¿Qué es la búsqueda empresarial? Cómo funciona y por qué importa

Nadie debería tener que saber dónde está la información para poder encontrarla. Sin embargo, en muchas empresas, conseguir una respuesta sencilla todavía obliga a revisar la intranet, buscar en una unidad compartida, abrir una aplicación de negocio o preguntar a alguien que sepa dónde mirar.

Por eso la búsqueda empresarial es una cuestión de experiencia del empleado y de gestión del conocimiento, no solo de tener una caja de búsqueda mejor. Un estudio de Microsoft reveló que al 62% de los trabajadores les cuesta dedicar tanto tiempo a buscar información durante la jornada.

Una buena estrategia de búsqueda empresarial ofrece a tus empleados una forma fiable de moverse en esa complejidad. En este artículo verás cómo funciona la búsqueda empresarial, en qué se diferencia de otros tipos de búsqueda, cómo crear una experiencia de búsqueda eficaz y qué tener en cuenta al comparar software de búsqueda empresarial.

¿Qué es la búsqueda empresarial?

La búsqueda empresarial es la tecnología que ayuda a los empleados a encontrar de forma segura información en el contenido interno, las aplicaciones y los sistemas de trabajo conectados de la organización, desde una única experiencia de búsqueda.

El software de búsqueda empresarial, que a menudo se ofrece a través de una plataforma de búsqueda empresarial, conecta fuentes como intranets, Google Drive, SharePoint, Microsoft 365, sistemas de RR. HH., plataformas de servicios de IT, bases de conocimiento y herramientas de colaboración.

La búsqueda empresarial debe tener en cuenta dos grandes tipos de información:

• Información estructurada: datos almacenados en campos organizados, bases de datos, directorios, catálogos o aplicaciones de negocio.
• Información no estructurada: documentos, presentaciones, páginas de la intranet, conversaciones, vídeos, políticas y otros contenidos sin una estructura de datos uniforme.

A diferencia de la búsqueda web, la búsqueda empresarial también tiene en cuenta quién busca. Dos empleados pueden hacer la misma consulta y necesitar resultados distintos según su función, su ubicación, su departamento o sus permisos.

Por ejemplo, un empleado que busca “permiso parental” puede necesitar información de una plataforma de RR. HH., un documento de beneficios en Google Drive, una página de políticas de la intranet o un centro de recursos para managers. La búsqueda empresarial conecta esas fuentes para que los empleados encuentren la información adecuada sin tener que saber antes dónde está.

LumApps integra la búsqueda empresarial en el portal del empleado y conecta el conocimiento de Microsoft 365, Google Workspace, Workday y otros sistemas de trabajo, respetando los permisos de cada fuente.

Búsqueda empresarial frente a búsqueda en el entorno de trabajo: ¿en qué se diferencian?

La búsqueda empresarial, la búsqueda en el entorno de trabajo y la búsqueda web ayudan a recuperar información, pero cada una funciona en un entorno de información distinto.

La búsqueda empresarial y la búsqueda en el entorno de trabajo suelen solaparse. La búsqueda en el entorno de trabajo describe la experiencia que ve el empleado, mientras que la búsqueda empresarial abarca la tecnología, la indexación, la gobernanza y las conexiones que hay detrás. La diferencia pesa más a medida que crece tu stack tecnológico: tus empleados no deberían tener que saber qué sistema guarda una respuesta para poder encontrarla.

Por qué las organizaciones modernas necesitan la búsqueda empresarial

La búsqueda empresarial gana importancia a medida que se multiplican la información y las aplicaciones de trabajo. Un estudio de Panopto sobre la plantilla de 2024 reveló que el 71% de las organizaciones encuestadas creía que sus empleados dedicaban más tiempo del necesario a buscar la información que requerían sus tareas.

Encontrar el conocimiento más rápido

Con una búsqueda conectada, los empleados tienen un único lugar donde buscar en todas las fuentes aprobadas. Así es más fácil dar con políticas, procedimientos, información de producto, recursos de formación y guías de IT.

Más productividad para los empleados

La fricción digital al buscar interrumpe el trabajo cuando los empleados tienen que cambiar de herramienta, repetir consultas, pedir enlaces a sus compañeros o comprobar qué documento está actualizado. Integrar la búsqueda en el portal del empleado reduce esos rodeos y acerca la información a las herramientas y procesos que ya usan.

Mejor colaboración

Los equipos pueden duplicar trabajo cuando no encuentran lo que otros ya han creado. La búsqueda empresarial facilita descubrir recursos compartidos, información de proyectos, comunidades y expertos en cada materia, más allá de las fronteras de cada área.

Mejores decisiones

Un resultado de búsqueda solo vale si los empleados pueden confiar en él. La calidad del contenido, su actualidad, los metadatos y los permisos determinan si encuentran una respuesta fiable o un documento obsoleto.

Una gestión del conocimiento más sólida

La gestión del conocimiento define cómo tu organización capta, mantiene y comparte lo que sabe. La búsqueda empresarial hace que ese conocimiento sea útil.

Un caso de cliente de LumApps muestra cómo se ve esto en la práctica. National Veterinary Associates (NVA) reunió sistemas como Dayforce, Oracle y ServiceNow en un único portal del empleado para una plantilla de más de 40.000 personas. Hoy casi 10.000 empleados se conectan cada día, y NVA ha multiplicado por cinco la satisfacción de los usuarios, ya que sus empleados tienen una forma más clara de encontrar información y acceder a sus herramientas de trabajo.

Cómo funciona la búsqueda moderna en el entorno de trabajo

La barra de búsqueda es la parte visible de la búsqueda empresarial, pero la utilidad de los resultados depende de lo que ocurre detrás. El sistema debe conectar fuentes, indexar contenido, respetar los permisos y decidir qué es relevante para cada empleado.

Conectar varias fuentes de datos

La búsqueda empresarial suele conectarse a los repositorios existentes, en lugar de obligar a los equipos a migrar todo el conocimiento a un solo sistema. Así, la organización crea una capa común de descubrimiento mientras los empleados siguen trabajando en herramientas como Google Workspace, Microsoft 365, plataformas de RR. HH. y sistemas de IT.

LumApps usa este modelo conectado para llevar la información de las aplicaciones de trabajo al portal del empleado.

Indexar el contenido de la empresa

Los sistemas de búsqueda crean un índice para recuperar la información de forma eficiente. Durante la indexación, el sistema recoge contenido y metadatos de las fuentes conectadas para poder devolver esa información rápidamente cuando los empleados buscan. Datos como el autor, el departamento, el tipo de contenido, la ubicación, el tema y la fecha de modificación ayudan al sistema a decidir qué resultados son más relevantes.

Aplicar la seguridad y los permisos

La búsqueda empresarial debe respetar las reglas de acceso de cada fuente conectada. Si un empleado no puede ver un documento en su sistema original, conectar ese sistema a la búsqueda no debería hacerlo visible.

LumApps aplica los derechos de acceso existentes al personalizar los resultados en sistemas conectados como Microsoft 365, Google y Workday.

Ofrecer resultados de búsqueda relevantes

Encontrar coincidencias de palabras clave es solo una parte de ofrecer resultados útiles. La búsqueda empresarial puede tener en cuenta los metadatos, la actualidad, la calidad del contenido, los permisos y el contexto del empleado al ordenar la información, para que cada persona llegue antes al recurso adecuado.

Mejorar la calidad de la búsqueda de forma continua

La calidad de la búsqueda debería mejorar con el uso. Los datos de consultas e interacción muestran dónde fallan los resultados y dan a los equipos pistas para afinar el contenido, los metadatos y la relevancia con el tiempo.

Buenas prácticas para crear una experiencia de búsqueda eficaz

Ni el mejor software de búsqueda empresarial puede resolver por sí solo una mala asignación de responsables de contenido, información obsoleta o una gobernanza poco clara. La calidad de la búsqueda depende de la información que la rodea.

Conecta las fuentes de conocimiento existentes

Identifica los sistemas en los que se apoyan los empleados en recorridos habituales como el onboarding, el soporte de IT, los beneficios, las políticas o los recursos de ventas. Prioriza las integraciones según lo que necesitan los empleados, en lugar de intentar conectar todos los repositorios a la vez.

Aquí un portal del empleado conectado ofrece una ventaja: la búsqueda convive con la comunicación, los recursos, las comunidades y las herramientas de negocio, en lugar de funcionar como un destino aislado.

Establece una gobernanza del conocimiento

Define quién es responsable del contenido importante, quién puede publicarlo o actualizarlo y cada cuánto debe revisarse. La búsqueda puede mostrar la información de forma eficiente, pero es la gobernanza la que decide si esa información sigue siendo fiable.

Tu modelo de gobernanza también debe cubrir los permisos, la conservación, el contenido duplicado y las fuentes de referencia.

Mejora la calidad del contenido y los metadatos

Las páginas con títulos poco claros, duplicadas u obsoletas debilitan incluso las herramientas de búsqueda empresarial más avanzadas. Unos buenos estándares de contenido dan a los sistemas de búsqueda mejores señales para valorar la relevancia. Céntrate en:

• Asignar responsables claros al contenido de alto valor
• Usar títulos y términos coherentes que los empleados reconozcan
• Añadir descripciones, etiquetas, categorías y otros metadatos útiles
• Revisar la información obsoleta, duplicada o de poco valor

Las funciones de metadatos e integración de LumApps también permiten un acceso a la información más específico y adaptado al contexto. Por ejemplo, Genuine Parts Company (GPC) usa LumApps para conectar a más de 60.000 empleados en más de 17.000 ubicaciones. GPC Connect se integra con Microsoft, Workday y SAP Concur, y ofrece a los empleados un único lugar para acceder a la información y las herramientas que necesitan.

Diseña en función de cómo buscan los empleados

Los empleados rara vez formulan sus preguntas siguiendo tu arquitectura de la información. Buscan con palabras que les resultan familiares: “política de gastos”, “restablecer contraseña”, “calendario de festivos” o “formación para nuevos managers”.

Estudia las consultas reales y los recorridos de los empleados antes de diseñar la navegación, la taxonomía o los resultados destacados. Los datos de búsqueda revelan el lenguaje que de verdad usan los empleados y dónde hay que ajustar la arquitectura de la información.

Mide el éxito y la adopción de la búsqueda

Medir la búsqueda va más allá del volumen de consultas. Algunas métricas útiles:

• Éxito de la búsqueda: si los empleados interactúan con un resultado relevante.
• Búsquedas sin resultados: consultas que no devuelven ningún contenido útil.
• Consultas repetidas: búsquedas que los empleados reformulan de inmediato.
• Temas más demandados: asuntos que aparecen con frecuencia en los datos de búsqueda.
• Carencias de contenido: preguntas habituales sin respuestas sólidas y fiables.
• Adopción: con qué regularidad usan los empleados la búsqueda empresarial en los distintos equipos o ubicaciones.

Las analíticas convierten la búsqueda en un mecanismo de feedback para mejorar tu sistema de gestión del conocimiento en general.

Problemas habituales en la búsqueda y el descubrimiento del conocimiento

La búsqueda empresarial suele sacar a la luz problemas de gestión de la información que ya existían. Cuantas más fuentes se pueden buscar, más visibles se vuelven las carencias de calidad del contenido, de responsables, de permisos y de conexión entre sistemas.

Silos de información

El conocimiento acaba en silos cuando los equipos publican y mantienen información para su propio público sin hacerla visible para el resto de la organización. Así, la experiencia valiosa se queda encerrada en departamentos, regiones o unidades de negocio.

Contenido de baja calidad

Las políticas contradictorias, las páginas duplicadas y los recursos obsoletos hacen difícil saber de qué resultado fiarse. Por eso la gobernanza y la gestión del ciclo de vida del contenido son piezas esenciales de la búsqueda empresarial.

Sistemas desconectados

Incluso el contenido bien gestionado es difícil de encontrar si los empleados tienen que buscar por separado en intranets, suites de productividad, plataformas de RR. HH. y sistemas de servicio. La búsqueda empresarial debe crear una capa de descubrimiento sobre todas esas herramientas, sin obligar a los empleados a entender el stack tecnológico que hay debajo.

Barreras de seguridad y permisos

Una estructura de permisos incoherente o demasiado compleja puede dejar conocimiento útil técnicamente disponible pero difícil de descubrir. Antes de ampliar la búsqueda, revisa si las políticas de acceso siguen reflejando quién necesita la información y si los permisos se gestionan de forma coherente en todos los sistemas.

Baja adopción por parte de los empleados

Hasta la mejor tecnología de búsqueda aporta poco si los empleados siguen recurriendo a sus antiguos marcadores, a sus compañeros o a búsquedas en aplicaciones separadas. Integrar la búsqueda en una experiencia del empleado familiar favorece la adopción, y las analíticas muestran dónde aún hay que mejorar la relevancia o la calidad del contenido.

Principales plataformas y software de búsqueda empresarial

Al evaluar soluciones de búsqueda empresarial, mira más allá de la interfaz de búsqueda. Fíjate en la cobertura de fuentes de datos, la gestión de permisos, la gobernanza, el control de la relevancia, la experiencia del empleado, las analíticas, las integraciones, la escalabilidad y cómo encaja la plataforma en tu estrategia de conocimiento.

En definitiva, el mejor software de búsqueda empresarial depende de tu prioridad: una infraestructura de búsqueda, una capa independiente de búsqueda en el entorno de trabajo, una búsqueda ligada a un ecosistema concreto o un portal del empleado más amplio que conecte la búsqueda con la comunicación y el trabajo diario.

LumApps

Categoría: portal para empleados con IA

Ideal para: organizaciones que quieren una búsqueda empresarial integrada con la comunicación, el intercambio de conocimiento, las herramientas de trabajo y los procesos de los empleados en un único portal del empleado.

LumApps combina la búsqueda empresarial con la comunicación, el intercambio de conocimiento, las integraciones, las comunidades y las aplicaciones de trabajo en un único portal del empleado. Su búsqueda conecta la información de distintos sistemas, respeta los permisos de cada usuario y ayuda a los empleados a pasar de encontrar información a usar herramientas o actuar mediante aplicaciones integradas y micro-apps.

Forrester también ha reconocido a LumApps por funciones como los metadatos, la búsqueda, los informes, la integración de aplicaciones y los recorridos del empleado basados en procesos.

Glean

Categoría: plataforma de búsqueda empresarial

Ideal para: organizaciones que buscan una capa dedicada de búsqueda empresarial e IA sobre un entorno SaaS amplio y distribuido.

Glean se centra en la búsqueda empresarial y la IA en todas las aplicaciones conectadas, con búsqueda que respeta los permisos, indexación en tiempo real, personalización y cientos de conectores. Está pensada para organizaciones que buscan una capa dedicada de búsqueda e IA sobre un entorno SaaS amplio.

Elastic

Categoría: infraestructura de búsqueda

Ideal para: equipos que quieren más control sobre la arquitectura de búsqueda y planean crear o personalizar su propia experiencia de búsqueda empresarial.

Elastic ofrece la infraestructura para crear experiencias de búsqueda empresarial a medida, con conectores y API para fuentes como SharePoint, ServiceNow, Google Drive, Salesforce, GitHub y Slack. Da más control sobre la arquitectura a los equipos que crean sus propias aplicaciones de búsqueda.

Coveo

Categoría: plataforma de búsqueda con IA

Ideal para: organizaciones que necesitan búsqueda y relevancia con IA en varias experiencias digitales, como el entorno de trabajo, el servicio, el comercio o la web.

Coveo ofrece tecnología de búsqueda y relevancia con IA para experiencias de entorno de trabajo, servicio, comercio y sitios web. LumApps también trabaja con Coveo para facilitar el descubrimiento de información dentro de experiencias del empleado más amplias.

Microsoft Search

Categoría: búsqueda del ecosistema Microsoft

Ideal para: organizaciones cuyas necesidades de búsqueda giran sobre todo en torno a Microsoft 365, SharePoint, OneDrive, Exchange y otras herramientas de Microsoft.

Microsoft Search muestra información de las fuentes de Microsoft 365, como SharePoint, OneDrive y Exchange, respetando los permisos, y admite contenido externo mediante los conectores de Microsoft 365 Copilot. Es la opción más relevante cuando las necesidades de búsqueda se centran en el ecosistema Microsoft.

El futuro de la búsqueda en el entorno de trabajo

El futuro de la búsqueda empresarial es más conversacional, más personalizado y más orientado a la acción, pero sigue dependiendo de un conocimiento conectado, fiable y que respete los permisos.

Experiencias de búsqueda asistidas por IA

La IA está cambiando la forma en que los empleados expresan lo que necesitan. En lugar de elegir palabras clave y revisar una página de enlaces, cada vez más pueden hacer preguntas en lenguaje natural y recibir respuestas concisas basadas en la información de la empresa.

Descubre más sobre la evolución hacia la búsqueda empresarial impulsada por IA.

Descubrimiento del conocimiento personalizado

Las experiencias de búsqueda tendrán cada vez más en cuenta la función, la ubicación, los permisos, la actividad y el contexto de trabajo de cada empleado. La personalización reduce los resultados irrelevantes y ayuda a descubrir información que quizá ni sabías que existía.

Experiencias de trabajo conectadas

La búsqueda depende cada vez menos de una única página de resultados y se integra más en las aplicaciones, los procesos, los portales del empleado y las bases de conocimiento con IA donde ya se trabaja. Así los empleados tienen más ocasiones de descubrir información relevante en contexto, sin tener que dejar lo que están haciendo para empezar otra búsqueda.

Procesos agénticos y orientación inteligente

La búsqueda también empieza a conectar las respuestas con el siguiente paso. Por ejemplo, un empleado que busca información sobre sus días libres puede necesitar primero la política y después el proceso de solicitud.

LumApps lleva este modelo más lejos con asistencia de IA, agentes y micro-apps que conectan el conocimiento de la empresa con las acciones del día a día. La búsqueda se convierte en el punto de partida para completar el trabajo, no solo para encontrar una página.

Transforma el conocimiento de tu empresa con LumApps

La búsqueda empresarial funciona mejor cuando refleja cómo circula realmente la información en tu organización. Documentos, aplicaciones, comunicaciones, personas y procesos pueden estar repartidos en distintos sistemas, pero los empleados necesitan una forma coherente de encontrarlos y usarlos.

LumApps integra la búsqueda empresarial en un portal para empleados con IA que conecta el descubrimiento del conocimiento con las herramientas de trabajo, la comunicación y la acción. Para los responsables de IT y del digital workplace, esto crea una base más sólida para la gobernanza y el acceso al conocimiento, sin tener que sustituir todos los sistemas.

Descubre las soluciones para compartir conocimiento de LumApps para conectar y gestionar el conocimiento de tu organización, o descubre cómo las soluciones de búsqueda empresarial impulsadas por IA pueden reunir en una sola experiencia la información relevante de todos tus sistemas de trabajo.

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