Le persone lasciano un lavoro, un capo o se ne vanno per un'opportunità migliore? È una domanda che i responsabili HR e chiunque abbia un ruolo di leadership si pongono di continuo. Qualunque sia la risposta, la soluzione è giocare d'anticipo. Significa trovare modi per entrare in contatto con i dipendenti che vadano oltre gli aumenti di stipendio. Raggiungere tutti, abbattere i silos, evitare una comunicazione selettiva e favorire la trasparenza sta diventando sempre più prioritario. Ecco i metodi che le aziende adottano oggi. 

Adotta nuovi stili di management 

Una delle grandi tendenze aziendali è il passaggio da una gerarchia verticale tradizionale a un'organizzazione più orizzontale. Una gerarchia piatta (o orizzontale) è una struttura organizzativa con meno livelli di middle management tra i vertici e il resto del personale. 

Così i leader sono più vicini ai loro dipendenti, come non era possibile prima. Una gerarchia orizzontale punta ad aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e ad accelerare le decisioni grazie a una maggiore flessibilità. 

Le informazioni sono fatte per essere condivise. Il management dovrebbe comunicare con regolarità ciò che succede nell'organizzazione e il ruolo di ciascun dipendente. I dipendenti dovrebbero avere la responsabilità e l'autorità per svolgere il proprio lavoro. 

Il management dovrebbe puntare a essere visionario, democratico e partecipativo.

Rispetto e riconoscimento

Oggi più che mai i dipendenti cercano rispetto e riconoscimento. 

Dimentica il vecchio management burocratico fatto di minacce e intimidazioni. Queste pratiche superate frenano il contributo delle persone. I dipendenti vogliono ambienti di lavoro sicuri, dove sanno di poter sperimentare cose nuove e dare feedback sinceri. 

Per creare un ambiente aperto, i manager devono mettere le persone al primo posto. Prima di pretendere rispetto, inizia a rispettare le opinioni e la cultura dei tuoi dipendenti. Dai ai momenti di confronto con i dipendenti la stessa priorità che dai agli incontri con i clienti. 

I leader dovrebbero dedicare tempo al confronto con i team e condividere aggiornamenti regolari sull'azienda. La costanza è la chiave per entrare davvero in contatto con i dipendenti. Stabilisci un ritmo fisso per i momenti di contatto regolari con i dipendenti, come riunioni di team settimanali, report o incontri individuali. 

Infine, il riconoscimento deve diventare un'abitudine. Non esitare a dire grazie, a voce o per iscritto, e a celebrare pubblicamente i successi del team, il più spesso possibile. Puoi usare una piattaforma di digital workplace per creare spazi dedicati al riconoscimento dei dipendenti come un “Kudos Corner” o un “Love Wall”, o semplicemente pubblicare messaggi di ringraziamento!

Trasparenza

La trasparenza è molto più di una parola di moda. 

Sempre più aziende inseriscono la trasparenza tra i loro valori, e a ragione. Se le gerarchie diventano più orizzontali, anche comunicazione e informazioni devono circolare più liberamente nell'organizzazione. 

In tutte le loro comunicazioni, leader e manager devono favorire fiducia e apertura. Comunicare in modo chiaro e trasparente è fondamentale perché il team si senta sicuro, soprattutto chi lavora da remoto. I leader dovrebbero vedere nella trasformazione digitale il modo per renderlo possibile. Un nuovo digital workplace può dare a tutti i dipendenti un accesso semplice a informazioni e notizie prima non disponibili. 

Apri il dialogo

Il modo migliore per creare un ambiente sicuro è mostrarsi disponibili. 

In fondo, i dipendenti vogliono un rapporto personale con il top management. Vogliono vedere vulnerabilità e sicurezza, insieme alla capacità di incarnare la visione dell'azienda. Unire bene queste qualità crea fiducia. 

Avvia un vero dialogo bidirezionale con i dipendenti: fai domande aperte e chiedi feedback e suggerimenti. Usa una piattaforma per introdurre strumenti di sondaggio, raccolta aperta di feedback e integrazioni utili. Un ambiente di dialogo costante porta molti benefici: 

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• Nuove idee e innovazione interna. 
• Suggerimenti per migliorare l'organizzazione. 
• Più sostegno ai progetti grazie all'adesione dei dipendenti. 
• Motivazione e valori condivisi per agire. 
• Più feedback costruttivi per una produttività e una collaborazione migliori. 
• Risposta al bisogno di informazione interna e di trasparenza. 

Connettere la forza lavoro

La maggior parte delle persone passa più tempo al lavoro che a casa: è importante aiutarle a sentirsi a proprio agio e in relazione con i colleghi. 

I dipendenti felici, che si sentono in sintonia con i colleghi, sono più coinvolti e produttivi. Spesso restano più a lungo in azienda e condividono le loro conoscenze con gli altri. 

La felicità nasce da buone relazioni sociali con chi ci sta intorno. I dipendenti hanno bisogno di un contesto sociale favorevole per creare community, sviluppare legami e, alla fine, essere più produttivi. 

Lavorare in team è uno dei fattori che rendono i dipendenti felici e coinvolti. 

Chi dichiara di far parte di un team ha 2,3 volte più probabilità di essere pienamente coinvolto rispetto a chi non ne fa parte. E in molti paesi il divario tra chi lavora in team e chi no è ancora più ampio. (ADP Research, 2020) 

Il ruolo specifico dell'HR 

Il team HR rappresenta e trasmette la cultura aziendale in modo più diretto ai dipendenti. Oltre alle attività amministrative, la missione dei professionisti HR comprende:

• Organizzare eventi aziendali, interni o esterni, per rafforzare la coesione e il benessere dei dipendenti. 
• Diffondere e promuovere i valori e la visione dell'azienda
• Prestare attenzione alle esigenze individuali e alla crescita professionale 
• Accogliere i nuovi assunti con l'onboarding 
• Garantire una comunicazione interna chiara e trasparente, che permetta ai dipendenti di parlare del proprio ruolo e della propria posizione in azienda. 
• Ridurre l'impatto dei grandi cambiamenti aziendali, che possono generare ansia nei dipendenti. 

Una piattaforma di comunicazione interna semplifica il lavoro del team HR: raccoglie tutta la documentazione e le risorse HR e le rende subito disponibili ai dipendenti, che così si sentono supportati. Con la piattaforma, il team HR può lanciare campagne, migliorare l'onboarding, gestire eventi, ospitare community e pagine HR. 

Organizza attività di team building 

L'obiettivo del team building è la coesione del team, che aumenta la produttività. Gli eventi in presenza sono l'ideale, ma se non puoi riunire tutti nello stesso luogo per motivi di salute o di budget, gli incontri virtuali sono la migliore alternativa. 

Ecco tre tipi principali di team building:

• Attività fisica. Favorisce la solidarietà tra colleghi. 
• Attività artistiche. Fa emergere talenti nascosti e riduce lo stress. 
• Gare. Stimola una sana competizione attorno a obiettivi comuni.  

Non lasciare che i vincoli esterni ti fermino. Usa i tuoi strumenti digitali con creatività per organizzare attività divertenti che coinvolgano i dipendenti. Qualche esempio: 

• Chiamate casuali tra colleghi
• Pause caffè virtuali
• Un concorso per la foto più bella
• Una gara a chi porta più iscrizioni a un evento
• Una raccolta di proposte per un nuovo nome, ecc.

Le possibilità sono infinite, e non dimenticare i premi per i vincitori! 

I vantaggi del team building 

Secondo la dott.ssa Meredith Belbin, i membri di un team assumono i ruoli per cui sono naturalmente portati. Con il team building, ognuno può sviluppare le proprie competenze e scoprire in cosa è più bravo. Altri vantaggi: 

• Offre un apprendimento di grande impatto grazie a nuovi modi di imparare processi e procedure.

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• Individua punti di forza e di debolezza del team e sviluppa i ruoli al suo interno. 

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• Rafforza la capacità di risolvere problemi e crea un senso di successo condiviso. I dipendenti imparano nuovi modi di lavorare insieme come gruppo. 

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• Coinvolge chi lavora da remoto e chi non lavora sempre in team, per una maggiore unità del gruppo. 

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• Aumenta morale e creatività dei dipendenti. Trattiene i migliori, perché dà a tutti un maggiore senso di partecipazione e di appartenenza. 

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• Consolida le relazioni e abbatte le barriere tra le persone.

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• Migliora la produttività e la comunicazione in generale.

Superare le differenze generazionali

Un'altra sfida per le organizzazioni è migliorare la comunicazione tra dipendenti senior e millennial, mettendo tutti sulla stessa lunghezza d'onda con gli strumenti digitali.  

Alcuni dipendenti fanno più fatica ad accettare o comprendere il cambiamento. Una soluzione efficace e sociale è affiancare chi ha meno dimestichezza con la tecnologia a colleghi più esperti, che possano aiutarli. 

Allo stesso tempo, i dipendenti più giovani dovrebbero ricevere supporto dai colleghi più esperti per la crescita professionale e lo sviluppo delle competenze. Introduci un sistema di tutoraggio e una piattaforma interna semplice e facile da usare, perché tutti possano convivere sul posto di lavoro. 

Un digital workplace per connettere tutti

Un'azienda globale di successo è un'azienda in cui tutti sono connessi, da ogni parte del mondo, grazie alla piattaforma di comunicazione interna. 

Per le organizzazioni globali, mantenere il legame tra sedi internazionali e dipendenti è una vera sfida. Molte barriere ostacolano la comunicazione: lingua, fusi orari, retaggio culturale, normative e così via. 

Crea community 

Le community online sono un ottimo modo per avvicinare le persone. Creare community porta molti vantaggi: 

Per i manager

Le community aiutano i manager a conoscere meglio i loro team. Possono individuare criticità, problemi e ciò che rende felici i dipendenti. Le community favoriscono l'interazione tra le persone. Crea community aperte per aiutare le persone a partecipare e a condividere il loro punto di vista sulle strategie aziendali. 

In una community puoi fare e rispondere a domande e, più in generale, stimolare la partecipazione. Quando i manager partecipano, le persone si sentono apprezzate perché sanno che il loro feedback conta. 

Infine, le community sono il luogo ideale per la gamification. Premi e riconoscimenti aumentano il senso di appartenenza, e i dipendenti vorranno dimostrare il loro impegno contribuendo alla community.

Per i dipendenti

Le community hanno diverse funzioni. Sono uno spazio per condividere conoscenze, trovare contenuti pertinenti e collaborare con chiunque, in qualsiasi momento. Migliorano la qualità e la rapidità delle soluzioni riducendo il volume delle email. Le persone possono comunicare direttamente con chi serve e trovare le informazioni giuste. E il fatto che rafforzino i rapporti tra colleghi è un vantaggio in più. 

Se gestite bene, le community danno a tutti maggiore visibilità. Per esempio, se più community parlano dello stesso argomento, il concetto stesso di community perde senso. L'obiettivo delle community è avvicinare le persone e aiutarle ad affrontare problemi comuni. Per la massima efficacia, limita il numero di community allo stretto necessario, per un'esperienza utente ottimale. 

Metti in contatto le persone con gli esperti 

Le competenze di ognuno non sono sempre visibili agli altri. Così, trovare l'esperto giusto su un argomento richiede spesso tempo. Rafforzare i legami sociali e aprire i giusti canali di comunicazione fa emergere gli esperti interni. 

Nelle grandi organizzazioni globali spesso bisogna passare da molti manager per trovare l'esperto giusto, e anche così le risposte possono mancare.

Un digital workplace dovrebbe ridurre il tempo necessario per trovare l'esperto giusto. Con un employee directory efficace, ognuno può indicare nel proprio profilo competenze ed esperienze. Gli utenti possono poi cercare per competenza e trovare le persone giuste. Gli esperti interni si offriranno di aiutare chi cerca risposte nei team e nelle community tematiche.  

Alcune organizzazioni incaricano addirittura diversi collaboratori di contribuire regolarmente alla intranet per migliorare la condivisione delle conoscenze.  

Facilita la comunicazione interna e globale:  

• Assumi dipendenti internazionali e poliglotti per fare da ponte tra le diverse sedi. Dai a tutti accesso alle stesse informazioni nello stesso momento, per una cultura aziendale più unita. 

• Organizza riunioni regolari. Le email non possono e non devono sostituire la comunicazione faccia a faccia. È importante organizzare videoconferenze tra i team per collaborare meglio e condividere le conoscenze in modo efficace. Quando possibile, prevedi anche un budget per le trasferte, così i colleghi di regioni e paesi diversi possono incontrarsi di persona. 

• Condividi dati, documenti e conoscenze. Una intranet completamente integrata con suite collaborative come Google Workspace e Microsoft 365 riunisce tutte le informazioni in un unico posto. I dipendenti possono condividere le loro competenze con tutta l'organizzazione o con un gruppo specifico. 

• Crea community. Organizza e gestisci community attorno a interessi comuni. I dipendenti possono così fare domande a chiunque, ottenendo più risposte e decisioni migliori. 

• Usa la messaggistica istantanea per le domande urgenti e le conversazioni riservate. Strumenti come Google Chat, Teams o Slack sono efficaci per domande che richiedono un'azione rapida e per le situazioni urgenti. 

Connettere i dipendenti è essenziale per il successo di un'azienda, soprattutto nelle grandi organizzazioni. Un digital workplace che include una piattaforma di comunicazione interna con funzionalità social aiuta ad affrontare questa sfida. Oggi le aziende più innovative investono nella trasformazione digitale non solo per l'efficienza, ma anche per creare legami tra i dipendenti.  

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