Estructura tu intranet para lograr el máximo impacto y reconocimiento

Descubramos juntos el lado más técnico de la creación de una plataforma de intranet, centrándonos en la estructura adecuada de una intranet.

Primeros pasos hacia la estructura adecuada

Para poder publicar el contenido adecuado, necesitas la estructura adecuada. Esta arquitectura debe respetar la estructura global de la empresa. Para empezar a crear tu intranet, nombra un equipo reducido, normalmente de los departamentos de IT, RR. HH. o Comunicación interna. ¡Y no olvides que formar a este equipo es fundamental! Por ejemplo, dedica tiempo a presentarle bien todas las funcionalidades, para que lo entienda todo y tenga plena libertad para gestionarla.

El segundo paso es definir los roles de los empleados. Acuerda un flujo de trabajo que permita a los autores de contenido publicar en el lugar correcto y llegar a los empleados adecuados. Puedes restringir el acceso a ciertas personas, pero sobre todo en la creación de contenido, sin limitar la búsqueda de información.

Con tu equipo de editores ya formado, estás listo para crear la estructura adecuada para un digital workplace dinámico. Ten siempre presentes estas tres palabras clave al crear la intranet:

1. Comunicar
2. Conectar
3. Crear

Tu intranet es el lugar donde los empleados se comunican, se conectan y crean para trabajar de forma más eficiente. Para ello, deben moverse con facilidad por la intranet y llegar rápido a la información que necesitan.

Por eso, las dos palabras siguientes son:

• Facilidad
• Ergonomía

4 funciones para estructurar mejor la información

Importante: piensa siempre desde el punto de vista del usuario

1. Menú de navegación – Da acceso rápido a todas las herramientas de la intranet. Los elementos del menú deben ser claros y seguir la estructura de la empresa.
2. Búsqueda – Localiza recursos con rapidez (personas, documentos, noticias, etc.). La barra de búsqueda y el menú deben estar donde la gente espera encontrarlos.
3. Palabras clave y etiquetas – Usa etiquetas bien definidas para filtrar y ordenar la información rápidamente. Destaca las principales palabras clave y etiquetas cuando la gente busque o cree contenido.
4. Directorio de usuarios – Una forma sencilla de encontrar personas según la información de su perfil.

‍

Ver la demo completa

‍

‍

Una página de inicio digna de premio

Para que tu intranet se adopte rápido, ya hemos visto que el diseño tiene un papel clave. Pero, tras causar una buena primera impresión, toca mantener la atención de los usuarios y evitar que se pierdan.

‍

‍

‍

‍

Al crear la página de inicio, piensa primero en los usuarios. Todos quieren ver la información más relevante para ellos. No hace falta personalizar los widgets ni los colores para cada usuario. Basta con añadir secciones que lleven a cada persona directamente a la información más pertinente, por ejemplo, según su equipo o sus intereses.

Una vez que los empleados ven las últimas noticias de su sede, su ciudad o su equipo, también conviene ofrecer un espacio global donde encuentren de todo.

‍

‍

3 paneles que necesitas:

1. Paneles de grupos y comunidades

Los usuarios pueden explorar todos los grupos disponibles y decidir si se unen. Así tienen la libertad de elegir qué flujo de información quieren seguir.

‍

‍

‍

2. Sala de prensa

Después de leer las noticias más recientes y relevantes, los usuarios también deben poder consultar todas las noticias, para tener una visión global de la cultura, la estrategia y la visión de la empresa.

‍

‍

‍

3. Directorio de oficinas

Si tienes varias oficinas, esto permite a los usuarios conectar más rápido y estar al día con sus compañeros de otros países.

‍

‍

‍

2 formas de impulsar la adopción

Por último, queremos destacar dos funcionalidades del digital workplace que son esenciales para una adopción rápida y un crecimiento futuro de tu digital workplace.

‍

1. Analíticas

Para mejorar tu intranet, necesitas entender cómo la usan realmente tus usuarios. Aquí entran en juego los KPI, como los usuarios activos diarios y mensuales, la tasa media de interacción, el contenido más leído, el CTR y más. Estas estadísticas deben aparecer en tu tablón de analíticas para que tomes decisiones informadas sobre el rumbo de tu intranet.

‍

2. Gamificación

A la gente le gusta jugar y competir, así que una herramienta de gamificación es imprescindible. Créenos: dar insignias por objetivos alcanzados (el número de "me gusta", publicaciones o participación en comunidades) generará más interacción de la que imaginas. Y es solo un ejemplo de lo que puedes hacer… Para avivar el espíritu de equipo, ¡el resto depende de los community managers de la intranet!

‍

Más información: Una intranet para RR. HH.

Descubre nuestro contenido más reciente sobre la intranet moderna:

• Intranet moderna: ventajas y funcionalidades que necesitas en 2024 
• ¿Cómo crear la mejor intranet corporativa? La guía completa
• Contenido de intranet: 15 grandes ideas y estrategias
• 5 pasos esenciales para tener la mejor app de intranet móvil
• ¿Cómo impulsar la interacción en la intranet? Ideas, estrategias y herramientas
• Crear una intranet premiada: ¡el diseño importa!
• Crear una intranet premiada: la estructura adecuada
• Intranet vs. extranet: diferencias y comparativa (con ejemplos)
• CMS de intranet: qué es y 15 consejos para elegir el mejor
• 20 funcionalidades imprescindibles de una app móvil para empleados - LumApps
• ¿Qué es una red social corporativa? Principales ventajas y funcionalidades
• 30 funcionalidades esenciales que debe tener la intranet de tu empresa
• 15 razones para crear una intranet basada en Google
• La guía definitiva del software de directorio de empleados
• Las 12 principales funcionalidades de una intranet de RR. HH. y sus ventajas para la experiencia del empleado
• Internet vs. intranet: entiende las diferencias para tu organización
• 3O+ ventajas de una intranet y por qué importa para tu equipo
• 15 buenas prácticas de intranet para impulsar la productividad y la interacción
• 22 ideas de interacción en la intranet para mejorar la adopción
• Los 15 principales KPI y métricas de intranet que deben seguir las empresas
• 10 consejos para elegir un nombre de intranet inspirador (+ejemplos)
• Personas de intranet: guía práctica y ventajas
• Alternativas a la intranet: 10 pasos para sustituir una intranet heredada
• Gestionar la seguridad de una intranet local y en la nube | LumApps
• 8 pasos esenciales para medir el retorno de la inversión de tu intranet
• 20 usos y aplicaciones esenciales de la intranet (con ejemplos)
• Intranet corporativa: definiciones y 10 razones por las que la necesitas
• ¿Qué es la gobernanza de la intranet y por qué debería importarme?
• Intranet vs. portal del empleado: ¿qué herramienta es mejor hoy?
• ¿Qué es una intranet SaaS y por qué la necesita mi empresa?