Cómo la sobrecarga de información está frenando la productividad en tu empresa

¿Cansado de la búsqueda diaria del tesoro para encontrar información? En el ritmo de trabajo actual, encontrar lo que necesitas no debería ser una tarea pesada. Debería ser fluido, intuitivo y devolverte al trabajo rápido. Por eso en LumApps nos alegra presentar Ask AI, nuestro motor de búsqueda aumentada que lleva la gestión del conocimiento y la recuperación de información a otro nivel. AskAI no se limita a encontrar palabras clave: entiende el significado de tus búsquedas. Después usa la IA para dirigir tus consultas de forma inteligente a las fuentes adecuadas y te permite actuar directamente. Veamos cómo AskAI puede transformar el conocimiento de tu organización e impulsar la productividad de los empleados.

La fuga de productividad: por qué cuesta tanto encontrar información en el trabajo

A todos nos ha pasado. La búsqueda desesperada de ese documento clave. El scroll interminable por carpetas. Los mensajes a compañeros con la esperanza de que alguien sepa dónde está esa información o a quién preguntar. Es una frustración universal en el trabajo, y les sale muy cara a las empresas.

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Los empleados dedican un tiempo valioso a buscar lo que necesitan, tiempo que podrían dedicar a su trabajo real. Esto afecta a la productividad, a la innovación e incluso a la satisfacción de los empleados. Según Gartner, al 47 % de los trabajadores digitales le cuesta encontrar la información que necesita para hacer su trabajo. No es una simple molestia: es una fuga importante de recursos para la empresa. Genera una experiencia frustrante y ralentiza a toda la organización. Puede ser algo tan sencillo como buscar los precios más recientes o tan complicado como encontrar al experto adecuado para una tarea compleja: nos ahogamos en información difícil de recuperar. El problema no es la información, sino la capacidad de encontrar al instante lo que es relevante y necesario.

Más información: ¿Qué es la sobrecarga de información?

LumApps Ask AI: búsqueda más inteligente y accionable, resultados más rápidos

LumApps siempre ha consistido en conectar personas e información. Entendemos la frustración de la búsqueda diaria de información. Por eso nos ilusiona presentar Ask AI, una experiencia de búsqueda aumentada que transforma la forma de encontrar lo que necesitas dentro de tu organización. Hemos reinventado cómo funciona la búsqueda en el digital workplace.

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Ask AI no se limita a indexar palabras clave: entiende la intención y ofrece resultados muy relevantes. Así lo hacemos:

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Búsqueda semántica: se acabó la coincidencia rígida de palabras clave. Ask AI usa una potente búsqueda semántica que te permite consultar con sinónimos, siglas y lenguaje natural. El algoritmo entiende lo que quieres decir, no solo lo que escribes. Puedes pedir “Busca material de marketing”, pero también “Dame los documentos de la campaña Go Fast” o “¿Alguien me puede explicar el precio de la oferta Pro?”.

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Reglas de búsqueda y enrutamiento inteligente: vamos más allá de las consultas sencillas. Ask AI usa reglas de búsqueda avanzadas para entender tu intención. Por ejemplo, una búsqueda de "vacaciones" puede dirigirse a tu sistema de RR. HH., una de "responsable de ventas en España" irá directamente al organigrama y una de "precios de producto" recurrirá al asistente de IA de precios. Adaptamos la búsqueda a lo que busca el empleado y a su contexto.

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Capacidades de búsqueda diversas: Ask AI ofrece una búsqueda segmentada y diversificada según tu consulta. Entendemos cada tipo de petición y dónde encontrar la información:

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• Búsqueda en fuentes de LumApps: índice completo del contenido, con reglas de búsqueda adaptadas por tipo de contenido, carpeta o comunidad.
• Fuentes externas: la misma calidad de búsqueda para tus fuentes de datos externas, como documentos guardados en carpetas de SharePoint de Microsoft 365 o en Google Drive
• Búsqueda impulsada por IA: usamos Google Vertex AI y Azure OpenAI para una indexación y una recuperación potentes.
• Bring Your Own Agent: las empresas con sus propios LLM y agentes RAG pueden integrarlos directamente en Ask AI para una experiencia de búsqueda aún más personalizada y optimizada. Dicho de forma sencilla: si tienes tus propias herramientas de IA entrenadas específicamente para tu empresa, puedes conectarlas a AskAI para que los resultados se ajusten aún más a tus necesidades
• Búsqueda de imágenes: busca contenidos e imágenes no solo por el texto que las rodea, sino también por lo que muestran.

Ask AI en acción: casos reales

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El potencial de Ask AI se entiende mejor con sus aplicaciones prácticas. Estas son solo algunas formas en que Ask AI puede ayudar a tu plantilla:

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• Consultas generales sobre la empresa: encuentra rápido las noticias de la empresa, entiende la estructura organizativa o identifica a los expertos en un tema. Ejemplos: "¿Qué hay de nuevo en la empresa?", 
• Consultas sobre personas: descubre quién hace qué: "¿Quién es el responsable de ventas en España?", "¿Quién sabe de IA en la empresa?".
• Consultas sobre aplicaciones de negocio: ¿Qué herramienta uso para notificar una incidencia?
• Acceso a políticas y procedimientos: encuentra las políticas internas de forma rápida y sencilla. Ejemplos: "¿Cuál es la política de RR. HH. sobre vacaciones?", "¿Cuáles son las normas de IT para crear contraseñas?".
• Información de producto: da a tus equipos un conocimiento preciso del producto. Ejemplos: "¿Cuál es el precio de nuestra oferta Pro?", “¿Cuáles son las objeciones más frecuentes sobre la Enterprise Edition y cómo las respondo?”. En este caso, podemos recurrir a un agente de IA creado por tu equipo de Product Marketing con prompts específicos para responder a estas preguntas sobre el producto.
• El enfoque híbrido: deja que el índice encuentre el documento o usa un agente específico para un caso muy concreto. Tú tienes el control total. 

El valor de Ask AI está en su capacidad para adaptarse a tus necesidades. Obtienes a la vez las ventajas generales de una búsqueda inteligente y la posibilidad de profundizar en un tema concreto, con documentos seleccionados y una IA afinada.

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Tú eliges, tú decides: trae tu propio LLM o usa el de LumApps

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Sabemos que las organizaciones tienen necesidades distintas en materia de IA. Por eso Ask AI ofrece ambas opciones:

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• Instancia LumApps: usamos Vertex AI de Google y OpenAI en Azure para ofrecer una potente experiencia de búsqueda con IA lista para usar. Todos los clientes de AskAI tienen acceso por defecto a estos motores de búsqueda. El índice de búsqueda se aloja aquí por defecto, con un precio estable y predecible.
• Bring Your Own LLM/RAG: las empresas pueden conectar directamente sus propios LLM y agentes RAG (creados con Vertex o Azure OpenAI Studio) para aprovechar su conocimiento interno especializado. Son más flexibles y suelen permitir más personalización.
• Modelo híbrido: lo mejor de ambos mundos. Usa nuestro motor de búsqueda y paga por uso en los demás casos.

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Este enfoque híbrido te permite equilibrar la facilidad de implantación con experiencias de búsqueda muy personalizadas y sacar el máximo valor para tu organización.

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El arma secreta: búsqueda accionable con micro-apps

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Ask AI va más allá de encontrar información: permite actuar. Con nuestra funcionalidad de micro-apps, llevamos la búsqueda más allá de los resultados, hacia acciones concretas.

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Imagina esto: buscas "pedir vacaciones". Ask AI muestra tu saldo de días libres y te ofrece una micro-app para enviar la solicitud directamente en tu sistema de RR. HH. (Workday, SAP SuccessFactors, etc.) sin salir de LumApps. Se acabó el cambio de contexto y la navegación por interfaces complejas de sistemas de terceros. Así puedes actuar directamente desde los resultados de búsqueda. Este nivel de integración acelera las tareas diarias de los empleados y ofrece una experiencia potente e inmediata.

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Lo que viene: el futuro de la intranet impulsada por IA

Ask AI es el motor de LumApps para la gestión del conocimiento y la búsqueda aumentada. Pero vamos a llevar la IA aún más lejos. Nuestra visión es usar la IA para potenciar las capacidades de cada empleado, creador de contenido y administrador. Estas son solo algunas de las formas en que ampliaremos esas capacidades en los próximos meses:

1. IA generativa fundamentada para crear contenido: estamos conectando Ask AI con nuestras capacidades de IA generativa para crear contenido de forma potente, como generar ofertas de empleo internas a partir de datos existentes o redactar casos de éxito a partir de logros anteriores. No nos limitamos a documentos estructurados: podemos ir mucho más allá.
2. IA generativa en todas partes para mejorar la experiencia del empleado: llevamos la IA generativa a cada rincón de la experiencia LumApps para derribar barreras y mejorar el flujo de trabajo, con funciones como:
3. Romper la barrera del idioma: la traducción fluida dentro de la plataforma permitirá a los equipos globales colaborar y comunicarse con más eficacia. ¡Se acabaron los malentendidos por la traducción!
4. Texto a voz, sobre todo para los empleados operativos en movilidad: permite a tus empleados operativos acceder a información crítica sobre la marcha, incluso cuando no pueden mirar una pantalla. Buscar y actuar con la voz, de forma sencilla, es la clave para que toda tu plantilla adopte el digital workplace.
5. Análisis de sentimiento para RR. HH.: da a RR. HH. información potente y accionable sobre el engagement de los empleados analizando los sentimientos expresados en las comunicaciones de la plataforma. Te damos los mejores datos para tomar las mejores decisiones e implicar a tus empleados.
6. Evaluación y recomendaciones inteligentes de contenido: ayuda a los creadores de contenido a gestionar el flujo de información en las grandes organizaciones. Con la IA, puedes recomendar buenas prácticas y gestionar el ciclo de vida de los documentos para mantener el contenido relevante y actualizado.
7. La gestión del conocimiento, evolucionada: estamos mejorando todo el ciclo de vida de la gestión del conocimiento, desde la identificación de expertos y la creación de contenido hasta su curación, todo dentro del entorno LumApps. Queremos que la intranet sea tu hub central para encontrar, crear y compartir conocimiento. Mejoraremos la gestión del conocimiento de la A a la Z y haremos de la intranet la fuente común de información. El portal para empleados te ayudará a curar el conocimiento y se enriquecerá con IA generativa para crear y actualizar contenido de forma colaborativa.

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Reflexiones finales

Seamos sinceros: a veces buscar información en el trabajo es como perderse en una jungla digital. No solo estás perdido, probablemente también te preguntas “¿Y ahora qué?”. ¡Pero no temas, intrépido buscador de conocimiento! Con Ask AI tienes un guía fiable (y quizá una brújula) para orientarte en todo ese caos de información y, además, actuar directamente desde los resultados de búsqueda. ¿Listo para cambiar la frustración por encontrar y hacer sin esfuerzo? Contacta con nosotros hoy: te prometemos que se acabó vagar entre carpetas y sistemas.

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