Che cos'è l'enterprise search? Come funziona e perché è importante

Nessuno dovrebbe sapere dove si trova un'informazione prima di poterla trovare. Eppure in molte aziende, per avere una risposta semplice, bisogna ancora controllare la intranet, frugare in un drive condiviso, aprire un'applicazione aziendale o chiedere a chi sa dove guardare.

Per questo l'enterprise search è una questione di employee experience e di gestione della conoscenza, non solo di una barra di ricerca migliore. Una ricerca di Microsoft ha rilevato che il 62 % dei lavoratori fatica perché passa troppo tempo a cercare informazioni durante la giornata.

Una buona strategia di enterprise search dà ai dipendenti un modo affidabile per orientarsi in questa complessità. In questo articolo vediamo come funziona l'enterprise search, in cosa si distingue da altri tipi di ricerca, come costruire un'esperienza di ricerca efficace e cosa valutare quando confronti i software di enterprise search.

Che cos'è l'enterprise search?

L'enterprise search è la tecnologia che aiuta i dipendenti a trovare in sicurezza le informazioni nei contenuti interni, nelle applicazioni e nei sistemi di lavoro connessi di un'organizzazione, con un'unica esperienza di ricerca.

Il software di enterprise search, spesso offerto tramite una piattaforma dedicata, collega fonti come intranet, Google Drive, SharePoint, Microsoft 365, sistemi HR, piattaforme di assistenza IT, knowledge base e strumenti di collaborazione.

L'enterprise search deve gestire due grandi tipi di informazioni:

• Informazioni strutturate: dati organizzati in campi, database, directory, cataloghi o applicazioni aziendali.
• Informazioni non strutturate: documenti, presentazioni, pagine intranet, conversazioni, video, policy e altri contenuti senza una struttura dati uniforme.

A differenza della ricerca sul web, l'enterprise search tiene conto anche di chi sta cercando. Due dipendenti possono usare la stessa query ma aver bisogno di risultati diversi in base a ruolo, sede, reparto o autorizzazioni.

Per esempio, chi cerca “congedo parentale” potrebbe aver bisogno di informazioni da una piattaforma HR, da un documento sui benefit in Google Drive, da una pagina di policy sulla intranet o da un centro risorse per i manager. L'enterprise search collega queste fonti, così i dipendenti trovano l'informazione giusta senza dover sapere prima dove si trova.

LumApps porta l'enterprise search nell'hub dei dipendenti e collega le conoscenze presenti in Microsoft 365, Google Workspace, Workday e altri sistemi di lavoro, rispettando le autorizzazioni di ogni fonte.

Enterprise search e workplace search: qual è la differenza?

Enterprise search, workplace search e ricerca sul web aiutano tutte a recuperare informazioni, ma operano in ambienti informativi diversi.

Enterprise search e workplace search spesso si sovrappongono. La workplace search descrive l'esperienza vista dai dipendenti, mentre l'enterprise search comprende la tecnologia, l'indicizzazione, la governance e le connessioni che ci sono dietro. La distinzione conta sempre di più man mano che il tuo stack tecnologico cresce: i dipendenti non dovrebbero sapere quale sistema contiene una risposta per poterla trovare.

Perché le organizzazioni moderne hanno bisogno dell'enterprise search

L'enterprise search diventa più importante man mano che informazioni e applicazioni di lavoro si moltiplicano. Uno studio Panopto del 2024 sulla forza lavoro ha rilevato che il 71 % delle organizzazioni intervistate riteneva che i dipendenti passassero più tempo del necessario a cercare le informazioni utili per il proprio lavoro.

Trovare le conoscenze più in fretta

Una ricerca connessa offre ai dipendenti un unico posto in cui cercare tra le fonti approvate: policy, procedure, informazioni sui prodotti, risorse formative e guide IT diventano più facili da trovare.

Più produttività

Gli ostacoli nella ricerca interrompono il lavoro quando bisogna cambiare strumento, ripetere le query, chiedere link ai colleghi o verificare quale documento è aggiornato. Portare la ricerca nell'hub dei dipendenti riduce queste deviazioni e avvicina le informazioni agli strumenti e ai workflow che le persone già usano.

Collaborazione migliore

I team rischiano di duplicare il lavoro quando non trovano ciò che altri hanno già creato. L'enterprise search rende più facili da scoprire risorse condivise, informazioni sui progetti, community ed esperti, oltre i confini organizzativi.

Decisioni migliori

Un risultato di ricerca vale solo se i dipendenti possono fidarsi. Qualità dei contenuti, aggiornamento, metadati e autorizzazioni fanno la differenza tra trovare una risposta autorevole e un documento superato.

Una gestione della conoscenza più solida

La gestione della conoscenza definisce come la tua organizzazione raccoglie, mantiene e condivide ciò che sa. L'enterprise search rende questa conoscenza davvero utilizzabile.

Un caso cliente di LumApps mostra come funziona nella pratica. National Veterinary Associates (NVA) ha riunito sistemi come Dayforce, Oracle e ServiceNow in un unico hub dei dipendenti per una forza lavoro di oltre 40.000 persone. Oggi quasi 10.000 dipendenti accedono ogni giorno e NVA segnala una soddisfazione degli utenti cinque volte più alta, perché le persone hanno un modo più chiaro per trovare le informazioni e accedere agli strumenti di lavoro.

Come funziona la workplace search moderna

La barra di ricerca è la parte visibile dell'enterprise search, ma la qualità dei risultati dipende da ciò che succede dietro. Il sistema deve collegare le fonti, indicizzare i contenuti, rispettare le autorizzazioni e capire cosa è rilevante per ogni dipendente.

Collegare più fonti di dati

Di solito l'enterprise search si collega agli archivi esistenti, senza costringere i team a migrare tutta la conoscenza in un unico sistema. Così le organizzazioni creano un livello di ricerca comune, mentre i dipendenti continuano a lavorare in strumenti come Google Workspace, Microsoft 365, piattaforme HR e sistemi IT.

LumApps usa questo modello connesso per portare nell'hub dei dipendenti le informazioni delle applicazioni di lavoro.

Indicizzare i contenuti aziendali

I sistemi di ricerca creano un indice per recuperare le informazioni in modo efficiente. Durante l'indicizzazione, il sistema raccoglie contenuti e metadati dalle fonti connesse per ritrovarli in fretta quando i dipendenti cercano. Dettagli come autore, reparto, tipo di contenuto, sede, argomento e data di modifica aiutano a stabilire quali risultati sono più pertinenti.

Applicare sicurezza e autorizzazioni

L'enterprise search deve rispettare le regole di accesso di ogni fonte connessa. Se un dipendente non può vedere un documento nel sistema originale, collegare quel sistema alla ricerca non deve renderlo visibile.

LumApps applica i diritti di accesso esistenti quando personalizza i risultati nei sistemi connessi, come Microsoft 365, Google e Workday.

Mostrare risultati pertinenti

Far corrispondere le parole chiave è solo una parte del lavoro. Per ordinare i risultati, l'enterprise search può considerare metadati, aggiornamento, qualità dei contenuti, autorizzazioni e contesto del dipendente, così le persone arrivano prima alla risorsa giusta.

Migliorare continuamente la qualità della ricerca

La ricerca dovrebbe migliorare man mano che i dipendenti la usano. I dati su query e interazioni mostrano dove i risultati non centrano l'obiettivo e danno ai team indicazioni per affinare nel tempo contenuti, metadati e pertinenza.

Best practice per un'esperienza di ricerca efficace

Nemmeno il miglior software di enterprise search può risolvere da solo una cattiva gestione dei contenuti, informazioni superate o una governance poco chiara. La qualità della ricerca dipende dalle informazioni che la circondano.

Collega le fonti di conoscenza esistenti

Individua i sistemi su cui i dipendenti contano nei percorsi più comuni, come onboarding, supporto IT, benefit, policy o risorse commerciali. Dai priorità alle integrazioni in base alle esigenze delle persone, invece di provare a collegare tutti gli archivi in una volta.

Qui un hub connesso per i dipendenti offre un vantaggio: la ricerca può stare accanto a comunicazioni, risorse, community e strumenti aziendali, invece di essere una destinazione isolata.

Definisci una governance della conoscenza

Stabilisci chi è responsabile dei contenuti importanti, chi può pubblicarli o aggiornarli e ogni quanto vanno rivisti. La ricerca porta in superficie le informazioni in modo efficiente, ma è la governance a decidere se restano affidabili.

Il tuo modello di governance dovrebbe coprire anche autorizzazioni, conservazione, contenuti duplicati e fonti autorevoli.

Migliora qualità dei contenuti e metadati

Pagine con titoli poco chiari, duplicate o superate indeboliscono anche gli strumenti di enterprise search più sofisticati. Standard di contenuto solidi danno ai sistemi di ricerca segnali migliori per valutare la pertinenza. Concentrati su:

• Assegnare responsabili chiari ai contenuti di maggior valore
• Usare titoli e terminologia coerenti, che i dipendenti riconoscono
• Aggiungere descrizioni utili, tag, categorie e altri metadati
• Rivedere le informazioni superate, duplicate o di scarso valore

Anche le funzionalità di metadati e integrazione di LumApps possono favorire un accesso alle informazioni più mirato e contestuale. Per esempio, Genuine Parts Company (GPC) usa LumApps per connettere oltre 60.000 dipendenti in più di 17.000 sedi. GPC Connect si integra con Microsoft, Workday e SAP Concur e dà ai dipendenti un unico posto dove trovare le informazioni e gli strumenti che servono.

Progetta intorno al comportamento di ricerca dei dipendenti

Raramente i dipendenti formulano le domande seguendo la tua architettura dell'informazione. Cercano con parole familiari: “policy note spese”, “reimpostare password”, “calendario festività” o “formazione nuovi manager”.

Studia le query reali e i percorsi dei dipendenti prima di progettare navigazione, tassonomia o risultati in evidenza. L'analisi delle ricerche mostra il linguaggio che le persone usano davvero e dove l'architettura dell'informazione va rivista.

Misura successo e adozione della ricerca

Per misurare la ricerca non basta il volume delle query. Ecco alcune metriche utili:

• Successo della ricerca: se i dipendenti interagiscono con un risultato pertinente.
• Ricerche senza risultati: query che non restituiscono contenuti utili.
• Query ripetute: ricerche che i dipendenti riformulano subito.
• Argomenti più richiesti: temi che compaiono spesso nei dati di ricerca.
• Lacune nei contenuti: domande frequenti senza risposte autorevoli e solide.
• Adozione: quanto i dipendenti usano l'enterprise search in modo costante tra team e sedi.

Gli analytics trasformano la ricerca in un meccanismo di feedback per migliorare il tuo sistema di gestione della conoscenza nel suo insieme.

Le sfide più comuni nella ricerca e nella scoperta delle conoscenze

Spesso l'enterprise search porta allo scoperto problemi di gestione delle informazioni che esistevano già. Più fonti diventano ricercabili, più emergono le lacune in qualità dei contenuti, responsabilità, autorizzazioni e connessione tra sistemi.

Silos informativi

La conoscenza resta chiusa in silos quando i team pubblicano e gestiscono le informazioni solo per il proprio pubblico, senza renderle reperibili nel resto dell'organizzazione. Competenze preziose restano così confinate in reparti, aree geografiche o business unit.

Contenuti di scarsa qualità

Policy in contraddizione, pagine duplicate e risorse superate rendono difficile capire di quale risultato fidarsi. Per questo governance e gestione del ciclo di vita dei contenuti sono parti essenziali dell'enterprise search.

Sistemi scollegati

Anche contenuti ben gestiti sono difficili da trovare se i dipendenti devono cercare in intranet, suite di produttività, piattaforme HR e sistemi di servizio separati. L'enterprise search dovrebbe creare un livello di ricerca comune a questi strumenti, senza costringere le persone a capire lo stack tecnologico sottostante.

Ostacoli legati a sicurezza e autorizzazioni

Strutture di autorizzazione incoerenti o troppo complesse possono rendere conoscenze utili tecnicamente disponibili ma difficili da trovare. Prima di estendere la ricerca, verifica se le policy di accesso riflettono ancora chi ha bisogno delle informazioni e se le autorizzazioni sono gestite in modo coerente tra i sistemi.

Scarsa adozione da parte dei dipendenti

Anche la migliore tecnologia di ricerca porta poco valore se i dipendenti continuano a usare vecchi segnalibri, a chiedere ai colleghi o a cercare nelle singole applicazioni. Integrare la ricerca in un'esperienza familiare favorisce l'adozione, mentre gli analytics mostrano dove pertinenza o qualità dei contenuti vanno ancora migliorate.

Le principali piattaforme e software di enterprise search

Quando valuti le soluzioni di enterprise search, guarda oltre l'interfaccia di ricerca. Considera copertura delle fonti dati, gestione delle autorizzazioni, governance, controlli sulla pertinenza, employee experience, analytics, integrazioni, scalabilità e come la piattaforma si inserisce nella tua strategia di gestione della conoscenza.

Alla fine, il miglior software di enterprise search dipende dalla tua priorità: un'infrastruttura di ricerca, un livello di workplace search autonomo, una ricerca legata a un ecosistema specifico o un hub dei dipendenti più ampio, che collega la ricerca alla comunicazione e al lavoro di tutti i giorni.

LumApps

Categoria: hub dei dipendenti potenziato dall'IA

Ideale per: organizzazioni che vogliono un'enterprise search integrata con comunicazione, condivisione delle conoscenze, strumenti di lavoro e workflow dei dipendenti, in un unico hub.

LumApps unisce enterprise search, comunicazione, condivisione delle conoscenze, integrazioni, community e applicazioni di lavoro in un unico hub dei dipendenti. La ricerca collega le informazioni tra i sistemi, rispetta le autorizzazioni degli utenti e aiuta le persone a passare dal trovare un'informazione all'usare uno strumento o ad agire, grazie ad app e micro-app integrate.

Forrester ha riconosciuto LumApps anche per funzionalità come metadati, ricerca, reportistica, integrazione delle applicazioni e percorsi dei dipendenti basati sui workflow.

Glean

Categoria: piattaforma di enterprise search

Ideale per: organizzazioni che cercano un livello dedicato di enterprise search e IA in un ambiente SaaS ampio e distribuito.

Glean si concentra su enterprise search e IA nelle applicazioni connesse, con ricerca che rispetta le autorizzazioni, indicizzazione in tempo reale, personalizzazione e centinaia di connettori. È pensato per organizzazioni che cercano un livello dedicato di ricerca e IA in un ampio ambiente SaaS.

Elastic

Categoria: infrastruttura di ricerca

Ideale per: team che vogliono più controllo sull'architettura di ricerca e intendono creare o personalizzare la propria esperienza di enterprise search.

Elastic fornisce l'infrastruttura per creare esperienze di enterprise search personalizzate, con connettori e API per fonti come SharePoint, ServiceNow, Google Drive, Salesforce, GitHub e Slack. Offre più controllo architetturale ai team che sviluppano le proprie applicazioni di ricerca.

Coveo

Categoria: piattaforma di ricerca basata sull'IA

Ideale per: organizzazioni che hanno bisogno di ricerca e pertinenza basate sull'IA in più esperienze digitali, tra cui lavoro, assistenza, e-commerce o web.

Coveo offre tecnologia di ricerca e pertinenza basata sull'IA per esperienze di lavoro, assistenza, e-commerce e siti web. LumApps collabora anche con Coveo per favorire la scoperta delle informazioni all'interno di employee experience più ampie.

Microsoft Search

Categoria: ricerca nell'ecosistema Microsoft

Ideale per: organizzazioni le cui esigenze di ricerca ruotano soprattutto intorno a Microsoft 365, SharePoint, OneDrive, Exchange e agli strumenti Microsoft collegati.

Microsoft Search mostra informazioni che rispettano le autorizzazioni nelle fonti Microsoft 365, tra cui SharePoint, OneDrive ed Exchange, e supporta i contenuti esterni tramite i connettori di Microsoft 365 Copilot. È la scelta più indicata quando le esigenze di ricerca si concentrano sull'ecosistema Microsoft.

Il futuro della workplace search

Il futuro dell'enterprise search è più conversazionale, personalizzato e orientato all'azione, ma dipende sempre da conoscenze connesse, affidabili e che rispettano le autorizzazioni.

Esperienze di ricerca assistite dall'IA

L'IA sta cambiando il modo in cui i dipendenti esprimono le proprie esigenze. Invece di scegliere parole chiave e scorrere una pagina di link, possono sempre più spesso fare domande in linguaggio naturale e ricevere risposte concise basate sulle informazioni aziendali.

Scopri di più sull'evoluzione verso l'enterprise search basata sull'IA.

Scoperta delle conoscenze personalizzata

Le esperienze di ricerca terranno sempre più conto di ruolo, sede, autorizzazioni, attività e contesto di lavoro di ogni dipendente. La personalizzazione riduce i risultati non pertinenti e aiuta a scoprire informazioni di cui magari non si conosceva l'esistenza.

Esperienze di lavoro connesse

La ricerca è sempre meno legata a una singola pagina di risultati e sempre più integrata nelle applicazioni, nei workflow, negli hub dei dipendenti e nelle knowledge base basate sull'IA dove il lavoro avviene già. Così i dipendenti hanno più occasioni di trovare informazioni pertinenti nel contesto, senza dover interrompere ciò che fanno per avviare una ricerca a parte.

Workflow agentici e guida intelligente

La ricerca inizia anche a collegare le risposte al passo successivo. Chi cerca informazioni sulle ferie, per esempio, potrebbe aver bisogno prima della policy e poi del workflow di richiesta.

LumApps estende questo modello con assistenza basata sull'IA, agenti e micro-app che collegano le conoscenze aziendali alle azioni di lavoro. La ricerca diventa il punto di partenza per portare a termine il lavoro, non solo per trovare una pagina.

Trasforma la conoscenza aziendale con LumApps

L'enterprise search funziona al meglio quando riflette il modo in cui le informazioni circolano davvero nella tua organizzazione. Documenti, applicazioni, comunicazioni, persone e workflow possono trovarsi in sistemi diversi, ma i dipendenti hanno bisogno di un modo coerente per trovarli e usarli.

LumApps porta l'enterprise search in un hub dei dipendenti potenziato dall'IA, collegando la scoperta delle conoscenze con strumenti di lavoro, comunicazioni e azioni. Per i responsabili IT e del digital workplace, questo significa una base più solida per governance e accesso alla conoscenza, senza dover sostituire ogni sistema.

Scopri le soluzioni di LumApps per la condivisione delle conoscenze per collegare e gestire le conoscenze dell'organizzazione, oppure guarda come le soluzioni di enterprise search basate sull'IA possono riunire in un'unica esperienza le informazioni pertinenti di tutti i sistemi di lavoro.

Vuoi vedere come sarebbe questa esperienza nella tua organizzazione? Guarda la demo video.