I 15 KPI e metriche della intranet da monitorare in azienda

Sapevi che più della metà delle organizzazioni (60%) non ha una strategia di comunicazione interna a lungo termine, secondo uno studio di Arthur J. Gallagher & Co.? Un'altra ricerca di Hollinger Scott ha rilevato che il 41% delle aziende non sa se i dipendenti leggono i contenuti interni. Per gestire bene una intranet è fondamentale monitorarne l'utilizzo con gli strumenti di analisi e seguire le metriche chiave: così ne capisci le performance e ne garantisci il successo.

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Che cos'è una intranet?

Una intranet è una rete privata che dà ai dipendenti accesso a informazioni riservate al personale. Grazie a software specifici, serve anche a gestire i flussi di lavoro dell'organizzazione. Un esempio è il sito interno che una banca usa per gli aggiornamenti e le informazioni ai dipendenti, con ricerca semplice e accesso rapido a report e analisi..

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I vantaggi della intranet nel digital workplace:

Una intranet si può integrare con diverse piattaforme online, come SharePoint e i social media, e con i software di analisi. Il risultato è uno strumento di comunicazione interna potente, con molti vantaggi: tra questi, il monitoraggio delle metriche di utilizzo e informazioni preziose sul coinvolgimento dei dipendenti.

1. Utile per la comunicazione e la collaborazione tra dipendenti

Durante la giornata lavorativa i dipendenti perdono spesso molto tempo a cercare le informazioni che servono per svolgere le attività. La intranet di solito offre una ricerca efficace, supportata da analisi che tracciano le abitudini di utilizzo, e una sezione di profili utente con competenze, interessi e aree di esperienza di ogni dipendente, oltre a ruolo, foto e contatti. Inoltre, un'app integrata permette di trovare e aggiornare facilmente i progetti: chi cerca aiuto può mettersi in contatto con i colleghi e scrivere loro direttamente.

2. Un modo comodo per gestire informazioni e file

La intranet aziendale riunisce informazioni e file in un unico posto, con analisi della ricerca che tracciano utilizzo e accessi. Così i dipendenti si concentrano sulla collaborazione e sulle attività produttive, invece di perdere tempo in ricerche inefficaci.

3. Un modo semplice per avere un sistema di gestione dei contenuti (CMS)

Oggi i dipendenti possono usare la intranet per blog, funzionalità social, forum di discussione e app integrate. Grazie al software di gestione dei contenuti, diventa un elemento chiave per aumentare il coinvolgimento e dare voce alle persone, ad esempio con sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti, i cui risultati si possono monitorare e analizzare.

4. Garantire sicurezza e proprietà dei dati

Quando integri la intranet con piattaforme come SharePoint e altri software, sicurezza e proprietà dei dati devono essere una priorità. Invece di affidare informazioni sensibili a fornitori terzi, puoi installare strumenti di analisi on-premise: così monitori l'uso dei dati e crei report con il pieno controllo dei dati raccolti, nel rispetto delle norme sulla privacy e con la certezza che i dati interni sensibili restino al sicuro.

• Coinvolgimento dei dipendenti

È il momento di avviare o rinnovare la tua strategia di coinvolgimento? Cogli le opportunità per coinvolgere i dipendenti: fissa obiettivi chiari e usa le analisi per capire i loro comportamenti.

• Le principali metriche e KPI della intranet da monitorare per la comunicazione interna

Come fa un'azienda a sapere se la intranet sta dando i risultati migliori? Spesso ne misura l'efficacia con strumenti di analisi e metriche specifiche. Questi indicatori chiave di prestazione (KPI) generano report dettagliati e offrono informazioni utili, mostrando chiaramente quanto la intranet funzioni per l'azienda.

5. Più portata per il marketing

Le analisi della intranet vanno anche oltre le metriche interne. Una intranet efficace può amplificare le iniziative di marketing, perché i dipendenti condividono i contenuti aziendali sui social media e su piattaforme come Google, generando coinvolgimento interno ed esterno. Monitorando queste condivisioni e analizzandone l'impatto, le aziende capiscono meglio il comportamento dei consumatori grazie all'employee advocacy, con più notorietà del brand e più coinvolgimento dei clienti.

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— KPI sul coinvolgimento dei dipendenti

I KPI sul coinvolgimento dei dipendenti sono strumenti di analisi che misurano se le persone si sentono emotivamente legate all'azienda e se il loro coinvolgimento aiuta l'azienda a raggiungere i propri obiettivi. Con report regolari su queste metriche, le aziende capiscono come il legame emotivo con il lavoro influisca su performance e tassi di permanenza.

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1. Numero di utenti attivi e tempo di utilizzo della intranet

Questa metrica rivela se i dipendenti trovano utile il sistema, se lo usano davvero e con quale frequenza vi accedono. Monitorando il tempo di utilizzo con un software di analisi, le aziende ottengono report con dati preziosi su quanto a lungo i dipendenti restano connessi: un'indicazione dell'efficacia del sistema e un contributo al successo complessivo della intranet.

Può essere utile anche una funzione di tracciamento per le app mobile, per capire da dove i dipendenti accedono alla intranet aziendale. Non tutti lavorano in ufficio, ed è utile verificare se l'utilizzo cambia tra chi lavora da remoto e chi lavora in sede. Questi dati aiutano a capire le abitudini di utilizzo e a ottimizzare il sito intranet di conseguenza.

L'analisi si può fare tramite il software della intranet o uno strumento esterno di analisi delle performance. Google Analytics è uno degli strumenti che puoi usare: offre report completi per capire il comportamento degli utenti e monitorare il successo delle iniziative sulla intranet.

2. Numero di clic, commenti e condivisioni

Il numero di utenti della intranet dice solo che i dipendenti entrano nel sistema. Un modo più preciso per valutarne l'efficacia è contare i clic e i commenti che le persone generano una volta sulla piattaforma. Questo monitoraggio fornisce report dettagliati sul livello di coinvolgimento e aiuta a misurare le performance complessive della intranet in base alla crescita della comunicazione interna.

Queste metriche possono essere istruttive:

• Clic di reazione, come "mi piace", "adoro" e persino "non mi piace"
• Tag dei colleghi
• Commenti dei dipendenti a blog, notizie e altri tipi di contenuti
• Utenti della intranet che creano nuovi contenuti
• Click-through rate degli articoli

→ Leggi anche: La guida HR alle metriche efficaci per il coinvolgimento dei dipendenti

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3. Copertura dei dipendenti

Con le versioni precedenti delle piattaforme intranet, non tutti i dipendenti potevano partecipare. Chi lavorava da remoto o passava gran parte del tempo fuori ufficio, come i commerciali sul territorio o i tecnici dell'assistenza, probabilmente usava la intranet meno di chi lavorava in sede. Le app mobile e il passaggio all'autenticazione remota sicura e al cloud permettono di accedere facilmente da qualsiasi luogo: il risultato dovrebbe essere una copertura più ampia e un monitoraggio dell'utilizzo più accurato.

Per calcolare la percentuale di copertura, conta gli utenti registrati o, se il dato non è disponibile, i visitatori unici della piattaforma intranet in un certo periodo. Poi dividi questo numero per il totale dei dipendenti dell'azienda. Il risultato corrisponde all'incirca alla percentuale di copertura. A questo punto è importante confrontare sempre il dato con quelli precedenti per misurare la crescita della copertura nel periodo e verificare che gli obiettivi siano raggiunti grazie a un monitoraggio efficace dell'utilizzo.

4. Numero di pagine di contenuti generati dagli utenti

Che cosa c'entrano i contenuti generati dagli utenti con il lancio di una intranet di successo? Molto, a quanto pare: dicono molto su cosa pensano i dipendenti della intranet e su quanto siano coinvolti nel lavoro. Monitorare i contenuti generati dagli utenti con gli strumenti di analisi aiuta a capire il livello di coinvolgimento e quali tipi di contenuti funzionano meglio.

La maggior parte dei contenuti arriva da pochi dipendenti o partecipano in tanti? Producono contenuti di qualità capaci di attirare lettori? Quali argomenti sono più popolari sulla intranet e sui social media? Inizia a misurare l'influenza interna dei contenuti generati dagli utenti monitorando questi KPI della intranet:

• Tutti i contenuti generati dai dipendenti sulla piattaforma intranet
• Dove i dipendenti contribuiscono di più
• Il tempo che i dipendenti dedicano alla creazione di contenuti
• Quali argomenti sono di tendenza
• Quante volte i contenuti generati dai dipendenti vengono cliccati, letti o condivisi con i colleghi

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5. Chi sono gli utenti più attivi della intranet

Gli utenti più attivi della intranet sono i dipendenti che passano più tempo sulla piattaforma. Tra loro ci sono i dipendenti scelti come ambasciatori della intranet (i "super user" o gli influencer dell'azienda) e quelli che la usano spontaneamente con frequenza. Monitorare questi utenti con gli strumenti di analisi aiuta a capire le abitudini di utilizzo e le aree da migliorare.

Vale la pena tenere traccia dei dipendenti più coinvolti nella intranet. Queste persone possono dirti esattamente cosa apprezzano della piattaforma, cosa funziona per loro e quali funzionalità trovano difficili da usare. Chiedere loro cosa vorrebbero cambiare o migliorare, visto che sono i colleghi che conoscono meglio la piattaforma, può darti indicazioni preziose per il successo della intranet.

Questi utenti esperti possono anche aiutare a formare i nuovi assunti sulla intranet aziendale. Un nuovo dipendente può sentirsi più a suo agio a condividere i propri dubbi con un collega che a contattare l'IT o le risorse umane. Coinvolgere gli utenti più attivi rende la formazione più efficace e aiuta a capire i problemi più comuni.

Per individuarli, guarda chi partecipa più spesso alle discussioni sulla intranet: spesso sono le persone che passano più tempo sulla piattaforma. Genera un report utenti per verificare chi visita più pagine nei reparti della tua azienda. Questi dati aiutano a individuare chi passa più tempo sulla intranet.

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6. I contenuti più visti

Chi si occupa di comunicazione vuole sapere se le notizie aziendali pubblicate sulla intranet vengono lette e recepite dai dipendenti. È una parte importante della strategia di comunicazione complessiva dell'azienda, supportata da report di analisi su lettura e coinvolgimento.

La intranet serve a molto più che alla comunicazione tra gruppi di lavoro. È uno strumento potente per condividere con i dipendenti ogni tipo di contenuto. Quando gli utenti sanno di trovarci contenuti di qualità e informativi, oltre all'accesso alle principali piattaforme aziendali, tornano alla intranet ogni volta che cercano informazioni o risorse per il loro lavoro: un coinvolgimento costante che porta risultati.

Per capire quali contenuti sono stati visti più spesso, vai in una sezione della intranet e controlla quali hanno più visualizzazioni in un determinato periodo (ad esempio una settimana o un mese). Annota se i contenuti più popolari trattano argomenti simili, hanno lo stesso formato (post del blog, documenti PDF, presentazioni PowerPoint) e usano un tono simile (formale o informale).

7. I contenuti meno visti

Oltre ai contenuti più popolari della intranet, è utile sapere cosa non ha fatto presa sui dipendenti. Questi dati sono importanti quanto quelli sui contenuti più visti. I contenuti con poche visualizzazioni possono essere obsoleti o contenere informazioni non più rilevanti dopo aggiornamenti o cambiamenti recenti.

È importante individuare questi contenuti non più rilevanti e capire perché lo sono diventati. I contenuti inattivi occupano spazio sulla piattaforma e compaiono nelle ricerche, confondendo i risultati. Ha senso eliminarli (se sei certo che non servono più) o archiviarli (nel caso qualcuno debba consultarli in futuro).

Per trovare i contenuti meno visti, individua quelli con meno visualizzazioni in un determinato periodo. Meglio usare un periodo più lungo rispetto a quando cerchi i contenuti meno popolari (tre o sei mesi), per monitorare con precisione l'andamento del coinvolgimento.

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‍— KPI sulla felicità dei dipendenti

La felicità dei dipendenti comprende elementi come una retribuzione equa, il riconoscimento, il coinvolgimento e una leadership solida. Se un'azienda trascura il coinvolgimento e la soddisfazione delle persone, rischia di ritrovarsi con dipendenti ben pagati che fanno il minimo indispensabile per mantenere il posto, oppure con un team molto coinvolto che cerca altrove un lavoro pagato meglio. Monitorare la felicità dei dipendenti con sondaggi e analisi aiuta ad allineare gli obiettivi della intranet a quelli dell'organizzazione.

8. Soddisfazione dei dipendenti

Come fai a sapere se i dipendenti sono soddisfatti del loro lavoro? Il modo più semplice è chiederglielo. La intranet aziendale dovrebbe essere un software che migliora l'esperienza complessiva in azienda e aumenta la produttività, con strumenti di analisi per monitorarne l'utilizzo e raccogliere feedback.

Valuta di proporre sondaggi sulla soddisfazione per sondare cosa pensano e provano i dipendenti. Una persona può esitare a parlare di come vive il lavoro anche con il manager di cui si fida di più. Un sondaggio online anonimo, invece, può raccogliere risposte sincere su cosa l'azienda fa bene e dove può migliorare, con risultati monitorati e analizzati tramite le analisi della intranet.

Per avere feedback sinceri sulla intranet stessa, prova a fare ai dipendenti domande come:

• Sono soddisfatti della intranet aziendale? Quali cambiamenti o miglioramenti vorrebbero?
• Pensano che la comunicazione in generale sia migliorata?
• La intranet è facile da usare o la trovano difficile da navigare?
• La intranet rende più facile e comoda la collaborazione con i colleghi in ufficio? E con quelli che lavorano da remoto?

9. Tasso di turnover dei dipendenti

Turnover e soddisfazione dei dipendenti vanno di pari passo. Ci saranno sempre dipendenti che se ne vanno perché la famiglia si trasferisce, perché hanno deciso di tornare a studiare o perché vanno in pensione. L'obiettivo è creare un ambiente di lavoro in cui la maggior parte delle persone si senta valorizzata, sostenuta e produttiva. I dipendenti vogliono la formazione giusta per lavorare bene e vogliono che l'azienda ascolti la loro voce. Quando questi elementi mancano, la soddisfazione cala e le persone iniziano a guardarsi intorno.

Misura il turnover dei dipendenti tramite i dati HR della tua azienda. Analizza assunzioni e tassi di permanenza, confrontali prima e dopo l'introduzione della piattaforma intranet e con il coinvolgimento complessivo, per isolare metriche indirette grazie a report dettagliati.

10. Advocacy

Implementare una intranet di successo può essere un investimento nella soddisfazione dei dipendenti. Le persone hanno l'opportunità di diventare ambasciatrici del brand all'esterno e anche verso i colleghi, rafforzando il lavoro del team marketing grazie a un passaparola migliore e a una notorietà organica.

La formula è semplice: permetti ai dipendenti di condividere e pubblicare sui social media una selezione personalizzata di contenuti. Trasformando i dipendenti in ambasciatori, le aziende ottengono un coinvolgimento positivo dentro e fuori l'organizzazione. Poi possono misurare l'advocacy con una dashboard dei KPI della intranet, su metriche come:

• Numero di condivisioni esterne sui social media dalla intranet
• Eventuale crescita organica di traffico o notorietà del brand, memorizzazione del messaggio all'interno e all'esterno
• Numero di articoli del blog scritti dai dipendenti
• Risultati del sondaggio tra i dipendenti per misurare quanto sono propensi a condividere notizie o promuovere l'azienda sui social media
• Coinvolgimento dei dipendenti
• È il momento di avviare o rinnovare la tua strategia di coinvolgimento? Cogli le opportunità per coinvolgere i dipendenti.

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— KPI sui vantaggi per il business

Il motivo ultimo per raccogliere e analizzare tutti questi dati sul coinvolgimento è generare un impatto dove conta davvero: sugli obiettivi di business più ampi.

11. Costi aziendali più bassi

Più coinvolgimento dei dipendenti e una comunicazione migliore possono sembrare fattori di successo ovvi una volta introdotto il software. Meno ovvio è che l'aumento della produttività di solito si accompagna a una riduzione dei costi aziendali, grazie a un monitoraggio efficace dell'utilizzo e alle analisi.

Un digital workplace può far risparmiare in diversi modi: meno spese per carta e stampa, meno tempo per trovare informazioni o per l'onboarding dei nuovi assunti. Se un'azienda ha personale da remoto, non serve spazio fisico in più e si risparmia sugli immobili. I dipendenti collaborano in digitale con le app e il software della intranet, con meno spese per le trasferte di lavoro. Possono anche inviare online i moduli HR, le note spese e altri documenti: un processo più efficiente che riduce i costi amministrativi.

Per capire se i costi aziendali sono calati, valuta di misurare:

• Costi amministrativi e spese generali correlate
• Tempo dedicato alle attività amministrative (buste paga, documentazione del personale, gestione delle note spese)
• Installazioni necessarie per l'onboarding dei nuovi assunti

12. Più vendite

Quando il tuo team commerciale accede più facilmente alle informazioni, diventa naturalmente più produttivo. E le vendite possono crescere. Una comunicazione e una collaborazione migliori con il servizio clienti e il marketing tramite la intranet possono tradursi in nuove vendite, sia ai clienti esistenti sia a quelli nuovi.

I commerciali possono condividere idee e informazioni con i team interessati e collaborare partendo dalla intranet. Il risultato può essere persino un aumento dei lead e delle vendite chiuse. Per misurare quanto funzionano queste pratiche, considera:

• Isolare e quantificare il minor tempo speso a cercare informazioni interne e il conseguente aumento di lead, incontri e altro
• Sondaggi rivolti al team commerciale

13. Più produttività e una migliore gestione del tempo

Anche se produttività e tempo sono concetti astratti, si possono misurare. Secondo uno studio condotto dal Nielson Norman Group, la perdita di produttività può costare fino a 15 milioni di dollari all'anno alle aziende con 10.000 utenti intranet con siti intranet poco usabili (rispetto alle aziende con intranet di prima fascia). Sono tempo e denaro persi soltanto a causa delle performance della intranet. Il Nielson Norman Group ha analizzato gestione della intranet, contenuti, tendenze di design, usabilità della ricerca e utilizzo da parte dei dipendenti con report di analisi dettagliati.

Questi fattori si possono tradurre in studi interni per misurare la produttività legata al software intranet. Per misurare i risultati nella tua azienda, valuta di monitorare:

• Tempo necessario per completare attività specifiche (prima e dopo l'introduzione della intranet)
• Tempo speso a cercare documenti
• Chiamate all'IT per assistenza
• Numero di volte in cui i dipendenti usano la funzione Help Desk della piattaforma intranet 

14. Marketing più efficace

Tra le best practice di analisi della intranet c'è la raccolta di dati interni rilevanti per misurare come funzionano le diverse strategie all'interno. Ha senso anche raccogliere dati sui risultati di marketing esterni dall'introduzione della intranet, con strumenti che monitorano e misurano le performance rispetto agli obiettivi.

Invece di concentrarti solo sulle azioni dei dipendenti, in questo caso valuta di monitorare il comportamento dei consumatori in risposta a quelle azioni, ad esempio la soddisfazione per le chiamate al servizio clienti quando la intranet è usata come knowledge base. Le analisi aiutano a capire queste interazioni e il loro impatto sugli obiettivi di business.

Per l'employee advocacy sono altrettanto istruttive metriche come i clic al sito web generati dalle condivisioni sui social, il coinvolgimento su quei contenuti (mi piace, commenti, ricondivisioni) e i lead generati da uno specifico contenuto condiviso. Questi risultati porteranno a una crescita complessiva del marketing grazie alla intranet aziendale. Per misurarne il successo, valuta di monitorare queste metriche:

• Condivisioni dei dipendenti dei contenuti della intranet sui social media
• Clic di utenti web esterni sui post condivisi dai tuoi dipendenti
• Lead, clienti e vendite generati da questi clic
• Notorietà complessiva presso i consumatori dopo l'introduzione della intranet

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15. Obiettivi dell'organizzazione

Gli obiettivi di questa categoria sono specifici per ogni azienda. È facile perdersi nelle piccole analisi della intranet e perdere di vista il quadro generale. Un buon inizio è riassumere i KPI specifici dell'organizzazione in una dashboard dei KPI della intranet, con note sugli insight più importanti, sulle azioni in corso e sulle definizioni dei KPI.

La intranet può misurare analisi su misura, importanti per la tua azienda. Cambieranno nel tempo e con la crescita del business. All'inizio l'adozione da parte degli utenti può essere la priorità assoluta, seguita da lo sviluppo di contenuti personalizzati di qualità, dai percorsi di onboarding e molto altro.

Per un'adozione di successo della intranet non basta mettere la tecnologia in mano ai dipendenti. Per ottenere risultati positivi nel lungo periodo serve l'impegno a monitorarla costantemente, misurando i diversi fattori di successo e intervenendo quando serve.

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