Comment garder le lien avec ses travailleurs non connectés ?

Les nouvelles technologies sont devenues essentielles pour les entreprises qui cherchent à communiquer avec des équipes distribuées, qu'elles soient à la maison, au bureau ou sur le terrain. Les travailleurs de tous types ont le même besoin de rester informés et connectés au sein de leur organisation. En situation de crise, comment les entreprises peuvent-elles faciliter une communication efficace sans diminuer la productivité ?

Quand la déconnexion devient critique en temps de crise

Parce que la santé et la sécurité de chaque individu sont une priorité, lorsqu'une crise survient, il est essentiel de partager des informations exploitables et précises en temps opportun. Ceci est souvent facile à mettre en place pour les employés de bureau. Quelques articles de presse ou alertes ciblées sur l'intranet, quelques emails officiels… structurent un plan de communication d'urgence organisé.

Qu'en est-il des employés disparates ou déconnectés ? Sans identité numérique d'entreprise, adresse email d'entreprise ou téléphone professionnel, les solutions efficaces se font plus rares. Les travailleurs peuvent se demander : « Devrions-nous venir travailler demain ? Notre entreprise ne dit rien mais certaines personnes proches de moi prennent déjà des précautions.

Chocs à court terme et isolement

Les collaborateurs sur le terrain sont souvent les plus impactés par les situations de crise. Contrairement aux employés de bureau, ils ne peuvent pas travailler à distance. Ceux qui le peuvent doivent adapter temporairement et rapidement leurs activités.

L'entreprise a un rôle clé à jouer pour les travailleurs déconnectés en rassurant et relayant les informations officielles, en partageant les mesures de sécurité et en anticipant le retour à une activité normale. L'isolement n'est pas une fatalité, des solutions existent et méritent d'être explorées de toute urgence en temps de crise.

Le rôle clé des managers de terrain

Servir de relais entre la direction opérationnelle et les travailleurs essentiels, les managers de terrain sont indispensables à une bonne communication, assurer un flux continu d'informations entre le siège (souvent bien équipé) et le terrain (souvent déconnecté). Le responsable de terrain a un rôle clé à jouer en cas de crise et sera un allié crucial pour mettre en place les bonnes solutions et s'assurer que les bons outils sont disponibles.

1. Informations officielles par le biais d'adresses e-mail personnelles

Tant que les gens acceptent de partager leur adresse personnelle, c'est souvent le moyen le plus rapide de garder un lien officiel avec l'organisation. Cette solution limite l'isolement vis-à-vis de l'entreprise en situation de crise en communiquant la bonne marche à suivre ainsi que les changements opérationnels quotidiens à tous les employés. Il incombe aux managers de collecter les adresses et de les transmettre le cas échéant dans la chaîne de commandement au support, aux RH et aux autres équipes concernées.

3. Accès ciblé à l'intranet de l'entreprise

La force de cette solution est qu'elle représente un canal de communication plus officiel et légitime pour l'entreprise, avec des contrôles et une gouvernance d'entreprise en place. L'équipe de communication ayant une meilleure maîtrise de l'information, l'entreprise peut s'adapter plus facilement.

Dans le cas où il n'est pas possible de donner un accès complet à chaque employé, quelques solutions supplémentaires peuvent être envisagées :

• Accès pour chaque collaborateur, limité à certains usages critiques pour la gestion de crise,
• Accès pour une unité commerciale ou une équipe, avec certaines restrictions le cas échéant pour les comptes partagés,
• Accès pour les gestionnaires de terrain.

4. Associez les bons canaux aux bons cas d'utilisation

E-mail de l'entreprise, tandis que offrant des lignes de communication claires pour les informations descendantes, peut être moins efficace pour la communication horizontale entre certains employés. Un intranet d'entreprise permet aux dirigeants de publier et d'organiser les bonnes connaissances, tout en partageant les informations les plus importantes avec les bonnes personn

Les managers et les dirigeants doivent naviguer efficacement dans tous les canaux disponibles en cas de crise.

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5. Utiliser un intranet d'entreprise en situation de crise

L'utilisation de l'intranet d'entreprise présente de nombreux avantages spécifiques par rapport à la plupart des autres modes de communication, notamment pour rejoindre les travailleurs de première ligne qui sont encore plus isolés dans cette situation.

• Il offre une communication horizontale pour le dialogue entre les employés et leur permet de publier et de partager plus d'informations entre eux, ce qui est également plus personnalisé par rapport au courrier électronique et aux autres canaux de communication.
• L'utilisation d'applications intranet mobiles permet aux dirigeants d'envoyer immédiatement des notifications et des informations en temps réel aux employés. Les applications sont préférables pour partager directement des informations sensibles et plus précises, en particulier pour les travailleurs qui n'ont pas de messagerie d'entreprise.
• L'intranet peut héberger une base de données pour les documents importants afin que les employés accèdent à la meilleure information possible, tant qu'elle est maintenue et à jour.
• L'intranet est une excellente plateforme pour identifier les experts et leur donner accès à des espaces spécifiques, afin que les bonnes personnes partagent les bonnes informations.
• Les communautés peuvent être créées dans une approche multi-équipes - permettant aux départements et aux unités commerciales ou géographiques, etc. de communiquer sur des questions qui les concernent directement, évitant ainsi la confusion et la perte d'informations dans le flux d'e-mails.
• L'intranet permet aux dirigeants de mettre facilement en évidence les actualités, ainsi que de mettre en avant les informations les plus pertinentes et les plus cruciales, prêtes à être consommées.
• La plateforme peut également fournir un espace de partage d'expériences et de connaissances, afin de lutter contre l'isolement en des temps incertains.

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