10 soluciones para gestionar un equipo híbrido en un modelo de trabajo híbrido
¿Qué es un equipo híbrido?
Un equipo híbrido es una forma flexible de organizar el trabajo: parte de la plantilla trabaja en remoto y otra parte desde la oficina de la empresa u otro centro de trabajo. Este modelo permite a cada empleado decidir si prefiere trabajar en la oficina o aprovechar la flexibilidad del teletrabajo. Así, los empleados combinan el trabajo en remoto con el trabajo presencial. Los miembros del equipo reparten su semana entre el trabajo a distancia (desde casa u otro lugar) y la presencia física en un espacio compartido.
El modelo híbrido aporta varias ventajas a empresas y empleados, entre ellas:
- Permite trabajar donde cada persona es más productiva
- Menos tiempo de desplazamiento para los empleados
- Mejor conciliación entre vida laboral y personal
- Menos estrés y menor riesgo de burnout
- La oficina se convierte en un lugar más colaborativo y creativo
- Las empresas pueden atraer a los mejores candidatos de cualquier parte del mundo
- Es probable que aumenten el compromiso y la productividad de los empleados
- La empresa ahorra en costes de oficinas
- La empresa reduce su huella de carbono
Características clave de los equipos híbridos:
- Flexibilidad: los empleados tienen más autonomía para decidir dónde trabajan.
- Ubicaciones diversas: los miembros del equipo pueden estar dispersos geográficamente y trabajar desde casa, desde un espacio de coworking o desde la oficina.
- Dependencia de la tecnología: los equipos híbridos dependen en gran medida de herramientas digitales (videoconferencia, software de gestión de proyectos, plataformas de colaboración) para comunicarse y coordinarse.
- Equilibrio: los empleados disfrutan de las ventajas del teletrabajo (flexibilidad, productividad) sin perder el contacto presencial que impulsa la colaboración, la innovación y el espíritu de equipo.
Los equipos híbridos son cada vez más habituales, porque las organizaciones buscan equilibrar la satisfacción de los empleados, la productividad y la colaboración.
¿Qué significa lugar de trabajo híbrido?
Un lugar de trabajo híbrido es un modelo flexible que combina el trabajo en remoto con la presencia en la oficina. Los empleados reparten su semana entre el trabajo desde casa (u otro lugar) y el trabajo en una oficina tradicional. El objetivo es unir la flexibilidad del teletrabajo con las ventajas de colaborar cara a cara, para dar a los empleados más autonomía y capacidad de adaptación.
¿Cuáles son las 5 C del trabajo híbrido?
Las 5 C del trabajo híbrido son los principios básicos para que un entorno de trabajo híbrido funcione:
- Comunicación: una comunicación clara, regular y transparente mantiene a los equipos alineados y salva la distancia física.
- Colaboración: un trabajo en equipo eficaz, con herramientas virtuales y encuentros presenciales, que impulsa la innovación y la productividad estés donde estés.
- Cultura: una cultura compartida que incluye por igual a los empleados en remoto y fomenta la inclusión, la confianza y el compromiso.
- Conexión: un esfuerzo consciente por mantener los lazos personales entre los empleados, reducir el aislamiento y crear relaciones sólidas.
- Coherencia: políticas y procedimientos claros que aportan estabilidad y equidad, para que todo el equipo sepa qué se espera de él y mantenga la productividad tanto en remoto como en la oficina.
¿Qué diferencia hay entre el trabajo híbrido y el trabajo en remoto?
El trabajo híbrido combina el trabajo en remoto y el trabajo en la oficina. Los empleados alternan con regularidad entre ambos y suelen repartir su tiempo según su productividad, sus tareas o la política de la empresa.
El trabajo en remoto, en cambio, se desarrolla por completo fuera de una oficina tradicional: desde casa, desde un espacio de coworking u otros lugares alejados de la oficina principal. Quienes trabajan en remoto apenas pisan la oficina, o nunca, y dependen por completo de herramientas digitales de comunicación y colaboración para hacer su trabajo.
En resumen:
- Trabajo híbrido = combinación de oficina y trabajo en remoto.
- Trabajo en remoto = siempre fuera de la oficina tradicional.
¿Qué ventajas tiene una plantilla híbrida?
El modelo de trabajo híbrido ofrece muchas ventajas a empresas y empleados. Aquí tienes un repaso más detallado, con estadísticas y datos que lo respaldan:
1. Permite trabajar donde cada persona es más productiva
El trabajo híbrido da a los empleados libertad para elegir su entorno de trabajo, y eso mejora la productividad: un estudio de la Universidad de Stanford reveló que quienes trabajaban en remoto rendían un 13 % más que sus compañeros en la oficina. (Fuente:resourcequeue.com)
2. Menos tiempo de desplazamiento para los empleados
Al trabajar en remoto parte del tiempo, los empleados reducen mucho o eliminan sus desplazamientos diarios: la Office for National Statistics (ONS) concluyó que los trabajadores híbridos se ahorraban una media de 56 minutos al día en trayectos. (Fuente: theguardian.com)
3. Mejor conciliación entre vida laboral y personal
La flexibilidad propia del modelo híbrido ayuda a equilibrar las responsabilidades profesionales y personales: el 76 % de los empleados afirma que el trabajo híbrido ha mejorado su conciliación.
4. Menos estrés y menor riesgo de burnout
El trabajo híbrido puede aliviar el estrés y reducir el riesgo de burnout: el 79 % de los trabajadores híbridos se siente menos agotado, el 78 % menos estresado y el 72 % menos ansioso. (Fuente: testgorilla.com)
5. La oficina se convierte en un lugar más colaborativo y creativo
Cuando los empleados van a la oficina para tareas concretas, el contacto presencial puede centrarse en la colaboración y la creatividad: el modelo híbrido combina las ventajas de la oficina con las del trabajo desde casa y fomenta la colaboración y la innovación en los días presenciales. siepr.stanford.edu
6. Las empresas pueden atraer a los mejores candidatos de cualquier parte del mundo
Ofrecer un modelo híbrido amplía la cantera de talento más allá de las fronteras geográficas: el trabajo en remoto permite que empresas y empleados se encuentren aunque estén muy lejos.
7. Es probable que aumenten el compromiso y la productividad de los empleados
El trabajo híbrido puede aumentar la satisfacción y la eficiencia de los empleados: el 63 % de los CEO observó un aumento de la productividad tras pasar a un modelo híbrido. testgorilla.com
8. La empresa ahorra en costes de oficinas
Con menos empleados en la oficina a la vez, las empresas pueden reducir el espacio que necesitan: el 90 % de los CEO afirma que el trabajo híbrido les ha ayudado a reducir costes. testgorilla.com
9. La empresa reduce su huella de carbono
Menos desplazamientos y un uso más eficiente de la oficina se traducen en beneficios medioambientales: el trabajo en remoto puede reducir los atascos y la contaminación del aire al haber menos coches en la carretera. en.wikipedia.org
En resumen, el modelo de trabajo híbrido ofrece muchas ventajas: más productividad, más bienestar para los empleados, ahorro de costes y beneficios medioambientales. Por eso es una opción muy atractiva para las empresas de hoy.
Habilidades para gestionar una plantilla híbrida
Gestionar equipos en remoto no es lo mismo que gestionar empleados que trabajan solo en la oficina. Los empleados en remoto se acostumbran a trabajar con autonomía y a colaborar con compañeros que no se sientan en la mesa de al lado ni al final del pasillo. Es posible que los managers tengan que adaptar su estilo de gestión al entorno de trabajo en remoto.
— Da prioridad a la comunicación
Cuando el equipo está repartido en varios lugares, una comunicación clara y directa es clave para su éxito. Elige las herramientas de colaboración que mejor funcionen para tu equipo híbrido. Fija pautas para el uso del correo electrónico, la mensajería instantánea, los mensajes de vídeo y las llamadas. También puedes añadir herramientas para compartir archivos.
— Programa reuniones de proyecto periódicas
Mantén al equipo en el buen camino con reuniones de proyecto semanales. Cada proyecto nuevo debería empezar con una reunión de lanzamiento en la que se presenten las pautas. En estas reuniones, el equipo puede comentar sus avances y pedir ayuda si la necesita. El manager puede aclarar tareas y plazos para todo el equipo.
— Crea una cultura de empresa sólida con eventos virtuales
Una cultura de empresa sólida es una clara ventaja, porque impulsa el compromiso y la retención de los empleados. Crear buenas relaciones de trabajo cuesta más cuando el equipo trabaja en lugares distintos, e incluso en zonas horarias diferentes.
Organiza actividades virtuales de team building para que los miembros del equipo se conozcan más allá del trabajo. Colaborarán con más facilidad si sienten que tienen algo en común y que todos forman parte del grupo.
— Prioriza el desarrollo profesional
Trabajen en la oficina o en remoto, todos los empleados deben tener las mismas oportunidades de crecer. La empresa puede ofrecer formación online a quien le interese, con sesiones tipo “lunch and learn”, o financiar cursos de desarrollo profesional.
1. Define una política de trabajo híbrido
Cuando la empresa decide combinar trabajo en la oficina y en remoto, los empleados necesitan saber qué esperar. La política de trabajo híbrido debe incluir:
- el equipamiento de la empresa
- la ciberseguridad
- las normas para la comida y otras pausas durante la jornada
- el horario laboral de los empleados en remoto
El manual del empleado ya debería recoger estos puntos:
- Puestos que se desempeñan mejor en la oficina que en remoto
- Número de días que los empleados deben pasar en la oficina cada semana o cada mes
- Si algunos empleados deben ir a la oficina para reuniones o para colaborar con el equipo
2. Fija expectativas claras para todos los empleados
Asegúrate de que todo el equipo recibe la información sobre proyectos, objetivos y plazos. Cuando cambia un plazo, es fácil que quienes trabajan desde casa se queden fuera, porque no comparten espacio con el resto del equipo.
- Para evitarlo, programa reuniones virtuales periódicas con todo el equipo para revisar el avance de los proyectos en curso. Si alguien se atasca o necesita ayuda, debe decírselo cuanto antes a su manager o a sus compañeros.
- Quienes trabajan en remoto deberían estar conectados durante unas horas clave para ir al ritmo del resto del equipo.
- Los managers pueden animar a su equipo a proponer temas para las reuniones.
3. Anima a los empleados a compartir sus ideas
Quien gestiona un equipo híbrido trabaja con personas con distintos estilos de trabajo. Cada una aporta su trayectoria y su personalidad. El manager debe crear un entorno abierto en el que todos se sientan cómodos compartiendo sus ideas con el resto del equipo.
La colaboración entre empleados puede darse en una reunión de equipo, en un chat en tiempo real o en comunidades sociales online, donde personas con intereses comunes publican, comentan y reaccionan a contenidos sobre distintos temas. El Employee Directory sirve para encontrar a las personas con los conocimientos y la experiencia adecuados para cada proyecto, porque incluye habilidades e intereses además de la trayectoria profesional.
4. Crea un clima de confianza en tu equipo en remoto
Según la Harvard Business Review, para que las personas trabajen bien juntas hacen falta dos tipos de confianza:
- Confianza en la competencia: la convicción de que los demás harán el trabajo prometido y de que será de calidad; y
- Confianza interpersonal: la convicción de que los demás tienen buenas intenciones y actúan con integridad.
Con el teletrabajo cada vez más normalizado, los miembros del equipo pasan menos tiempo cara a cara. No ven cómo sus compañeros preparan las reuniones con notas detalladas. Tampoco ven las pruebas de que alguien ha trabajado hasta altas horas para cumplir un plazo, como los envases de comida para llevar por la oficina a la mañana siguiente.
En lugar de vigilar de cerca si cada uno hace su trabajo, parte de la confianza por defecto. Los trabajadores que se sienten constantemente controlados pierden compromiso cada vez que su manager los supervisa.
5. Asegúrate de que todos se sientan incluidos
Uno de los retos de gestionar equipos híbridos es conseguir que los empleados se sientan escuchados y valorados como parte del equipo. Es fundamental no tratar a ciertos grupos de forma distinta o como si valieran “menos”, como el personal de limpieza o las personas con movilidad reducida. También puede haber un sesgo inconsciente contra quienes trabajan en remoto, así que asegúrate de que tengan las mismas oportunidades que quienes trabajan en la oficina. Los empleados que trabajan desde casa valen tanto como los que comparten espacio con sus compañeros, y de vez en cuando puede que haya que recordárselo.
El Employee Recognition Center es el lugar para reconocer a quienes se han distinguido por ir más allá en su trabajo. Sirve para reconocer a personas, equipos y contenidos excelentes.
6. Deja de contar las “horas trabajadas” y mide los avances y los plazos
Si piensas en las mejores prácticas para gestionar equipos híbridos, hay una idea que debe desaparecer: que todo el mundo tiene que pasar ocho horas al día en su mesa. Quien cobra por un trabajo que consiste en pensar o imaginar algo no tiene por qué estar en su mesa para estar “trabajando”. Al evaluar la eficacia de los empleados en remoto, fíjate en si avanzan en sus proyectos y cumplen los plazos.
La app LumApps Mobile Intranet ayuda a los equipos en remoto a sacar el máximo partido de la flexibilidad. Los empleados pueden tomar notas desde cualquier lugar, contactar con sus compañeros para hacer preguntas o compartir ideas, y buscar fácilmente en la intranet la información y los documentos que necesitan.
7. Usa una solución integrada de comunicación y colaboración
En un modelo híbrido conviven empleados en remoto, híbridos y presenciales a tiempo completo. Todos pueden comunicarse con software integrado como Microsoft 365 o Google Workspace.
Es una de las mejores formas de gestionar equipos híbridos y en remoto. Permite acceder al correo y a los archivos de OneDrive o Google Drive, usar Google Meet o Microsoft Teams, etc., desde una única plataforma.
8. Crea un programa de mentoring
El mentoring es clave para apoyar a los empleados y ayudarles a desarrollar sus capacidades. Con el trabajo híbrido, los programas de mentoring pueden funcionar a distancia.
Para crear un programa de mentoring, empareja a empleados nuevos o junior con los que mejor rinden. Mentores y mentorizados fijan juntos objetivos de habilidades y de carrera (a corto y a largo plazo). Los mentores también están disponibles para hablar de temas como la conciliación cuando se trabaja desde casa.
Lanza un Leadership Corner junto con el programa de mentoring. Los empleados pueden acceder a las noticias y las iniciativas de la empresa. Deja que conozcan a la dirección a través del blog del CEO.
9. Reserva tiempo “sin reuniones”
Nadie rinde al máximo con la agenda llena de reuniones de equipo. Hace falta reservar tiempo a lo largo de la semana para que los empleados puedan concentrarse en su trabajo.
Cuando hay franjas marcadas como “sin reuniones”, todos se plantean si de verdad hace falta programar una reunión en otro momento. ¿Bastaría con un correo electrónico? Todo el equipo es más productivo cuando las reuniones se reservan para asuntos importantes o urgentes.
Durante el tiempo “sin reuniones”, los empleados pueden seguir enviando mensajes instantáneos a través de Slack u otras apps si lo necesitan. Quien envía el mensaje puede indicar lo urgente que es.
10. Ayuda a tu equipo a entender su forma de trabajar
Las plataformas digitales pueden recopilar todo tipo de información sobre cómo trabajan los empleados en remoto. Gestionar una plantilla híbrida implica también contar a cada empleado en qué destaca y acompañarle en lo que puede mejorar. El manager puede señalar cómo mejorar la comunicación del equipo, ganar concentración y colaborar mejor para aumentar la productividad global.
A cada empleado, el manager puede sugerirle formas de reducir distracciones al trabajar desde casa o de usar mejor la plataforma online para sacarle el máximo partido.
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Un equipo híbrido combina empleados que trabajan en remoto con empleados que trabajan desde la oficina. Sus miembros suelen repartir la semana entre el trabajo en remoto y un espacio compartido. Así, los empleados tienen más autonomía para decidir dónde trabajan. Los equipos híbridos dependen mucho de herramientas digitales como la videoconferencia y las plataformas de colaboración.
Las cinco C son comunicación, colaboración, cultura, conexión y coherencia. La comunicación mantiene a los equipos alineados estén donde estén. La colaboración combina herramientas virtuales y contacto presencial. La cultura incluye por igual a los empleados en remoto, y la conexión reduce el aislamiento. La coherencia significa políticas claras y justas para que todo el equipo sepa qué se espera de él.
El trabajo híbrido combina el trabajo en remoto y en la oficina. Los empleados alternan entre ambos con regularidad, a menudo según sus tareas o la política de la empresa. El trabajo en remoto se desarrolla por completo fuera de una oficina tradicional. Quienes trabajan en remoto apenas van a la oficina, o nunca, y dependen por completo de herramientas digitales.
Quien gestiona un equipo híbrido debe dar prioridad a la comunicación. Eso implica elegir las herramientas adecuadas y fijar pautas para el correo, el chat, el vídeo y las llamadas. También conviene celebrar reuniones de proyecto semanales para que el trabajo avance. Además, hay que construir cultura con eventos virtuales y dar a todos los empleados las mismas oportunidades de desarrollo.
Los equipos híbridos se apoyan en la videoconferencia, el software de gestión de proyectos y las plataformas de colaboración. Suites integradas como Microsoft 365 o Google Workspace conectan correo, archivos y reuniones. Un directorio de empleados ayuda a encontrar compañeros con las habilidades adecuadas. Una app de intranet móvil, como LumApps, permite al personal en remoto encontrar documentos y conectar desde cualquier lugar.
Deja de contar las horas trabajadas. En su lugar, comprueba si las personas avanzan en sus proyectos y cumplen los plazos. Un trabajo que consiste en pensar no exige ocho horas en una mesa. Protege el tiempo sin reuniones para que todos puedan concentrarse. Después, acompaña a cada persona: dónde destaca y en qué puede mejorar.
