les récompenses et la reconnaissance renforcent le sentiment d'appartenance, et les collaborateurs ont envie de montrer leur engagement en contribuant à la communauté.

Pour les collaborateurs

Les communautés remplissent plusieurs fonctions. Elles sont un espace de partage des connaissances, de recherche de contenus pertinents et de collaboration avec n'importe qui, à tout moment. Elles améliorent la qualité et la rapidité des solutions en réduisant le volume d'e-mails. Chacun peut communiquer directement avec les bonnes personnes et trouver la bonne information. Le renforcement des relations entre collègues est un bonus supplémentaire. 

Les communautés offrent une meilleure visibilité à tous, à condition d'être bien administrées. Par exemple, si plusieurs communautés traitent du même sujet, la notion même de communauté perd son sens. Les communautés ont pour but de rapprocher les personnes et de les aider à résoudre des problèmes communs. Pour une efficacité maximale, limitez le nombre de communautés au strict nécessaire afin d'offrir une expérience utilisateur optimale. 

Mettre les collaborateurs en relation avec des experts 

L'expertise de chacun n'est pas toujours visible pour les autres. Trouver le bon expert sur un sujet donné prend donc souvent du temps. Renforcer le lien social et ouvrir les bons canaux de communication permet de faire émerger les experts internes. 

Dans les grandes organisations internationales, il faut souvent passer par de nombreux managers pour trouver le bon expert, et même dans ce cas, les réponses peuvent rester introuvables.

Une digital workplace doit réduire le temps nécessaire pour trouver l'expert adéquat. Grâce à un annuaire des collaborateurs performant, chacun peut indiquer son expertise et ses autres compétences dans son profil. Les utilisateurs peuvent ensuite effectuer une recherche par expertise pour trouver les bons interlocuteurs. Les experts internes proposeront spontanément leur aide à ceux qui cherchent des réponses, au sein des communautés d'équipe et des communautés thématiques.  

Certaines organisations vont même jusqu'à désigner différents collaborateurs pour contribuer régulièrement à l'intranet afin d'améliorer le partage des connaissances.  

Faciliter la communication interne comme internationale :  

• Recrutez des collaborateurs internationaux et polyglottes pour faire le lien entre les différents bureaux. Donnez à chacun accès aux mêmes informations au même moment, pour une culture d'entreprise plus unie. 

• Organisez des réunions régulières. Les e-mails ne peuvent pas et ne doivent pas remplacer la communication en face à face. Il est important de mettre en place des visioconférences entre les équipes pour une meilleure collaboration et un partage des connaissances efficace. Dans la mesure du possible, prévoyez également un budget de déplacement pour que des collègues de différentes régions et différents pays puissent se rencontrer en personne. 

• Partagez vos données, documents et connaissances. Un intranet entièrement intégré aux suites collaboratives comme Google Workspace et Microsoft 365 centralise toutes les informations au même endroit. Les collaborateurs peuvent partager leur expertise avec toute l'organisation ou avec un groupe spécifique. 

• Créez des communautés. Organisez et gérez des communautés autour de centres d'intérêt communs. Les collaborateurs peuvent alors poser une question à n'importe qui, ce qui génère davantage de réponses et des décisions mieux éclairées. 

• Utilisez la messagerie instantanée pour les questions urgentes et les échanges privés. Ces outils de communication, comme Google Chat, Teams ou Slack, sont efficaces pour les questions qui appellent une action rapide et les situations d'urgence. 

Créer du lien entre les collaborateurs est indispensable à la réussite de l'entreprise, en particulier dans les grandes organisations. Une digital workplace qui intègre une plateforme de communication interne dotée de fonctionnalités sociales aide à relever ce défi. Les entreprises innovantes d'aujourd'hui investissent dans la transformation digitale non seulement pour gagner en efficacité, mais aussi pour créer du lien entre les collaborateurs.  

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