Strutturare la tua intranet per il massimo impatto e riconoscimento

Scopriamo insieme un lato più tecnico della costruzione di una piattaforma intranet: la struttura giusta per una intranet.

I primi passi verso la struttura giusta

Per proporre i contenuti giusti, ti serve la struttura giusta. Questa architettura deve rispettare la struttura complessiva dell'azienda. Per iniziare a costruire la tua intranet, nomina un piccolo team, di solito dei reparti IT, HR o Comunicazione interna. Non dimenticare che formare questo team è fondamentale! Per esempio, prenditi il tempo di presentare bene tutte le funzioni, così il team le comprende a fondo e ha piena libertà di gestione.

Il secondo passo è definire i ruoli dei dipendenti. Serve un workflow condiviso che permetta agli autori dei contenuti di pubblicare nel posto giusto e di raggiungere i dipendenti giusti. Alcune persone possono avere accessi limitati, ma le restrizioni dovrebbero riguardare soprattutto la creazione dei contenuti, senza ostacolare la ricerca delle informazioni.

Dopo aver formato la tua squadra di autori, sei pronto a creare la struttura giusta per un digital workplacevivace. Ecco tre parole chiave da tenere sempre a mente quando costruisci la intranet:

1. Comunicare
2. Connettere
3. Creare

La tua intranet è il luogo in cui i dipendenti comunicano, si connettono e creano, per lavorare in modo più efficiente. Per farlo, devono navigare facilmente nella intranet e raggiungere in fretta le informazioni di cui hanno bisogno.

Ecco quindi le due parole successive:

• Facilità
• Ergonomia

4 funzioni per strutturare meglio le informazioni

Importante: ragiona sempre dal punto di vista dell'utente

1. Menu di navigazione – dà accesso rapido a tutti gli strumenti della intranet. Le voci di menu devono essere chiare e seguire la struttura aziendale.
2. Ricerca – identifica in fretta le risorse (persone, documenti, news, ecc.). Barra di ricerca e menu devono trovarsi dove le persone si aspettano di trovarli.
3. Parole chiave e tag – usa tag ben definiti per filtrare e ordinare rapidamente le informazioni. Metti in evidenza l'elenco delle principali parole chiave e dei tag quando le persone cercano o creano contenuti.
4. Directory degli utenti – un modo semplice per trovare le persone in base alle informazioni del loro profilo.

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Una landing page da premio

Per un'adozione rapida della tua intranet, abbiamo già visto che il design ha un ruolo importante. Ma dopo una bella prima impressione, è il momento di mantenere l'attenzione degli utenti e fare in modo che non si perdano.

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Quando crei la landing page pensa prima di tutto agli utenti. Tutti vogliono vedere le informazioni più rilevanti per loro. Non serve personalizzare widget o colori per ogni utente. Basta aggiungere sezioni che portano l'utente dritto alle informazioni più pertinenti, per esempio in base al suo team o ai suoi interessi.

Dopo aver fatto in modo che i dipendenti vedano le ultime news della loro filiale, città o team, dovresti anche offrire un'area globale in cui trovare tutto.

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3 dashboard indispensabili:

1. Dashboard di gruppi e community

Gli utenti possono esplorare tutti i gruppi disponibili e decidere se unirsi. Così hanno la libertà di scegliere quale flusso di informazioni seguire.

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2. Newsroom

Dopo aver letto le news più recenti e rilevanti, gli utenti devono poter consultare anche tutte le altre, per avere una visione d'insieme di cultura, strategia e visione aziendale.

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3. Directory delle sedi

Se hai più sedi, questa funzione permette agli utenti di connettersi più in fretta e restare aggiornati con i colleghi all'estero.

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2 modi per far crescere l'adozione

Infine, vogliamo richiamare la tua attenzione su due funzioni del digital workplace essenziali per l'adozione rapida e la crescita futura del tuo digital workplace.

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1. Analytics

Per migliorare la tua intranet, devi capire come la usano davvero i tuoi utenti. Qui i KPI tornano utili: utenti attivi giornalieri e mensili, tasso di coinvolgimento medio, contenuti più letti, CTR e altro ancora. Queste statistiche devono comparire nella tua dashboard di analisi, così puoi prendere decisioni informate sulla direzione da dare alla tua intranet.

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2. Gamification

Alle persone piace giocare e sfidarsi, quindi uno strumento di gamification è d'obbligo. Fidati, assegnare badge per gli obiettivi raggiunti – numero di like, pubblicazioni o partecipazione alle community – porterà più coinvolgimento di quanto pensi. Ed è solo un esempio di ciò che puoi fare… Per alimentare lo spirito di squadra, il resto spetta ai community manager della intranet!

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