Intranet de Google: 15 razones por las que deberías crearla

¿Qué es una intranet de Google?

Antes de seguir, conviene aclarar algunos conceptos.

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¿Qué es una intranet?

Una intranet es una red privada. Las organizaciones la usan para:

• Ayudar a los empleados a comunicarse entre sí
• Guardar la información de forma segura (formularios, manuales, documentos, carpetas compartidas, etc.)
• Facilitar la colaboración

Las intranets modernas están en la nube, para que los empleados en remoto accedan a la plataforma tan fácilmente como quienes trabajan en la oficina central. Es una red centrada en el empleado que se apoya en los trabajadores para que las preguntas y los comentarios circulen en todas las direcciones de la empresa. Cualquier persona conectada a la intranet puede publicar contenido que le parezca interesante o útil para compartirlo con sus compañeros.

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¿Qué es Google Workspace?

Salvo que hayas vivido en plena selva, totalmente desconectado del mundo, conoces Google. La empresa nació como buscador y se ha convertido en una de las marcas más reconocibles del sector tecnológico. Google Workspace es uno de sus productos de más éxito.

Google Workspace se llamaba originalmente Google Apps y, entre 2016-2020, G Suite. En ese momento, G Suite cambió de marca y nació Google Workspace. La última versión hace que la colaboración entre usuarios sea más fácil y eficiente. Permite crear contenido y trabajar en documentos con invitados en salas de chat. Así, trabajar en remoto con clientes, proveedores y socios es fácil y cómodo.

Aplicaciones de Google Workspace

Google Workspace incluye estas aplicaciones:

• Gmail te permite adjuntar archivos a los correos con facilidad (y ofrece almacenamiento ilimitado en un plan de empresa con más de cinco usuarios)
• Google Calendar para crear calendarios públicos y coordinar agendas con los miembros del equipo
• Google Chat para mensajes directos y chats de grupo
• Google Drive para guardar archivos
• Google Docs para el procesamiento de textos y para compartir archivos en Google Drive
• Google Forms para crear y compartir encuestas
• Google Hangouts para videoconferencias
• Google Keep es una práctica app de notas con herramientas para hacer listas y capturar texto, voz e imágenes
• Google Sheets para crear hojas de cálculo y compartirlas con otros usuarios en Google Drive
• Google Slides para crear, compartir y guardar presentaciones en colaboración
• Google Sites permite crear y editar sitios web sin conocimientos de IT ni de programación

¿Qué es una intranet de Google Workspace?

Las empresas entienden el valor de tener una intranet, y Google ofrece un conjunto de aplicaciones de negocio fáciles de usar (las que acabamos de ver). Por eso tiene sentido combinar ambas cosas en una intranet basada en Google. La mejor plataforma de intranet es una basada en Google o Microsoft.

Esta opción sirve para empresas de todos los tamaños, desde pymes hasta grandes corporaciones. Una intranet de Google Workspace en la nube es totalmente escalable. Crece con la empresa.

Para que quede claro: Google no tiene una intranet propia. Portales como LumApps integran las funciones de intranet en el ecosistema y las aplicaciones de Google para crear una intranet de Google. LumApps es “la única solución de intranet recomendada para Google Workspace (antes G Suite)”. Cuando las empresas combinan LumApps con Google Workspace, aumentan la adopción, el valor y el uso de Google Workspace.

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15 razones para crear una intranet de Google

¿Estás pensando en una intranet de Google para tu empresa, pero aún no te decides? Estas razones te ayudarán a dar el paso.

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1. Muchas organizaciones ya usan Google Workspace

Que muchas empresas ya hayan implantado Google Workspace es muy buena señal. Significa que la solución de intranet de Google está más que probada. Otras empresas ya han pasado por la fase de descubrir los posibles “bugs” del sistema. Y esos fallos ya se han detectado y resuelto.

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2. Tus empleados no tienen que dejar las herramientas que ya conocen

Otra razón para crear una intranet con Workspace es que tus empleados trabajarán con aplicaciones que, al menos en parte, ya conocen. Las que son nuevas para ellos son muy fáciles de usar y se aprenden enseguida. La adopción de la intranet de Google Workspace debería ser fluida y casi sin tropiezos.

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3. Mejora la colaboración entre empleados

El mundo de la empresa ha cambiado. Ya no es raro tener a parte del equipo, o a todo, trabajando en remoto. Para tener éxito, es clave que todos estén en sintonía dentro del digital workplace.

Las aplicaciones en la nube son tu mejor aliado para lograrlo, y el software de colaboración de Google te da una solución fácil de usar y de implantar. Los miembros del equipo pueden empezar a usar las herramientas de colaboración muy rápido, sin dedicar mucho tiempo a la formación. Una gran ventaja cuando hay un negocio que sacar adelante.

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4. A una intranet de Google Suite se accede con un inicio de sesión único

Casi todo el mundo tiene ya algún tipo de cuenta de Google, como Gmail, Google Drive o Google Ads. La interfaz de Google les resulta familiar.

Una vez implantada la intranet de Google, los miembros del equipo solo tienen que iniciar sesión en una plataforma. Usan el mismo acceso para Google Workspace y para la intranet de la empresa. Google Workspace da a cada empleado acceso a todo el universo Google, incluido YouTube.

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5. Una intranet basada en Google Apps es muy segura

Integrarte con Google te permite hacer que tu intranet sea privada. Solo estará disponible para los usuarios de Google Apps. El proceso de inicio de sesión único (SSO) permite a los usuarios acceder fácilmente, mientras el sistema sigue siendo muy seguro.

No todos los usuarios necesitan el mismo nivel de permisos. Algunos serán autores o propietarios de los documentos; otros podrán editarlos. Y otros solo podrán ver los documentos creados por los demás. Estos grupos evitan que empleados no autorizados modifiquen o actualicen los documentos de la empresa en el sistema.

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6. Una intranet para empleados de Google ofrece más almacenamiento de datos

Una intranet de Google puede ofrecer almacenamiento ilimitado en la nube con Google Drive. Hay mucho margen para que el negocio crezca, aunque es una opción adecuada para empresas de cualquier tamaño.

Un emprendedor puede arrancar su pequeña empresa con las herramientas online de Google y crear una intranet a medida que el negocio crece. Cuando sus necesidades cambien y necesite una plataforma de intranet, esta opción le da el almacenamiento de datos que necesita sin un gran cambio en la tecnología que ya usa.

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7. Una intranet de Google facilita compartir notas o información con los usuarios

Y hablando de más almacenamiento, incluir una app de Google Workspace en tu intranet te permite añadir información de contexto importante para tus equipos. Por ejemplo, si usas Google Sheets para registrar los contactos de tus leads, puedes insertar esas hojas en la página de intranet de tu equipo de ventas.

Cuando el equipo de ventas empieza a trabajar los leads, puede anotar cómo fue el primer contacto con cada cliente potencial. Tu responsable de ventas y el resto de comerciales verán de un vistazo a qué prospects se ha contactado, si el contacto fue receptivo, si se concertó una cita o si pidió que le volvieran a llamar más adelante.

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8. Mejora la comunicación interna

Las aplicaciones de intranet de Google incluyen todas las herramientas que los empleados necesitan para mantenerse en contacto, dentro de sus equipos y con toda la empresa, y sacar adelante su trabajo. Los empleados tienen acceso a apps de mensajería, que son mucho más eficaces que enviar correos o intentar localizar a alguien por teléfono para encontrar información o resolver dudas.

La intranet también da acceso a formularios que los empleados pueden rellenar y enviar a otras personas o departamentos para su aprobación o para los siguientes pasos. Por ejemplo, pedidos de material, solicitudes de vacaciones anuales, inscripciones a formaciones, etc.

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9. La comunicación corporativa gana claridad

La comunicación de la dirección hacia los empleados debe ser regular, para que la plantilla no sea la última en enterarse de las novedades. Las aplicaciones de intranet de Google facilitan que el CEO y otros directivos se comuniquen directamente con los empleados. Pueden compartir sus ideas y animar a sus equipos con regularidad.

Los empleados también pueden comentar lo que han leído y escuchado de la dirección. La intranet fomenta el diálogo, para que todos entiendan hacia dónde va la empresa y contribuyan juntos a su bienestar.

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10. Una intranet de Google aumenta la productividad

Cuando Google Workspace se usa junto con la intranet de la empresa, los usuarios pueden editar documentos y colaborar en tiempo real. Así es menos probable que el trabajo se atasque por el tiempo que se pierde buscando información y enviando enlaces o documentos por correo al equipo.

Cada vez que alguien cambia un archivo de origen, la intranet actualiza el contenido automáticamente. Nadie tiene que perder tiempo enviando correos a todo el equipo del proyecto ni cambiando la versión del archivo para que refleje los últimos cambios.

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11. Permite a las grandes empresas ofrecer un soporte interno de más calidad

Las grandes organizaciones reciben cada día muchas consultas técnicas y solicitudes de soporte de sus empleados. Cuando la plantilla está repartida entre distintas sedes y zonas horarias, es más difícil coordinar todas las solicitudes y responder a tiempo.

Una intranet corporativa permite a los usuarios publicar preguntas en un foro de la empresa y enviar tickets de soporte en línea. El equipo de soporte puede responder a medida que llegan, sin colapsar la centralita de la empresa.

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12. Una intranet de Google es fácil de usar y de mantener para tus empleados

Algunos empleados sienten que ya tienen bastante trabajo y que aprender a gestionar una intranet es “una cosa más” en su lista. Para ellos, esta es una opción muy sencilla.

Quien quiera editar un documento y subirlo a la intranet para compartirlo con sus compañeros verá que, si sabe usar Word, ya tiene lo necesario. No hace falta programar en HTML.

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13. Ofrece una gran experiencia de usuario en conjunto

Para ser realmente eficaz, la intranet de la empresa debe verse limpia y atractiva en pantalla. Debe ser fácil de navegar. Los usuarios no quieren perder tiempo intentando averiguar cómo encontrar la información o a la persona que necesitan para terminar sus tareas. Todo eso debe estar a la vista nada más iniciar sesión en la plataforma.

Una intranet de Google Suite es fácil de navegar y hace que encontrar noticias, perfiles de empleados y documentos relevantes sea una experiencia agradable.

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14. Una intranet de Google se puede personalizar con la marca de tu empresa

La marca de tu empresa es muy importante, y tu intranet puede tener el mismo aspecto que tu web pública. Esta estrategia es clave para que los empleados se sientan parte de la familia de la empresa cuando suben contenido y comparten sus ideas y opiniones en la intranet.

Cada miembro del equipo hace una aportación valiosa a la empresa cuando hace bien su trabajo, y la intranet es el lugar perfecto para reconocer a quienes han ido más allá por la empresa y sus clientes.

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15. Puedes maximizar el retorno de la inversión (ROI)

No hace falta reinventar la rueda cuando decides implantar una intranet en tu empresa. Elegir las aplicaciones de Google para tu intranet te permite integrarte con Google Workspace y maximizar el ROI.

Los miembros del equipo no tienen que perder tiempo buscando en varios sitios las herramientas que necesitan. La intranet les da acceso a todas desde una única plataforma cómoda.

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¿Cómo crear la mejor intranet de Google Workspace?

Si vas a crear una intranet corporativa, querrás que sea una plataforma atractiva para tu equipo y con funcionalidades que ayuden a hacer crecer tu negocio. La buena noticia es que crear una intranet eficaz es más fácil de lo que crees.

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Elige un proveedor que entienda tus necesidades

El proveedor con el que crees tu intranet debe entender tus valores. Una intranet puede cumplir funciones parecidas en cada empresa, pero la forma de hacerlo varía de una a otra. Tu negocio no funciona con un molde, y no quieres trabajar con un proveedor que ofrece la misma solución a todos sus clientes.

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Elige la plantilla de intranet de Google

Cuando hayas elegido a tu proveedor y decidido poner en marcha la intranet, el siguiente paso es elegir un diseño. Lo más probable es que quieras que se parezca al aspecto de tu web pública.

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Crea comunidades según la estructura de tu empresa

Entre las comunidades que interactuarán en la intranet están los equipos de trabajo. También los comités que se reúnen con fines profesionales y sociales dentro de la empresa. La intranet es además un lugar donde los empleados con intereses comunes pueden darse a conocer a sus compañeros y echar una mano cuando haga falta.

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Publica contenido en la intranet

La intranet es una plataforma viva, a la que se añade contenido nuevo constantemente. Ese contenido puede incluir, entre otros, noticias de la empresa, artículos de blog, noticias del sector, artículos de opinión, anuncios de nuevos productos, reseñas y mucho más. También sirve para anunciar quedadas entre compañeros, cumpleaños, aniversarios laborales, jubilaciones, etc.

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Ofrece a tus empleados formación sobre la intranet por equipos

Cuando la intranet esté en marcha, toca presentarla a los empleados. La mejor forma de que todos empiecen a usarla es hacerlo de forma organizada, por departamento o por grupo de trabajo. Así nadie se queda fuera.

Puedes publicar uno o varios vídeos en la intranet para presentar la plataforma y lo que puede hacer. Así, cada empleado puede verlos cuando le venga bien. Si algo no queda claro después de verlos, puede contactar con soporte para plantear sus dudas (sin saturar al equipo de soporte con una avalancha de consultas a la vez).

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¿Por qué Google recomienda la intranet LumApps entre todos los softwares?

LumApps es una solución de intranet desarrollada por un equipo de expertos que trabaja estrechamente con Google. Es una herramienta recomendada porque se integra sin fricciones con otros productos de Google como G Suite, Drive y Calendar, y ofrece una experiencia unificada y eficiente a los usuarios. Además, LumApps sigue los principios de diseño y los estándares de seguridad de Google, lo que la convierte en una opción fiable para las organizaciones.

¿Por qué LumApps es una de las mejores opciones para crear una intranet?

LumApps es reconocida en todo el mundo por sus sólidas funcionalidades, que agilizan la comunicación interna y mejoran la productividad. Si eliges LumApps, apuestas por una intranet innovadora que se integra sin fricciones con Google Workspace. Así, tus equipos pueden acceder a Google Sheets, Google Docs y Google Drive, e incluso gestionar su agenda con Google Calendar, todo desde una única intranet corporativa.

¿Cómo facilita LumApps los anuncios de noticias y la comunicación interna?

LumApps destaca a la hora de mantener informada a tu organización. La plataforma permite crear y difundir anuncios con facilidad, para que todo el mundo esté al día. Tanto si es una novedad para toda la empresa como una noticia de un equipo concreto, LumApps hace que la información adecuada llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado.

¿Puede LumApps ayudarte a crear una intranet de Google Workspace?

¡Por supuesto! LumApps está diseñada para funcionar sin fricciones con Google Apps, para que puedas crear una intranet de Google Workspace que aproveche herramientas como Google Drive, Google Sheets y Google Docs. Esta integración simplifica la gestión documental y la colaboración, y facilita que tus equipos trabajen juntos de forma eficiente.

¿Cómo ayuda LumApps a los responsables y administradores de IT?

Para los responsables y administradores de IT, LumApps ofrece un alto nivel de personalización y seguridad. Puedes configurar fácilmente los permisos de usuario, gestionar el acceso a los contenidos e integrarte con tu infraestructura de IT actual. Así, tu intranet no solo es segura, sino que también se adapta a las necesidades concretas de tu empresa.

¿Ofrece LumApps herramientas para los profesionales de RR. HH.?

Sí, LumApps es una herramienta muy valiosa para los profesionales de RR. HH. Ayuda a agilizar el onboarding, fomenta el compromiso de los empleados y ofrece una plataforma para compartir documentos y novedades importantes de RR. HH. Con LumApps, los equipos de RR. HH. consiguen una comunicación interna fluida y eficaz.

¿Cómo mejora LumApps la colaboración entre los empleados de una empresa?

LumApps está diseñada para fomentar la colaboración. Al integrarse con Google Workspace, ofrece una plataforma centralizada donde los equipos colaboran en proyectos, comparten ideas y acceden a documentos compartidos. Funciones como las carpetas compartidas de Google Drive y los documentos colaborativos de Google Docs hacen que el trabajo en equipo sea más eficiente y eficaz.

¿LumApps es adecuada para grandes empresas?

Sí, LumApps es ideal para grandes empresas. Su escalabilidad y su completo conjunto de funcionalidades la hacen perfecta para gestionar la complejidad de las grandes organizaciones. Tanto si gestionas muchos anuncios como si coordinas proyectos entre departamentos, LumApps hace que la comunicación interna y la colaboración sean fluidas.

¿Se puede usar LumApps para gestionar una intranet corporativa?

Sí, LumApps es perfecta para crear y gestionar una intranet corporativa. Ofrece herramientas que facilitan crear y mantener una intranet que responde a las necesidades únicas de tu organización. Desde organizar el contenido hasta fomentar el compromiso, LumApps te ayuda a crear una intranet que funciona de verdad para tu negocio.

¿Cómo se integra LumApps con Google Sites?

LumApps se integra sin problemas con Google Sites, para que puedas crear una intranet coherente y funcional. Gracias a esta integración, puedes insertar Google Sheets, Google Docs y otras Google Apps directamente en tu intranet y ofrecer una experiencia unificada a tus usuarios.
Con LumApps no solo implantas una intranet: incorporas a tus herramientas una intranet recomendada por Google y un espacio de trabajo dinámico e integrado que mejora la productividad y fomenta la colaboración. ¿Quieres transformar tu comunicación interna y sacar el máximo partido a Google Workspace? Empieza hoy con LumApps y descubre el futuro de las soluciones de intranet para empresas.

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