HVZ donne la parole à tous ses pompiers

Le défi

Avant LumApps, HVZ utilisait principalement SharePoint comme intranet. Mais cette solution ne répondait pas aux attentes des utilisateurs.

HVZ n’avait pas de source unique de vérité pour l’information et le partage des connaissances. Seuls le service communication interne et quelques rédacteurs pouvaient publier des actualités. HVZ travaillait déjà avec des rédacteurs, mais ils se sont découragés, car l’ancienne plateforme n’était pas du tout pratique pour eux. Résultat : peu de contributions et de participation de la part des collaborateurs. L’information était difficile à trouver, car la plupart des documents étaient dispersés dans différents OneDrive et SharePoint. Chercher une information précise prenait beaucoup de temps et manquait d’efficacité.

HVZ voulait connecter tous les équipiers, où qu’ils travaillent, pour qu’ils reçoivent les dernières informations importantes et disposent des ressources dont ils ont besoin.

Par ailleurs, il était impossible de suivre des statistiques, ce qui compliquait la définition d’actions pour favoriser l’adoption de l’outil. Il n’existait pas non plus de fonction « Who is Who » pour trouver des informations sur ses collègues : poste, manager, compétences, centres d’intérêt, coordonnées (numéro de téléphone, prénom, nom…) et spécialités.

L’objectif

HVZ devait passer à une plateforme plus robuste, capable de gérer à la fois la communication ascendante et descendante, et intégrée à ses applications et à la suite collaborative de Microsoft, Office 365. Le plus grand défi : casser les silos.

HVZ avait plusieurs exigences pour son nouvel intranet :

1. Une application mobile

Avec une stratégie mobile-first, l’objectif était d’accompagner par la technologie les collaborateurs en déplacement dans leurs tâches quotidiennes.

2. Un guichet unique

HVZ voulait renforcer la communication entre collaborateurs grâce à une plateforme unique qui simplifie et centralise l’accès aux actualités, procédures, collègues, applications, etc. Le but ultime : renforcer l’engagement.

3. Une plateforme simple à utiliser

Une solution accessible à tout moment, de partout et sur tous les appareils. L’objectif était de créer un digital workplace collaboratif, fluide, personnalisé et inclusif.

La solution

HVZ a choisi LumApps comme fournisseur d’intranet pour sa capacité à transformer sa façon de communiquer, de collaborer, de partager les connaissances et d’engager les collaborateurs, du bureau au terrain. HVZ et Devoteam G Cloud ont travaillé ensemble dès le départ pour construire le digital workplace de HVZ. La nouvelle plateforme connecte les 550 collaborateurs et s’intègre parfaitement aux outils Microsoft.

Fonctionnalités clés

100 % autonome

L’intranet est géré par les équipes communication : il fallait donc un outil simple et flexible, sans compétences en code.

Centralisé

HVZ utilise de nombreuses applications, mais retrouve désormais toutes ses applications et informations au même endroit, grâce à la recherche LumApps.

Gestion des identités et des accès

La possibilité de créer facilement des rôles et de définir des accès précis aux contenus a beaucoup compté dans le choix.

Contenus personnalisés

LumApps permet à HVZ de personnaliser sa communication pour chaque type de collaborateur. Avec des rôles variés dans l’organisation, le ciblage des contenus est essentiel. Les collaborateurs accèdent à des informations pertinentes et personnalisées selon leur profil et leur site. Ils peuvent désormais adapter les contenus (actualités régionales et locales) à chaque caserne.

En bref

• HVZ voulait renforcer la communication entre collaborateurs grâce à une plateforme unique qui simplifie et centralise l’accès aux actualités, procédures, collègues, applications, etc. Le but ultime : renforcer l’engagement et passer d’une communication descendante à une communication à double sens.
• Une communication interne et un engagement des collaborateurs renforcés, dans un hub central. Aujourd’hui, les utilisateurs de HVZ publient 6 fois plus de contenus par mois que l’an dernier, quand HVZ utilisait encore SharePoint.
• Le fil d’actualités permet aux collaborateurs de publier des informations ciblées, pertinentes et au bon moment.

L’application mobile fait aussi une énorme différence ! Le volume de contenus créés chaque semaine a explosé. Aujourd’hui, nous avons plus de 35 nouvelles publications par mois, dont 5 du service communication, alors qu’avant nous avions 35 nouvelles publications en 6 mois, dont 30 rédigées par le service communication.

Jolien Van Damme, Communication Manager chez Hulpverleningszone Waasland

Devoteam G Cloud nous a apporté beaucoup d’analyses sur les possibilités de la plateforme. Ils ont traduit nos besoins organisationnels en mises en œuvre techniques sur la plateforme. Ils nous ont donné plus d’éclairages sur la façon d’intégrer Office 365 à la plateforme. Et en matière de gestion de projet, ils ont fait un travail formidable.

Jolien Van Damme, Communication Manager chez Hulpverleningszone Waasland

Les résultats clés

Le principal résultat : HVZ a cassé les silos grâce à une plateforme de communication unifiée, entièrement intégrée à Microsoft 365.

Les collaborateurs de terrain ne sont plus coupés du bureau. Ils peuvent contribuer rapidement depuis leur mobile ou leur ordinateur et trouver les informations dont ils ont besoin pour travailler.

Aujourd’hui, HVZ utilise Microsoft comme fournisseur d’identité avec l’authentification unique (SSO). Les utilisateurs ne se connectent qu’une fois pour accéder à plusieurs applications.

La consultation des contenus a progressé très vite. Avant LumApps, 70 % des collaborateurs consultaient les contenus une fois par mois. Ce chiffre a augmenté de 10 %. Le taux d’engagement est aussi clairement visible aujourd’hui (on voit qui a réagi à quelles publications), alors qu’avant il n’y avait aucune statistique et les contributions des utilisateurs étaient inexistantes.