Moments clés : bonnes pratiques pour des transitions réussies et erreurs à éviter

La vie professionnelle d’un collaborateur n’est pas un long fleuve tranquille : elle est rythmée par des moments clés.

« Le point commun de tous ces moments, c’est leur impact important sur le collaborateur, positif ou négatif, selon la façon dont l’entreprise les gère », analyse Arnaud Weiss, Chief of Staff chez LumApps.

Dans cet article, nous passons en revue les moments clés les plus courants et les bonnes pratiques pour les vivre positivement, pour le collaborateur comme pour l’entreprise. Chacun d’eux est une vraie occasion pour l’employeur de faire la différence, d’incarner ses valeurs par des actes et de cultiver la qualité de la relation.

Bonnes pratiques pour les grands moments clés du parcours collaborateur

Moment clé n° 1 : bonnes pratiques pour le recrutement 

Le recrutement commence dès le tout premier contact entre le candidat et l’équipe Talent Acquisition. Cela peut être un simple message sur LinkedIn, une rencontre sur un salon, un premier appel après une candidature, etc. 

Pour Romain Echallier, HR Business Partner chez LumApps, c’est déjà un moment clé : « C’est l’occasion de faire bonne impression et de donner envie au talent d’aller plus loin. » 

C’est la première étape de l’expérience collaborateur, et elle laisse une empreinte durable. Même si le recrutement n’aboutit pas, un candidat qui a vécu une expérience positive recommandera plus volontiers l’entreprise.

Bonnes pratiques pour le recrutement :

• Mettre en place un processus concis, de 5 étapes maximum. 
• Réduire le délai entre chaque étape pour boucler le processus en deux semaines. 
• Désigner un interlocuteur dédié pendant le recrutement, qui répond à toutes les questions du candidat et joue le rôle de « coach » en lui expliquant le sens de chaque étape. 
• Impliquer les équipes opérationnelles, managers et collègues, en plus des équipes de recrutement, pour un entretien de culture fit. 
• Veiller à l’alignement des messages de toutes les parties prenantes grâce à une communication transparente et honnête.

« Par exemple, il est très intéressant d’impliquer des collaborateurs qui ne feront pas forcément partie de l’équipe du candidat et de leur confier l’entretien de culture fit », recommande Romain Echallier. 

Erreurs à éviter :

« Il est important de ne pas multiplier les entretiens, et chaque étape du recrutement doit évaluer des compétences différentes pour ne pas épuiser le candidat », analyse Romain Echallier. Imposer un processus en 8 ou 9 étapes pour finalement refuser un candidat est vexant pour lui.  

Oublier que l’étape du recrutement conditionne la réussite de l’intégration du candidat. 
Ne pas informer suffisamment le candidat sur les étapes du recrutement, le périmètre du poste, le salaire, les responsabilités, etc.
 

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Moment clé n° 2 : bonnes pratiques pour le preboarding

Le preboarding, c’est la période entre la signature de la promesse d’embauche et le premier jour du collaborateur dans l’entreprise. 

« C’est un moment clé, car cette période peut être source d’anxiété, et il est de plus en plus fréquent que de nouvelles recrues ne se présentent pas le premier jour », observe Arnaud Weiss, Chief of Staff chez LumApps. 

L’objectif : un preboarding fluide, pour que le collaborateur reste enthousiaste et se présente bien le premier jour. 

Bonnes pratiques pour le preboarding :

• Envoyer le contrat le plus tôt possible. 
• Profiter du preboarding pour proposer des rencontres avec les membres de l’équipe, pas seulement le manager, par exemple autour d’un café ou d’un déjeuner, selon les préférences et les disponibilités de la recrue. 
• Selon le délai entre la signature et l’arrivée, maintenir un contact régulier tous les 15 jours. 
• Désigner un buddy ou un mentor dès le preboarding, pour que la nouvelle recrue ait un interlocuteur à qui s’adresser librement. 
• Distribuer l’information progressivement pour ne pas submerger la recrue le premier jour. Vous pouvez par exemple lui proposer de commencer l’onboarding, si cela la rassure. 

« Un nouvel arrivant a toujours peur d’être oublié », souligne Arnaud Weiss. « Et il y a aussi un risque que la nouvelle recrue se sente submergée par un trop-plein d’informations le premier jour. »

Les principales erreurs à éviter : 

• Ne pas accorder assez d’attention à la nouvelle recrue pendant le preboarding, et créer ainsi un sentiment d’insécurité le jour de son arrivée. 
• Attendre le premier jour pour remettre le contrat : en cas de désaccord ou de malentendu, il serait trop tard. 
• Copier-coller le même preboarding pour toutes les recrues, sans l’adapter à leurs besoins et exigences.

Moment clé n° 3 : bonnes pratiques pour l’onboarding 

« Un onboarding réussi permet aux entreprises de créer un fort engagement chez leurs collaborateurs, mais elles n’en ont pas toujours conscience », affirme Sean Winter, VP Strategy chez LumApps. 

L’enjeu ? Que le nouveau collaborateur retrouve dans ses premiers jours ce qu’il a ressenti pendant le recrutement. 

« Ils doivent comprendre rapidement ce que l’on attend d’eux et identifier la mission de chaque membre de leur équipe », souligne Romain Echallier, HR Business Partner chez LumApps. 

Mais attention à ne pas les plonger trop vite dans l’opérationnel ! La nouvelle recrue doit pouvoir prendre ses marques progressivement. Sinon, elle risque de se sentir submergée d’informations et de pression, avec à la clé du stress et un mauvais souvenir de ses débuts.

Bonnes pratiques pour l’onboarding :

• Accueillir chaleureusement la nouvelle recrue avec un petit-déjeuner de bienvenue le premier jour. 
• Expliquer à la nouvelle recrue pourquoi l’entreprise l’a choisie. Un bon moyen de renforcer sa confiance. 
• Créer des groupes de nouvelles recrues pour favoriser les liens en dehors de leur équipe. 
• Programmer des sessions de questions-réponses quelques semaines après l’intégration. 
• Aider la nouvelle recrue à identifier le périmètre d’action de ses futurs collègues et lui présenter ses principaux interlocuteurs. 
• Fixer des objectifs clairs pendant la période d’essai (à 30, 60 et 90 jours) pour que la recrue sache précisément sur quoi elle sera évaluée.
• Programmer un point au cours du premier mois pour faire le bilan des trente premiers jours. L’occasion de fournir les informations manquantes si besoin.

Les principales erreurs à éviter :

• Ne pas faire d’onboarding ! 
• Se concentrer uniquement sur l’administratif le premier jour et négliger les moments de convivialité. 
• Tout miser sur un onboarding digitalisé, avec du e-learning uniquement. 
• Ne pas fournir de fiche de poste claire. 
• Supposer que la nouvelle recrue rencontrera naturellement ses nouveaux collègues. 
• Présenter l’entreprise uniquement sous un angle global ou, à l’inverse, se concentrer uniquement sur l’équipe.

Moment clé n° 4 : bonnes pratiques pour l’entretien annuel

Même s’il est de plus en plus critiqué, l’entretien annuel reste un moment crucial dans la plupart des organisations. 

« Il est important de faire le bilan de l’année écoulée et de préparer la suivante », note Romain Echallier. 

Même si votre équipe pratique des entretiens semestriels ou trimestriels, l’entretien de fin d’année compte particulièrement : c’est le moment où les équipes People et RH planifient les budgets d’augmentation. C’est aussi l’occasion d’aborder les besoins en compétences, la formation (pour soi et pour l’équipe) et la mobilité interne. 

Bonnes pratiques pour l’entretien annuel :

• Disposer d’une trame d’entretien solide, remplie en amont par le manager et le collaborateur (objectifs principaux et secondaires, aspirations, axes de développement, etc.). 
• Co-construire le plan de développement avec le collaborateur. 
• Célébrer les réussites et parler d’axes de progrès plutôt que de faiblesses. 
• Prévoir des points « RH » non opérationnels à d’autres moments de l’année pour aborder les sujets importants. Vous évitez ainsi les surprises et le stress inutile lors de l’entretien annuel.

Les principales erreurs à éviter :

• Mal préparer l’entretien annuel et en faire une « obligation » plutôt qu’un moment d’échange privilégié. 
• Adopter une posture descendante et ne pas recueillir le feedback du collaborateur. 
• Ne pas consacrer assez de temps à ce moment. Un entretien annuel ne se fait pas en 30 minutes ! 
• Ne pas instaurer de feedback continu tout au long de l’année.

Moment clé n° 5 : bonnes pratiques pour la mobilité interne ou la promotion 

Obtenir une promotion ou une mobilité interne est une étape importante dans la vie d’un collaborateur. Pourtant, l’essentiel d’une promotion n’est ni le nouveau salaire ni le nouveau titre. Beaucoup d’entreprises oublient la partie la plus « simple » : la célébration ! 

Pour la personne promue, ce moment renforce son sentiment d’appartenance. « L’enjeu, c’est aussi de créer une culture d’entreprise qui encourage les collaborateurs à essayer de nouvelles choses et à développer de nouvelles compétences », ajoute Sean Winter.

Bonnes pratiques pour la promotion :

Avant de décider d’une promotion, s’assurer que la personne concernée veut vraiment le poste. Certaines entreprises font l’erreur de transformer de bons techniciens en managers sans leur demander leur avis. C’est essentiel ! 

Si deux personnes étaient en lice, commencer par un entretien individuel avec celle qui n’a pas été retenue et expliquer objectivement les critères de sélection. Annoncer ensuite la décision à la personne choisie, en soulignant les qualités qui l’ont motivée.

Prévoir un processus structuré pour annoncer la promotion à l’équipe et à l’entreprise. Un calendrier aide à éviter les fuites, souvent mal vécues. Encourager les collègues à féliciter la personne promue et célébrer l’événement avec un petit moment convivial dans l’entreprise.

Les principales erreurs à éviter : 

• Tarder à annoncer la promotion au reste de l’équipe (risque de fuite). 
• Ne pas pouvoir justifier la promotion par des critères objectifs. 
• Ne pas prendre le temps de communiquer et de célébrer la promotion.

Moment clé n° 6 : bonnes pratiques pour le congé parental

« Quand on décide de devenir parent, la vie professionnelle ne devrait pas influencer la vie personnelle », explique Céline Breger, jeune maman et chargée de recrutement chez Action Logement. « C’est un moment où l’entreprise doit vraiment être à l’écoute et montrer sa reconnaissance envers ses collaborateurs. » 

C’est d’autant plus important que les jeunes parents vivent à un rythme épuisant et sont exposés au burn-out. 

Bonnes pratiques pour le congé parental :

• Accueillir l’annonce comme une bonne nouvelle.
• Prévoir un document de passation complet dans les deux sens (départ et retour).
• Si possible, recruter des remplaçants temporaires pendant le congé pour ne pas pénaliser les autres collaborateurs. Le faire le plus tôt possible pour une transition en douceur.
• Reprendre contact 1 à 2 semaines avant le retour pour proposer un échange et prendre des nouvelles. 
• Célébrer le retour avec un moment d’accueil, pour montrer au collaborateur qu’il était attendu.
• Prévoir un parcours de réintégration pour présenter les changements survenus dans l’entreprise (stratégie, outils, départs, arrivées, etc.).
• Confier progressivement de nouvelles responsabilités au collaborateur, pour qu’il retrouve sa place sans pression opérationnelle immédiate.

Les principales erreurs à éviter :

• Mal accueillir l’annonce et donner au collaborateur le sentiment d’être un poids.
• Ne pas tenir compte de la parentalité dans la répartition de la charge de travail.  
• Ne pas prévoir de phase formelle de départ et de réintégration.  
• Reporter la charge du collaborateur absent sur les autres, et culpabiliser le jeune parent.
• Ne pas faire évoluer la culture d’entreprise sur la parentalité (présentéisme, horaires inadaptés aux jeunes parents, manque de flexibilité, etc.).
• Priver les jeunes parents d’augmentation à cause de leur congé parental.

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Moment clé n° 7 : bonnes pratiques pour l’arrêt maladie de longue durée

Pour des raisons évidentes, un arrêt maladie de longue durée est l’une des épreuves les plus difficiles pour un collaborateur. La maladie relève de l’intime, et on préfère souvent ne pas en parler au travail. Elle touche pourtant de nombreuses entreprises : le sujet n’est ni tabou ni évitable.

« C’est l’occasion de mettre à l’épreuve les valeurs de l’entreprise et, potentiellement, d’en sortir grandi. Il est difficile de dire jusqu’où une entreprise doit aller pour soutenir ses collaborateurs, mais une chose est sûre : le travail est une communauté de vie, et une éthique du soin est essentielle », analyse Nathalie Vallet-Renart, fondatrice de l’association « Entreprise et cancer ».

Bonnes pratiques pour l’arrêt maladie de longue durée :

Demander à la personne si elle souhaite être contactée pendant son arrêt, et de quelle manière. Par SMS, e-mail, téléphone ? Souhaite-t-elle recevoir les comptes rendus de réunion ou la newsletter de l’entreprise ? Qui peut la contacter ? 

Avant son retour, déterminer si elle aura besoin d’horaires aménagés ou d’un poste de travail adapté. 

Envisager un petit-déjeuner de bienvenue pour son retour. Mais surtout, rester disponible et à l’écoute de ses besoins lors de la reprise. 

Les principales erreurs à éviter :

• Présumer des besoins du collaborateur sans le consulter.
• Sous-estimer la fatigue causée par certains traitements, même longtemps après l’arrêt : l’épuisement physique et mental peut durer.
• Marcher sur des œufs et ne pas oser aller vers le collaborateur qui a traversé une épreuve.
• Ne pas marquer son retour dans l’entreprise.
• Ne pas adapter son poste à son retour, si nécessaire.

Moment clé n° 8 : bonnes pratiques pour l’offboarding

Un collaborateur peut quitter l’entreprise pour de nombreuses raisons : fin de période d’essai, fin de CDD, démission, rupture conventionnelle, etc. Le départ peut venir du collaborateur ou de l’employeur, être volontaire ou non. 

L’offboarding compte d’autant plus à l’heure où l’information, positive comme négative, circule sur les réseaux sociaux. 

Par ailleurs, « le phénomène des boomerang employees explose : des collaborateurs partent et reviennent cinq ans plus tard. Partir parce qu’on est malheureux dans son entreprise, ce n’est pas la même chose que partir pour une meilleure opportunité ailleurs », souligne Sean Winter, VP of Strategy chez LumApps.

Bonnes pratiques pour l’offboarding :

Assurer une transmission fluide des connaissances. Préparer un entretien de départ avec un questionnaire pour comprendre les raisons du départ. 

Les entretiens de départ permettent à l’entreprise de cartographier les raisons des départs et d’identifier des axes d’amélioration.  

Si le collaborateur souhaite rester, être transparent sur les raisons de la séparation, sans se renvoyer la balle entre RH et manager. Et ne pas attendre le dernier moment pour en parler. 

Les principales erreurs à éviter :

• Laisser partir un collaborateur avec des rancœurs et des non-dits. 
• Considérer le temps consacré à l’offboarding comme de l’argent perdu. 
• Ne pas exploiter le feedback du collaborateur sortant pour progresser. 
• Négliger les relations avec les anciens collaborateurs.

Le parcours d’un collaborateur dans une entreprise est une aventure en soi. Il est rythmé par des moments clés, sur une trajectoire imprévisible, aussi riche en rebondissements que la vie elle-même. Ces moments charnières demandent à l’entreprise d’accompagner étroitement ses collaborateurs.

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