Antwerp Fire Brigade

Le défi

Les pompiers d’Anvers disposaient d’un intranet vieillissant. Géré par le service communication, il était pourtant peu utilisé, par ce service comme par les autres, depuis plusieurs années. Il existait, sans plus. Le service communication voulait retrouver un intranet vivant et attractif.
Par ailleurs, il existait un cloisonnement interne entre le personnel administratif et le personnel opérationnel. C’est compréhensible vu la nature du travail, mais un nouvel intranet pouvait aider à rapprocher ces deux mondes.
Le service a donc cherché un outil capable de jouer un rôle dynamique. Un lieu où consulter, d’un côté, des informations générales et de référence (actualités, processus, procédures, etc.), et de l’autre, échanger au sein d’une communauté. Il fallait aussi un espace que chacun puisse s’approprier, selon son profil, son poste et ses centres d’intérêt. Bref, une vue personnalisée.
En résumé, les pompiers cherchaient un outil moderne et interactif, adapté à leurs besoins et construit sur Google Workspace. Pour rassembler les équipes et apporter une vraie valeur à chacun.

La solution

Les pompiers d’Anvers étaient déjà clients de g-companypour Google Workspace. Pour renouveler son intranet, la BZA a choisi LumApps, car la solution part de la structure de l’organisation et y ajoute l’environnement social. Cette approche correspond le mieux à l’organisation et aux attentes de la BZA.
Chaque client a ses idées sur ce qu’il attend d’un intranet, et la BZA ne faisait pas exception. Il est important de structurer ces idées, car on part d’une page blanche. g-company a joué un rôle important en posant d’emblée quelques questions clés. De quoi avez-vous besoin exactement ? Comment cela doit-il fonctionner ? À quoi cela doit-il ressembler ? Qui peut voir quoi ? Que voulez-vous accomplir ?
À partir de ces questions, les idées ont pris la forme d’un design concret, que g-company a mis en œuvre avec la BZA.

Côté IT, g-company a veillé à ce que l’administration Google se connecte parfaitement à LumApps. LumApps utilise par exemple la même structure de droits que Google Workspace : vous accédez à certaines parties de l’intranet selon vos groupes Google.
g-company a aussi accompagné la BZA sur le design graphique : un cadre graphique a été ajouté à l’environnement LumApps pour respecter l’identité de marque souhaitée.
En général, g-company forme aussi les utilisateurs finaux après la mise en œuvre, pour les aider à découvrir et à utiliser le nouvel intranet. La BZA a toutefois choisi d’assurer cette formation en interne, ce que nous ne pouvons qu’encourager, puisque c’est l’organisation qui fera vivre l’outil.

La prochaine étape

Le service communication de la BZA recueille actuellement les retours des utilisateurs. Il les interroge directement, via de courts sondages dans LumApps. Il utilise aussi des outils comme Hotjar et Google Analytics pour savoir quelles pages sont les plus visitées, comment les utilisateurs cliquent et ce qui peut être amélioré.
En croisant ces données et ces retours, l’équipe créera une deuxième version de Vonk, encore plus proche des attentes et des besoins des utilisateurs.

Le résultat

Les pompiers d’Anvers disposent désormais d’un intranet baptisé « Vonk » (qui signifie « étincelle ») qui répond durablement aux attentes de l’organisation et de ses différents services. Certaines pages sont réservées à des personnes ou des services précis, avec une structure de droits entièrement basée sur Google. Grâce à leur profil Google et à leur poste, les collaborateurs accèdent rapidement aux contenus qui comptent pour eux. Plus besoin de cliquer et de chercher longtemps. Sur le plan social, des communautés sont nées entre des personnes qui n’avaient jusque-là aucun contact au travail.

Autrement dit : Vonk crée vraiment du lien. L’étincelle jaillit, au sens propre !

Avec g-company, nous avons analysé l’utilisation de notre ancien intranet et interrogé nos collègues sur leurs attentes. Nous en avons tiré des informations essentielles pour concevoir l’architecture idéale de Vonk.

Kristof Geens, Product Owner, Project Vonk

Pour vraiment nous approprier notre produit LumApps, nous avons ajouté une couche de design avec g-company. Le look and feel de Vonk est maintenant vraiment flamboyant !

Kristof Geens, Product Owner, Project Vonk