Come Veolia unifica 33 intranet in un'unica piattaforma
Consolidamento del digital workplace
A seguito di una fusione globale, la divisione tecnologie dell'acqua di Veolia ha sostituito 33 siti LumApps e migliaia di Google Sites con un'unica intranet globale. Nel primo mese la piattaforma ha registrato oltre 16.000 visitatori unici, raggiungendo la quasi totalità della popolazione aziendale (circa 17.600 persone in 54 Paesi).
Dati chiave
Il contesto
La divisione per le tecnologie dell'acqua di Veolia, parte del Gruppo Veolia, è un motore di crescita chiave della strategia GreenUp 24-27.
Circa 17.600 dipendenti lavorano in 54 Paesi, distribuiti tra business unit, funzioni e regioni.
La sfida
I dipendenti cercavano informazioni navigando tra 33 siti LumApps. Il volume dei contenuti era cresciuto più velocemente della struttura organizzativa, creando un'esperienza frammentata da regione a regione.
Il patrimonio digitale contava oltre 2.600 pagine e 4.600 notizie (più di 7.300 contenuti totali). Tra questi, oltre 1.600 pagine non venivano aggiornate da un anno e più di 3.100 contenuti registravano meno di 20 visualizzazioni nello stesso periodo. Trovare risposte affidabili richiedeva tempo e la collaborazione tra regioni rimaneva limitata.
L'integrazione post-fusione ha reso il progetto ancora più prioritario, fissando tre obiettivi chiave:
- Raccogliere le informazioni globali e locali in un unico spazio governato
- Offrire a ogni regione, business unit e funzione uno standard di pubblicazione coerente
- Supportare la collaborazione "One Veolia" attorno a un'identità condivisa
La soluzione: Un unico sito globale governato end-to-end
Il progetto ha affrontato quattro criticità principali: contenuti duplicati, obsoleti, bloccati o inaccessibili per barriere linguistiche.
Passo dopo passo, la divisione tecnologie dell'acqua di Veolia ha creato un sito globale come punto di accesso unico all'informazione globale e locale. Contenuti aziendali, risorse operative e spazi collaborativi convivono ora in una struttura uniforme in ogni regione.
Una struttura scalabile
Un modello a quattro livelli organizza i contenuti globali, regionali, locali e di team, coniugando portata globale e rilevanza locale. Template, layout di pagina e standard grafici garantiscono un'esperienza omogenea in tutti i Paesi.
Hub per i team
Hub dedicati consentono a team e funzioni di pubblicare e gestire i propri contenuti in autonomia. Gli Spazi collaborativi sostituiscono i vecchi strumenti frammentati, mantenendo chiaro e pulito il sito principale.
Una governance solida
Regole di proprietà dei contenuti, workflow di approvazione e un processo strutturato per le notizie definiscono con precisione chi pubblica cosa e quando. Formazioni dedicate guidano tutti i team editoriali.
Navigazione guidata dai percorsi utente
La struttura di navigazione segue le reali abitudini di ricerca dei dipendenti, riducendo i tempi di accesso ai contenuti chiave e migliorando la rintracciabilità delle informazioni.
La campagna di lancio
La campagna ha accompagnato l'intera transizione attraverso storytelling, attività di teasing, gamification e coinvolgimento locale.
Rilasci e funzionalità sono stati distribuiti man mano che erano pronti, garantendo un'attenzione costante nel tempo anziché limitata a un singolo annuncio.
Elemento centrale della campagna è stata una caccia al tesoro digitale: dieci scrigni nascosti nel sito hanno spinto i dipendenti a esplorare struttura, contenuti e funzionalità per trovarli. Attività di teasing, referral interni e messaggi mirati hanno veicolato la campagna tramite notizie, e-mail, locandine e schermi aziendali.
L'adozione: Co-progettare e poi trasferire l'autonomia
Il team centrale ha coinvolto gli stakeholder fin da subito, lavorando sui loro contenuti e creando le pagine per loro conto per garantire standard elevati di qualità e governance. Successivamente, la gestione è stata riaffidata ai singoli team, supportati da linee guida, strumenti e formazione.
Referenti per i contenuti, hub owner e team di comunicazione locali hanno lavorato in parallelo per diversi mesi per migrare i contenuti e promuovere la nuova intranet nelle rispettive strutture.
Un Hub dedicato riunisce tutti coloro che creano e mantengono l'intranet per condividere buone pratiche, aggiornamenti e risposte utili.
I dipendenti hanno ricevuto kit di benvenuto, risorse formative e supporto continuo. La funzionalità Promote ha riportato le parole chiave della campagna su materiali cartacei e schermi aziendali, guidando gli utenti ai contenuti corrispondenti sull'intranet.
In questo percorso si è consolidato un nuovo modello operativo: la comunicazione interna ed executive fa capo a un team centrale, che lavora al fianco dei referenti regionali, dei content owner e degli hub owner in tutta l'azienda.
I risultati
- Da 16.000 a 18.000 visitatori unici mensili da novembre 2025 a marzo 2026
- Oltre 27.000 visitatori totali dal lancio, a dimostrazione di una copertura che va oltre la sola popolazione Water Tech
- Durata media della sessione in aumento da 1 min e 43 sec (nov. 2025) a 2 min e 34 sec (marzo 2026), con una media di 2 min e 29 sec dal lancio
- 839 contenuti, 490 post, 339 articoli e 162 eventi pubblicati sulla piattaforma
- Forte adozione degli Spazi collaborativi, che hanno sostituito gli strumenti frammentati usati in precedenza
Cosa ha fatto la differenza
- Creare le pagine e poi trasferire la gestione
Il team centrale ha sviluppato i contenuti e creato le pagine per conto degli stakeholder, per poi riaffidare loro la gestione insieme a linee guida, strumenti e formazione. - Rilasci graduali, non un unico evento
L'introduzione progressiva di funzionalità e traguardi ha mantenuto alta l'attenzione mentre la piattaforma continuava a crescere. - Trasformare la scoperta in una caccia al tesoro
Una caccia al tesoro digitale ha spinto i dipendenti a esplorare il nuovo sito per trovare dieci scrigni nascosti, rendendo la scoperta il motore dell'adozione.
I prossimi passi
I vecchi siti LumApps sono stati chiusi a dicembre 2025 e cancellati definitivamente a marzo 2026. I team di comunicazione regionali hanno ricevuto nuovi strumenti di campagna a giugno 2026 e la funzione Broadcast è in fase di rilascio. La traduzione basata su IA copre ora 39 lingue, mentre la funzionalità Promote continua a collegare le campagne fisiche ai contenuti dell'intranet.
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