20+ questions indispensables pour un appel d’offres intranet

Choisir une nouvelle solution intranet demande une réflexion approfondie et une bonne compréhension de vos besoins comme des capacités des éditeurs. Si votre entreprise passe par un appel d’offres (RFP, request for proposal) pour ses logiciels, ce guide est fait pour vous. 

Passons en revue les questions les plus fréquentes sur les solutions intranet, en détaillant l’approche de LumApps sur chacun de ces points essentiels. 

Ce guide complet de l’appel d’offres vous donne des conseils généraux et vous montre précisément comment LumApps répond à ces enjeux clés. Si vous préparez un appel d’offres intranet, cet article est incontournable.

Quand votre organisation grandit, votre intranet doit suivre. L’évolutivité est un critère clé dans le choix d’une solution intranet : à mesure que votre activité se développe,  votre intranet grandit avec vous. 

Vérifiez que vous pouvez ajouter facilement de nouveaux utilisateurs, des sites multiples pour de nouvelles marques ou implantations, et du contenu, étendre les fonctionnalités et garder de hautes performances sous une charge plus forte. Choisissez aussi un intranet dont la feuille de route produit promet une vraie croissance et des fonctionnalités nouvelles ou améliorées à court terme. 

Questions à poser : 

1. Comment votre solution intranet peut-elle être personnalisée selon nos besoins métier ?
2.  Comment la plateforme accompagne-t-elle la croissance de notre entreprise ?
3. Combien d’utilisateurs la plateforme peut-elle prendre en charge ? 
4. Proposez-vous une fonctionnalité multisite ? 
5. Pouvez-vous connecter des collaborateurs qui n’ont pas de compte Microsoft ou Google ? 
6. Comment votre plateforme accompagne-t-elle les collaborateurs sans bureau ou de terrain ?
7. Quelles langues votre plateforme prend-elle en charge ?
8. Quel niveau de gouvernance proposez-vous ?
9. Une business unit ou un département peut-il gérer son propre espace ou sa propre page intranet ?
    

La vision de LumApps :

Pour LumApps, l’évolutivité est la colonne vertébrale d’un projet intranet réussi. Notre plateforme repose sur des technologies cloud qui offrent une grande flexibilité et une forte évolutivité. Que votre entreprise double de taille, se développe à l’international ou gagne en complexité opérationnelle, la solution intranet LumApps s’adapte sans effort à ces nouveaux besoins. Si vous rachetez une entreprise qui utilise une autre plateforme (par exemple une autre suite collaborative), nous pouvons connecter vos collaborateurs. Nous sommes conçus pour les grandes entreprises, ce qui nous permet d’accompagner des organisations complexes avec des fonctionnalités comme les capacités multisites.  

Notre infrastructure cloud fournit des ressources supplémentaires à la demande pour absorber la hausse du trafic et des besoins de stockage, et garantit ainsi une expérience utilisateur fluide en permanence.
 

Les organisations modernes utilisent une multitude de systèmes et de logiciels, du CRM à l’ERP en passant par les SIRH. La capacité d’un intranet à s’intégrer à ces outils est primordiale : elle réduit les silos d’information, améliore la productivité et crée un espace de travail numérique plus cohérent. Une bonne intégration fluidifie les workflows et donne aux collaborateurs accès aux outils et aux informations dont ils ont besoin, sans jongler sans cesse entre les plateformes.

Questions à poser : 

1. Avec quels systèmes et logiciels existants (SIRH, support, CRM, ERP…) votre solution intranet peut-elle s’intégrer ?
2.  Comment se déroule le processus d’intégration et de mise en œuvre, et quelles sont les difficultés habituelles ?
3. Proposez-vous une intégration avec Microsoft ou Google ?

La vision de LumApps :

Chez LumApps, nous accordons une grande importance aux capacités d’intégration. Notre plateforme intranet est conçue pour être le hub central de votre digital workplace. Ouverte, elle propose un portefeuille de connecteurs natifs qui s’intègrent en profondeur à de nombreux systèmes et logiciels, dont Google Workspace et Microsoft 365, ainsi qu’un studio no-code pour que chaque entreprise développe ses propres intégrations si besoin. 

Notre approche ne se limite pas au partage de données : nous créons un espace de travail unifié où les informations et les outils de ces systèmes s’intègrent directement au quotidien des utilisateurs. Résultat : moins de frictions, plus d’efficacité et un accès immédiat aux ressources dont vos collaborateurs ont besoin.

 

5 questions pour bien mener votre achat technologique

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Le succès d’un intranet dépend largement de son adoption par les collaborateurs. Une expérience simple, avec une navigation intuitive, des contenus personnalisés et un accès depuis tous les appareils et systèmes d’exploitation, est essentielle. Elle permet à tous les collaborateurs, quels que soient leur aisance technique ou leur lieu de travail, de profiter pleinement de la plateforme et favorise la collaboration et la communication dans toute l’organisation. 

Recherchez des fonctionnalités de personnalisation pour que chaque collaborateur voie les contenus et outils adaptés à son rôle, à sa localisation et à ses préférences : l’intranet devient ainsi plus pertinent et plus utile pour chacun. LumApps propose aussi, entre autres, la traduction automatique dans différentes langues et la synthèse vocale pour les collaborateurs malvoyants.

Questions à poser : 

1. Comment votre logiciel intranet garantit-il une expérience simple pour tous les collaborateurs ? 
2. La plateforme est-elle accessible sur différents appareils (smartphones, tablettes, PC, etc.) et systèmes d’exploitation ?
3. Proposez-vous une application mobile ?
4. Cette application mobile peut-elle être personnalisée à nos couleurs (nom, icône et notifications Push) ? 
5. Quelles langues prenez-vous en charge ?
6. Comment accompagnez-vous les collaborateurs sans bureau, les collaborateurs de terrain et ceux qui sont en déplacement ?
7. Quelles fonctionnalités de personnalisation et de notification proposez-vous aux collaborateurs ? 
    

La vision de LumApps :

Chez LumApps, l’expérience utilisateur passe avant tout. Gartner l’a d’ailleurs soulignée dans le Magic Quadrant for Intranet Packaged Solutions. Notre intranet est simple et intuitif : chacun peut l’utiliser sans compétences techniques avancées. 

Nous proposons de nombreuses fonctionnalités de personnalisation, comme la possibilité pour chaque collaborateur de choisir son mode de contact préféré. Vous pouvez aussi aller plus loin en créant des segments de collaborateurs pour envoyer les annonces de l’entreprise selon des critères de profil : chacun reçoit ainsi une information pertinente, au bon moment. 

LumApps propose une application mobile accessible sur tous les appareils, pour que vos collaborateurs restent connectés au bureau, en télétravail ou en déplacement. Notre interface web et mobile est disponible dans les langues suivantes : allemand, anglais, chinois, espagnol, français, hongrois, italien, japonais, néerlandais, polonais, portugais et vietnamien. Nous prenons en charge la création de contenus dans plus de 50+ langues.
 

À une époque où les fuites de données se multiplient et où la confidentialité est une priorité, les mesures de sécurité et les protocoles de protection des données d’une solution intranet sont essentiels. Une plateforme intranet solide doit utiliser un chiffrement avancé, respecter les réglementations internationales comme le RGPD et offrir un contrôle d’accès et des capacités d’audit complets pour protéger les informations sensibles de l’entreprise et des collaborateurs. 

L’IA générative dote les intranets les plus avancés de nouvelles capacités d’automatisation pour les collaborateurs et les contributeurs. L’éditeur doit donc aussi garantir que votre propriété intellectuelle et vos informations sensibles ne sortent pas de l’entreprise lorsqu’elles sont utilisées dans des prompts.   

Questions à poser : 

1. Quelles mesures de sécurité et quels protocoles de protection des données votre solution intranet utilise-t-elle ?
2.  Comment gérez-vous la confidentialité des données et la conformité aux réglementations comme le RGPD ?
3. Quel est le niveau de sécurité de votre technologie d’IA générative ?
    

La vision de LumApps :

La sécurité et la protection des données sont les fondements de la solution intranet LumApps. Nous appliquons un chiffrement de pointe, en transit comme au repos, et notre plateforme est conçue dès l’origine pour respecter le RGPD et les autres normes internationales de protection des données. 

Nous proposons des contrôles d’accès granulaires et des fonctionnalités d’audit qui permettent de gérer précisément qui accède à quelle information et de suivre son utilisation. Cette approche complète protège vos données à tous les niveaux : vous avez l’esprit tranquille et les actifs les plus précieux de votre organisation sont préservés.

LumApps utilise l’intelligence artificielle (IA) en veillant rigoureusement à la confidentialité et à la sécurité des données. Dans l’intranet LumApps, les collaborateurs utilisent souvent des fonctionnalités d’IA pour simplifier leurs workflows et gagner en productivité. Point important : les prompts et les interactions des collaborateurs sur la plateforme restent strictement confinés à l’infrastructure privée de l’entreprise. 

 

Un intranet doit être bien plus qu’un simple dépôt d’informations : c’est une plateforme dynamique qui facilite la collaboration et la communication entre collaborateurs. Réseau social d’entreprise, espaces d’équipe, chat et intégration de la visioconférence sont essentiels pour soutenir une culture collaborative, surtout dans les environnements de travail toujours plus hybrides et à distance.

Questions à poser : 

1. Quels outils et fonctionnalités votre intranet propose-t-il pour faciliter la collaboration et la communication entre collaborateurs ? 
2. Comment ces outils accompagnent-ils le travail hybride et à distance ?
3. Prenez-vous en charge les annonces vidéo et la gestion des vidéos ?

La vision de LumApps :

LumApps s’engage à créer des équipes connectées et engagées. Notre solution intranet réunit un large éventail d’outils de collaboration et de communication pour rassembler vos équipes, où qu’elles se trouvent. 

Des fonctionnalités sociales intégrées qui encouragent le partage et les échanges aux espaces d’équipe qui facilitent la collaboration sur les projets, LumApps met à la disposition de vos collaborateurs une suite complète d’outils pour collaborer efficacement et bâtir une culture d’entreprise forte.

Une communication interne efficace ne se limite pas à partager des informations : il s’agit de transmettre la bonne information aux bonnes personnes, au bon moment, dans un format et sur un canal qui leur parlent. LumApps permet aux organisations de diffuser des campagnes de communication ciblées et riches en médias, pour que chaque message atteigne efficacement son public. La fonctionnalité Campagnes vous permet de segmenter les collaborateurs selon différents critères (rôle, localisation, département, etc.) : vous adaptez plus facilement vos communications et stimulez l’engagement dans toute l’organisation.
 

Une recherche performante est essentielle pour l’utilisabilité d’un intranet. Les collaborateurs doivent trouver rapidement ce dont ils ont besoin, qu’il s’agisse de documents, de contacts ou de contenus précis sur la plateforme. La recherche avancée par IA, avec ses filtres et le traitement du langage naturel, améliore la productivité et fait de l’intranet une base de connaissances efficace pour l’organisation.

Questions à poser : 

1. Quelle est l’efficacité de la recherche dans votre intranet ? 
2. Permet-elle de retrouver facilement des documents, des conversations et d’autres types de contenus sur toute la plateforme ? 
3. Peut-elle se connecter à des plateformes tierces comme Workday ou ServiceNow et en indexer les contenus ? 

La vision de LumApps :

Chez LumApps, nous savons à quel point une recherche puissante compte. Notre moteur de recherche s’appuie sur des algorithmes avancés et sur le traitement du langage naturel pour fournir des résultats rapides et précis. 

Nos filtres avancés permettent aux utilisateurs d’affiner leurs recherches selon différents critères, pour trouver rapidement exactement ce qu’ils cherchent. 

LumApps améliore aussi la recherche grâce à l’IA, avec le traitement du langage naturel (NLP) et les grands modèles de langage (LLM) au service de nombreux usages, comme : 

• Réponses synthétisées
• Recherche prédictive
• Recommandations personnalisées
• Découverte des connaissances
• Génération de contenus
• Recherche par IA adaptée au contexte du client 

Toutes ces fonctionnalités ont été ajoutées pour offrir la meilleure expérience collaborateur possible et une plateforme intranet en phase avec les technologies et les environnements de travail d’aujourd’hui. 

Cette capacité est bien plus qu’un confort : c’est un outil essentiel pour gagner en productivité et tirer pleinement parti de toute la richesse des connaissances de votre organisation.

 

Comment présenter un projet intranet à vos dirigeants

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Un système de gestion de contenu (CMS) solide est une fonctionnalité clé de toute solution intranet : il facilite la création, la gestion et la diffusion des contenus. Cela inclut les textes et documents, mais aussi les contenus multimédias comme les images et les vidéos. Un bon CMS offre des permissions et des contrôles d’accès granulaires, la programmation des contenus et la gestion des versions, pour que le bon contenu atteigne le bon public au bon moment.

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Questions à poser :

1. Comment votre solution intranet prend-elle en charge la gestion de contenu ? 
2. Peut-on contrôler les permissions et l’accès aux informations sensibles ?

La vision de LumApps :

La plateforme intranet LumApps intègre un CMS puissant qui permet à votre organisation de créer, gérer et partager du contenu en toute simplicité. Notre CMS prend en charge une grande variété de contenus, des documents classiques aux médias enrichis. Des permissions et contrôles d’accès granulaires sécurisent les informations sensibles, tandis que la programmation et la gestion des versions facilitent le suivi du cycle de vie des contenus. Cette approche complète soutient votre stratégie de communication : vos collaborateurs restent informés, engagés et alignés sur les objectifs de l’entreprise.

LumApps répond aux besoins en vidéo en donnant aux organisations un contrôle total sur la gestion des contenus vidéo, sans compétences techniques. Cette fonctionnalité permet de créer, gérer et diffuser facilement des vidéos : un outil précieux pour la formation, les annonces et une communication interne engageante. Avec LumApps, chaque collaborateur devient un créateur de contenu potentiel, ce qui enrichit et diversifie la communication interne de votre entreprise.

 

Les performances et la fiabilité d’une solution intranet sont essentielles à son efficacité. Les collaborateurs attendent des temps de chargement rapides et un minimum d’interruptions, car le moindre retard ou incident peut peser lourdement sur la productivité. Un éditeur d’intranet doit offrir des garanties de disponibilité, appuyées par une infrastructure fiable et un support proactif pour résoudre tout problème.

Questions à poser :

1. Quels sont les indicateurs de performance habituels (temps de chargement, taux de disponibilité…) de votre solution intranet ? 
2. Comment garantissez-vous la fiabilité et gérez-vous les interruptions de service ?

La vision de LumApps :

Pour LumApps, performances et fiabilité ne sont pas négociables. Notre plateforme repose sur une infrastructure cloud robuste et évolutive qui garantit une haute disponibilité et des temps de chargement rapides partout dans le monde. Nous surveillons nos systèmes en continu pour traiter les problèmes potentiels avant qu’ils n’affectent votre organisation. Notre engagement de fiabilité se traduit dans nos SLA : vous avez l’esprit tranquille et votre intranet reste disponible dès que vos collaborateurs en ont besoin.

 

La mise en place d’une nouvelle solution intranet n’est qu’un début. La formation et le support continus sont essentiels pour que les collaborateurs tirent le meilleur de la plateforme et que les problèmes techniques soient vite résolus. Une offre de support complète peut inclure une formation à la prise en main, une documentation utilisateur et l’accès à une équipe de support dédiée.

Questions à poser : 

1. Quelle formation et quel support continu proposez-vous pour garantir l’adoption et l’utilisation de la solution intranet ? 
2. Ces services entraînent-ils des coûts supplémentaires ?

La vision de LumApps :

LumApps propose différentes options de prise en main et de formation adaptées aux besoins spécifiques de votre organisation, des tutoriels en ligne et de la documentation aux sessions de formation personnalisées. 

Notre équipe de support dédiée vous aide à résoudre tout problème technique, pour que votre solution intranet fonctionne de façon fluide et efficace. Nous avons aussi une équipe Customer Success qui travaille en tête-à-tête (1-1) avec votre responsable intranet pour vous faire progresser en continu sur la plateforme. Enfin, notre communauté en ligne permet aux responsables intranet de découvrir les dernières mises à jour de LumApps et les bonnes pratiques pour renforcer l’adoption, l’engagement et l’expérience collaborateur.

 

Comprendre la structure de coûts d’une solution intranet est essentiel pour établir votre budget et évaluer le retour sur investissement. La tarification doit être transparente : frais d’installation et de licence, mais aussi coûts de personnalisation, de maintenance et de mises à jour futures. Un modèle tarifaire clair aide les organisations à prendre des décisions éclairées et garantit que la solution intranet apporte de la valeur sur le long terme.

Questions à poser : 

1. Pouvez-vous fournir le détail de la tarification de votre solution intranet ? 
2. Quels sont les coûts d’installation, de personnalisation, de maintenance et de mises à jour futures ?
3. Pouvez-vous partager votre feuille de route produit ? 

La vision de LumApps :

Chez LumApps, nous croyons à une tarification simple et transparente. Notre modèle tarifaire est conçu pour offrir une valeur claire à votre investissement, sans frais cachés ni surprises. Nous proposons plusieurs formules adaptées aux organisations de toutes tailles : vous ne payez que les fonctionnalités dont vous avez besoin. 

Notre équipe travaille à vos côtés pour comprendre vos besoins et construire une offre adaptée à votre budget et à vos objectifs. À mesure que votre organisation grandit et que vos besoins évoluent, nous proposons des options flexibles pour faire évoluer votre solution intranet, afin que vous continuiez à en tirer de la valeur au service de votre réussite.

 

LumApps n’est pas seulement une plateforme intranet : c’est une digital workplace complète qui renforce l’engagement des collaborateurs, fluidifie la communication et favorise une culture d’apprentissage et d’amélioration continus. 

Nous proposons aussi du micro et nano-learning pour que vos collaborateurs progressent dans leur poste. Ces fonctionnalités soutiennent une culture d’amélioration continue et encouragent les collaborateurs à suivre des formations adaptées à leurs besoins et à leurs centres d’intérêt, au service de leurs compétences et de leur évolution de carrière.

Bien sûr, nous avons aussi intégré des fonctionnalités d’IA pour aider les collaborateurs à s’orienter dans la complexité des digital workplaces modernes. LumApps agit comme un assistant numérique au quotidien : rappels au bon moment, notifications personnalisées et accès rapide aux outils et informations les plus utilisés. Vos collaborateurs gèrent ainsi leurs tâches plus efficacement, sont moins submergés par l’information et fluidifient leurs workflows quotidiens. 

En guidant les collaborateurs dans leurs demandes et en déclenchant des processus automatisés, LumApps allège la charge des équipes support et renforce le self-service. Qu’il s’agisse d’ouvrir un ticket au help desk, de poser un congé ou de consulter des procédures opérationnelles, LumApps aide les collaborateurs à trouver l’information et le soutien dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin.

Vous envisagez d’inclure LumApps dans votre appel d’offres ? Prenez rendez-vous avec un expert LumApps dès aujourd’hui. 

Nous serions ravis d’en savoir plus sur vos objectifs. Comment pouvons-nous vous aider ?

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