緊急事態の社内コミュニケーション

ここ数週間で目まぐるしく、コロナウィルスを巡る一連の状況変化に企業の危機管理を担当されている部署では頭を悩まされているかもしれません。このような緊急事態の際に社内コミュニケーションをいかに中断することなく、従業員の業務の生産性を保つかについてのヒントをご紹介します。

緊急時の危機管理と社内コミュニケーション

総務省の白書によると2018年リモートワークを導入している企業は2000名以上の規模の企業では46.6％ですが全体では約20％と今回の世界的なウィルスの流行のような突発的に発生する危機の際にリモートワークの環境を整備しておくことの重要性を再認識されている企業も多いのではないでしょうか？

今お使いのグループウェアやクラウドベースのイントラネットサービス、ビジネスツール、コミュニケーションツールなどをうまく活用し、デジタルワークプレイスの環境を整えるとリモートワークがより身近なものになるのかもしれません。今後このような事態に備えるべく、危機管理のためのLumApps イントラネット活用法を紹介します。

LumApps を活用した危機管理事例

イントラネットで専用ページの開設

このページでは、従業員は、危機に関するあらゆる情報を集約します。状況説明や最新ニュース（ニュース記事、プレスリリース）、および他の関連コンテンツやコミュニティへの外部リンクを貼り付け従業員が、すぐに見ることができるようにしましょう。このページは定期的に更新する必要があります。

専用コミュニティの活用

従業員同士が現在の状況について情報を交換したり、協力したり、表現したりする必要がある場合は、特定の危機管理コミュニティページを作成します。このスペースは、社内SNS機能となりますので、危機の際に顧客からのフィードバックを共有したり、従業員が外部の連絡手段を使用する必要がある場合は、公式のコミュニケーションの場として情報共有するためにも使用できます。このタイプのコミュニティには、具体的かつ綿密な管理が必要です。

ソーシャルアドボカシー

最後に、これはまだ日本では馴染みがない言葉かもしれません。イントラネットのソーシャルアドボカシー機能（SNSを利用した外部発信ツール）を利用して特に危機管理の成功後に危機に関する最新の投稿やメッセージを発信することが重要です。従業員は個人のSNSアカウントで「サポートは通常どおり実行されています」、「すべての欠陥製品は正常にリコールされました」、「これらの予防策により危機はうまく管理されました…」などの情報を外部ネットワークで共有することにより、ブランドメッセージを効率的に発信し、外部からの信頼維持に貢献します。