10 façons d’améliorer la communication digitale au travail

Les collaborateurs utilisent chaque jour des outils de communication comme l’e-mail, les logiciels collaboratifs, la visio et les appels audio, parmi d’autres technologies omniprésentes. Mais ils sont souvent tellement sollicités que l’information utile se perd dans la masse. C’est pourquoi les entreprises doivent définir une stratégie de communication digitale qui favorise de vrais échanges et limite le bruit. C’est le seul moyen pour optimiser l’expérience collaborateur dans le contexte actuel.

Voici quelques stratégies pour démarrer :

1. Adopter une nouvelle plateforme de communication

Grâce aux progrès du matériel et des logiciels, la communication interne n’a jamais été aussi simple. Les plateformes intègrent les outils courants et affichent les informations de l’entreprise dans un hub centralisé qui présente clairement les actualités utiles.

Chaque utilisateur n’a plus besoin de consulter plusieurs applications ou serveurs web pour trier ce qui le concerne. Ces plateformes peuvent aussi regrouper services ou groupes de collaborateurs en catégories qui reçoivent des informations ciblées. Moins de temps perdu en tâches inutiles ou à trier l’information : la productivité et l’engagement de vos collaborateurs progressent.

Quelle plateforme choisir pour mon entreprise ? Vérifiez que la plateforme choisie répond aux besoins spécifiques de votre entreprise. Votre solution doit être un outil complet de communication collaborateurs qui place l’expérience collaborateur au premier plan. Elle intègre les fonctionnalités des réseaux sociaux dans une interface élégante et intuitive. Les utilisateurs échangent et collaborent facilement, tandis que les managers traitent les retours et analysent les données.

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2. Former les collaborateurs à la plateforme

Des utilisateurs mal formés peuvent rendre inefficaces les outils de communication les plus complets. Prévoyez une formation détaillée pour tous les collaborateurs qui utiliseront la plateforme. Familiarisez chacun avec les fonctions de la nouvelle technologie et les usages particulièrement utiles à certains services. Une fois que les collaborateurs savent naviguer et réaliser les tâches importantes, le stress lié au changement d’outil retombe. C’est alors que les vrais bénéfices de la nouvelle plateforme se concrétisent.

Comment proposer la meilleure formation possible ? Pour construire un programme de formation adapté à votre entreprise, assurez-vous que votre nouvelle plateforme est bien documentée et bien accompagnée. Votre équipe de formation doit maîtriser toutes ses fonctionnalités. C’est pourquoi votre éditeur doit fournir des guides détaillés sur chaque aspect de l’intranet social. Pour toute question non couverte, vous devez pouvoir joindre un interlocuteur qualifié du service client, qui donnera à votre équipe de formation les informations nécessaires pour bâtir un excellent programme.

3. Avoir les conversations importantes en face à face

Parler du face-à-face dans un article sur la communication digitale peut sembler étrange, surtout quand tant d’entre nous sont confinés chez eux. C’est pourtant toujours essentiel. Les e-mails et autres messages écrits n’ont pas les signaux visuels qui renseignent le destinataire, par exemple sur l’urgence. Une étude publiée dans le Journal of Experimental Social Psychology montre que les demandes faites en face à face ont près de 35 fois plus de chances d’aboutir. Les e-mails passent à la trappe et restent non lus, alors qu’une rencontre en face à face ne s’oublie pas aussi facilement.

Comment être en face à face avec des collaborateurs à distance ? Parfois, surtout maintenant que beaucoup d’entre nous travaillent à distance, impossible de traverser le couloir pour discuter avec un collaborateur. C’est là qu’intervient la visioconférence. Elle transmet les signaux visuels importants et les informations détaillées. Elle offre aussi le lien social qui manque à tant d’entre nous pendant le confinement.

4. Communiquer, mais avec efficacité et discernement

Les collaborateurs passent en moyenne 209 minutes par jour à consulter leurs e-mails. Selon un rapport récent de Workfront, 53 % des collaborateurs estiment même que les « e-mails excessifs » sont un problème majeur qui nuit à la productivité. Avant d’envoyer un message, demandez-vous s’il est nécessaire. Passez en revue vos communications quotidiennes programmées et voyez si certains rapports peuvent être regroupés, voire supprimés.

Comment savoir si nous communiquons trop ? Demandez l’avis des collaborateurs. Si vous utilisez une plateforme intranet avec des fonctions de feedback, profitez des enquêtes ou des espaces de commentaires pour poser la question à vos équipes. Vous en tirerez des enseignements sur les informations superflues.

5. Être direct et professionnel

Tout le monde apprécie un bon mème de chat de temps en temps. Mais chaque minute passée à chercher le GIF parfait est une minute perdue en distraction. Restez professionnel et évitez les messages trop longs.

Comment apprendre à connaître nos collaborateurs ?

Les échanges paraissent plus authentiques en face à face. Gardez autant que possible les conversations personnelles (par exemple : « Comment s’est passé ton week-end ? ») pour les rencontres en face à face. Si vous commencez à envoyer ce type de messages, vous retrouverez le même problème que plus haut : trop de communication, et des collaborateurs submergés.

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6. Programmer les communications au bon moment

Les managers qui envoient régulièrement des e-mails après les heures de travail font parfois plus de mal que de bien. Même si le manager n’attend pas de réponse avant le lendemain, les collaborateurs peuvent se sentir obligés de répondre tout de suite , surtout maintenant que beaucoup d’entre nous passent une grande partie de la journée en ligne pour rompre l’isolement. Le stress et l’anxiété augmentent, dans une crise déjà assez difficile. Planifiez vos communications en conséquence.

Et si nos managers doivent travailler en dehors des horaires habituels ? Un manager qui travaille tard n’a pas à contacter ses collaborateurs payés à l’heure à ce moment-là. De nombreuses plateformes intègrent agendas et outils de planification. Les messages peuvent être préparés à tout moment, puis envoyés le matin, pendant les heures de bureau.

7. Prévoir un plan pour les messages urgents

Parfois, un projet nécessite une mise à jour urgente ou une réponse plus rapide que d’habitude. Ces communications prioritaires doivent se distinguer des messages habituels d’une manière ou d’une autre. Sinon, elles risquent d’être traitées comme les autres et mises de côté.

Comment distinguer les messages urgents ? Utilisez d’autres canaux, comme les appels audio ou vidéo. Ils transmettent un sentiment d’importance qu’un simple drapeau rouge sur un e-mail ne peut pas rendre.

8. Donner et recevoir du feedback régulièrement

La communication fonctionne dans les deux sens. Managers et collaborateurs doivent être alignés. Les études montrent que les entreprises dotées de politiques de feedback régulières connaissent un turnover inférieur de près de 15 % à celles qui n’en ont pas.

Quelles politiques mettre en place ? La régularité est la clé. Les managers devraient organiser chaque semaine des points de feedback avec leurs collaborateurs, pour échanger sur les projets récents, les problèmes, les idées et plus encore. Cela crée un environnement de travail ouvert, qui favorise le travail d’équipe, la résolution de problèmes et des relations solides entre les collaborateurs et la direction.

9. Encourager les liens entre collaborateurs

Le travail d’équipe développe les compétences des collaborateurs en résolution de problèmes et en communication, tout en créant des occasions d’engagement avec leurs pairs. Encouragez cet état d’esprit pour que tout le monde avance ensemble vers un objectif commun.

Comment favoriser les liens ? Confiez les projets à des groupes plutôt qu’à des individus quand c’est possible. Une fois les projets terminés, demandez aux équipes de les présenter aux autres. La plateforme que vous choisirez devrait offrir un cadre convivial, inspiré des réseaux sociaux, où chacun peut commenter et saluer les efforts des autres.

10. Aligner les communications sur les objectifs de l’entreprise

Soyez plus transparent en interne et partagez les objectifs business avec votre équipe. Les commerciaux tenus informés des indicateurs clés sont plus motivés pour les atteindre. Parlez régulièrement des obstacles, de l’actualité des concurrents et des réussites importantes.

Quelques conseils concrets pour un meilleur alignement ? N’introduisez pas de nouvelles pratiques sans expliquer la logique des changements. Impliquez les collaborateurs dans les nouvelles campagnes marketing et recueillez leurs retours. Clarifiez les canaux de communication entre la direction et les collaborateurs. Rendez les objectifs business plus transparents et faites adhérer vos équipes.

Améliorer la communication digitale au travail est un vrai chantier, mais les bénéfices l’emportent sur les difficultés. Une fois que votre entreprise communique efficacement, les collaborateurs restent plus engagés et la productivité augmente. Ces objectifs comptent plus que jamais, alors que nous cherchons tous à rester productifs et à collaborer pendant cette période difficile.

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