La guía definitiva de mensajería instantánea para empresas en 2024

En un mundo que cambia tan rápido, comunicarse bien es más importante que nunca. Por eso las apps de mensajería instantánea para empresas son ya imprescindibles: impulsan la colaboración entre empleados, mejoran el rendimiento y garantizan una comunicación fluida en toda la empresa. Comunicarse en tiempo real ayuda a los equipos a superar las barreras geográficas y los husos horarios, y a trabajar juntos con más eficiencia.

En este artículo repasamos las mejores apps de mensajería instantánea para empresas en 2024: sus funciones, sus pros y contras, y cómo la tecnología de comunicación más reciente puede dar más poder a todas las personas de una organización. Con estas claves, cualquiera puede elegir la plataforma adecuada para que los empleados sigan conectados y sean productivos.

Analizamos distintos tipos de apps de mensajería, su capacidad de integrarse con otras herramientas de negocio, la seguridad, la facilidad de uso, la adaptabilidad y el precio. También vemos otras formas en que estas apps mejoran el trabajo, como el apoyo a los empleados en remoto, la gestión de proyectos y la relación con los clientes. El objetivo es que tengas una visión completa de las mejores apps de mensajería de 2024 y de cómo pueden replantear la comunicación y la colaboración en tu organización.

¿Qué es una app de mensajería instantánea para empresas?

Una app de mensajería instantánea para empresas es una herramienta de mensajería pensada para la comunicación profesional. Se centra en las necesidades de las empresas y garantiza el nivel adecuado de seguridad de los datos. Suele ofrecer funciones sencillas como chats de grupo o privados, videollamadas, envío de documentos o integración con herramientas de trabajo. Estas apps mejoran la comunicación y sirven tanto para reuniones programadas como para enviar o recibir información de negocio.

Ventajas de las apps de mensajería instantánea en la empresa

Mejor comunicación:  

Las apps de mensajería instantánea evitan el correo constante y las reuniones repetidas. A veces es más rápido escribir un mensaje corto que reunirse con alguien. La mensajería instantánea agiliza la resolución de problemas y la toma de decisiones. Y no te pierdes nada importante: puedes responder enseguida a un compañero para ponerle al día. También puedes ver si una persona está conectada o disponible y comprobar que ha recibido el mensaje.

Mejor colaboración:

Una de las mejores funciones de cualquier software de chat son los chats de grupo o canales. Por ejemplo, puedes crear un grupo para cada cliente o proyecto en WhatsApp, Viber o cualquier otro sistema de mensajería instantánea. Así, todos los miembros del equipo, e incluso personas externas que participan en el proyecto, se comunican en tiempo real. Esto hace que la mensajería instantánea sea muy inclusiva y refuerce el trabajo en equipo. Además, en estos grupos o canales se pueden compartir al instante fotos, vídeos y archivos con otros miembros o contactos. Todos pueden verlos, comentarlos y trabajar en ellos juntos si hace falta. También pueden editar documentos e imágenes directamente desde un chat o una llamada.

Más productividad:

Una ventaja evidente de la mensajería instantánea es que los empleados pueden contactar al momento con sus compañeros para hacer una pregunta o conocer la última novedad del proyecto, sin perder el foco. Además, los asuntos importantes se resuelven antes. Un empleado puede estar en contacto constante con las personas clave sin distraerse con debates largos y agotadores. También es una buena forma de hacer anuncios sin generar demasiadas distracciones. Y como algunas apps de mensajería se integran con apps de productividad, puedes sacarles todavía más partido.

Las 7 mejores apps de mensajería instantánea para empresas en 2024

Slack

Slack es una app de mensajería para empresas que apoya a tu equipo con chats de grupo, llamadas de voz y vídeo, intercambio de archivos y mucho más. Sirve para cualquier tipo de equipo y sus funciones se integran con otras herramientas. Además, Slack tiene ajustes de notificaciones, así que no tienes que preocuparte por perderte información importante.

Microsoft Teams

Microsoft Teams es una herramienta de negocio como cualquier otra solución de Office. Se basa en la comunicación por chat y en las videoconferencias, e incluye intercambio de archivos y canales de colaboración. Es una opción fiable de Microsoft y se integra fácilmente con las demás apps de Office.

Zoom chat

Zoom Chat es la herramienta de chat para empresas de Zoom.us. Complementa la herramienta de videoconferencia de Zoom con mensajes rápidos. Permite compartir archivos y se integra bien con muchas herramientas de software empresarial.

Skype for Business

Skype for Business es una app de mensajería instantánea fiable y accesible. Hoy puedes usarla para intercambiar mensajes rápidos, hacer llamadas de voz y vídeo, y celebrar reuniones. Es una buena opción si ya usas otros productos de Microsoft.

Google Chat

Google Chat, parte de Google Workspace, es nuestra siguiente recomendación. Es un software muy completo para la comunicación de empresa, con mensajes directos y chats de grupo. Además, se integra con Google Drive y otras herramientas de Google.

WhatsApp Business

WhatsApp Business es un chat para empresas que puedes usar en cualquier dispositivo móvil. Ofrece funciones útiles para el negocio, como saludos automáticos, respuestas rápidas y más seguridad al interactuar con los clientes.

Discord

Discord nació como un chat para gamers, pero hoy puedes usarlo con cualquier tipo de equipo. Admite voz, vídeo y texto, permite compartir archivos y se integra con distintas herramientas de software.

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Apps de mensajería instantánea gratuitas para empresas: ¿cómo elegir la mejor?

Facilidad de uso:

La app debe ser intuitiva y fácil de configurar. Un diseño intuitivo permite a los empleados acostumbrarse rápido, sin tener que aprender a usar una interfaz compleja. El arrastrar y soltar y un menú claro ayudan mucho. Un onboarding más rápido y fluido ahorra tiempo y nervios, para que tu equipo empiece a comunicarse de forma rápida y eficaz.

‍Funciones:

Busca las funciones más necesarias: chats de grupo, intercambio de archivos e integración con otras herramientas de negocio. Algunas apps tienen funciones avanzadas, como videochats y descripciones de tareas, que ahorran tiempo a tus equipos. La integración con otras herramientas, como CRM, gestores de tareas o almacenamiento en la nube, aumenta todavía más la eficiencia. Las notificaciones y los roles personalizables te permiten adaptar la app a usos concretos. Lo importante es que sea una herramienta de negocio versátil, que sirva para cualquier situación.

‍Seguridad:

Es importante que la app tenga una seguridad adecuada para proteger los datos de tu empresa. Funciones como el cifrado de extremo a extremo, la autenticación en dos pasos y las actualizaciones periódicas hacen su uso más seguro. También conviene que la app tenga funciones de control, por ejemplo para gestionar el acceso de ciertos grupos de usuarios o incluso de usuarios concretos, y reducir así el riesgo de fugas de datos y fraudes. Por último, la app debe cumplir todos los requisitos y normativas del negocio, así que contar con certificaciones siempre es un punto a favor.

‍Escalabilidad:

Elige una app que crezca con tu negocio. Una app de calidad no debe ralentizarse ni bloquearse cuando aumenta el número de usuarios. También ayuda que tenga tarifas flexibles, porque debe servir tanto a una pequeña empresa como a una gran compañía. Y debe incorporar nuevas funciones y herramientas según lo que necesite tu negocio.

Mensajería instantánea en el trabajo

Mejor comunicación en el equipo

La mensajería instantánea en el trabajo favorece una comunicación eficaz dentro del equipo. Las preguntas se responden al momento y las decisiones se toman antes. Además, tener una vista clara y un historial de todos los mensajes facilita el seguimiento de todas las conversaciones. El resultado es un entorno de trabajo más centralizado, mejor organizado y más inclusivo con los empleados en remoto.

Apoyo al trabajo en remoto

El trabajo en remoto es cada vez más habitual, y la mensajería instantánea ha pasado de ser una herramienta útil a un requisito indispensable. Ayuda a los equipos en remoto a seguir conectados, hacer su trabajo y sentirse parte del equipo. Supera las barreras geográficas para que los empleados se sientan parte del equipo presencial. Los chats de equipo e individuales conectan a las personas y fomentan la comunicación, y las videollamadas y la pantalla compartida resultan especialmente útiles.

Te permiten celebrar una reunión virtual o compartir tu pantalla con otros miembros del equipo mientras trabajáis juntos en algo. Los estados y la disponibilidad de los usuarios ayudan a equilibrar el trabajo y la vida personal, porque el resto del equipo sabe cuándo estás disponible.

Comunicación en grupo más fácil

Las apps de comunicación en grupo permiten a los equipos crear canales dedicados a proyectos, departamentos o cualquier otro tema. Así, todos encuentran fácilmente los temas y la información relevantes. Reciben notificaciones y menciones cuando algo les afecta o requiere respuesta. Estas apps suelen incluir el intercambio de archivos y se integran con otras herramientas.

Cómo implantar la mensajería instantánea en tu empresa

Analiza tus necesidades

Es decir, tienes que saber para qué vas a usar la mensajería instantánea. No tiene sentido buscar una app de videoconferencias si tu empresa no hace videoconferencias. Lo mismo vale para el intercambio de archivos y cualquier otra función. Haz una lista de lo que esperas que haga tu app.

Elige la app adecuada

Elige una que se ajuste a tus necesidades de trabajo y a tu presupuesto: algunas son de pago y otras gratuitas. Haz una lista de empresas que ofrecen este tipo de apps o investiga un poco en internet.

Forma a tu equipo

Todas las personas que usen la app deben sentirse cómodas con ella. Crea un “manual de usuario” o haz una demostración para que los empleados entiendan cómo funciona.‍

Supervisa cómo se usa la app

Dedica tiempo a analizar el uso de la app: si los empleados la han abandonado, si hay malentendidos, etc. Pide a los empleados su opinión y sugerencias, y averigua si necesitan más formación.

Conclusión

‍En resumen, las apps de mensajería instantánea para empresas son herramientas muy útiles que impulsan la comunicación, la colaboración y la productividad. Si eliges la app adecuada y la usas bien, mejorarás la comunicación y la productividad, algo esencial en un entorno de negocio en constante cambio. Las opciones populares como Slack o Microsoft Teams, o las alternativas gratuitas, son una buena elección, pero lo decisivo es elegir una app que responda a tus necesidades y haga la colaboración más eficaz.