4 façons de diriger des équipes à distance en temps de crise

Nous vivons certainement à une époque incertaine. En réponse à la récente pandémie, de nombreuses organisations ont réagi en permettant à leurs employés de travailler à domicile. Bien que les modalités de travail flexibles soient assez courantes dans certaines organisations, le changement soudain et la durée indéfinie de cette période ont déconcerté les employés, les gestionnaires et les décideurs en matière de ressources humaines.

La gestion des employés distants présente un ensemble complexe de défis par rapport au modèle de bureau traditionnel de neuf à cinq. Pourtant, même avant la pandémie, cela a été un défi pour de nombreux dirigeants qui gèrent efficacement une équipe à distance.

Il existe de nombreuses questions et problèmes courants :

• Comment allons-nous rester alignés en tant que groupe, travailler dans la même direction ?
• Quels processus devons-nous mettre en place ?
• Qu'allons-nous utiliser pour rester connectés ?
• Où allons-nous collaborer ?
• Quels changements devons-nous apporter en équipe pour être productifs ?
• Quand allons-nous communiquer, nous connecter et nous engager - 1: 1, en tant que groupe ?

1. Assurez-vous que votre équipe travaille dans la même direction

La première étape consiste à vous assurer que votre équipe travaille dans la même direction, avec des objectifs communs à long terme comme fondement de votre domaine d'activité. Chacun doit connaître les objectifs commerciaux de l'équipe. Ils doivent être clairement énoncés et référençables par le biais de communications internes, en particulier lorsque de nouveaux membres sont intégrés.

• Établir un plan de projet trimestriel/annuel et une feuille de route ; cela contribue à la visibilité et à la responsabilisation. Cela contribue également à un sentiment d'accomplissement pour le groupe et les individus lorsque les jalons commencent à être atteints.
• La collaboration intra-équipe est essentielle pour garantir que votre personnel travaille ensemble, de manière dirigée. Tout le monde n'aura pas le même ensemble d'aptitudes, d'aptitudes et de compétences. Les projets partagés aident à favoriser les relations et la confiance entre pairs et à faire avancer l'aiguille en tant que groupe.

2. Établir des processus et des normes

Les employés qui travaillent ensemble en personne ont de nombreuses occasions ponctuelles de coordonner le travail. La coordination du travail peut être plus difficile parmi les équipes distantes. Le travail à distance n'est pas pour tout le monde, il doit y avoir une volonté intrinsèque de réussir et de grandir jour après jour ; les individus complaisants ne feront pas la coupe. Pour bien mettre cela en place, clarifier en amont les normes établies (Comment communiquerons-nous ? Dans quel outil ? Où stockerons-nous les documents ?) contribuera à assurer un travail à distance plus fluide.

• Les nouveaux télétravailleurs sont souvent surpris par le temps supplémentaire nécessaire pour rechercher et localiser des informations. Les lieux de travail numériques et la recherche d'entreprise aident, mais il y a l'apprentissage tacite nécessaire pour vraiment absorber la nature du rôle.
• Si certains employés sont relativement nouveaux, il est utile de mettre en place un système de jumelage formel avec des vérifications régulières. Bien qu'il y ait des éléments intangibles dans le rôle de chacun, les copains aident également pour ces questions simples qui peuvent être posées de manière asynchrone.
• Pour favoriser de meilleures connexions, tirer parti de la messagerie instantanée (par exemple, MS Teams, Slack, Hangouts) avec un backchannel pour le chat permet de filtrer et de structurer le discours. Autorisez les conversations générales, les fils de discussion sur les meilleures pratiques, ainsi que la "signalisation de chauve-souris" - au cas où quelqu'un aurait un problème urgent - et l'équipe doit abandonner tout ce qu'elle fait pour aider son collègue.

3. Gestion des points de contact - Qualité et quantité

La gestion des interactions en face à face est plus difficile lorsque vous êtes à distance. Oui, vous pouvez perdre certaines des nuances d'une présence constante dans la journée de travail, mais ces interactions deviennent plus consolidées et axées sur le travail lui-même.

• Du point de vue de l'équipe, il doit y avoir une cadence régulière de réunions virtuelles. Une ou deux fois par semaine peut aider à dépendre du rôle. Selon le type de travail, des stand-ups quotidiens ou des mêlées plus fréquentes d'une demi-heure aident à s'assurer que l'équipe est au courant des défis et des progrès quotidiens.
• En tant que manager, vous devrez prendre le temps de poser des questions sur la personne ainsi que sur le professionnel (en fonction de l'individu et de la culture d'emploi). Pour résoudre ce problème, des réunions hebdomadaires 1: 1 aident à discuter des jalons personnels et des éléments prioritaires.

Cette cadence permet de s'assurer que vous pouvez traiter toutes les questions liées à l'équipe dans un forum officiel, et les questions individuelles semaine après semaine.

4. Favorisez la confiance et communiquez souvent

Surtout pendant cette période de difficultés, une confiance et une compréhension supplémentaires doivent être imposées. C'est pourquoi une communication claire et transparente est essentielle pour garantir que votre équipe se sente en sécurité même lorsqu'elle se trouve à des kilomètres.

La collaboration d'équipe virtuelle au sein d'un groupe de travail à distance dépend de la confiance - et du respect du temps et de l'expertise de chacun.

La confiance est simple. Ce n'est pas aveugle, mais ce n'est pas non plus l'oxymore de "faire confiance, mais vérifier". Si votre personnel ne fait pas le poids - sous-performant, c'est à vous en tant que responsable de remédier à la situation et d'aider à corriger.

Enfin, la confiance va dans les deux sens. Si vous contournez la vérité, votre équipe le saura. Tenez votre équipe informée de tout changement et de tout impact sur l'entreprise, le cas échéant. Lorsque vous ne savez pas, soyez ouvert et honnête. Lorsque les soupçons se déchaînent, une équipe virtuelle peut rapidement se défaire.

Il est important d'accorder une attention particulière à l'engagement des employés lors de la gestion des employés à distance, en particulier en temps de crise. Trouvez ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation et gardez vos employés motivés tout en travaillant à domicile.