Plataformas, procesos o personas: qué impulsa de verdad el lugar de trabajo moderno

Plataformas, procesos, personas: ¿qué es lo más importante?

El digital workplace no va solo de plataformas y procesos. Va de personas. Ese fue el mensaje de la consultora Sharon O’Dea en su charla en Bright Conference, Paris. Fundadora de DWXS y Lithos Partners, O’Dea reconoce que el auge de las herramientas SaaS ha fragmentado el trabajo, mientras que las apps que usamos fuera del trabajo (Netflix, Spotify, Instagram) ofrecen experiencias fluidas. 

Su sesión abordó la importancia de unificar el recorrido digital del empleado a través de la intranet como punto central. “En el centro de todo esto están las personas”, afirmó. “Nos centramos mucho en la tecnología, pero todo lo que hacemos en el digital workplace consiste en liberar el potencial.”

Si te perdiste la inspiradora charla de Sharon sobre cómo humanizar el digital workplace, aquí tienes lo más destacado.

El impuesto del cambio de app

Lo digital no es solo una parte de cómo trabajamos: para la mayoría es la forma principal de hacer las cosas. Una gran empresa usa de media unas 285 apps SaaS. La mayoría de las personas alterna entre nueve o diez apps, lo que supone cambiar de una a otra unas mil doscientas veces al día. 

“Cada vez que cambiamos, tenemos que reiniciarnos”, dijo O’Dea. “Es lo que se llama el toggle tax, el coste mental de pasar de una tarea a otra.” Si el cambio no es fluido, cada pequeño salto rompe la concentración. Y no es solo molesto: el toggle tax, o fricción digital, puede afectar a la retención del talento. El 49% de los empleados afirma que se plantearía dejar su trabajo porque la experiencia tecnológica no está a la altura.

Integración, no fragmentación 
Hoy, la mayoría de las apps tiene su propio aspecto, su propio lenguaje y su propia forma de funcionar. El resultado es “un gran caos de diseño incoherente, etiquetas confusas, funciones que se solapan y procesos desconectados”, señaló O’Dea. Nuestras expectativas sobre las experiencias digitales han cambiado, y las empresas tienen que estar a la altura. Si es más fácil pedir una pizza en casa que reservar una sala de reuniones en el trabajo, hay un problema. “Si queremos que las personas den lo mejor de sí, tenemos que cumplir sus expectativas.” 

Por separado, estas apps tienen sentido. Pero si no están integradas, los sistemas inconexos van minando nuestro bienestar y nuestra satisfacción y, al final, eso afecta a aspectos como la retención. En un mercado de talento competitivo, una experiencia digital fluida no es un simple extra. Es una parte clave de la propuesta de valor al empleado.

La solución no es dejar de usar apps, sino integrarlas en una única interfaz que oculte la complejidad. Los empleados no quieren perderse entre actualizaciones genéricas. La personalización y la segmentación con IA nos permiten filtrar enormes cantidades de datos para dar a cada persona lo que necesita, con matices. 

Lo humano gana
Para la mayoría de nosotros, separar la experiencia digital del empleado de la experiencia del empleado en su conjunto es una distinción falsa. Cuando nuestros sistemas son atractivos, intuitivos, fáciles de usar e integrados, vemos resultados reales. La productividad sube. El compromiso mejora. Las personas sienten que la organización respeta su tiempo.

Una experiencia de trabajo realmente centrada en las personas reúne cuatro áreas funcionales: 

• Colaboración
• Comunicación
• Conocimiento
• Transacciones

Tenemos que diseñar para las personas experiencias coherentes, consistentes y realmente útiles. Para ello hace falta un punto central que conecte todos estos aspectos. Si tienes una intranet o una app para empleados que sirve como puerta de entrada principal a la información y los servicios (RR. HH., herramientas de negocio, intercambio de conocimiento y comunicación), ese es el ecosistema completo. Tu intranet no debería ser solo una herramienta práctica: también es un espacio cultural. Refleja quién eres como organización. 

Además, las necesidades de cada empleado son distintas y cambian a lo largo del día. ¿Cómo adaptar la experiencia del empleado a requisitos y expectativas que cambian? “Tenemos que pensar en desarrollar la empatía, sacar a la luz las necesidades de los usuarios y asegurarnos de que esas necesidades guíen nuestras decisiones de diseño”, explicó O’Dea.

Mejor que la última novedad
Las intranets no son la última novedad, dijo O’Dea, pero nunca han sido tan importantes. En un mundo de “apps dispersas, la intranet actúa como punto de entrada único, lo que hace que todo esto tenga sentido.” Es el lugar donde podemos reunirlo todo (comunicación, herramientas, recursos) en una experiencia coherente y de calidad, a la altura de las expectativas que todos tenemos hoy.

Todo ello se apoya en dos palancas fundamentales:

1. Los datos, imprescindibles para ganar relevancia, personalizar, obtener información y seguir mejorando. 
2. Una experiencia de usuario de nivel consumidor, tan buena como las apps que las personas usan a diario.

La intranet es el corazón vivo de nuestro lugar de trabajo. Cuando todo sigue la misma lógica, las personas se sienten seguras, terminan sus tareas más rápido y se frustran menos. 

No se trata de tecnología, sino de devolver la humanidad al trabajo a través de las herramientas digitales que usamos, haciéndolas más sencillas, intuitivas y significativas para todos. Las personas merecen algo mejor que herramientas torpes e inconexas. Merecen experiencias agradables, integradas y productivas que les faciliten el día a día en el trabajo. 

Descubre cómo aprovechar todo el potencial de tu intranet corporativa. Ve la grabación completa de la charla de O’Dea.  

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